Virtual Roundtable IT- Asset u. Lizenz Management

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1 Transparenz und Kosteneinsparungen durch effizientes IT Asset Management IT-Asset Management ist die integrierte Betrachtung des gesamten Lebenslaufes von IT- Assets wie Hard- und Software. Es umfasst die Planung, Beschaffung, Inbetriebnahme, Verwaltung und schließlich Stilllegung und Verwertung von IT-Assets. Das IT-Asset Management beinhaltet betriebswirtschaftliche, administrative und technologische Aspekte: In betriebswirtschaftlicher Hinsicht stehen Kostenanalyse, Investitionsmanagement, Budgetplanung sowie Forecasting (Prognose) und Reporting (Auswertung, Berichtswesen) im Vordergrund. In Bezug auf die Administration sind Prozesse wie die Lieferanten-, Lizenzund Vertragsverwaltung von Belang. Technologisch betrachtet geht es hier um die automatische Inventarisierung von Hard- und Software, die Installation und Konfiguration sowie die Bereitstellung und Pflege von Assets. Dem Asset Management kommt angesichts der knappen IT-Budgets und Ressourcen eine hohe Bedeutung für die Unternehmen und auch die IT-Lieferanten zu. So stellt sich die Frage, ob Anwender zu viel für ihre Software bezahlen? Auch beim Thema Lizenzen gehen die Meinungen stark auseinander. Hersteller und Reseller stellen in den Betrieben oft eine nicht ausreichende Lizenzierung fest. Gleichzeitig sehen Marktforschungsunternehmen wie Gartner oder KPMG beim Softwarekauf teils hohe Einsparpotentiale bis zu 60 Prozent. Die Marktforscher glauben, dass nur rund 70 Prozent der gekauften Software auch dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. In vielen Unternehmen fehlt schlicht der Überblick über Lizenz-Bestände und Support-Verträge. Obwohl erhebliche Kosteneinsparungen möglich sind, schrecken Unternehmen oft vor dem Schritt zurück, ein umfassendes IT Asset- und Lizenzmanagement einzuführen. Mit diesem Roundtable möchte die Competence Site den Unternehmen und Nutzern einen aktuellen Einblick in Asset Management sowie Unterstützung bei der Ausrichtung und Entscheidungsfindung geben. Wie immer beteiligen sich renommierte Experten aus Wissenschaft und Praxis an dieser spannenden Diskussion.

2 Vorstellung des Gesprächspartners Iris Katharina Stein, Senior Consultant IBM Global Services, Integrated Technology Services - Consulting & Architecture Unternehmen: IBM Global Services ist das weltweit größte Beratungs- und IT Dienstleistungsunternehmen. Mehr als Mitarbeiter in über 160 Ländern helfen Kunden, Informationstechnologie in Geschäftswert umzusetzen. Das IBM Global Services Portfolio reicht von der Expertise bei der Geschäftstransformation und Branchenkompetenz von IBM Business Consulting Services über Technologiedesign, Hosting- und Infrastrukturlösungen bis hin zu Schulungsdienstleistungen. IBM liefert Kunden integrierte, flexible und widerstandsfähige Lösungen. Unternehmen jeder Größe profitieren von diesem on demand Modell, durch das sie Kosten optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit steigern. Vita: Im Consulting Umfeld bin ich seit über 12 Jahren tätig; angefangen in einem deutschen Systemhaus mit Marktführerschaft für Warenwirtschaftslösungen im Mittelstandsgeschäft. Ich hatte die Gelegenheit von der Organisationsberatung über Training und Presales- Aktivitäten bis hin zum 1st und 2nd Level Support Erfahrungen bei der Implementierung von ERP-Finanzsystemen zu sammeln. Nach und nach spezialisierte ich mich in den Bereichen Kosten- und Leistungsrechnung und Budgeting u. a. auf Basis von Oracle Financials. Über mehrere Stationen arbeitete ich mich an das Großkundengeschäft heran bis ich Ende der 90er Jahre erstmalig mit Asset Management in Berührung kam. In Deutschland war das Thema bis dahin noch in den Kinderschuhen, obwohl der Markt die Expertise hergab. Seit dieser Zeit habe ich etliche Asset Management Projekte erfolgreich geleitet. Als Senior Consultant bei der IBM Deutschland damals gestartet bei der IBM Unternehmensberatung GmbH bin ich in den Bereichen Systems Management und Cost & Business Value seit 2000 aktiv und habe mittlerweile die Fachverantwortung für Asset, Lizenz, Configuration und Change Management übernommen. Darüber hinaus leite ich Projekte für das Re- Engineering und die Optimierung von Infrastrukturen und Strategien der genannten Fachthemen.

