Richtlinien zur Ausführung des Finanzstatuts (RFS)

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1 Hinweis: Ungeachtet des Geschlechts des Funktionsinhabers/ der Funktionsinhaberin wird aus Vereinfachungsgründen nachfolgend jeweils die männliche Form verwendet. Gemäß 1 Abs. 2 des Finanzstatut (FS) der IHK für München und Oberbayern vom 01. Juli in Verbindung mit 13 Abs. 2 der Richtlinien zur Ausführung des Finanzstatuts vom 01. Juli 2014 wird folgende Dienstanweisung für die Finanzwirtschaft erlassen: 1. Zum Beauftragten für die Wirtschaftsführung ( 18 FS) wird der Leiter des Bereichs Zentrale Aufgaben und Grundsatzfragen bestellt, als dessen Vertretung der Leiter der Abteilung Finanzen bestellt. 2. Kassen, Zahlstellen, Betriebsmittelvorschüsse (Hinweis: Zahlstelle = Kasse ohne eigenes Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung) Für die Kasse(n) und Zahlstelle(n) gelten die Vorschriften des Finanzstatuts, die Richtlinien zur Ausführung des Finanzstatuts sowie die besonderen Regelungen dieser Dienstanweisung. Es sind folgende Kassen und Zahlstellen eingerichtet: 2.1. Hauptkasse in der IHK-Hauptgeschäftsstelle München einschließlich einer Portokasse Zahlstelle in der IHK-Akademie München In der IHK-Akademie München werden nachstehende Betriebsmittel vorschüsse ausgegeben: 250 brutto Eine notwendige Anpassung der Betriebsmittelvorschüsse an die laufenden Ausgaben kann der Leiter der Abteilung Finanzen vornehmen 2.3. Kasse in der IHK-Akademie Westerham einschließlich Zahlstellen Empfang, Restaurant und Bierstüberl Kassen, einschließlich Portokassen, in den Regionalgeschäftsstellen und IHK- Gremien in Oberbayern. Stand 07/2014 Seite 1 von 10

2 3. Für die Finanzwirtschaft (Buchhaltungs- und Kassengeschäfte) sind verantwortlich: 3.1. Finanzwirtschaft: Leiter der Abteilung Finanzen sowie seine Abwesenheitsvertretung 3.2. Buchhaltung: Finanzbuchhalter sowie seine Abwesenheitsvertretung 3.3. Anlagenbuchhaltung: Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung sowie seine Abwesenheitsvertretung 3.4. Kassengeschäfte für den IHK-Haushalt: Hauptkasse einschl. Portokasse in der IHK-Hauptgeschäftsstelle: der Kassierer sowie seine Abwesenheitsvertretung Zahlstelle in der IHK-Akademie München: der Mitarbeiter des Empfangs sowie seine Abwesenheitsvertretung Kassen in den Regionalgeschäftsstellen und IHK-Gremien in Oberbayern: der Geschäftsführer der Regionalgeschäftsstelle oder des IHK-Gremiums sowie seine Abwesenheitsvertretung 3.5. Kasse und Buchführung für den Haushalt der IHK-Akademie Westerham: der Leiter des Hotel- und Verwaltungsbereichs der IHK-Akademie sowie seine Abwesenheitsvertretung. Buchführung sowie die Anlagenbuchhaltung der IHK-Akademie Westerham: der Finanzbuchhalter der IHK-Akademie Westerham sowie seine Abwesenheitsvertretung. 4. Fördermittel: Beantragung und Verwendungsnachweis 4.1. Die Beantragung von projektbezogenen Zuwendungen aus Landes-, Bundesoder EU-Mitteln erfolgt schriftlich (siehe 8.3) durch den zuständigen Bereich und ist vom Hauptgeschäftsführer bzw. seiner Abwesenheitsvertretung gegenzuzeichnen. Stand 07/2014 Seite 2 von 10

