Einleitung. Kontakt. - Datendienstleistungen. Starksoft Deutschland GmbH Köpenicker Str Berlin Deutschland

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2 Einleitung Willkommen - Kollegen aus dem Taxigewerbe, Pressemitarbeiter des Transportgewerbes und Steuerberater. Als engagiertes Berliner Softwareunternehmen bieten wir Gewerbetreibenden, die Registrierkassen oder Fiskaltaxameter verwenden, die Anbindung der Kassen an unsere Datenserver. Die revisionssicheren Kassendaten werden nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes gespeichert und können vom Kunden jederzeit eingesehen und ausgewertet werden. In den folgenden Seiten wird die Entstehung der Auflage zur Aufbewahrung von revisionssicheren Kassendaten und unsere Dienstleistungen als Datencenter erläutert. Kontakt - Datendienstleistungen Starksoft Deutschland GmbH Köpenicker Str Berlin Deutschland Tel.: Tel.: Web: Facebook: Steuer-Nr.: 29/014/08830 USt.-Id: DE Amtsgericht Charlottenburg Gesellschaft mit beschränkter Haftung HRB B Stand:

3 Auflage zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen Am hat das Bundesministerium der Finanzen folgende, im Taxigewerbe mittlerweile allseits bekannte, Anordnung an die obersten Finanzbehörden der Länder erteilt: taxameter-anschreiben-bmf.pdf Hier heißt es: Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Weg-streckenzählern (im Folgenden: Geräte) erfassten Geschäftsvorfälle Folgendes: Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren ( 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch-führungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738) auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001 (BStBl I S. 415) entsprechen ( 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten - bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten - innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. 145 Abs. 1 AO, 63 Abs. 1 UStDV). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grund-lagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts ( 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Soweit mit Hilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV - Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein. Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel im Sinne des BFH-Urteils vom 26. Februar 2004, XI R 25/02 (BStBl II S. 599) sind. Im Einzelnen können dies sein: Name und Vorname des Fahrers Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichten de) Summe der Total- und Besetztkilometer laut Taxa meter Anzahl der Touren lt. Taxameter Summe der Einnahmen lt. Taxameter Kilometerstand lt. Tachometer (bei Schichtbeginn und -ende) Einnahme für Fahrten ohne Nutzung des Taxame ters Zahlungsart (z. B. bar, EC-Cash, ELV - Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte) Summe der Gesamteinnahmen Angaben über Lohnabzüge angestellter Fahrer Angaben von sonstigen Abzügen (z. B. Verrech nungsfahrten) Summe der verbleibenden Resteinnahmen Summe der an den Unternehmer abgelieferten Beträge Kennzeichen der Taxe Dies gilt für Unternehmer ohne Fremdpersonal entsprechend. 3