3 Sehr geehrte Frau Stein, Frage 1: Die Marktsituation des IT Asset Managements Welche Bedeutung kommt dem IT Asset Management in den Unternehmen zu? Wie stark wird das Thema von Anbietern mit Produkten/Lösungen vermarktet? Iris Katharina Stein: Interessanterweise hat die IT wenig präzise Informationen über verwaltete Geräte, Applikationen und deren Anwender. Die Durchführung von Rollouts sind ein Alptraum, Geräte verschwinden und sind nicht mehr auffindbar, sogar Server stehen jahrelang im Rechenzentrum und laufen und laufen ohne dass jemand weiß für wen und wofür. Software Lizenz Management war bislang keine Notwendigkeit, denn mit jedem Request für ein Gerät und/oder eine Applikation kauft man die Lizenzen automatisch mit. Von zentraler Datenhaltung weit entfernt, jeder Asset-Manager hat seinen eigenen Überblick: in Excel, in Access, in Word oder wo auch immer. In Zeiten starken Kostendrucks und Umsatzstagnation ist die Frage nach Optimierung und Kostenreduktion in den Unternehmen ständig präsent. Riesige, unüberschaubare IT- Infrastrukturen benötigen laut Gardner 70% des IT Budgets für ihr operatives Tagesgeschäft. Darüber hinaus steigen genau diese Kosten überproportional zu den IT-Budgets, die Wertschöpfungskette bleibt auf der Strecke. In diesen Zeiten werden die Fragen nach dem Wert, den die IT zum Unternehmensziel leistet lauter und warum sie denn so viel kostet. Die Frage ist einfach zu beantworten, sofern man die technischen Informationen mit den kaufmännischen Informationen gemeinsam auswertet. Meistens können die Unternehmen genau das aber nicht, weil die wichtigen Informationen nicht zentral existieren. Ein IT Asset Management bringt die beiden Sichtweisen zusammen. Die Einsparungspotenziale aufgrund der gewonnen Transparenz sind enorm. Die Gesamtkosten eines Assets, z. B. eines Clients, bestehen zu fast einem Viertel aus dem Einkaufspreis. Das heißt im Umkehrschluss, dass 80-85% der Kosten für die Verwaltung der vorhanden Geräte und Applikationen anfallen. Das heißt aber auch, dass bei mindestens 80-85% Potenzial besteht, Verbesserungen in den Abläufen und Aufwänden zu erzielen. Der Markt bietet mittlerweile unzählige Tools, die bei geschickter Implementierung dem Missstand leicht Abhilfe schaffen. Die Hersteller haben die starke Nachfrage in diesem Bereich für sich entdeckt. Alle großen Anbieter wie z. B. Peregrine Systems, BMC oder USU bieten nicht nur ein Tool, sondern auch Lösungen; ausgezeichnet dadurch, dass ganze Prozesse abgebildet sind. Wer gerade die Nummer 1 im Markt ist, ist wie immer abhängig von jeweiligen Researcher oder dessen Auftraggeber. Viele der angebotenen Tools bieten einen großen und guten Funktionsumfang, aber nur wenige sind wirkliche in der Lage, die komplexen operativen Anforderungen des Service Geschäftes im Standard abzubilden. Hier lohnt es, Details zu prüfen, um späteren Anpassungsaufwand zu reduzieren. Aufgrund des Angebots und der Qualität der Tools ist festzustellen, dass die Eigenentwicklung eines Asset Management Tools definitiv der Vergangenheit angehört.

