Ein Schritt in Richtung Automatisation: Prozessgesteuerte Dokumentenerzeugung

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1 Ein Schritt in Richtung Automatisation: Prozessgesteuerte Dokumentenerzeugung Herr Dr. Torsten Schaumann & Herr Swen Kahlert Dokumentenerzeugung aconso AG 20. Juni

2 Was bietet automatische Dokumentenerzeugung? Zeitersparnis für Vorlagensuche Fehlerreduktion in Dokumenten und Briefen Dokumente werden einfach, sicher und auf Basis aktuellster Vorlagen erstellt, weitergeleitet, freigeben, versendet und archiviert Bestens geeignet für Verträge, Zeugnisse und Bescheinigungen Freigabe, Weiterleitung und Archivierung eines Dokumentes Dokumentenerzeugung aconso AG 20. Juni

3 Wie funktioniert automatische Dokumentenerzeugung? Einschleusen in Prozesse Vorlage aus Word hochladen Finale Dokumenterstellung Verknüpfung von Stammdaten Eingabe individueller Informationen Verbindung Prozess & Dokument Dokumentenerzeugung aconso AG 20. Juni

4 Anwendungsmöglichkeiten Arbeitszeugnisse Bescheinigungen Jubiläumsschreiben Mitarbeiterschreiben Verträge Prämienschreiben Mitarbeitergespräche Gehaltserhöhungen Dokumentenerzeugung aconso AG 20. Juni

5 Technische Highlights Integrierte Barcode-Erzeugung Zugriff auf Stammdaten verschiedener Datenbanken (Bewerber-, Personal- oder Firmendaten) Vollständige Integration in die Digitale Personalakte Integration in bestehende HR-Systeme Integration in ESS (Employee Self Service) und MSS (Manager Self Service) Web-Technologie für standortunabhängige Anwendung Verschlüsselte Datenübertragung durch SSL und AES Dokumentenerzeugung aconso AG 20. Juni

6 Ein Schritt in Richtung Automatisierung: Prozessgesteuerte Dokumentenerzeugung Praxis-Beispiel Flughafen München 15. Juni 2016 Dr. Torsten Schaumann

7 Faszination Flughafen Der Flughafen München eine Stadt zum Abheben Starts & Landungen Mitarbeiter am Campus 41 Mio. Passagiere Hektar Gesamtfläche Tonnen Luftfracht 550 Betriebe am Campus Illustration nicht maßstabs- und lagegetreu 7 Zahlen und Angaben Stand 12/15

8 Bayerns Tor zur Welt. Weltweiter Knotenpunkt Seit der Eröffnung 1992 ist der Flughafen München einer der passagierstärksten in Europa, Nummer 2 in Deutschland und international auf den vorderen Plätzen. Der Flughafen München ist heute ein wichtiges Luftverkehrsdrehkreuz von internationalem Rang. Nummer 2 in Deutschland Nummer 7 in Europa Nummer 34 weltweit 97 Fluggesellschaften 70 Länder 247 Ziele 8 Zahlen und Angaben Stand 12/15

9 Arbeitgeber, Ausbilder, Kosmopolit Der Flughafen München ist mit rund Beschäftigten am Campus der größte Arbeitgeber der Region. Ausgezeichnet als Top-Arbeitgeber bietet er ein breites Spektrum an zukunftsorientierten und interessanten Arbeitsplätzen Beschäftigte im Flughafen München Konzern * 14 Verschiedene Ausbildungsberufe im Konzern 50 Verschiedene Nationen im Konzern * inklusive Auszubildenden, ohne geringfügig Beschäftigte, Leiharbeiter und Praktikanten 10 Zahlen und Angaben Stand 12/15