4 Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF- Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden. Das BMF-Schreiben zum Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen vom 9. Januar 1996 (BStBl I S. 34) wird im Übrigen hiermit aufgehoben. Wir gehen hier auf die wichtigsten Kriterien ein. 1. Seit dem 1. Januar 2002 müssen Unterlagen, die mit Hilfe von Datenverarbeitungssystemen erstellt worden sind, in digitaler Form und unverzüglich auswertbar über 10 Jahre aufbewahrt werden. 2. Diese Daten müssen den Anforderungen der GoBS und der GDPdU entsprechen. 3. Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. 4. Alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Touren) und die mit einem Gerät elektronisch erstellten Rechnungen müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. 5. Die ausschließliche Aufbewahrung von Unterlagen in ausgedruckter Form sind unzureichend und unzulässig. 6. Alle digitalen Unterlagen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Dieses Schreiben wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht. Die Lösung: INSIKA Die Physikalisch-Technische Bundesanstalt hat mit mehreren Partnern aus der Industrie ein Verfahren entwickelt, welches das lückenlose, revisionssichere Aufzeichnen von Einzelbuchungen bei Bargeschäften unter Nutzung einer elektronischen Registrierkasse (Taxameter) sichert. Dieser kryptografische Manipulationsschutz für Registrierkassen und Taxameter heißt INSIKA und steht für INtegrierte SIcherheitslösung für messverarbeitende KAssensysteme. Das Projekt INSIKA wurde im Februar 2012 erfolgreich abgeschlossen. Der Einsatz von INSIKAfähigen Taxametern und die Aufbewahrung dieser Daten werden in Hamburg finanziell gefördert. Dank dieser Förderung fahren in Hamburg schon über 1500 Taxen mit dieser Technik. Auf den folgenden Links können Sie sich zu dem INSIKA-Projekt und der Förderung für Taxameter in Hamburg erkundigen: DE_ pdf Was bedeutet das für den Taxiunternehmer? Hamburger Taxiunternehmen können noch im Jahr 2014 für den Einbau INSIKA-fähiger Taxameter eine finanzielle Förderung in Höhe von 1000,-- EUR pro Taxi erhalten. Gerne unterstützen wir Sie dabei. Bei Interesse kontaktieren Sie uns bitte unter: In allen anderen Bundesländern ist es momentan noch schwierig, eine Zustimmung für eine finanzielle Förderung zu bekommen. Hierbei lässt sich eindeutig feststellen, dass sich das INSIKA-Projekt bereits jetzt zu einem Standard etabliert hat. Bis zum 31. Dezember 2016 müssen Taxiunternehmen, wenn eine digitale Schnittstelle zum Abspeichern von Schicht- und Einzelaufzeichnungen (Touren) vorhanden ist (Cey-System), die vollständigen Ursprungsdaten aufbewahren. Sollte bei einer Betriebsprüfung eine unvollständige Aufbewahrung festgestellt werden, könnte dies eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge haben. 4

5 Welche Taxameter sind INSIKA fähig? Momentan (Stand 07/2014) sind folgende Taxameterhersteller und deren Geräte einsetzbar: Kienzle Argo Taxi International GmbH: T21: Was sind die nächsten Schritte für den Einsatz von Fiskaltaxametern? Nachdem Sie sich für einen INSIKA-fähigen Taxameter entschieden haben, übernehmen wir als Dienstleister die nächsten notwendigen Schritte. Hierfür füllen Sie auf unserer Webseite folgendes Formular und den Dienstleistungsvertrag aus:.de/downloads/dienstleistungs- vertrag.pdf HALE electronic GmbH: MCT-06: SPT-02: Anhand der Angaben auf diesem Formular setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung und leiten bei den jeweiligen Behörden und Institutionen die notwendigen Schritte für Sie ein: Beantragung der Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt - IdNr.) Bestellung der INSIKA-Smartcard bei der Bundesdruckerei Bestellung der SIM-Karte bei der deutschen Telekom Semitron electronic constructions: P6C: P6L: Die USt - IdNr. ist für das INSIKA-Projekt das eindeutige Merkmal des Steuerpflichtigen und muss für die Bestellung der INSIKA-Smartcard vorliegen. Diese Smartcard wird im Taxameter oder in einer an den Taxameter angebundenen Signiereinheit eingebaut und ist das Herzstück des Fiskal-Taxameters. Hier werden die einzelnen Kassendaten manipulationssicher signiert. Mit der SIM-Karte stellt der Taxameter über eine zusätzliche Einheit die Verbindung zum -Fiskal-Server her. Er bleibt stetig verbunden und speichert in Echtzeit die Kassendaten ab. P6S: Sobald Sie die INSIKA-Smartcard und die SIM-Karte der Telekom erhalten haben, können Sie einen Termin für den Einbau Ihres Fiskaltaxameters mit Ihrer Einbauwerkstatt vereinbaren. Nach Einbau des Fiskaltaxameters stellt dieser die Verbindung zum Fiskal Server automatisch her und beginnt seinen Fiskalbetrieb. 5

