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2 ' 2004 Klopotek & Partner GmbH, Berlin Alle Rechte vorbehalten. Der Abdruck, auch nur auszugsweise, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Herausgebers. Bildrechte: Simone van der Lubbe, Dagmar Klopotek, Sven Paustian Druckerei: Druckpunkt, Berlin

3 Herstellung braucht Standardsoftware Liebe Leserin, lieber Leser, kaum eine Abteilung ist in verschiedenen Verlagen so unterschiedlich organisiert wie die Herstellung. Da es sich aber beim Produktionsprozess um einen zentralen Aspekt der Verlagstätigkeit handelt, haben wir gemeinsam mit unserem Partner arvato systems, Bertelsmann AG, im April die offene Diskussion Herstellung im Verlag initiiert: Das Forum Herstellung in Berlin thematisierte unter der Leitlinie from editorial to market den Geschäftsprozess Herstellung. Diese Broschüre vermittelt Ihnen die Eckpunkte der Diskussion rund um die Frage, ob Herstellung Kernkompetenz von Verlagen ist. Wir wollen den Diskurs fortsetzen und erweitern, indem wir die unterschiedlichen Beiträge des Forums hier wiedergeben. Sie finden in dieser Broschüre Zusammenfassungen und Auszüge, die wir mit freundlicher Genehmigung der Referenten veröffentlichen. Ausführliche Informationen finden Sie auf unserer Website unter Forum Herstellung (http://www.klopotek.de/pup tecnet/forumherstellung/deindex.htm). Wie beeinflussen die Veränderungen von Technologie auf der einen und Verantwortung für Prozessmanagement auf der anderen Seite das Arbeitsumfeld von Herstellung heute? In den Rubriken Strategie und Neue Technologien beschreiben wir, welche Antworten auf veränderte Anforderungen möglich sind. Was eine IT-Lösung können muss, um diese Prozesse zu unterstützen, ist Thema des zweiten Teils. In diesem Rahmen zeigen wir auch, welche Erweiterungen wir für das Herstellmodul unseres Produktplanungs- und -managementsystems PPM vorhaben und welchen Nutzen Sie daraus ziehen können. Integrationsfähigkeit ist das Stichwort, wenn man über den Rand der Softwarelösung für den zentralen Prozess Herstellung hinausblickt. Unser Artikel gibt Antworten auf die Frage, wie Systeme kommunizieren können, die heute parallel in Verlagen eingesetzt werden, und wie ein einheitlicher Datenzugriff gewährleistet wird. Mit Kalkulation, Controlling und Verlagserfolgsrechnung diskutieren wir abschließend einen Zusammenhang, der manche im Rahmen der Diskussion über Herstellung verwundert: Natürlich ist Verlagserfolg nicht von der Herstellung her zu definieren wohl aber umgekehrt. Denn es ist das Geschäftsmodell des Verlages, das Stellenwert und Verantwortung des Herstellers definiert. Die Verlagserfolgsrechnung ist Ausdruck genau dieses Geschäftsmodells. Ob ein Verlag den Maßstab für seinen Geschäftserfolg an die Akquise-Entscheidung am Anfang des Prozesses oder an Steuerungsmechanismen der Herstellungsabteilung legt: Die Verlagserfolgsrechnung bettet die Herstellung in den Geschäftsprozess des Verlages ein und definiert ihren Stellenwert. Wir laden Sie ein, sich an der weiteren Diskussion zu beteiligen. Schreiben Sie uns für eine offene und kritische Debatte auf unserer Website. Oder organisieren Sie mit uns Workshops und Prozessanalysen zu diesem Thema in Ihrem Haus. Wir stellen uns als Ihr Partner der Herausforderung, unser Herstellmodul zum Marktstandard zu entwickeln. Ihr Ulrich Klopotek von Glowczewski 3

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5 INHALT Branchendiskussion von Klopotek und arvato systems eröffnet Strategie Anforderungen an die Herstellung in gewandeltem Umfeld: Produktstandardisierung / Partnerschaft mit Lieferanten / Konsequente Prozess-Organisation / Dispositionsprozesse beherrschen / Automatisierte Verlagsproduktion / Leistungsfähige DV-Systeme Herstellung heute gestern morgen Prozess-Standardisierung in der Herstellung Neue Technologien Integrationsansätze auf Seiten der Dienstleister Job Definition Format (JDF) Drupa 2004 Durch Color-Management zur Farbtreue PPM Herstellung der Marktstandard für die zentralen Prozesse in der Produktion Die Standardsoftware für die Herstellung Was kann PPM Herstellung in der neuen Version? Technologie und Integration Herstellung mit PPM ist mehr Verlagserfolgsrechnung Der Spielraum jenseits der Herstellungskosten Verlagserfolg, Kalkulation und Ergebnisrechnung im Projekt am Beispiel Bildungsverlag EINS Kalkulation von Datenbank- und Onlineprodukten am Beispiel Verlag Walter de Gruyter Verlagserfolg vom Produkt und vom Kunden her messen Controlling der Rechteakquise am Beispiel S. Fischer Verlag