4 Frage 2: Die Verbreitung des IT Asset Managements im Unternehmen Wie verbreitet ist das IT-Asset Management in den Unternehmen differenziert nach den Lebenszyklusphasen Asset-Planung, Beschaffung, Inbetriebnahme, Verwaltung und schließlich Stilllegung und Verwertung? Iris Katharina Stein Einzeln betrachtet existiert in den Unternehmen jede einzelne Phase eines Asset Lebenszykluses wie oben beschrieben. Es ist jedoch selten ein zusammenhängender Prozess, noch wird ein solcher überhaupt erkannt. Vielfach endet die Sichtweise auf technischer Ebene mit unterschiedlichem Verständnis einzelner Disziplinen. Darüber hinaus organisieren sich die Bereiche selbst häufig gut, lediglich in den Schnittstellen und dem Informationsaustausch hapert es. Das heißt also, einzeln betrachtet gibt es relativ gut funktionierende Abläufe, wenn auch zum Teil individuell und wenig standardisiert. Unternehmensweit betrachtet - und vor allem in Bezug auf den Wertbeitrag zum Unternehmensziel ist jedoch noch einiges zu tun. Einzelne Datenpools sind extrem schwer zu konsolidieren. Hinzu kommt, dass die verschiedenen Bereiche bei bestimmten Themen nicht am gleichen Strang ziehen. Zum Beispiel kann ein effizientes Lizenz Management nur dann funktionieren, wenn Business Unit, Einkauf und IT an einem Tisch sitzen und in den Prozess integriert sind. Bei der Stilllegung und Verwertung eines Assets weiß man im besten Fall, welche Geräte an welchen Leasinggeber zurückgehen. Aber welche Geräte in der Anlagenbuchhaltung zu deaktivieren sind, ist nicht eindeutig klar. Einfach ausgedrückt könnte man sagen, dass in einem Unternehmen die Lebenszyklusphasen lediglich aufeinander abgestimmt und mit einem einheitlichen Datenpool versehen werden müssen. Das ist allerdings leichter gesagt als getan.

5 Frage 3: Organisatorische und technische Rahmenbedingungen Warum sollte sich ein Unternehmen für systematisches IT-Asset Management entscheiden? Welche organisatorischen und technischen Möglichkeiten bestehen, um das Lizenzmanagement einzubetten? Iris Katharina Stein: Die Gründe für die Einführung eines IT Asset Managements sind vielfältig, initiiert oftmals auf Druck der Business Unit oder des Finanzbereiches. Die Fragen, auf die Antworten erwartet werden, sind im Kern: Welche Assets besitzen wir? Wer nutzt das Asset, für wen sind sie bestimmt? Wo befindet sich das Asset? Was kostet es? Wie gut funktioniert es? Wie sicher ist es? Können diese Fragen beantwortet werden, ist die jährliche Kapazitätsplanung quasi ein Kinderspiel. Sie bilden die Grundlage jeder IT-Betriebssteuerung. Durch den Überblick der Bestände und deren Stati können eine Vielzahl von Optimierungen erfolgen. Angefangen im Einkauf durch eine Lieferanten- und Produktkonzentration für den Hard- und Software Warenkorb sowie deren Beschaffung bis hin zu Ermittlung der Gesamtkosten pro Asset und deren Weiterverrechnung, oder auch nur durch einen Überblick aller geschlossenen Verträge als Grundlage für die nächsten Lieferantenverhandlungen. Rollouts neuer Hardware, Software und Technologien sind einfacher zu planen und leichter umzusetzen, wenn ein homogenes Equipment im Unternehmen etabliert ist. Schnellere Reaktionen im HelpDesk und bei Problemen sind allein dadurch gewährleistet, dass die notwendigen technischen, organisatorischen und vertraglichen Informationen zur Verfügung stehen und nicht erst mühevoll zusammengestellt werden müssen. Auch der Techniker vor Ort kennt die genaue Lokation und den Nutzer. Es ist klar ersichtlich, ob das Gerät in Garantie oder unter Wartung ist oder ganz einfach eine Rechnung für den Einsatz gestellt werden muss. Durch diese Informationen kann erstmalig erreicht werden, dass die technischen und kaufmännischen Bereiche mit der gleichen Datenbasis arbeiten. Man kann von einem proaktiven IT-Infrastruktur Management sprechen, denn dann können Resourcen effizient und zielorientiert eingesetzt werden. Ein Lizenz Management wird in der Regel in den Asset Management Prozess integriert, weil eine Lizenz schlichtweg auch ein Asset ist. Vom Grundsatz ist die Basis auch die Abbildung des Lebenszyklus, jedoch mit speziellen, weiterreichenden Aufgabenstellungen. Ziel ist hier neben der Reduzierung von Lizenzeinkäufen durch die Nutzung freigewordener Lizenzen, die man nun erstmalig auf Knopfdruck sieht und in den Beschaffungsprozess integriert, auch die Etablierung eines Verfahrens zur Erkennung einer Über- oder Unterlizenzierung sowie rechtlich korrekte Nutzung der Lizenzen.