10 Das größte Zukunftsprojekt Der internationale Flugverkehr wird in den nächsten Jahren weiter stark steigen. Für Deutschland rechnet das Bundesverkehrsministerium bis 2030 mit einem Wachstum des Luftverkehrsaufkommens um ca. 60 Prozent. Nur eine dritte Start- und Landebahn schafft den nötigen Kapazitätsgewinn, um den wachsenden Bedarf der kommenden Jahre und Jahrzehnte zu decken. Nachfrage nach Mobilität steigt Prognosen rechnen für den Flughafen München mit einem Anstieg der Flugbewegungen auf rund im Jahr 2025 aber nur mit der 3. Bahn. Flughafen bereits heute am Limit Schon heute ist der Flughafen München in den Verkehrsspitzen voll ausgelastet. Anfragen der Fluggesellschaften für diese Stoßzeiten müssen abgewiesen werden. Illustration nicht maßstabs- und lagegetreu Zukunftsfrage für die Region Der Status Münchens als Drehkreuz mit weltweiten Direktverbindungen steht auf dem Spiel der Bau der 3. Bahn ist eine zentrale Zukunftsentscheidung für Bayern. 11 Zahlen und Angaben Stand 12/15

11 Die Ausgangssituation und Herausforderungen Erstellung von Dokumenten für knapp 6 Tsd. Beschäftigte in fünf unterschiedlichen Konzerngesellschaften durch die Personalabteilung mit Word-Vorlagen: Onboarding: Arbeitsvertrag, Begleitdokumente, Formulare etc. Arbeitsverhältnis: Mitarbeiteranschreiben, Änderungsvereinbarungen, Zeugnisse etc. Im Laufe der Zeit entwickeln die Dokumente eine Eigendynamik durch die Nutzer (Layout, Formulierungen) Keine einheitliche Dokumentenlandschaft Fehleranfälligkeit Aufwendiger Prozess zur Anpassung von Dokumenten durch die jeweiligen Bearbeiter Bei Wechsel des Aufsichtsratsvorsitzenden oder der Geschäftsführung Anpassung der Signaturen erforderlich Hoher Aktualisierungsaufwand für die über 100 verwendeten Dokumente mit 700 verschiedenen Varianten Dokumentenerzeugung benötigt Zeit und Ressourcen 13

12 Die Ziele Mehr Standardisierung / Automatisierung im HR-Bereich Zentrale Erstellung und Verwaltung von Dokumentenvorlagen zur Sicherstellung eines einheitlichen Layouts und rechtskonformen Inhalts Schnelle Anpassungsmöglichkeiten bei Änderungen im Grundlayout oder Textpassagen (z.b. gesetzliche Veränderungen, Vorgaben aus dem Konzernbereich, etc.) Verlässlich hohe Dokumentenqualität und Prozesssicherheit (Prozesstransparenz) Briefe auf Knopfdruck schreiben (Entlastung des HR-Personals) Konzentrierung des Sachbearbeiters auf fachliche Aspekte Reduzierung des Aufwands bei der Qualitätssicherung (Korrekturlesen) Einhaltung aller Corporate Design Vorgaben Vereinfachte Abarbeitung von Mengenaufträgen Einsparung von Personalkosten durch höheren Automatisierungsgrad 14

13 Warum aconso? Ausschreibungsverfahren für die Dokumentenerzeugung Es gab drei Anbieter Entscheidung fiel zugunsten aconso Warum? Erster Baustein mit der Digitalen Personalakte aconso bereits im Haus Vertrauen in den Lieferanten Vollständige SAP-Integration (sowie Einbindung vorhandener Stammdaten) 15

14 Die Entscheidung: Cloud oder on Premise? Möglichkeiten für den Betrieb: In einem deutschen Rechenzentrum in der aconso Private Cloud Im Unternehmen: on Premise Im Hybridmodell Entscheidung: on Premise 2008 war Cloud noch kein Thema sondern negativ behaftet Daher wurde auch die neue Dokumentenerzeugung on Premise gekauft Mittlerweile werden erste Bereiche (Abrechnung) in die Cloud verlagert 16