6 STRATEGIE from editorial to market Wohin geht die Reise in der Herstellung? Unter dem Motto from editorial to market eröffneten Klopotek und arvato systems das Branchengespräch über einen integrierten und standardisierten Geschäftsprozess für Verlage vom Autor bis zum Marktauftritt. Die Herstellung, einerseits oftmals nicht eingebunden in einen integrierten DV-gestützten Durchlauf im Verlag, andererseits aber entscheidendes Kettenglied bei der Einführung digitaler Geschäftsprozesse und neuer Produktformen, spielt hier die zentrale Rolle. Über 100 Teilnehmer aus Verlagen und IT-Unternehmen diskutierten in Berlin darüber, wohin sich die Herstellung in Verlagen in den nächsten Jahren entwickeln wird. Veranstaltungsort war die Alte Kommandantur in Berlin, die Hauptstadtrepräsentanz der Bertelsmann AG. Verlagsexperten, IT-Spezialisten und Unternehmensberater trafen sich in der modernen Arbeitsatmosphäre der Bertelsmann Repräsentanz Unter den Linden, um zwei Tage über strategische Aufgaben der Herstellung in Buch- und Zeitschriftenverlagen und entsprechende IT-Lösungen zu diskutieren. Das Forum war Auftakt für die Diskussion um die Verlagsorientierung in den nächsten Jahren und war von vier thematischen Schwerpunkten bestimmt: Schnelle und standardisierte Geschäftsprozesse vom Autor bis zum Marktauftritt Auswirkungen auf die Aufgaben und Organisation der Herstellungsfunktion Zukunftsfähige DV-Unterstützung von Herstellungsabteilungen Leistungsfähige Produktkalkulation und integrierte Verlagserfolgsrechnung. Bestimmt vom Thema des Plenums die Herstellprozesse und ihre strategische Ausrichtung zu überdenken wurde der Workflow in den verschiedenen Bereichen der Verlagsbranche in Arbeitsgruppen diskutiert: Fachinformation (Beispiel Bibliographisches Institut & F.A.Brockhaus AG), Publikumsverlage (Beispiel Berlin Verlag) sowie der Bereich Wissenschaftsverlage (Beispiel Verlag Walter de Gruyter). Herstellprozesse und Softwareunterstützung wurde am Beispiel Verlagsgruppe Random House GmbH diskutiert. Zukunftsfähige DV-Unterstützung, Erweiterungen der Klopotek Standardsoftware und moderne Erfolgsrechnung waren Themen des zweiten Teils der Tagung. In vielen Fragen unterschiedlicher Meinung über den Stellenwert und Verantwortungsbereich des Herstellers waren die Teilnehmer sich einig darüber, dass dieser offene Diskurs fortgesetzt werden muss. Die Zusammenarbeit zwischen Klopotek und arvato systems ist in besonderer Weise ein positives Beispiel, wie zwei Unternehmen zusammen am Markt agieren können. Es sind hier zwei marktführende Unternehmen zusammengekommen: Klopotek für die Standardsoftware für Verlage und arvato systems für den Bereich IT-Fullservices für die Medienbranche. Gemeinsam sind wir in der Lage, unseren Kunden einen kompletten Service aus einer Hand anzubieten bis hin zu ASP-Lösungen. Matthias Moeller, Director Project Services arvato systems GmbH

7 Klopotek und arvato systems eröffnen das Branchengespräch Starke Partnerschaft für eine kundenorientierte Komplettlösung Zur Buchmesse 2002 haben arvato systems, Bertelsmann AG, und Klopotek eine Entwicklungs- und Vertriebspartnerschaft vereinbart. Als führende Unternehmen in ihren Bereichen bilden sie Synergien, die Kunden im Verlagsbereich Standardsoftware und Komplettservice bieten. Es ist die Zusammenführung hoher Kompetenz in den jeweiligen Unternehmensbereichen, die die Partnerschaft von arvato systems und Klopotek für die deutsche und internationale Verlagsbranche so interessant macht: arvato systems, internationaler IT-Dienstleister im Medienbereich, und Klopotek als Entwicklungs- und Beratungsunternehmen führend für Standardsoftware für Verlage, bieten das spezifische Know-how für die Verlagsbranche mit der hohen Leistungskraft der IT-Services. Die Arbeit von arvato Consultants in nationalen und internationalen Einführungsprojekten und die Verstärkung der eigenen Entwicklungsbereiche sind Inhalte der Partnerschaft. In Klopotek-Einführungsprojekten für den Wolters Kluwer Konzern in den Niederlanden (ten Hagen & Stam), Schweden (Liber) und UK (Nelson Thornes) implementieren Mitarbeiter von arvato systems die Finanzsoftware SAP FI/CO. Beide Partner haben durch die Entwicklung von Schnittstellen zur Kopplung von Klopotek und SAP neue Standards im Verlagsmarkt geschaffen. In den USA finden seit 2003 gemeinsame Vertriebsaktivitäten statt. Aktuell konzentrieren sich Klopotek und arvato systems auf drei gemeinsame Schwerpunkte, die sie mit Kunden und Partnern entwickeln: Ein Schwerpunkt ist hier das Thema ASP- Lösungen, insbesondere mit dem Blick auf kleinere und mittelgroße Verlage. Beide Unternehmen können hier einen Service mit komplettem Dienstleistungsumfang aus einer Hand anbieten: Angefangen von der Projektierung über Customizing und Implementierung bis zu Wartung im Betrieb und Betreuung. Kunden, die sich für diesen Service entscheiden, können ihre gesamte Dienstleistung outsourcen und damit deutliche Vereinfachungen erzielen. Ein weiterer Schwerpunkt der Zusammenarbeit ist die Internationalisierung, insbesondere im angloamerikanischen Markt. Hier gehen beide Unternehmen davon aus, dass diese Aktivitäten auch positiv auf die Kunden im europäischen Markt ausstrahlen. Der dritte Aspekt betrifft die Zusammenarbeit bei der Entwicklung von Standardsoftware. arvato systems implementiert als Entwicklungspartner von Klopotek, geführt von der Routine und dem Know-how des Klopotek Produktmanagements, wesentliche Teile der Komponente Herstellung. Es ist grundlegendes Element der Unternehmenskultur beider Häuser, partnerschaftlich zusammenzuarbeiten, und es ist das Angebot, Verlage in ihren Business- Prozessen mit der Kompetenz beider Unternehmen zu unterstützen.