6 Frage 4: Tool Landschaft Welche Unterstützung bieten Tools für die Unterstützung des IT-Asset Lebenszyklusses? Iris Katharina Stein: Die Bandbreite der Tools am Markt reicht von einfacher Inventarisierung bis hin zu komfortablen Asset Management Suiten, die den ganzen Lifecycle abdecken. Als Beispiel sei hier das Tool Peregrine Asset Center genannt, welches zu den Marktführern im Bereich Asset Management zählt. Folgende Komponenten sind hier abgedeckt: Asset Tracking Detaillierte, automatische Asset-Erkennung Ein Scanner Tool wie z. B. PED erkennt automatisch Hardware, Software und Systeme im Netzwerk und erspart manuelle, oft fehleranfällige Vorgänge. Während eines automatisierten Prozesses werden Detailinformationen wie z. B. Software-Installationen, Versionsnummern, Hardware-Seriennummern, Gerätenutzung, Netzwerkverbindungen, Speicherausstattung und andere Subkomponenten erkannt und gespeichert. Mittels einer Rule Engine gilt dies auch für Geräte, die nur zeitweise mit dem Netzwerk verbunden sind. Mit Asset Tracking ist die Basis für Konsolidierung, Kosteneinsparung und Asset Optimierung gelegt. Tief greifender Portfolio-Abgleich Mit Asset Tracking lassen sich die gekauften den tatsächlich genutzten Komponenten exakt gegenüberstellen inkl. der Beziehungen zwischen Hardware-, Software- und Netzwerk- Komponenten. Nicht autorisierte Anwendungen und Konfigurationen werden erkannt. Auf dieser Basis kann die IT die Assets nach Abteilung, Funktion und Unternehmenszielen verwalten und berechnen. Darüber hinaus lassen sich Daten aus dem Asset-Abgleich auch für Prozeduren wie z. B. Konsolidierung, Disaster Recovery und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen heranziehen. Standardisierter Anforderungsprozess Nachdem ein genaues Bild der vorhandenen Systemkonfigurationen erreicht wurde, ist die IT-Abteilung in der Lage, die Anforderungsprozesse für neue Hard- und Software- Komponenten zu standardisieren. Asset Tracking bietet dafür ein optimiertes Portal zur Steuerung von Anforderungen, das die Kontrolle über das Gesamtsystem durch die IT- Abteilung sicherstellt und so vorhandene Güter nutzt, bevor neue bestellt werden. Der Vorteil der Standardisierung ist: Die Anzahl unterschiedlicher Konfigurationen sinkt und der gesamte Prozess von der Beschaffung bis zur Installation wird verbessert. Expense Controll Asset-basiertes Budget-Management Peregrine s Lösung Expense Control schafft Transparenz über die Kosten von IT Assets in frei definierbarer Kategorisierung und Detailgrad über den gesamten Lifecycle hinweg. Dies reicht von den Beschaffungskosten, aktuellem Wert, Servicekosten (Dienstleistung, Wartung) bis hin zum tatsächlichen Nutzen.