3 4.2. Der Verwendungsnachweis wird im jeweiligen Referat erstellt. Die Unterschrift erfolgt durch den Hauptgeschäftsführer bzw. seiner Abwesenheitsvertretung. Sowohl bei Antrag als auch bei Genehmigung, Zwischenbescheid oder abschließendem Verwendungsnachweis muss eine Kopie an die Abteilung Finanzen weitergeleitet werden. Werden andere IHKs oder Institutionen innerhalb des Gemeinschaftsprojekts beteiligt, müssen diese in das Verfahren eingewiesen und auf die Abgabefristen hingewiesen werden. Durch einen Weiterleitungsvertrag erklären sich die Beteiligten zur Einhaltung der Vorgaben bereit und übernehmen für ihren Anteil Verantwortung. 5. Zuwendungen an Dritte: Vergabeverfahren Die Bewilligung von Zuwendungen an Dritte ist an strenge Voraussetzungen gebunden und erfolgt über ein schriftliches Antragsverfahren. Die Verwendung der Mittel wird durch die IHK überwacht und über Verwendungsnachweise dokumentiert. Das Verfahren ist im Einzelnen in einer gesonderten Zuwendungssatzung nebst Richtlinie geregelt. 6. Geld- und Kapitalanlagen Unter Berücksichtigung von 23 Finanzstatut und dessen Erläuterungen in den Richtlinien zu dessen Ausführung gelten für Anlagen besondere Grundsätze. Kapitalerhaltung und Verfügbarkeit haben oberste Priorität und Vorrang vor Rendite. Anlagearten und Bonitätsanforderungen sowie Mischungsverhältnisse, Anlagegrenzen und Zuständigkeiten sind im Einzelnen in einer gesonderten Anlage-Richtlinie geregelt. 7. Bankkonten und Unterschriftsvollmachten 7.1. Bankkonten der IHK können nur von Präsident und Hauptgeschäftsführer gemeinsam eingerichtet werden. Sie entscheiden auch über die Nutzung von Electronic Banking, Kreditkarten und internetbasierten Zahlungsformen Unterschriftsvollmacht für die Konten nach 7.1 haben die in Anlage zu dieser Dienstanweisung jeweils genannten Personen. Es zeichnen je zwei Personen gemeinsam. Als Verfügungsberechtigte bei den Konten der IHK-Gremien sind der Vorsitzende und der Geschäftsführer sowie von der IHK der Hauptgeschäftsführer und der Stand 07/2014 Seite 3 von 10

4 Leiter des Bereichs Zentrale Aufgaben und Grundsatzfragen bestellt. Es zeichnet jede Person alleine. Bankanweisungen dürfen nicht von den Mitarbeitern, die festgestellt oder angeordnet haben, unterzeichnet werden (ggf. können Wertgrenzen eingeführt werden). 8. Feststellungs- und Anordnungsbefugnis 8.1. Belege, die als Zahlungsgrundlage dienen (Eingangsrechnungen, Kassenzettel, sonstige Be- und Abrechnungsunterlagen), müssen das Datum, die nachstehenden Vermerke und Unterschriften tragen: Sachlich richtig Rechnerisch festgestellt Zur Zahlung angewiesen (Anordnung) Die Anordnung nach darf erst erfolgen, wenn die Voraussetzungen nach und gegeben sind. Mitarbeiter, die eine Zahlungsgrundlage sachlich und rechnerisch richtig festgestellt haben, sind nicht befugt, die dazugehörige Zahlung anzuordnen Feststellungsbefugt sind die Mitarbeiter/Innen, die den festzustellenden Geschäftsvorgang fachlich beurteilen können Anordnungsbefugt sind der Präsident, der Hauptgeschäftsführer, der Beauftragte für die Wirtschaftsführung und die weiteren Mitarbeiter/Innen, die in der Anlage zu dieser Dienstanweisung aufgeführt sind. Die Anweisungsberechtigung von Mitarbeitern kann beschränkt werden Niemand darf Zahlungen an sich selbst anordnen. Belege über Sammelzahlungen an Mitarbeiter/innen können von anordnungsbefugten Mitarbeiter auch dann angeordnet werden, wenn sie selbst betroffen sind. Zahlungsanweisung für Ausgaben ab 1 Mio. brutto (z.b. Gehaltszahlungen, Bauleistungen, etc.) sind vom Hauptgeschäftsführer bzw. seiner Abwesenheitsvertretung und dem Präsidenten gemeinsam anzuweisen. Der Hauptgeschäftsführer bzw. seine Abwesenheitsvertretung behalten sich die Zahlungsanweisung für alle Ausgaben über brutto vor. Ausnahmen sind unterjährig regelmäßig wiederkehrende Ausgaben, wie zum Beispiel monatliche Gehaltsüberweisungen. Stand 07/2014 Seite 4 von 10