8 from editorial to market Erfahrungsaustausch auf dem Forum: Case Studies Herstellung Die Arbeitsgruppen auf dem Forum from editorial to market haben den Workflow Herstellung von Wissenschafts-, Fach- und Publikumsverlagen am Beispiel der Verlage Walter de Gruyter, Bibliographisches Institut & F.A. Brockhaus, Verlagsgruppe Random House und Berlin Verlag untersucht. Ein guter Schritt, Schwerpunkte für IT-Unterstützung der Herstellung zu bestimmen, der weitergeführt werden muss. Qualität und Kosten in der Balance halten ist das Leitmotiv von Renate Stefan, Herstellungsleiterin im Berlin Verlag, für den Workflow im Publikumsverlag. Ich finde, Herstellung ist das Spannendste im Verlag, war ihr Plädoyer. Hohe Qualität der Titel bei Senkung der Prozesskosten, klare Ausrichtung auf wenige Schlüssellieferanten, Standardisierung von Formaten und Materialien sowie Volumenbündelung im Druck waren die Themen dieser Arbeitsgruppe. Und die Freude am schönen Buch, denn Warum soll man Bücher nicht schön machen, wenn es nicht teurer ist? Herstellung bei Random House war das Thema einer Arbeitsgruppe. Für arvato systems stellte Olaf Flöthmann, Senior Consultant arvato systems GmbH, den aktuellen Stand der IT-Landschaft von Random House auf Basis der PPM- Daten vor und erläuterte die Datenintegration im Heyne Projekt. Ellen Böckmann, Herstellungsleiterin beim Bibliographischen Institut & F.A. Brockhaus, beschrieb den Produktworkflow von Sachbüchern von der Produktidee bis zur Nachbetrachtung der produzierten Titel. Beispielhaft erläuterte sie den Bildworkflow: Bedingt durch die Einführung einer Bilddatenbank wurde der Prozess von der redaktionellen Bildauswahl bis zur Honorarabrechnung neu festgelegt und ein verbindlicher Workflow definiert. Bei der Aufgabendefinition Renate Stefan, Herstellungsleiterin Berlin Verlag Olaf Flöthmann, Senior Consultant arvato systems GmbH Ellen Böckmann, Herstellungsleiterin Bibliographisches Institut & F.A. Brockhaus Joachim Brunold, Brunold + Partner Unternehmensberatung GmbH

9 Klopotek und arvato systems eröffnen das Branchengespräch im Produktworkflow wird auch das veränderte Berufsbild des Herstellers deutlich. In seiner früheren Rolle galt der Hersteller als Spezialist für Typografie und Ausstattung. Sein heutiges Aufgabenprofil ist die ganzheitliche Projektsteuerung incl. der Kostenüberwachung. Voraussetzungen dafür sind Kenntnisse des Projektmanagements und der modernen Technologien in Vorstufe und Produktion. Durchlaufzeiten reduzieren Kosten senken Am Beispiel des Zeitschriften- Workflows im Verlag Walter de Gruyter wurden, moderiert von Joachim Brunold, papierloser Produktionsprozess, PDFbasierte Prozesse unter Ausnutzung von Author Tracking Systemen und Möglichkeiten zur Senkung der Produktionskosten, z.b. durch Volumenbündelung in der Gang-Produktion, erörtert. Wesentliches Potential für die Optimierung des gesamten Workflows sieht man in den Abläufen und der Kommunikation zwischen Herausgeber, Autor und Gutachter sowie der Redaktion, die mit der Planung für ein neues Heft beginnen und mit der Abgabe der produktreifen Manuskripte enden. Meinung auf dem Forum: Diese Veranstaltung ist wirklich wichtig, weil die Themen Herstellung, IT und Prozessoptimierung keine singulären Ereignisse sind; man muss langsam lernen, in einem Unternehmen prozessorientiert von A bis B zu denken. Oder eben auch mit Partnern: Ich finde es bemerkenswert, dass es eine so enge Kooperation und strategische Partnerschaft zwischen Klopotek und arvato systems gibt. Es kann der Branche nur helfen, in diesen Standardisierungsprozessen voranzukommen. Eine große Schwäche insbesondere der Buchverlagsbranche ist ja eben, dass wir noch zu wenig standardisierte Prozesse und Workflows haben. Da kann ein solches Forum wirklich dazu beitragen, dass man a. Standards ermittelt, und b. Strategien entwickelt, wie man optimierte Workflows erzeugen kann und wer die Spezialisten dafür sind. Ich find's gut. Mehr zu den Arbeitsgruppen des Forums finden Sie unter: herstellung/workshops/deindex.htm auf dem Forum: Peter Schuck, Geschäftsführer MVB Marketing- und Verlagsservice des Buchhandels GmbH

10 STRATEGIE Anforderungen an die Herstellung in gewandeltem Umfeld Nach wie vor lauten die Anforderungen an die Herstellung: kurze Produktionszeiten, geringe Kosten, höchste Qualität und flexibler Einsatz. Das Umfeld jedoch, in dem die Herstellung diese Anforderungen umsetzen muss, hat sich in den vergangenen Jahren dramatisch verändert. Die technische Entwicklung (Stichwort Digitalisierung) hat erhebliche Auswirkungen auf die Publikationstätigkeit der Verlage und in besonderer Form auf deren Herstellungsabteilungen. Durch die Möglichkeit, Texte, Bilder, Grafiken, etc. elektronisch zu erfassen, zu ver- und bearbeiten, zu speichern und in unterschiedlicher Form auszugeben wobei der Druck nur eine Möglichkeit ist stehen die Verlagshersteller vor