7 Kostennachweis für jeden Geschäftsbereich Mit Expense Control kann die IT unterschiedliche Kostenarten bestimmten Geschäftsbereichen durch ein automatisiertes Umlageverfahren zuordnen, das im Regelund Prozesswerk von Unternehmen verankert ist. Wird ein Mangel erkannt oder stehen die Kosten nicht mehr im Verhältnis zum Nutzen, bietet Expense Control schnell und fexibel Möglichkeiten zur Um- oder Neuverteilung von Ressourcen. IT- und Business-Ziele werden also stets synchronisiert, um den Gesamterfolg des Unternehmens zu sichern. Künftige Budget-Planung Expense Control liefert detaillierte Informationen über Beschaffungskosten, Existenz, Wert und Zuordnung der IT-Güter während des gesamten Lifecycles. Diese Informationen sind für eine langfristige strategische Planung, verbesserte Einkaufsentscheidungen einschließlich der Entscheidung zwischen Kaufen oder Leasing sowie für effektivere und realistischere Budgetierung von entscheidender Bedeutung. Effizientes Software Asset Management und License Compliance Peregrine s Lösung Expense Control zeigt, welche Software im Unternehmen genutzt wird und ob sie wirklich beschafft wurde. Sie zeigt auch, ob beschaffte Software tatsächlich benutzt wird und von wem. Damit ist die Basis für Licence Compliance geschaffen. So sind Sie vorbereitet für evtl. anstehende Software Audits und haben bereits die Argumentation für die Verhandlung neuer Rahmen- und Wartungsverträge in der Hand. Contract Management Expense Control hilft, Vertragsmanagement in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren und diese zu automatisieren. Durch automatische Benachrichtigung über wichtige Fristen und Auslaufdaten von Verträgen sind Sie jederzeit über den aktuellen Stand und die Bedingungen Ihrer Verträge informiert. Damit verfügen Sie über die richtigen Entscheidungsgrundlagen für anstehende Vertragsverhandlungen und sind rechtlich auf der sicheren Seite. Expense Control hilft IT und Einkauf die Lieferantenbeziehungen zu managen und strategisch auszubauen. Automatisiertes Leasing-Management und Wartungsvereinbarungen Da Leasing-Schlüsseldaten und die Zuordnung von Fristen zu den jeweiligen Assets bekannt sind und eine automatische Benachrichtigung erfolgt, sobald wichtige Termine anstehen, können entsprechende Reports und Analysen vorbereitet werden. Diese dienen als Entscheidungsgrundlage für Vertragsverhandlungen mit Lieferanten. Automatisiertes Request Management Process Automation verbessert den Anforderungs-Prozess. Die Mitarbeiter reichen ihre Requests über einen standardisierten Online-Katalog ein. Diese werden über einen automatisierten Prozess dem Management zur Genehmigung vorgelegt. Es wird überprüft, ob die benötigte Komponente bereits vorrätig ist, oder neu beschafft werden muss.

8 Durchgängiger Beschaffungsprozess Mit Process Automation werden Beschaffungsanforderungen standardisiert und lassen sich mithilfe von Sammelbestellungen erfüllen. Dadurch kann der Einkauf bessere Konditionen verhandeln und nutzen. Außerdem erhält er einen besseren Einblick in die Leistung der einzelnen Lieferanten. Nach Eingang und Warenabnahme erfolgt ein Abgleich mit der ursprünglichen Anforderung, womit sich der Beschaffungskreislauf schließt. Dazu kommt eine automatisierte und zuverlässige Zahlungsfreigabe, um Überzahlungen zu vermeiden und den Cashflow des Unternehmens zu verbessern. Integriertes Change Management nach ITIL Mit Funktionalitäten zum Change Management nach ITIL gewährleistet Process Automation einen effizienten IMAC (install-move-add-change) Prozess für Installation, Umzug, Veränderung und Ergänzung von IT-Gütern. Transparenz und Verfügbarkeit von Informationen und Ressourcen unterstützen selbst komplexe Veränderungen der IT- Infrastruktur. Abgleich von IT-Güter- und Personaldaten Durch Integration mit der Anlagenverwaltung von ERP-Systemen stellt Process Automation sicher, dass alle Lifecycle-Informationen von der Beschaffung bis zur Entsorgung dokumentiert und nachverfolgt werden. Die Aufzeichnungen geben damit zu jeder Zeit den exakten Wert der IT-Güter wieder. Es wird auch die Prozesskontrolle sichergestellt, die erforderlich ist, um die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen zu gewährleisten. Durch die Einbindung der Anwendungen im Personalwesen werden außerdem die Nutzungsberechtigungen erfasst, so dass jede Asset-Komponente einzelnen Personen, Kostenstellen, Abteilungen oder Geschäftsbereichen zugeordnet werden kann.

