Arbeiten mit Funktionskonten

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1 Arbeiten mit Funktionskonten Funktionskonten sind nicht einer bestimmten Person, sondern einer bestimmten Funktion zugeordnet. Dies bringt den Vorteil, dass mehrere Personen mit diesem Konto arbeiten können. Um Funktionskonten nutzen zu können, müssen Sie Ihr MS Outlook einrichten. Es ist jedoch nicht notwendig sich mit dem Funktionskonto anzumelden. Das Funktionskonto wird in Ihr persönliches Outlook-Konto integriert. Dafür sind die folgenden Anleitungen wichtig: Einbinden eines Funktionskontos in MS Outlook "Gesendete Elemente" in das Funktionspostfach kopieren FixIts für "Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente" Senden von Nachrichten über das Funktionskonto Einbinden eines Funktionskontos Um Zugriff auf das Funktionskonto zu bekommen, müssen Sie MS Outlook einmalig einrichten. Bitte beachten Sie, dass Sie die Berechtigung zum Zugriff auf das jeweilige Funktionskonto benötigen, um dieses einbinden zu können. 1. Starten Sie MS Outlook. Klicken Sie auf "Datei" - "Informationen" - "Kontoeinstellungen" - "Kontoeinstellungen...". 2. Klicken Sie auf "Ändern". Fachhochschule Kiel: Arbeiten mit Funktionskonten von generiert am

2 3. Prüfen Sie zunächst, ob die Option "Exchange-Cache-Modus verwenden" aktiviert ist. Falls nicht, aktivieren Sie diese bitte mit einem Häkchen. Klicken Sie auf dann auf "Weitere Einstellungen". 4. Klicken Sie oben auf den Reiter "Erweitert" und anschließend auf "Hinzufügen...". 5. Tippen Sie den Namen des Funktionskontos ein, z.b. beispiel.team (Hinweis: der Name ist die -Adresse des Funktionskontos ohne Klicken Sie anschließend auf "OK". Hinweis: Sollten Sie den Namen falsch eingegeben haben oder das Funktionskonto nicht existieren, erscheint die nebenstehende Fehlermeldung. Fachhochschule Kiel: Arbeiten mit Funktionskonten von generiert am

3 6. Klicken Sie unten auf "OK". 7. Klicken Sie auf "Weiter >". 8. Klicken Sie auf "Fertig stellen". 9. Klicken Sie auf "Schließen". Fachhochschule Kiel: Arbeiten mit Funktionskonten von generiert am

4 10. Im linken Bereich sehen Sie nun das Funktionskonto. "Gesendete Elemente" in das Funktionspostfach kopieren Damit s, die Sie im Namen des Funtionskontos senden, nicht nur in Ihrem eigenen Ordner "Gesendete Objekte" gespeichert werden, sondern auch im Ordner des Funktionskontos und somit auch für Ihre Kollegen sichtbar sind, melden Sie sich mit dem Funktionskonto an WebAccess an (hier klicken: Unter "Optionen / Alle Optionen anzeigen / Einstellungen / Gesendete Objekte" ändern Sie bitte beide Einstellungen auf "Absender- und "Von"-Postfächer". Diese Einstellung gilt für alle Kolleginnen und Kollegen, die im Namen des Funktionskontos senden dürfen. Fachhochschule Kiel: Arbeiten mit Funktionskonten von generiert am

5 FixIt für "Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente" Wenn zusätzlich zu den gesendeten Objekten auch die gelöschten Objekte im Funktionspostfach sichtbar sein sollen, müssen Sie die beiden folgenden "FixIts" ausführen. Hinweis: Die FixIts sind nur mit MS Outlook 2010 kompatibel. Zur Installation sind Administratorrechte notwendig. Sollten Sie während der Installation darauf hingewiesen werden, dass Sie nicht über die entsprechenden Rechte verfügen, wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen Administrator. Da die Arbeitsschritte für beide FixIts identisch sind, werden diese hier nur einmal beschrieben. Sie müssen die Arbeitsschritte aber mit beiden FixIts komplett ausführen. Links zu den FixIts: FixIt für "Gesendete Elemente" (entsprechender KB-Artikel von Microsoft) FixIt für "Gelöschte Elemente" (entsprechender KB-Artikel von Microsoft) 1. Sofern Sie MS Outlook geöffnet haben, schließen Sie es bitte. 2. Laden Sie das FixIt über den obenstehenden Link herunter und führen Sie es aus. Falls die nebenstehende Meldung erscheint, klicken Sie auf "Ausführen". 3. Setzen Sie das Häkchen bei "Zustimmen" und klicken Sie anschließend auf "Weiter >". Fachhochschule Kiel: Arbeiten mit Funktionskonten von generiert am

6 4. Falls die nebenstehende Meldung erscheint, klicken Sie auf "Ja". Sollten Sie den Hinweis bekommen, dass Sie nicht über die Berechtigung verfügen das FixIt zu installieren, wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen Administrator ("Fachbereichs-Administrator"). 5. Nach kurzer Installation erscheint folgendes Fenster. Klicken Sie auf "Schließen", um die Installation abzuschließen. Bitte denken Sie auch daran, das zweite FixIt entsprechend dieser Anleitung zu installieren. Senden von Nachrichten über das Funktionskonto Sie können im Namen des Funktionskontos s versenden. Bitte folgen Sie hierzu der folgenden Anleitung. Fachhochschule Kiel: Arbeiten mit Funktionskonten von generiert am

7 Hinweis: Die Schritte 1 und 2 müssen nur einmalig zur Einrichtung durchgeführt werden. Wenn Sie anschließend s im Namen des Funktionskontos versenden möchten, müssen Sie nur Schritt 3 beachten. 1. Klicken Sie in MS Outlook oben links auf "Neue -Nachricht". Es erscheint ein neues Fenster. Klicken Sie anschließend oben auf "Optionen" und dann auf "Von". Neben dem Senden-Button erscheint ein neues Symbol mit der Aufschrift "Von". Klicken Sie darauf und anschließend auf "Weitere -Adresse...". (Bitte beachten Sie auch die nebenstehende Abbildung). 2. Es erscheint ein neues kleines Fenster. Klicken Sie auf "Von...". Es erscheint das Globale Adressbuch. Suchen Sie das Funktionskonto, markieren Sie es und klicken Sie auf "OK". Klicken Sie anschließend wieder auf "OK", um das kleine Fenster zu schließen. 3. Danach sehen Sie wieder das Fenster für die neue . Wie in der nebenstehenden Abblildung zu sehen ist, können Sie nun unter "Von" auswählen, ob Sie die von Ihrem persönlichen Konto oder von dem Funktionskonto senden möchten. Schreiben und senden Sie die wie gewohnt. Zum Versenden von Nachrichten mit Outlook Web Access melden sie sich bitte zuerst mit Ihrem Konto an und öffnen ein Fenster für eine neue Nachricht. Sie können dann in den Optionen auswählen, den Absender anzuzeigen und hier wieder das Funktionskonto angeben. Wenn Sie Vollzugriff auf ein anderes Postfach besitzen, können Sie auch oben rechts auf Ihren Namen klicken und dann ein anderes Postfach angeben. Fachhochschule Kiel: Arbeiten mit Funktionskonten von generiert am

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