der Herausforderung, neue Produktionswege für den Verlag begehbar zu machen. Dies in einer Zeit, in der die kürzer werdenden Lebenszyklen der Produkte die Herstellung bereits unter Druck setzen. Sie zwingen sie dazu, die Verlagsprodukte immer schneller herzustellen und flexibel alle Anforderungen von Redaktion und Vertrieb umzusetzen. Starken Einfluss auf die Prozesse der Herstellung hat auch die Bereitstellung von Inhalten just in time. Ob die Beschickung eines Internet-Portals über ein spezielles Content-Management-System oder das printing on demand ist, ständig sind neue Produktionswege für Verlagsinhalte zu erschließen. Bei zunehmender Konzentration der führt Verlage auf den Weg der Partnerschaft, selbst mit direkten Konkurrenten. Branche kommt auf viele Herstellungsabteilungen nicht nur die Anforderung zu, Die auf diesen Zusammenschlüssen entstehenden Kombinationsprodukte sind von sich mit den Kollegen des bisherigen Konkurrenten zu einem neu zu formierenden der Herstellung, über die Grenzen der Herstellungsbereich zusammenzuschließen. beteiligten Verlagen hinweg, zu steuern. Dazu ist ein hohes Maß an Koordinationsfähigkeit und an professionellem Projekt- Nicht nur in Konzernumfeldern werden interne Substanzen zunehmend zu gemeinsamen Marktauftritten zusammen- der gleichzeitige Auftritt von Dutzenden management notwendig. Nur dann kann gebracht. Die immer schwierigere Erreichbarkeit von Zielgruppen, die steigenden steuert, gelingen. Produkten im Handel, punktgenau ge- Marketing-Ausgaben und der hohe Finanzbedarf neuer Publikationswege HANDLUNGSFELDER DER RESTRUKTURIERUNG ANFORDERUNG EINER STRATEGISCH ORI- ANFORDERUNGEN DES MARKTES ENTIERTEN HERSTELLUNG Marktsynergien durch Optimale Steuerung der Partnerschaften erschließen Wertschöpfungskette Die eigene Beweglichkeit bei Fremde Partner wirksam in Neuprodukten erhöhen Prozesse einbinden Immer schneller Produkte auf den Kostenvorteile weltweit Markt bringen realisieren Technologien für neue Balance von Lager- und Produktkonzepte einsetzen Just-in-time-Konzepten Produktionsprozesse digitaler Produkt- und Prozesskosten Produkte neu denken optimieren Der Trend zum individualisierten Printprodukt verlangt ebenso eine geeignete Antwort, ob das Produkt nun voll im Digitaldruckverfahren erstellt oder ob der Schwarzdruck in die im Offset gefertigten Farbseiten eingebracht wird. HANDLUNGSFELDER DER RESTRUKTURIERUNG DER HERSTELLUNGS-PROZESSE Verlagsprodukte standardisieren Lieferanten strategisch steuern Geschäftsprozesse reorganisieren Den automatisierten, digitalen Workflow aufbauen Leistungsfähige Technik beherrschen Das eigene Verhalten ändern Herstellung und ihre Prozesse neu denken 10

11 Strategische Antwort: Produkt-Standardisierung So paradox es klingt: Die Antwort auf die Forderung nach höherer Flexibilität, nach Schnelligkeit oder nach individualisierten Produkten lautet: Standardisierung. Normierung ermöglicht Größeneffekte Erst normierte Formate, einheitliche Layouts, eine festgelegte Farbskala oder eine definierte Schriftenpalette lassen einerseits die flexible Auskoppelung unterschiedlicher Produkte zu und ermöglichen gleichzeitig Größeneffekte in der gemeinsamen Produktion von Büchern und Zeitschriften. Ohne eine marktgerechte und zielgruppenadäquate Produktqualität zu verhindern, kann etwa eine Gangproduktion die Herstellkosten im Buch- oder Zeitschriftenbereich um bis zu 25% reduzieren. Produktstandards schriftlich festlegen Der erste Schritt der Standardisierung der Produkte besteht darin, dass Standards definiert werden. Schriftlich festgelegt, sind sie mit allen Mitarbeitern innerhalb und außerhalb des Verlages nachvollziehbar zu kommunizieren und verbindlich zu machen. Eine Handlungswelt, in welche Verlage sich noch einfinden müssen, während sie für die Automobilindustrie schon Strategische Antwort: Partnerschaft mit Lieferanten Ihre notorisch schwache Stellung im Beschaffungsmarkt verbessern Verlage, indem sie ihr geringes Beschaffungsvolumen auf eine kleine Zahl von Lieferanten konzentrieren. Neben Preisvorteilen bringen die damit verbundenen höheren Volumen größere Sicherheit in der Zusammenarbeit und eine beherrschte Qualität der Produkte. Einfluss erhöhen Gerade aus Sicht der Qualitätssicherung ist eine solche Strategie zielführend. Denn mit seinem wachsenden Volumen erhöht der Verlag seinen Einfluss auf den Lieferanten. Und Einfluss bedeutet, dass er über Produktionstermine verhandeln und mit dem Lieferanten gemeinsame Produktentwicklung betreiben kann. Es bedeutet weiter, dass er sich das in entsprechende Verträge mit Lieferanten gießen lässt. So wird Einfluss zur entscheidenden Grundlage nicht nur besserer Preise, vielmehr kann dieser in Richtung beherrschter Qualität eingesetzt werden. Beherrschte Qualität wiederum wird immer wichtiger, je mehr der digitale Workflow umgesetzt wird, weil dieser einen körperlichen Transport ja ausschließt und