9 Frage 5: Integration in die IT- Dienstleistungsprozesse Welche Rolle spielen die durch ITIL definierten Prozesse und Regeln im Zusammenhang mit Asset- u. Lizenz Management Lösungen? Iris Katharina Stein: ITIL ist letztlich eine Ansammlung von Büchern, die einen integrierten, prozessbasierenden Best Practise Ansatz für u. a. IT-Service und Support Prozesse beschreiben. Ursprünglich ist Asset/Lizenz Management in ITIL nicht vorgesehen. Mittlerweile wurde erkannt, dass ein Service mehr braucht, als die beschriebenen Prozesse, insbesondere einen Prozess, der die Verbindung zwischen der finanziellen und technischen Welt herstellt. Beschäftigt man sich mit Asset Management oder auch Lizenz Management stellt man fest, dass das Abbilden eines Asset Lebenszyklus mehr als nur einen Prozess berührt. Insbesondere spielt Inventory Management eine wichtige Rolle. Es stellt sicher, dass technische und organisatorische Ist-Daten automatisiert erhoben werden und mit den Soll- Informationen des Asset Managements abgeglichen werden. Ein Asset Management im Client/Server-Umfeld hingegen verwendet häufig auch die gescannten Daten, um technische und organisatorische Informationen im Asset Management zu aktualisieren. Einbezogen werden müssen aber auch die Service Prozesse Incident, Problem, Change Management, weil durch die Asset Disziplin die wesentlichen Informationen pro Asset dem UHD-Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Er ist dadurch viel schneller in der Lage, die technische Situation seines Kunden zu überblicken und effizientere Lösungsmöglichkeiten anzubieten. Studien zeigten, dass die Lösung eines Incidents/Problems dadurch bis zu 35% reduziert werden kann. Eine Prozess Roadmap ist in jedem Fall empfehlenswert bei Unternehmen, die ihre Prozesse nicht oder nicht komplett strukturiert haben. Diese Roadmap ist Grundlage für die prozessuale Abbildung einer Service Organisation und hilft, die Aufgaben klar abzugrenzen und damit leichter in die Tat umzusetzen. Man wird dann sehr schnell feststellen, welche Disziplinen durch Asset/Lizenz Management berührt werden und wohin Schnittstellen implementiert werden müssen. Eine Prozess Roadmap ist Bestandteil jeder IT-Strategie.