6 6 Der Kunde authentifiziert sich für den Zugang auf dem -Fiskal-Server (IFS). Der IFS ist plattformunabhängig von jedem Webbrowser zugänglich. Der Kunde kann hier Zu- und Abbuchungen vornehmen und seine Betriebsdaten auswerten. ist eine Dienstleistung der Starksoft Deutschland GmbH. Diese Daten werden auf Servern gespeichert, die jeden ankommenden Datensatz sofort auf einem zweiten Datenträger spiegeln. Professionelle Abrechnung der Fahrer mit der DriverApp. Um die DriverApp nutzen zu können, sind außer dem schon vorhandenen Smartphone in Ihrer Tasche keine weiteren Geräte notwendig. Finanzamt, Ordnungsbehörde Dekodierung der Daten zur Weiterverarbeitung Abspeicherung der Daten in Ursprungsform INSIKA fähiger Taxameter mit der INSIKA-Smartcard Signierter Datensatz verlässt den Taxameter mittels eines GPRS-Modems. Ursprungsdaten dekodierte Daten CD im GDPdU-Format Aufbewahrung und Weiterverarbeitung der Daten, die den Fiskaltaxameter verlassen Legende

7 Unsere Dienstleistungen Wir haben uns zur Aufgabe gemacht, die Kernkompetenz, die Abspeicherung der Fiskaltaxameterdaten, auf die Verwaltungsaufgaben eines Mehr- und Einzelwagenunternehmens zu erweitern. Was heißt das? Wir speichern nicht nur nach den Auflagen der BMF Ihre Fiskaltaxameterdaten ab, sondern bieten viele Möglichkeiten diese Daten auf den aktuellen Stand der Technik zu verarbeiten. Ein Beispiel: durch die automatische Erfassung der Betriebseinnahmen können Sie je nach Produktauswahl alle nötigen Zu- und Abbuchungen online und jederzeit vornehmen. Wie sieht dieser Zugriff aus? Sie melden sich mit Ihren Anmeldedaten über den Webbrowser Ihrer Wahl am -Fiskal-Server an und bedienen dort ein Programm zur Erfassung und Auswertung Ihrer Betriebsdaten. Diese Daten werden für Sie wie in einer Cloud immer auf dem IFS abgespeichert und sind von überall zu erreichen, auch im Urlaub aus einem fernen Land. Taxi Office Funktionsübersicht ALIVE SERVICE Wenn eines der Taxameter aus Ihrer Flotte nach 120 Std. keine Aktivität nachweist, werden Sie in der Nachrichtenzentrale informiert. Wenn Sie eine Nachricht erhalten, kontakieren Sie bitte die.de Hotline. Sie können ausgefallene Fahrzeuge vom ALIVE SERVICE jederzeit selbstständig ausschließen. BETRIEBSNACHWEISE Ihre Fiskaldaten werden nach jedem Schichtende (ca. 2 Min.) hier abgespeichert. Diese Tabelle ist standardmäßig nach dem Zeitstempel des Servers sortiert. Der Zeitstempel ist der Zeitpunkt, an dem die Daten angenommen wurden. Sie können Ihre Daten bequem sortieren und filtern, die zu den Schichten zugehörigen Touren einsehen und Fehlfahrten verbuchen. FISKAL EXPORT Nutzen Sie die Export-Funktion Ihrer Betriebsnachweise und speichern diese im gängigen CSV Format ab. Dieses Format ist betriebssystemunabhängig und kann von verschieden Programmen wie z. B. Microsoft Excel oder Open Office geöffnet werden. So können Sie die Daten auch ganz bequem an Ihren Steuerberater übermitteln. GDPDU MEDIA Bei angeordneten Betriebsprüfungen oder Konzessionsangelegenheiten können Sie uns kontaktieren. Wir erstellen eine GDPDU Daten CD, die von den Behörden auch in diesem Format gefordert wird. REPORT MODUL Überblicken Sie jederzeit Ihre Umsätze. In Tabellenform und in grafischer Diagrammform werden Ihre Umsätze (sortiert nach Fahrzeugen oder nach Personal) für die letzten 13 Monate oder auch für einen freien Zeitraum ausgewertet, ohne Wirtschaftsjahre zu wechseln. Im Liveticker können Sie die aktuellen Tages- und Vortageswerte wie Umsätze, Tourenfrequenz, Kassentagesdurchschnitt und /km einsehen. 7