einen physischen Korrektureingriff immer weniger möglich macht. Hinzu kommen praktische Argumente. Soll die Durchgängigkeit von Daten-Files vom Verlag bis zur Druckmaschine organisiert werden, dann muss eine enge Abstimmung mit Lieferanten erfolgen. Diese Abstimmung mit zehn oder zwölf Partnern erfolgreich zu gestalten, ist auf jeden Fall schwieriger, als wenn das konzentriert mit wenigen strategischen Partnern geschieht. Lieferanten aktiv steuern Um das magische Dreieck der Verlagsherstellung, Termin, Kosten und lange ein Heimspiel ist. Chrysler beispielsweise erreicht beim Modell Crossfire einen Anteil von 40% auch in anderen Modellen verwendeter baugleicher Teile. In der Außenhaut des Autos, d.h. in dessen Wahrnehmung, welche ja die Herstellung im Verlag verantwortet, wird der Unterschied gemacht. Es sollen adäquate Modelle für individuelle Kunden erzeugt werden, bei denen innen immer der gleiche Motor den entsprechenden Kostenvorteil bringt. Qualität optimal steuern zu können, kommt der aktiven Gestaltung der Beziehung zu Lieferanten eine hohe Bedeutung zu. Dabei ist ein durchgängiger Ablauf, vom Auftrag über Wareneingang und Bestandsführung bis hin zum Rechnungseingang und der Nachkalkulation zu organisieren. Dass dies mit einer leistungsfähigen Software besser gelingt, versteht sich von selbst. Lieferantendaten im direkten Zugriff Basis für den Erfolg in den Beschaffungs- und Produktionsprozessen sind schnell verfügbare und von allen Herstellern greifbare Stammdaten. Zu diesen gehören die Lieferanten-Stammdaten, mit Adressen, Vertragsdaten und Preislisten, sowie Produkt- und Projekt-Stamm und die Daten zur Verwaltung aller Materialien, insbesondere des Papiers. STRATEGIE NEUE TECHNOLOGIEN STANDARDSOFTWARE INTEGRATION VERLAGSERFOLG 11

12 STRATEGIE Autoren Autoren STRATEGISCHE PARTNER INTEGRIEREN externe Redaktion Konzept Entwicklung Realisierung Vertrag Qualität Termine Kosten Organisation Layouter Grafiker Fotografen Agenturen Repro Zusammenarbeit Auftragsorientierung Schnittstellenmanagement Übergabe- Regeln externe Herstellung Satz Druck Binden Herstellung Abnahme- Regelung Logistik- Dienstleister Auslieferung/ Vertrieb Vertrauen Sicherheit Strategische Antwort: Konsequente Prozess- Organisation In der Vergangenheit war der Fokus von Verlag und Herstellung stark auf die Reduzierung der Herstell-Kosten gerichtet. Die technische Revolution in Vorstufe und Druckindustrie, sowie neue Formen der Produktion, z.b. die Gang-Produktion, gaben dazu gute Ansatzpunkte und nach wie vor können bei konsequenter Bedienung aller Stellschrauben in diesem Bereich Kostensenkungen im zweistelligen Prozentbereich erzielt werden. Technik Systeme Anwendungen Standards Integration Zuverlässigkeit Partnerschaften erfordern Koordination und professionelles Projektmanagement von der Herstellung Leistungsfähige Auftragsverwaltung Mit einer leistungsfähigen Lieferanten- Auftragsverwaltung lassen sich Aufträge schnell erzeugen und automatisch (per oder JDF) weiterreichen. Einmal erstellt können Aufträge über einen Auftrags-Leitstand verfolgt werden, in dem nicht nur mit Hilfe interner Auftrags-Übersichten, sondern mit Statusmeldungen vom Lieferanten (geplante, aktuelle, abgeschlossene Aufträge) die gesamte Produktion aktuell und effektiv gesteuert werden kann. Automatisierter Rechnungseingang Zentraler Punkt der Abnahme der Lieferanten-Leistung sind Warenlieferung und Rechnungseingang. Zunehmend werden hier automatisierte Eingangsverfahren eingesetzt, die digitale Lieferscheine und Rechnungen vereinnahmen und den Lieferanten-Aufträgen direkt zuordnen. Im weiteren Ablauf werden Rechnungen automatisch in den Zahlungskreis der Buchhaltung eingestellt, der Kostenstelle und dem Kostenträger zugeordnet, womit der Rechnungsbetrag auch der Nachkalkulation zur Verfügung steht. Leistungsfähige Bestandsverwaltung Bleibt die Notwendigkeit der Bestandsverwaltung. Einmal bezüglich der Fertigprodukte, für welche die Herstellung die ständige Verfügbarkeit garantieren und bei Bedarf die Nachauflage auslösen muss. Zum anderen die Lagerwirtschaft für Papier und Materialien (Ordner, Schuber, Register, Tüten usw.). Für beide Aufgaben ist der Einsatz einer leistungsfähigen Software grundlegend, da in schnellen, automatisierten Workflows nur damit eine souveräne Steuerung der Bestände möglich ist. Insbesondere wichtig ist das Führen von Lägern bei den Druckereien und Buchbindereien, die Reservierung von Papier und Materialien aus dem Produktionsauftrag heraus sowie eine Alarmmeldung auszulösen, wenn der Mindestbestand erreicht wird. Schlanke Prozesse niedrige Kosten Dagegen besteht noch ein deutlicher Nachholbedarf in der Reduzierung der Durchlaufzeiten der Produkte, von der Idee bis zur Marktverfügbarkeit, der Flexibilität der Produktion sowie in der Senkung der Prozesskosten. In der konsequenten Reorganisation der Prozesse liegt ebenfalls eine Ressource, die