5 Im Übrigen sind dem Hauptgeschäftsführer Zahlungsvorgänge von grundsätzlicher Bedeutung zur Kenntnisnahme vorzulegen Erträge und Aufwendungen des Hauptgeschäftsführers über 250 brutto werden vom Präsidenten, unter 250 brutto vom Leiter des Bereichs Zentrale Aufgaben und Grundsatzfragen angewiesen. Erträge und Aufwendungen des Leiters des Bereichs Zentrale Aufgaben und Grundsatzfragen über 250 brutto werden vom Hauptgeschäftsführer, unter 250 brutto vom Leiter der Abteilung Finanzen angewiesen. Verfügungen des Präsidenten aus seinem Dispositionsfonds (Konto 68661) müssen von ihm veranlasst werden. Die Anordnung kann durch einen anderen Berechtigten erfolgen Eine Barauszahlung darf getätigt werden, wenn der Beleg die Unterschriften nach und enthält. Die Unterschrift nach kann nachträglich erfolgen. Das gilt auch für Überweisungsaufträge in der IHK-Akademie Westerham Einzahlungen sind durch begründende Belege wie nummerierte Bescheide, Rechnungen, Quittungen u.a. ordnungsgemäß zu dokumentieren. Soweit sie zum Ausgleich von IT-gestützt fakturierten Forderungen erfolgen oder aus wiederkehrenden Vorgängen herrühren, können sie ohne gesonderte Anordnung vereinnahmt werden. Dazu zählen insbesondere - Beiträge nach Maßgabe der Beitragsordnung in Verbindung mit der für das jeweilige Haushaltsjahr geltenden Wirtschaftssatzung - Gebühren nach der Maßgabe der geltenden Geschäftsordnung einschließlich des Gebührentarifs - Entgelte, die aufgrund von Preislisten festgesetzt sind, - Laufende Ansprüche aufgrund bestehender Verträge (Dienstleistungs- und Mietverträge). Andere Einzahlungen müssen auf dem sie begründenden Beleg festgestellt und schriftlich angeordnet sein. Feststellungs- und anordnungsbefugt sind die nach 8.3 benannten Mitarbeiter. Für Beträge über brutto behält sich der Hauptgeschäftsführer bzw. seine Abwesenheitsvertretung die Annahmeanordnung vor. Stand 07/2014 Seite 5 von 10

6 Zahlungseingänge, die keiner Forderung zugeordnet werden können, sind zurückzuzahlen und bedürfen keiner Anordnung Die allgemeine Aufwandsanweisung wird erteilt für Kosten im Einzelfall, die aufgrund amtlicher Gebührentarife oder Festsetzungen (bis zu 250 brutto) bzw. gegen sofortigen Empfang von Waren oder Leistungen zu erbringen sind. Ausgenommen sind Leistungen an IHK-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Kosten sind durch quittierte Rechnungen, Quittungen, Gebührenmarken u. a. zu belegen Vorschüsse zu Dienstreisen dürfen den Betrag von 250 brutto nicht unterschreiten Für Bargeldeinzahlungen erhält der Einzahler eine Quittung der Registrierkasse. Im Ausnahmefall kann eine handgeschriebene Quittung gefertigt werden, die jedoch entsprechend des jeweiligen Kassenaushangs quittiert werden muss. Zur Erteilung von Quittungen sind nur die nach 3.1., 3.4 und 3.5 in der Anlage zu dieser Dienstanweisung aufgeführten Mitarbeiter berechtigt. Die Berechtigten zeichnen jeder für sich allein Die Zuständigkeiten für Dispositionen im Zusammenhang mit Finanzanlagen ergeben sich aus der Anlagerichtlinie. Auf eine gesonderte Anordnung kann verzichtet werden, wenn bei der Beauftragung ein Anordnungsberechtigter beteiligt ist Für andere buchungspflichtige Vorgänge (z.b. Umbuchungen, Jahresabschlussbuchungen) sind, soweit keine Belege an oder von Dritten erstellt werden, interne Belege zu erstellen. Sie sind mit Datum und Unterschrift des Erstellers zu versehen. Bei maschinell erzeugten Belegen kann auf die Unterschrift verzichtet werden (z. B. Abschreibungsliste). 9. Zuständigkeiten für Beschaffungsaufträge, Bestellungen und Verträge Für alle Auftragsvergaben sind die Beschaffungsregeln zu beachten Die speziellen Beschaffungszuständigkeiten für Bauangelegenheiten ergeben sich aus der Anlage zu dieser Dienstanweisung Aufträge, Bestellungen und Verträge ab einem Volumen von 1 Mio. brutto sind vom Hauptgeschäftsführer bzw. seiner Abwesenheitsvertretung und dem Stand 07/2014 Seite 6 von 10