8 KASSENBUCH Durch die von Ihnen eingebuchten abrechnungsrelevanten Daten wie z. B. Fahrten ohne Taxameter, Fehltouren etc. können Sie bequem mit einem Tastendruck Ihr Kassenbuch selbst erstellen. Dieses kann dann exportiert und an Ihren Steuerberater weitergeleitet werden. PERSONALABRECHNUNGEN Alle abrechnungsrelevanten Betriebsvorgänge können verbucht und pro Fahrer abgerechnet werden. Dabei erkennt das IFS noch nicht abgerechnete Schichten selbstständig oder Sie filtern einen Bereich wie z. B. eine Woche. LOHNABRECHNUNGEN Erstellen Sie speziell auf das Taxigewerbe angepasste Personallöhne nach dem Mindestlohngesetz. Dabei berücksichtigt das IFS die erfassten Personalpausen und exkludiert diese von den steuerfreien Zuschlägen. Driver App Funktionsübersicht Professionelle Abrechnung der Fahrer: Mit der DriverApp kann Ihr Personal seine Monatsumsätze abrufen und abrechnungsrelevante Ausgaben verbuchen. Alle Eingaben werden dann für den Unternehmer sichtbar gespeichert und können abgerechnet werden, egal wo Sie gerade sind. Um die DriverApp zu nutzen, sind außer dem schon vorhandenen Smartphone in Ihrer Tasche keine weiteren Geräte notwendig. FAHRTEN OHNE TAXAMETER Ihr Personal kann zusätzliche pauschale Fahrten wie z. B. Botenfahrten direkt und unmittelbar nach jeder Fahrt bequem erfassen. Diese Eingaben können Sie sofort nach der Eingabe im IFS einsehen. TANKBELEGE Ihr Personal kann Tankbelege direkt und unmittelbar nach jeder Fahrt bequem erfassen, egal ob Erdgas, Benzin oder Diesel. Diese Eingaben können Sie sofort nach der Eingabe im IFS einsehen. BARGELDLOSE ZAHLUNGEN Ihr Personal kann zusätzliche bargeldlose Fahrten wie z. B. Fahrcoupons, Kreditkarten- oder EC-Kartenzahlungen direkt und unmittelbar nach jeder Fahrt bequem erfassen. Diese Eingaben können dann Sie sofort nach der Eingabe im IFS einsehen. SONSTIGE AUSLAGEN Ihr Personal kann sonstige Auslagen wie z. B. Taxiwäsche oder Werkstattrechnung direkt und unmittelbar nach jeder Fahrt bequem erfassen. Diese Eingaben können Sie sofort nach der Eingabe im IFS einsehen. 8

9 FEHLTOUREN Ihr Personal kann jede Fahrt als Fehltour direkt und unmittelbar nach jeder Fahrt bequem erfassen. Diese Eingaben können Sie sofort nach der Eingabe im IFS einsehen. PAUSENAUFZEICHNUNG Die Aufzeichnung und Einhaltung der Arbeitszeiten und damit verbunden die Aufzeichnung der Pausen sind mittlerweile sehr wichtig für Taxiunternehmer. Mit dieser Funktion werden Pausen und Arbeitszeiten bequem und während der Schicht vom Personal eingetragen. Das Personal kann jederzeit nachvollziehen, ob die gesetzliche Arbeitszeit für diese Schicht eingehalten wurde. Leihtaximodul Funktionsübersicht Mit dem Leihtaximodul können Sie Ihre Leihtaxen verwalten. VERLEIHUNG Buchen Sie die Verleihung direkt aus Ihrem IFS und teilen Sie diese automatisch Ihrer Konzessionsbehörde per mit. RÜCKGABE Überblicken Sie den aktuellen Status der verliehenen Fahrzeuge. Bei Ankuft verbuchen Sie diese als Rückgabe. Das IFS sendet die Rückgabe automatisch per an die Konzessionsbehörde. JOURNAL Im Journal werden alle Buchungen der Leihtaxen abgespeichert. Sie können nachvollziehen, wann das IFS der Behörde den Leihtaxenvorgang mitgeteilt hat und alle Mitteilungen im Nachhinein auswerten. Betriebsprüfungen & Steuerberater Es hat sich an der Anordnung einer Betriebsprüfung seitens der Zulassungsbehörde oder der Finanzämter nichts geändert. Sie sind aber dazu verpflichtet, die Betriebsnachweise, die in der Zeit des Fiskaltaxameter-Betriebes entstanden sind, in einem bestimmten Datenformat zu liefern. Dieses Datenformat wird vom IFS ( -Fiskal-Server) erstellt und steht Ihnen zum Download zur Verfügung. Diese Datei wird dann auf einem beliebigen Medium (CD, USB-Stick usw.) dem Prüfer zur Verfügung gestellt. Was ändert sich für Sie als Steuerberater von Taxi Kunden? Profi-Datentarif Kunden exportieren Ihre Daten in einem automatisch kontierten Format und stellen Ihnen diese zur Verfügung. Diese Datei lässt sich in verschiedene Buchführungsprogramme importieren. Das Verbuchen der Kassen (Einnahmen und Ausgaben) ist sowohl für den Unternehmer als auch für Sie als Steuerberater vorteilhaft und eine enorme Erleichterung. Wir beraten Sie jederzeit gerne zu den Funktionen von. 9

