Inlhiall&sveirzeiiclhiiniös

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1 Inlhiall&sveirzeiiclhiiniös 1 Einleitung 1 2 Das Projektmanagement-Office (PMO) Das Projektmanagement-Office - eine Begriffsklärung Gute Gründe für ein PMO Professionelles Projektmanagement Vereinheitlichung Unterstützung für die Projektleitung Entlastung der Projektteams Förderung der Kommunikation Einklang der Projekte mit der Unternehmensstrategie Förderung der Projektmanagement-Kultur Wissensdatenbank und Best-Practices Projektmanagement-Tools und Infrastruktur Scheitern verhindern und Effektivität erhöhen Vor der Implementierung Vorbereitungen Machen kommt von Macht Voraussetzungen für ein erfolgreiches Starten einer PMO-Einführung 14 Literatur 18 3 Einteilungsmöglichkeiten für PMO Die Größe Der Schreibtisch der Projektleitung Projektsekretariat und/oder zusätzliche Arbeitskraft Projektmanagement-Team Mehrere Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen im Projektmanagement-Office Bestimmung der Größe eines Projektmanagement-Office 23 IX

2 X Inhaltsverzeichnis 3.2 Die Bestandsdauer Das temporäre Projektmanagement-Office Das permanente Projektmanagement-Office Die organisatorische Eingliederung Level-l-Projektmanagement-Office (Projekt- oder Programmebene) Level-2-Projektmanagement-Office (Abteilungsebene) Level-3-Projektmanagement-Office (Unternehmensebene) Wahl der geeigneten Variante Die Funktionen Das unterstützende Projektmanagement-Office (Supportive-PMO) Das steuernde Projektmanagement-Office (Controlling-PMO) Das weisende Projektmanagement-Office (Directive-PMO) Wahl der geeigneten Variante Die Projektarten Das interne/externe PMO Das firmeninterne PMO (inhouse-pmo) Das ausgelagerte PMO (PMO-outsourcing) Kombination der Unterscheidungsmerkmale 31 Literatur 32 4 Richtige Positionierung des PMO Wo findet sich die richtige Stelle im Unternehmen? Wer ist die richtige Frau/der richtige Mann? 37 Literatur 40 5 Aufgaben und Verantwortlichkeiten des PMO Funktionen für das Projekt selbst Umgehende Hilfe für schlecht laufende Projekte Assistenztätigkeiten Projektsupport und Projektleitung Prozesse, Standards und Methodiken für das Projektmanagement Scope-Management Unterstützung bei der Projektantrags- oder Projektangebotserstellung Unterstützung bei der Erstellung von Projektaufträgen Projektinitiierung und-start Unterstützung bei der Durchführung von Kick-ofF-Meetings... 50

3 Inhaltsverzeichnis XI Ressourcenmanagement Unterstützung bei der Erstellung von Projektplänen Mitwirkung bei der Kostenschätzung Unterstützung bei der Kostenverfolgung Unterstützung bei der Ermittlung von Ist-Zeiten Unterstützung bei der Projektsteuerung/beim Projektcontrolling Unterstützung im Berichtswesen Unterstützung bei der Standardisierung und Durchfuhrung von Projektreview-Meetings Organisation von Meetings Verwaltung der Projektdokumente Projektmarketing Beschaflungswesen Qualitätsmanagement Benchmarking Risikomanagement Change-Management Problemlösungen fordern Durchführung von Projekt-Audits Projektabschluss Funktionen im Bereich Tools und Infrastruktur Entwicklung von Standards im Software-Bereich Identifizierung von Bedarf an Software Auswahl und Beschaffung der Software Implementierung, Administration und Wartung der Software Unterstützung bei der Anwendung der Software Finanzierung der Software-Tools Schnittstellen zu anderen Systemen Etablierung und Wartung eines Projektraums und einer Projektwebsite Ermittlung der Anforderungen an Arbeitsumgebungen Ermittlung der Anforderungen an diverse Einrichtungen Funktionen für das Projektteam Kommunikation Erhöhung der Personalressourcen (Augmentation) Mentoring Consulting und Coaching Training Konfliktmanagement 74

4 XII Inhaltsverzeichnis 5.4 Funktionen für die Projektleitung Einstellung von Projektleiterinnen und -leitern Zuordnung von Projektmanagern und Projektmanagerinnen zu Projekten Mentoring für unerfahrene Projektmanager und -managerinnen Schaffung von Gelegenheiten zur gegenseitigen Hilfe Beschreibung von Projektmanagement-Positionen Evaluierung der Projektleitung Projektmanagement-Karrierepfad und Beruf der Projektmanagerin/des Projektmanagers Eskalationspfad für Probleme Linienmanagement für Projektmanagerinnen und -manager Unterstützung für Projektleiterinnen und Projektleiter, die gleichzeitig Teammitglied sind Unterstützung für Personen, die mehrere Projekte gleichzeitig leiten Funktionen für das ganze Unternehmen Wissensmanagement Entwicklung von Ausbildungsplänen Projektportfolio-Management Verbesserung der Projektleistung Unterstützung bei der Bewertung der Projektmanagement-Reife Einführung eines teamorientierten Entlohnungssystems Aufgaben in Verbindung mit Kennzahlen Strategie-Alignment/Strategie-Ausrichtung sicherstellen Wirtschaftlichkeit sicherstellen (Business Case) 90 Literatur 92 6 Aufgabengebiet Gnden, PMO einfuhren und verankern Wie beginnen? Wie lange kann/soll die Einfuhrung des PMO dauern? Welche Räumlichkeiten? Wo bestehen Schnittstellen? Was ist das richtige erste Aufgabengebiet? Wie festigt sich die Position des PMO? Was ist das strategische Endziel? Marketing für das PMO - ist das notwendig? Integratives PMO 107 Literatur 108

5 Inhaltsverzeichnis XIII a 7 Erfolgsfaktoren und Akzeptanz 109 Literatur Fallbeispiele Fallbeispiel Portfoliomanagement Fallbeispiel Top-Down Fallbeispiel Directive-PMO Fallbeispiel Bottom-Up Fallbeispiel Level- 1-PMO Fallbeispiel Partizipation Fallbeispiel PMO-Team Fallbeispiel Kommunikation Fallbeispiel Marketing Fallbeispiel Level-2-PMO Fallbeispiel verteiltes PMO Fallbeispiel Controlling-PMO Fallbeispiel Akzeptanz Fallbeispiel Standardisierung 128 Sachverzeichnis 129