7 Präsidenten gemeinsam zu unterzeichnen. Die vorherige Zustimmung des Hauptgeschäftsführers bzw. seiner Abwesenheitsvertretung ist einzuholen bei: - Aufträgen, die im Rahmen der Haushaltsansätze enthalten sind, bei Beträgen ab brutto (einmalige Verpflichtung oder Jahresauftragswert). - Aufträge, die brutto überschreiten - Aufträgen, die nicht im Rahmen der Haushaltsansätze enthalten sind, bei Beträgen ab brutto (einmalige Verpflichtung oder Jahresauftragswert). Darüber hinaus ist die vorherige Zustimmung des Hauptgeschäftsführers bei Vorgängen mit grundsätzlicher Bedeutung einzuholen Die vorherige Zustimmung des Leiters des Bereichs Zentrale Aufgaben und Grundsatzfragen bzw. - im Abwesenheitsfalle - des Leiters der Abteilung Finanzen, bei dessen Abwesenheit die weiteren, in der Anlage zu dieser Dienstanweisung genannten Mitarbeiter, ist einzuholen bei - Aufträgen, die nicht im Rahmen der Haushaltsansätze enthalten sind, bei Beträgen von 250 brutto bis brutto (einmalige Verpflichtung oder Jahresauftragswert) 9.4. In anderen Fällen als den unter 9.1 und 9.2 genannten ist die vorherige Zustimmung des/der jeweiligen Bereichsleiters/in bzw. dessen/deren Abwesenheitsvertretung ausreichend Bei Vertragsabschlüssen ist der Vertragsleitfaden (QM-Handbuch, Kapitel 7 Vertragsmanagement ) zu beachten und die Vertragscheckliste (Datei/Neu/Vertraege_Checkliste) zu verwenden. Stand 07/2014 Seite 7 von 10

8 10. Veränderungen von Zahlungsansprüchen nach Maßgabe der Beitrags- und Gebührenordnung, Finanzstatut und sonstiger Rechtsvorschriften Über Stundungen, Veränderungen von Zahlungszielen und über Ratenzahlungsverpflichtungen entscheiden: - bei Beträgen über brutto oder über brutto für eine Zeit von mehr als sechs Monaten der Hauptgeschäftsführer bzw. seine Abwesenheitsvertretung. - bei Beträgen zwischen brutto und brutto oder zwischen brutto und brutto für eine Zeit von mehr als sechs Monaten der Leiter des Bereichs Zentrale Aufgaben und Grundsatzfragen bzw. der Leiter der Abteilung Finanzen. - bei Beträgen unter brutto oder zwischen brutto und brutto für eine Zeit von weniger als sechs Monaten der Leiter der Abteilung Finanzen Über Niederschlagungen und Erlasse von öffentlich-rechtlichen Forderungen sowie Vergleiche bei und Verzichte auf zivilrechtliche Forderungen entscheiden: - bei Beträgen bis zu brutto der Leiter des Bereichs Zentrale Aufgaben und Grundsatzfragen bzw. der Leiter der Abteilung Finanzen. - bei Beträgen über brutto der Hauptgeschäftsführer bzw. seine Abwesenheitsvertretung. Außenstände bis zu 100 brutto können nach zweimaliger Mahnung ohne Einleitung einer Forderungsbeitreibung unmittelbar durch den Leiter des Bereichs Zentrale Aufgaben und Grundsatzfragen bzw. den Leiter der Abteilung Finanzen niedergeschlagen werden Für Stornierungen ist die jeweilige Fachabteilung zuständig; über die Änderung der Sollstellung ist die Finanzbuchhaltung zu unterrichten. Dies gilt nicht für Stornierungen im Beitragsbereich, soweit sie auf einer geänderten Mitteilung der Finanzverwaltung beruhen. Stand 07/2014 Seite 8 von 10

