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Björn Gerstle
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2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis I Buchungen Seite 3 I.1 Erfassen Einzelbuchung Seite 4 I.2 Erfassen Splittbuchung Seite 6 I.3 Buchung mit Inventar-/Anlageninformationen Seite 8 II Kassenbestand Seite 9 III Kassenabschluss Seite 10 IV Abschlusslisten Seite 12 V HKR-Export Seite 13 VI Exportlisten Seite 14 VII Kassenprüfung Seite 15.. VIII Anhang Seite [2]

3 Buchung mit Inventar-/Anlageninformationen Seite 8 II Kassenbestand Seite 9 III

I Buchungen I Buchungen Erfassen Angangsbestand (sofern vorhanden) wird vom Administrator in den Stammdaten erfasst (bitte Info an die Finanzabteilung) Wichtig!

3 I Buchungen I Buchungen Erfassen Angangsbestand (sofern vorhanden) wird vom Administrator in den Stammdaten erfasst (bitte Info an die Finanzabteilung) Wichtig!!! Dies muss VOR der ersten Buchung erfolgen! Die Buchungsübersicht zeigt ALLE Buchungen des Barkassenjahres Symbole: - neue Buchung - Splittbuchung - Vorlagen erfassen (für wiederholt auftretende Ausgaben, kann aber auch aus der Buchung heraus generiert werden) - Excel-Export - PDF-Dokument generieren (Buchungsliste als PDF) Weitere Zeichenerklärungen siehe Anhang (Seite 16), unter a) [3]

Die Buchungsübersicht zeigt ALLE Buchungen des Barkassenjahres Symbole: - neue Buchung - Splittbuchung - Vorlagen erfassen (für wiederholt

4 I.1 Erfassen Einzelbuchung I.1 Erfassen Einzelbuchung Quittungen / Zuwendungsbestätigungen können direkt nach Erfassung aller Pflichtfelder und Speicherung der Buchungen über den Download ausgedruckt werden (Beispiele siehe Anhang, Seite ) Button mit Anschreiben ist für den Versand der Zuwendungsbestätigungen vorgesehen Aber: Text ist zentral vorgegeben und kann nicht individuell abgeändert werden (Beispiel siehe Anhang, Seite 23) Erläuterungen zu siehe Anhang (Seite 17), unter b) [4]

der Buchungen über den Download ausgedruckt werden (Beispiele siehe Anhang, Seite 21 + 22) Button mit Anschreiben ist für den

5 I.1 Erfassen Einzelbuchung Achtung! Sofern der Bestand der Zahlungsart (hier Kassenbestand) überschritten ist, kann die Ausgabe nicht gebucht werden! WICHTIG!!! Vorzeichen bei den Beträgen beachten! Wird hier z.b. ein negativer Wert erfasst, generiert das System bei der Übernahme in die KFM-Basis einen Storno-Buchungsschlüssel! [5]

Ausgabe nicht gebucht werden! WICHTIG!!! Vorzeichen bei den Beträgen beachten!

6 I.2 Erfassen Splittbuchung I.2 Erfassen Splittbuchung In der Splittbuchung können je Geschäftspartner ein Beleg auf mehrere Haushaltsstellen verteilt werden. Auf der ersten Seite werden alle Informationen erfasst, die allgemein gültig sind. Es können dabei entweder nur Einnahmen oder nur Ausgaben erfasst werden. Erläuterungen zu im Anhang (Seite 18), unter c) ca) [6]

7 I.2 Erfassen Splittbuchung Jeweils Buchung übernehmen anklicken (07), dann werden die erfassten Splittbuchungen unter 08 gelistet (Restbetrag wird hier angezeigt) ganz zum Schluss erst auf speichern (09) klicken (wenn Rest: 0,00 EUR) Erläuterungen im Anhang (Seite 19), unter c) cb) [7]

hier angezeigt) ganz zum Schluss erst auf speichern (09) klicken (wenn

8 I.3 Buchung mit Inventar-/Anlageninformationen I.3 Buchung mit Inventar-/Anlageninformationen Inventar erfassen erscheint mittig sofern das Konto 9400 angesprochen wird (automatisch) Sollte eine Standort noch nicht vorhanden sein, bitte Rücksprache mit Ihrem Sachbearbeiter im Kirchenkreisverwaltungsamt halten. Geräte, Inventar ab 150,00 EUR sind hier von Interesse (Einzelpreis!) Erläuterungen zu im Anhang (Seite 20), unter d) [8]

angesprochen wird (automatisch) Sollte eine Standort noch nicht vorhanden sein, bitte Rücksprache mit Ihrem