Einsparungspotentiale im zweistelligen Prozentbereich verspricht. Steuerungshoheit bei der Herstellung Schnelle Marktauftritte im Print-Bereich, das gleichzeitige Erscheinen von Buch und CD oder die Versorgung von Web-Portalen macht eine Kraft im Hintergrund notwendig, die diese Publikationswege koordiniert und deren Beschickung mit Inhalten steuert das ist die Herstellung. Da Termine früh in Workflows verschenkt werden (Stichwort verspäteter Manuskript-Eingang), da Fehler im Prozess umso höhere Kosten verursachen, je später sie entdeckt werden, sind Verlage gut beraten, wenn sie eine aktive Steuerung des gesamten Produktions-Workflows installieren und das Steuerrad und entsprechende Befugnisse in die Hand der Herstellung geben. Damit wäre diese nicht nur aus der unliebsamen Lage des Letzten, den die Hunde beißen, heraus. Der gesamte Verlag wäre Nutznießer davon, dass eine Steuerung des Workflows vom Ende her am ehesten Termine sichert und die Prozesskosten niedrig hält. 12

13 Herstellung gestern heute morgen Neue Technologien haben erhebliche Auswirkungen auf die Publikationstätigkeit der Verlage und Herstellung ist Kernkompetenz, so Ernst-Peter Biesalski, Professor für Buchhandel/Verlagswirtschaft an der HTWK Leipzig. In seinem Beitrag zum Thema Strategische Rolle der Herstellungsfunktion im Verlag auf dem Forum behandelte er als einen Aspekt die Veränderungen im Berufsbild des Verlagsherstellers. Die Herstellung hat eine sehr eigene Stellung im Verlag. Woher kommt das? Herausgebildet hat sich das Berufsbild des Verlagsherstellers erst im letzten Drittel des 19. Jahrhunderts in den Wissenschaftsverlagen. Bis dahin war die "Herstellung der Bücher" Chefsache. Sie wurde vom Verleger selbst, ggf. mit Unterstützung von Handlangern bewältigt. Mit der steigenden Buch- und Zeitschriftenproduktion im wissenschaftlichen Bereich, neuen Techniken (z.b. im Bereich der Reproduktion) und gestiegenen Qualitätsansprüchen bildete sich die Funktion des Herstellers / der Herstellungsabteilung im Verlag heraus. Verantwortungsbereich war die Organisation der technischen Herstellung von Büchern bzw. Zeitschriften. In Publikumsverlagen setzte diese Entwicklung erst sehr viel später ein. Hier blieb dieser Aufgabenbereich als Kernkompetenz des Verlages in den Händen des Verlegers. Ernst Rowohlt schreibt über seine Zeit bei S. Fischer kurz vor dem Ersten Weltkrieg: "Den "Tod in Venedig"habe ich als Buch hergestellt, und ich muss sagen, wenn ich, heute noch, die erste Auflage sehe, dann freue ich mich immer, wie gut ich das gemacht habe. Fischer selbst hat mir immer dadurch so kolos- sal imponiert, dass er von Satz, Papier und Druck, aber auch von der Kalkulation so au erordentlich viel verstand, und ich muss zu seiner Ehre sagen, dass er immer das gr te Gewicht darauf legte, dass die Autoren ja nicht zu knapp wegkamen. Meine Verliebtheit in das Buch als solches wurde durch S. Fischer gesteigert. Ich sehe ihn jetzt noch vor mir, wenn er das erste fertige Exemplar in die Hand nahm. Ein Blumenz chter kann eine neugez chtete Rose nicht liebevoller ansehen als S. Fischer das fertige Buch." Als weiteres Beispiel für einen sehr erfolgreichen Verleger, der viele seiner Bücher selbst herstellerisch betreute, sei Gustav Kiepenheuer hier noch erwähnt. Ab den späten 20er Jahren des 20. Jahrhunderts begannen dann auch die großen schöngeistigen Verlage gezielt Mitarbeiter mit einer Ausbildung im graphischen Gewerbe einzustellen, um diese mit den Aufgaben eines Herstellers zu betrauen. So engagierte Anton Kippenberg vom Insel-Verlag im Jahr 1928 Gotthard de Beauclair, der entscheidenden Einfluss nicht nur auf die Gestaltung der eigenen Verlagspublikationen hatte. An diesen und anderen Beispielen zeigt Ernst-Peter Biesalski, Professor für Buchhandel/Verlagswirtschaft an der HTWK Leipzig, zusammen mit Reinhold Tokar, Geschäftsführer Verlag Walter de Gruyter und Unternehmensberater Joachim Brunold, Brunold + Partner Berlin, beim Kamingespräch Bücher auf die Welt bringen (von li. nach re.) sich, dass die Aufgaben des Herstellers nicht nur die Abwicklung der Produktion einschließlich Kostenkontrolle betrafen, sondern bald auch Ausstattung und Gestaltung. bzw. die Zusammenarbeit mit Grafikern und Buchkünstlern, die vom Verlag beauftragt wurden. Die zitierten Beispiele spiegeln aber lediglich die Situation in den großen erfolgreichen Verlagen und wenigen mittleren Unternehmen. Was aber war mit dem Rest? Diese Unternehmen verfügten nur in Ausnahmefällen über eigene Herstellungskompetenz, die über das unbedingt notwendige technisch / kaufmännische Basiswissen hinausging. Man nutzte das Angebot vieler graphischer Betriebe, die Abwicklung der Gesamtproduktion einschließlich Gestaltung, von diesen erledigen zu lassen. Diese Praxis änderte sich erst nach dem zweiten Weltkrieg, als sich das Tätigkeitsprofil des Herstellers im Verlag weiter verfestigte, als einem Mitarbeiter, dem die Kalkulation und Organisation der Produktion oblag, darüber hinaus die Gestaltung der Verlagsprodukte. Alles jedoch unter dem ständigen Druck, Kosten sparen zu müssen. Der qualitative Verfall der Buchproduktion in den 60er STRATEGIE NEUE TECHNOLOGIEN STANDARDSOFTWARE INTEGRATION VERLAGSERFOLG 13