9 11. Kassenbestände, Versicherungen Richtlinien zur Ausführung des Finanzstatuts Die Kassenbestände (Bargeld, Schecks) und Sparbücher sind hinreichend gesichert aufzubewahren. In der Anlage zu dieser Dienstanweisung wird festgelegt, welche Mitarbeiter zugriffsberechtigt sind. Die Aufbewahrung von nicht gebuchten Fremdgeldern und fremden Wertgegenständen ist grundsätzlich nicht statthaft. Ausnahmen sind nur mit Zustimmung der nach 3.1. in der Anlage zu dieser Dienstanweisung aufgeführten Mitarbeiter/innen und unter getrenntem Verschluss zulässig Die in den nach 2. geführten Kassen und Zahlstellen befindlichen Bargeldbestände dürfen je nicht übersteigen: Die Kassenabrechnung erfolgt täglich. Die Zahlstelle in der IHK-Akademie München soll täglich abgerechnet werden, die Kassen in den Regionalgeschäftsstellen und IHK-Gremien in Oberbayern zum Ende des Geschäftsjahres Die Kassenbestände sind ausrechend gegen Feuerschaden, Einbruchsdiebstahl und Beraubung innerhalb und außerhalb des Hauses zu versichern Das Barscheckheft der Bank ist ebenfalls im Kassenschrank aufzubewahren. Die Ausstellung eines Barschecks darf nur mit schriftlicher Anordnung des Leiters des Bereichs Zentrale Aufgaben und Grundsatzfragen bzw. des Leiter der Abteilung Finanzen als dessen Vertretung erfolgen. 12. Die Auszahlung von Bargeld auf Schecks bedarf der Zustimmung des Leiters der Abteilung Finanzen bzw. seiner Abwesenheitsvertretung. Es ist zulässig, als Buchungstag immer den Tag der Gutschrift bzw. Lastschrift des Bankkontos in die Bücher aufzunehmen. 13. Alle Belege sind sicher aufzubewahren. Sie dürfen nur mit Zustimmung des Leiters der Abteilung Finanzen bzw. seiner Abwesenheitsvertretung eingesehen oder herausgegeben werden. 14. Mit der Durchführung der ordentlichen Kassenprüfung wird im Regelfall eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragt. Außerordentliche (unvermutete) Kassenprüfungen führt die Rechnungsprüfungsstelle für die Industrie- und Handelskammern oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft durch. In den Stand 07/2014 Seite 9 von 10

10 Regionalgeschäftsstellen und IHK-Gremien in Oberbayern erfolgt die Kassenprüfung durch den Leiter der Abteilung Finanzen. 15. Über Zweifelsfragen bei der Auslegung dieser Dienstanweisung entscheidet der Hauptgeschäftsführer. 16. Der Hauptgeschäftsführer wird ermächtigt, in einer ergänzenden Anlage zur Dienstanweisung zur Finanzwirtschaft namentlich festzulegen, welche Mitarbeiter die in dieser Dienstanweisung bezeichneten Funktionen ausüben. Die ergänzende Anlage zu dieser Dienstanweisung ist entsprechend den tatsächlichen personellen und organisatorischen Verhältnissen zeitnah fortzuschreiben. 17. Diese Dienstanweisung für die Finanzwirtschaft tritt am 01. Juli 2014in Kraft. Damit tritt die Dienstanweisung vom 17. Juli 2013 außer Kraft. München, den 01. Juli 2014 Präsident Hauptgeschäftsführer Dr. Eberhard Sasse Peter Driessen Stand 07/2014 Seite 10 von 10