9 II Kassenbestand II Kassenbestand [9]

10 III Kassenabschluss III Kassenabschluss Bestand Barkasse nur bei Bankkonten gefüllt [10]

11 III Kassenabschluss Werden in der Kasse Konten verwaltet, ist der Bestand der Konten in der Spalte ISTBESTAND vor dem Abschluss zu erfassen. Erfolgt diese Erfassung nicht, wird im Kassenabschluss eine Differenz ausgewiesen. Wenn alle Buchungen korrekt sind und die Bestände der Konten erfasst wurden, bitte den Button Kassenabschluss drücken. Im Download kann das Kassenabschlussprotokoll als PDF Datei heruntergeladen werden. Dieses Protokoll wird unter Abschlusslisten gespeichert und kann jederzeit eingesehen und gedruckt werden [11]

Wenn alle Buchungen korrekt sind und die Bestände der Konten erfasst wurden, bitte den Button Kassenabschluss drücken.

12 IV Abschlusslisten IV Abschlusslisten Die Abschlusslisten sind informativ und sollten VOR dem Export noch einmal gesichtet werden, um ggf. Korrekturen vornehmen zu können [12]

V HKR-Export V HKR-Export Im Export wird angezeigt, wie viele Buchungen an die Basis übergeben werden. Der Export kann nach jedem Abschluss aber auch periodisch für mehrere Abschlüsse erfolgen.

13 V HKR-Export V HKR-Export Im Export wird angezeigt, wie viele Buchungen an die Basis übergeben werden. Der Export kann nach jedem Abschluss aber auch periodisch für mehrere Abschlüsse erfolgen. Dabei wird keine Datei erzeugt. Die Buchungen werden innerhalb des Systems KFM Basis der Buchhaltung zur Verfügung gestellt. Mit dem Export wird ein Protokoll als PDF Datei im Download angeboten. Das Protokoll muss unterschrieben und die entsprechenden Belege beigefügt werden. Diese Unterlagen sind dann - über die Propstei - an die Finanzabteilung weiterzuleiten [13]

Die Buchungen werden innerhalb des Systems KFM Basis der Buchhaltung zur Verfügung gestellt.

14 VI Exportlisten VI Exportlisten Übersicht aller erstellten Exportlisten (aktuellste Liste zuoberst) [14]

15 VI Exportlisten VII Kassenprüfung (Muss nicht genutzt werden!) Es wird eine PDF-Datei als Protokoll erzeugt. Bekannte Informationen sind automatisch gefüllt. Weitere Details können von Hand ergänzt werden. Die Liste kann erst erstellt werden, nachdem ein Kassenabschluss für alle Belege erfolgt ist. Die Liste kann zur Vorlage bei einer Kassenprüfung verwendet werden. (Protokoll siehe Anhang, Seite 24) [15]

Weitere Details können von Hand ergänzt werden.

16 VIII Anhang VIII Anhang Zeichenerklärungen a) Gesamtübersicht in Ansicht Buchungen [16]

17 VIII Anhang b) Erfassen Einzelbuchungen (01) Nach Auswahl der HHST wird der aktuelle Stand (KFM-Basis + Web) eingeblendet (02) Auswahl zuvor gespeicherter Vorlage möglich; HHJ beachten (03) HHST kann direkt erfasst oder über Suchen ausgewählt werden (04) - Erfassungsdatum ist automatisch hinterlegt (Datum der Erfassung im System) - Belegdatum ist von der Rechnung / Quittung zu übernehmen (05) - Zahlungsart ist automatisch gefüllt - Buchungstext so genau wie möglich (Was? Wofür? Ggf. Wer?) (06) - Geschäftspartner händisch erfassen (z.b. Nordkurier, Bäcker Junge, McPaper, etc.) - da eine gemeinsame Geschäftspartner-Liste in der KFM-Basis gepflegt wird, erfolgt KEINE Pflege der über KFM-Web (07) Erzeugen von Vorlagen (für sich wiederholende Einnahmen/Ausgaben), Zuwendungsbestätigungen generieren, Quittungen oder Übernahme in die nachfolgende Erfassung es kommen Pflichtfelder ( * ) dazu (für: Druck Quittung, Zuwendungsbestätigung) diese werden automatisch (nach dem Speichern) eingeblendet und sind nach zu erfassen [17]

Zahlungsart ist automatisch gefüllt - Buchungstext so genau wie möglich (Was? Wofür? Ggf. Wer?) (06) - Geschäftspartner händisch erfassen (z.b. Nordkurier, Bäcker Junge, McPaper, etc.

18 VIII Anhang c) Erfassen Splittbuchungen ca) allgemeine Angaben zum Beleg [18]

19 VIII Anhang cb) Einzelangaben zum Beleg (aufgeteilt je HHST) [19]

20 VIII Anhang d) Erfassen Buchungen Anlagevermögen) [20]

21 VIII Anhang [21]

22 VIII Anhang [22]

23 VIII Anhang [23]

24 VIII Anhang [24]

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