15 Der Status Quo 98% der Dokumente wurden bis dato automatisiert und in die Dokumentenerzeugung überführt Beispiel Arbeitsvertrag: Hier werden bei Erstellung automatisch die Datenschutzverpflichtungserklärung, Empfangsbestätigungen und alle sonst für den Einstellungsprozess relevanten Dokumente erstellt und personenbezogen - mit Name, Vorname, Personalnummer und Bereich - erzeugt Nr Anzahl vor DokErz davon erl. Dokument Arbeitsbestätigung Anschreiben MA Einstellungsunterlagen zur Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag - Anschreiben zzgl. Anlagen Angaben Lohn- Gehaltsabrechnung SV-Beurteilung Antrag Fahrtkostenzuschuss Einstellungsunterlagen erster Arbeitstag - Anschreiben zzgl. Anlagen Empfangsbestätigung IT-Richtlinien Mitführungs- und Vorlagepflicht Ausweispapiere Hinweis tarifliche Ausschlussfristen Datenschutzverpflichtungserklärung Einführung MA IM Anschreiben Führungskraft zzgl. Anlagen Checkliste Onboarding Fachbereichsassistenz Checkliste Onboarding Vorgesetzter Checkliste Onboarding Pate Einarbeitungsplan Anschreiben für Einführungsinformationen an Mitarbeiter Einführungsinformationen zur Info für den Mitarbeiter Kündigungsbestätigungsschreiben mit Anlagen Fragebogen Kündigungsgründe 18

16 Das Feedback Dokumente sind heute immer aktuell, rechtssicher, die Fußzeilen jederzeit auf dem neuesten Stand Qualität der Dokumente hat sich verbessert Die Anwender wurden bei der Einführung der Dokumentenerzeugung eingebunden, was zu einer hohen Akzeptanz geführt hat Die digitale Personalakte vom selben Anbieter bereits seit 2008 im Einsatz Die Anwender erkennen eindeutig den Mehrwert der Dokumentenerzeugung: Keine manuellen Änderungen der Fußzeilen mehr Einheitliche, teamübergreifende Verwendung der hinterlegten und freigegebenen Dokumente Mehr Rechtssicherheit für die Anwender Zeitersparnis Datenschutzbeauftragter: Digitale Personalakte in jedem Fall ein Mehrwert Positive Rückmeldung vom Betriebsrat zum Einsatz der Dokumentenerzeugung 19

17 Die ROI Analyse Eine Untersuchung der Ludwig-Maximilians-Universität in München zeigt: Die Zeit- und Kostenersparnis durch den Einsatz der HR- Dokumenterzeugungssoftware ist enorm. Geldwerter Nutzen durch die Automatisierung von 4 Dokumenttypen: N = 4 Dt=1 n t w i + 4 Dt=1 i F + 4 Dt=1 i Da FK (Mt w) D w 4 Dt=1 Ersparnis bei 4 Ersparnis durch Ersparnis Kosten Kosten Vorlagen- Dokumenttypen Fehlerreduktion Vorlagenerstellung Implementierung erstellung n : Anzahl der Versendungen t: Zeitersparnis pro Dokumenterstellung FK: Fixkosten Erwerb Software D: Kosten Dokumenttyperstellung w: Lohn i: Zinssatz F: Zeitersparnis Fehler Dokumentanpassung Da: Zeitersparnis Dokumentanpassung Mt: Manntage Implementierung Quelle: Studie unter Leitung von Prof. Dr. Ingo Weller, Institut für Personalwirtschaft der Ludwig-Maximilians-Universität in München, Autorinnen: Stephanie Morawietz und Sarah Lehner 20

18 Der Ausblick: Zeugniserstellung Auch hier ist eine Ablösung der bisherigen Wordvorlagen geplant Qualitätsverbesserung, Einhaltung der Form und Vorgaben (Blocksatz) Prozessvereinfachung; festgelegte, einheitliche Zeugnisbausteine; Zeitersparnis Wichtig für Außendarstellung des Unternehmens (Flughafen München als renommierter Arbeitgeber) 21

19 Zeugniserstellung / Workflowintegration Integration von Personal-Stammdaten des Mitarbeiters Flexible Einbindung von Tätigkeits- und Unternehmensbeschreibungen Anbindung an HR-Systeme (SAP ERP HCM, PeopleSoft, etc.) Durchgängiger Prozess von der Antragsstellung bis zur Ablage in der Digitalen Personalakte und dem Versand des Zeugnisses Dokumentenerzeugung aconso AG 20. Juni

20 Ihr Nutzen Individuelle Arbeitszeugnisse nach gültiger Rechtsprechung Juristisch einwandfreie Texte Intelligent zusammengefügte, > unterschiedliche, laufend aktualisierte Textbausteine Stammdatenübernahme Automatische Bereitstellung des Dokuments im Corporate Design Prozessintegration Dokumentenerzeugung aconso AG 20. Juni

21 Dokumentenerzeugung aconso AG 20. Juni