10 Frage 6: Erfahrungen in der Praxis Welche Erfahrungen haben Sie bei der Einführung eines IT Asset Managements gemacht? Worauf sollte z.b. bei der Auswahl der Tools geachtet werden? Welchen Hindernissen und Herausforderungen müssen sich die Unternehmen stellen? Iris Katharina Stein: Asset und Lizenz Management Projekte sind nicht gerade die beliebtesten Projekte in einem Unternehmen. Durch die Abbildung des Lebenszykluses eines Assets oder einer Lizenz (die ja auch ein Asset ist) müssen entsprechend viele Bereiche in einem Unternehmen einbezogen werden, was oftmals Kraft, Nerven und Disziplin kostet. Der Value, den ein Asset Management bringt, wird nur dann erreicht, wenn ein Unternehmen konsequent in der Tiefe die Implementierung durchsetzt, und zwar prozessual und technisch. Mangelnde Prozesse nagen an der Datenqualität und machen ein Asset Management letztlich unbrauchbar. Sicher ist der Herausforderung, allen Bereichen gerecht zu werden, nahezu keine Grenze gesetzt, da jeder auch seine eigenen Ziele verfolgt. Nach meiner Erfahrung sind Asset Management Projekte, die nur aus dem Supportbereich heraus initiiert werden, nur wenig erfolgsversprechend. Oft ist zu beobachten, dass der fehlende Business Value das laufende Projekt in Erklärungsnotstand bringt. Gefragt ist dann ein Business Case, um sein Budget zu verteidigen oder zu sichern. Üblicherweise werden Projekte, die keinen Sponsor auf C-Ebene haben, entweder über kurz oder lang eingestellt oder auf eine rein technische Inventarisierung reduziert. Damit fallen jedoch die größten Effizienz- und Einsparungspotenziale weg; das Geld ist zwar ausgegeben, das Ziel jedoch verfehlt. Unternehmen, die ernsthaft an den durch ein Asset Management mit sich bringenden Verbesserungen interessiert sind, gehen Projekte Top- Down an. Nur solche Projekte haben einen ROI zwischen 12 und maximal 24 Monaten. Alle anderen glauben nur, einen derartigen ROI zu haben. Die Überprüfung des Business Cases, falls überhaupt einer erstellt wurde, findet in den seltensten Fällen auch statt. Um ein erfolgreiches Projekt zu etablieren, sollten einige wenige Punkte konsequent im Auge behalten werden: Klare Definition, was man unter Asset/Lizenz Management im Unternehmen versteht. Klare Abgrenzung der angrenzenden Disziplinen, z. B. Inventory-, Event-, Problem-, Change-, Service Level-Management, etc. Das muss nicht 1:1 mit ITIL übereinstimmen. ITIL kann hier aber Hilfestellung geben. Klare Definition, was im Scope des Projektes ist und vor allem, was nicht im Scope ist; daran auch konsequent halten. Festlegen kleinerer Implementierungspakete - das führt dazu, dass das komplexe Asset Management Projekt regelmäßig über die gesamte Implementierungzeit Erfolge verbuchen kann und so eine Verzettelung verhindert wird. Pro Prozess ein Projekt bzw. Teilprojekt das sichert erfolgreiche Implementierungsergebnisse und unterstützt den prozessorientierten Ansatz.

11 Starten Sie mit den Definitionen, Scope und Rahmenwerken, anschließend das Prozess Design, parallel dazu die Toolevaluierung und letztlich die Tool- und Prozessimplementierung. Nicht zu vergessen die Trainingsmaßnahmen für die Mitarbeiter, um eine positive Akzeptanz und Serviceorientierung zu gewährleisten. Implementieren Sie Asset und Lizenz Management nacheinander. Lizenz Management bedarf einer Reihe von speziellen Funktionen, z. B. einem Abgleichverfahren zur Feststellung einer Über-/Unterlizenzierung, der Sicherstellung, dass vertraglich vereinbarte Lizenzrechte auch richtig genutzt werden oder freie Lizenzen im Asset Management Prozess berücksichtigt werden. Diese Funktionen sind mitunter vielfältig und aufwändig. Mittlerweile ist das Angebot an Asset Mangement Tools groß. Etablierte Applikationen weisen nicht nur eine gute Lösung auf, sondern zeichnen sich besonders darin aus, dass jahrelanges Know-how auf dem Gebiet mitgebracht wird. Lassen Sie sich nicht davon abschrecken, wenn die Präsentationtechnik des Verkäufers zu wünschen übrig lässt. Interessante Tools decken