14 Jahren, als von Materialmangel keine Rede mehr sein konnte, zeigt diese Tendenz erstmals deutlich. In den 70er Jahren kam es durch die Einführung neuer Technologien (Offsetdruck und Filmsatz) zu einer veränderten und beschleunigten Buchproduktion, die sich entsprechend auf die Tätigkeit des Herstellers auswirkte. In den 80er Jahren war die Welt noch in Ordnung Dennoch war das Herstellerleben noch Anfang der 80er Jahre aus heutiger Sicht geradezu beschaulich und von handwerksähnlichen Tätigkeiten geprägt. Auszeichnen des Manuskriptes mit verschiedenen Buntstiften, Fahnenkorrekturen, Anfertigen eines Klebeumbruchs (denken Sie an den wunderbaren Duft von Fixogum), Vermaßen und Auszeichnen von Abbildungsvorlagen, Kontrolle der Andrucke, Anfertigung von Reinzeichnungen mit Tusche und Papier, Kontrolle von echten Blaupausen / oder Aushängern, um nur einige Beispiele zu nennen. Tätigkeiten, die es heute noch gibt, aber unter völlig geänderten Vorzeichen. Damals verfügte die Herstellungsabteilung über das alleinige Wissen, wie man Bücher produziert. Die dort tätigen Kollegen, die häufig Berufen des graphischen Gewerbes entstammten, trugen dieses "Herrschaftswissen" nicht selten selbstbewusst zur Schau. Auch bekamen sie die größten Weihnachtsgeschenke von den Zulieferbetrieben, wie die Kollegen der anderen Abteilungen neidvoll bemerkten. Wirft man einen Blick in die Fachliteratur dieser Zeit, finden sich Definitionen des Herstellerberufes wie: "Der Hersteller ist die Schnittstelle zwischen Geist und Materie, er sorgt daf r, dass aus dem vom Autor geschriebenen Buch das Buch wird, das Du beim Lesen in der Hand h ltst." oder "Die T tigkeit des Herstellers kann mit der eines Dirigenten verglichen werden. Wie dieser die Instrumente nicht selbst spielt, er aber die einzelnen Musiker zu einem Gesamtwerk zusammenf hrt und leitet, so wendet der Hersteller die graphischen Techniken nicht selbst an, sondern steuert die Beteiligten so, dass zum richtigen Zeitpunkt das Druckwerk in der gew nschten Form in der angemessenen Qualit t produziert ist." oder weniger lyrisch "Die Herstellungsabteilung sorgt daf r, dass ein Buchmanuskript samt Bildvorlagen zum Buchk rper wird." Was hat sich verändert? Mittlerweile hat sich für die Hersteller viel verändert. Nicht nur die Größe der Weihnachtsgeschenke. Denn in den letzten 25 Jahren hat sich eine bis heute nicht abgeschlossene Entwicklung vollzogen, die zu gravierenden Veränderungen geführt hat. Hier nur einige Schlagworte: 1981 bringt IBM den ersten PC auf den Markt erscheint der Mac von Apple mit graphischer Oberfläche stellen Philips und Sony die CD- ROM vor / bringt Microsoft die erste Windows Version auf den Markt wird der SGML Standard eingeführt erscheint die Software QuarkXPress die Firma Adobe liefert Photoshop 1.0 aus / das erste Office Paket von Microsoft wird angeboten entwickelt Tim Berners Lee am Kernforschungszentrum CERN in Brüssel ein Hypertextsystem (HTML) und schafft damit die Grundlage für das heutige Internet. Ebenfalls 1991 wird mit der DCS 100 von Kodak die erste Digitalkamera zum Preis von rund ,- DM angeboten Einführung des GSM Standard für Mobiltelefonie, der Siegeszug des Handys beginnt Intel bringt den Pentium- Prozessor auf den Markt wird der erste Palm Pilot angeboten die ursprünglich für Videorecorder gedachte DVD-Technik wird für PCs genutzt Drahtlosanwendungen wie WLAN oder Bluetooth 2003 Multimedia Messaging Service oder kurz MMS erlaubt Mobiltelefonnutzern den gleichzeitigen Versand von Bildern, Tondokumenten, Text und anderen multimedialen Elementen in Form kompakter MMS-Mitteilungen. Diese wenigen Stichworte genügen wohl, um nochmals in Erinnerung zu rufen, was für eine unglaubliche Entwicklung in den vergangenen zwei Jahrzehnten stattgefunden hat. Die technischen Entwicklungen wurden in vielen Herstellungsabteilungen wohl wahrgenommen, aber nicht als relevant für die eigene Tätigkeit empfunden. Auch an der Einführung neuer Publikationsformen, wie zunächst die CD-ROM oder später Online-Publishing, wurde, wenn überhaupt, dann nur widerwillig mitgearbeitet. Die liebevolle, ja traditionelle, Beschäftigung mit dem gedruckten Produkt verstellte vielen Herstellern den Blick auf neue Entwicklungen und verhinderte, dass sie sich frühzeitig mit diesen Entwicklungen beschäftigten. Die Herstellungsabteilungen wurden von den technischen Entwicklungen überrollt. So wie die Hersteller von Satzsystemen sich den neuen Computertechnologien und ihren Möglichkeiten viel zu lange verschlossen was letztlich zu ihrem Verschwinden führte so haben auch viele Verlagshersteller viel zu lange gezögert, sich mit Mac und Consorten auseinander zu setzen. Die dramatischen Veränderungen im 14