10 Preise Welche Produkte bietet zu welchem Preis? Grundsätzlich haben unsere Tarife keine Mindestvertragslaufzeit und wir erheben keine Anmeldegebühr. Es gibt keine versteckten Zusatzkosten. Im Mittelpunkt steht der Unternehmer mit seiner Zufriedenheit an unseren Dienstleistungen. Sie können aus 2 verschiedenen Tarifen frei wählen. Basis Datentarif Professionelle Speicherung der Fiskaltaxameterdaten nach den Auflagen der zuständigen Behörden. Bei Betriebsprüfungen bereiten wir Ihnen selbstverständlich Ihre Daten auf und Sie bekommen diese per CD bequem nach Hause geliefert. Wir stehen Ihnen mit einer professionellen Betreuung zur Seite. ALIVE SERVICE BETRIEBSNACHWEISE FISKAL EXPORT GDPDU MEDIA 33keine Mindestvertragslaufzeit 33keine Anmeldegebühr 33keine versteckten Zusatzkosten 33Betreuung vor Ort nur 6,62 EUR/Monat & Taxi* zzgl. 3,28 EUR/Monat & Taxi* Mobilfunkgebühren Profi Datentarif Professionelle Auswertungen der Fiskaltaxameterdaten: Überblicken Sie Ihre Daten live und behalten Sie wichtige Kennzahlen Ihres Betriebs ständig im Blick, egal wo Sie gerade sind. Exportieren Sie Ihre Daten und erstellen Sie Lohnabrechnungen und vieles mehr. ALIVE SERVICE BETRIEBSNACHWEISE FISKAL EXPORT GDPDU MEDIA REPORT MODUL KASSENBUCH PERSONALABRECHNUNGEN 33keine Mindestvertragslaufzeit 33keine Anmeldegebühr 33keine versteckten Zusatzkosten 33Betreuung vor Ort nur 9,90 EUR/Monat & Taxi* zzgl. 3,28 EUR/Monat & Taxi* Mobilfunkgebühren Driver App Professionelle Abrechnung der Fahrer: Mit der DriverApp kann Ihr Personal seine Monatsumsätze abrufen und zeitnah abrechnungsrelevante Ausgaben vom Smartphone verbuchen. Alle Eingaben werden dann für den Unternehmer sichtbar gespeichert und können abgerechnet werden. FAHRTEN OHNE TAXAMETER TANKBELEGE BARGELDLOSE ZAHLUNGEN SONSTIGE AUS- LAGEN FEHLTOUREN PAUSENAUFZEICHNUNG 33keine Mindestvertragslaufzeit 33keine Anmeldegebühr 33keine versteckten Zusatzkosten 33Betreuung vor Ort nur 4,90 EUR/Monat & Taxi* 10

11 Notizen: 11

12 Starksoft Deutschland GmbH Tel.:

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