von der Anfrage über den Einkauf inkl. Warenkorb bis hin zur IMAC-Verwaltung und Ausmusterung alle Prozesse bereits ab und benötigen nicht mehr viel Anpassungsaufwand. Für mittelständige und kleinere Unternehmen gibt es speziell passende Lösungen, die mit dem Unternehmen wachsen können. Wichtig ist in jedem Fall, sich Zeit zu nehmen, um die Funktionen auch zu sehen und ggf. auf einen Referenzbesuch bei einem Kunden zu bestehen. Frage 7: Ausblick und eigene Lösungsansätze Wie schätzen Sie die weitere Entwicklung des IT Asset Managements, insbesondere die des Lizenzmanagements, ein? Wie ist das Asset Management in Ihrem Unternehmen organisiert? Welche Lösungen bietet Ihr Unternehmen an bzw. welchen Nutzen und Vorteile sehen Sie hier für die Unternehmen? Iris Katharina Stein: IT Asset Management wird zunehmend ein Management Thema. Untersuchungen zeigen, dass die Disziplin häufig eines der Top-10-Themen der CIO-Agenda ist. Im Moment merken wir, dass das Lizenz Management sich als eigene Disziplin etabliert, die weit über Inventarisierung und Lizenzabgleich hinausgeht. Die Kunden wollen eine End-to-End- Lösung. Nicht nur die IT ist der Initiator für solche Projekte. Immer häufiger werden wir von den Business Units unserer Kunden angesprochen und um Hilfestellung gebeten. In der IBM haben wir im dezentralen Umfeld eine eigene, weltweite Asset Management Lösung etabliert. Automatismen sorgen für ein regelmäßiges Scanning der festgelegten, technischen Bestandteile und Applikationen eines Rechners, die direkt mit Informationen zum User, der Kostenstelle und der Lokation zentral abgelegt werden und später in das Asset Accounting des ERP-Systems wandern. Differenzen werden automatisch mit den in der IBM geltenden Regularien abgeglichen. Bei Unstimmigkeiten erhält der User direkt eine Information, was zu prüfen ist und wie er dabei verfahren muss. Jeder einzelne Mitarbeiter ist

12 für seinen Asset Bestand verantwortlich. Das funktioniert sehr gut und ist auch einfach zu handhaben aufgrund des extrem hohen Automatisierungsgrades. Vor Jahren haben wir alle Service Prozesse nach ITIL designed und beschrieben. Von der Prozess Roadmap über Ablaufdiagramme, Detailbeschreibungen, Richtlinien und Regularien bis hin zu einem skillbeschriebenen Rollenkonzept wurde eine Out-of-the-box-Lösung entwickelt und auf Peregrine Asset Center, Tivoli für Inventarisierung und mit Websphere die Enduser-Aktivitäten webfähig umgesetzt. Die vorkonfektionierte Lösung haben wir ursprünglich für unsere Kunden entwickelt und konnten die Implementierungszeit dadurch um 50-70% reduzieren. Mittlerweile managen wir selbst auch einen Teil und Outsourcing- Accounts mit dieser Lösung. Aufgrund der Vielfältigkeit der Produkte und fertigen Lösungen kann IBM sehr schnell komprimierte Implementierungen für Asset und Lizenz Management anbieten. In Bereichen, in denen IBM kein eigenes Produkt besitzt, haben wir Partnerschaften geschlossen und den entsprechenden Skill in unserem Hause aufgebaut. Unsere Kunden wollen aber auch u. U. ein Asset- oder Lizenz Management mit einem Standardprodukt implementieren, jedoch die Prozesse ITIL-orientiert auf das Unternehmen angepasst haben. Wir haben sowohl für die technische als auch für die organisatorische Projektierung seit Jahrzehnten einen sich weiterentwickelnden IBM Implementierungsstandard, der von allen Architekten, Spezialisten und Consultants beherrscht wird. Er ist integraler Bestandteil der fachlichen Weiterentwicklung. Kein Unternehmen kann wie IBM die gesamte Wertschöpfungskette von der strategischen Beratung bis hin zu toolgestützten Implementierung und dem entsprechenden Support aus einer Hand liefern. Wir sind erprobt in der Realisierung komplexer Problemstellungen. Unser weltweites Knowledge Management ermöglicht es uns, über Grenzen hinweg in kürzester Zeit Informationen für unsere Kunden zu filtern und diese ihnen zur Verfügung zu stellen. Vielen Dank für die Teilnahme am Virtual Roundtable!

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