15 Bereich der Druckvorstufe, zunächst im Satz, wenig später in der Reproduktion, gingen zwar schnell vonstatten, waren letztlich für aufmerksame Beobachter aber nicht überraschend. Folgen der Digitalisierung Diese Digitalisierung der Druckvorstufe hatte den Herstellungsablauf in den Verlagen bereits deutlich verändert und führte in nicht wenigen Häusern zum Beispiel dazu, dass der Satz von Manuskripten nicht mehr an Dienstleister vergeben, sondern in Eigenregie erledigt wurde. (Wobei die bislang angelegten Qualitätsmaßstäbe plötzlich nicht mehr ganz so konsequent gehandhabt wurden). Texterfassung und Bildbearbeitung wurden erlernbar, auch für Nichthersteller, und so haben die neuen Technologien zu einem Verlust des alleinigen Wissens der Hersteller um die Produktion geführt. Insbesondere die jüngeren Mitarbeiter in den Lektoraten und Redaktionen verfügen heute über fundierte Kenntnisse hinsichtlich Text- und Bildbearbeitung, Datenformaten und Publikationsmöglichkeiten, die manchen Hersteller buchstäblich alt aussehen lassen. Hinzu kommt, dass die Wahrnehmung des Anteils der Herstellung am Verlagserfolg reduziert ist, seitdem sich das Primat des Marketings in den Verlagen durchgesetzt hat. So wird der Hersteller wahrgenommen als kompetenter Kollege zur Lösung technischer Probleme im Publikationsprozess. Herstellungsabteilungen haben in vielen Häusern leider kein wesentliches Mitspracherecht mehr, ja werden teilweise outgesourct, eine Entwicklung, die ich nicht gut heißen kann. Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem Beitrag Strategische Rolle der Herstellungsabteilung im Verlag auf dem Forum from editorial to market. Den vollständigen Vortrag mit Verzeichnis der Quellen und Literatur finden Sie unter Strategische Antwort: Dispositions-Prozesse beherrschen In der Absatzplanung wird festgelegt, in welchen Stückzahlen der Markt Neuprodukte und Nachauflagen des Verlages wohl annehmen wird. Obwohl dieser Planungsschritt immer mit Unsicherheit behaftet ist, kann er doch, mit einem leistungsfähigen Software-System unterstützt, deutlich verbessert werden. Anhand der Absatzzahlen der Vergangenheit, dem Absatzverhalten vergleichbarer Titel, dem typischen Saisonverlauf eines Marktes oder dem Lebenszyklus einer Produktgruppe können die Verantwortlichen ihre Entscheidung auf eine tragfähige Grundlage stellen. Disposition setzt auf Absatzplanung auf Auf Basis der festgelegten Absatzzahlen wiederum kann die Herstellung die Disposition ihrer Produktion ableiten. Die Festlegung von Produktions- und Beschaffungsaufträgen, die Reservierung von Ressourcen der Lieferanten, die Auslastung der eigenen Mitarbeiter alles hängt an den von den Planungsgremien freigegebenen Produkten und Stückzahlen. Schnelle Planung mit Produktstückliste Für alle Produktarten, seien es Bücher, Zeitschriften oder CDs, ist die Disposition wesentlich zu vereinfachen und zu beschleunigen, wenn die einem Produktstandard unterworfenen Verlagsprodukte eine in einer Stückliste festgelegte Struktur erhalten. Eine einfache Struktur bei Büchern könnte aus Inhalt, Einband und Schutzumschlag bestehen. Eine komplexere Struktur über mehrere Ebenen wäre ein Buch mit mehreren Beilagen und einer CD sowie der Verlinkung der einzelnen Beiträge zu Buch und CD. Disposition löst Aufträge aus Aus einer solchen Struktur heraus könnten die unterschiedlichsten Dispositions-Vorgänge erzeugt werden, wie Satz, CD-Mastering, Druck oder Binden. Dies sind Vorgänge, welche neben der Zuweisung zu hinterlegten Lieferanten auch die Reservierung von Papier und Materialien auslösen können. Auf diese wiederum greift die Auftragsverwaltung zu, befüllt die auszulösenden Aufträge mit den Daten der Disposition und überstellt die Aufträge auf elektronischem Weg an die Lieferanten. Dies ist kein Traum, sondern ein technisch möglicher Weg, der besonders dann aussichtsreich beschritten werden kann, wenn die Standardisierung der eigenen Produkte weit fortgeschritten ist. Strategische Antwort: Automatisierte Verlagsproduktion Automatisierung ermöglicht nach dem Großen Duden-Lexikon, durch "geeignete Einrichtungen" (Maschinen, Software) "technische Vorgänge selbsttätig nach einem festgelegten Plan oder in Bezug auf festgelegte Zustände ablaufen" zu lassen. Für die Herstellungsprozesse des Verlages bedeutet selbsttätig, dass heute noch vielfach manuell bediente Prozesse, etwa der Manuskripteingang oder die Datenübergabe an den Satzbetrieb, zukünftig ohne menschlichen Eingriff und nur von DV-Systemen gesteuert ablaufen werden. STRATEGIE NEUE TECHNOLOGIEN STANDARDSOFTWARE INTEGRATION VERLAGSERFOLG 15

16 STRATEGIE Automatisierte Vereinnahmung Sie starten an jenem Punkt, an dem Content in den Verlag eintritt. Im Papier- Workflow kommt das eine Manuskript im Briefumschlag in den Verlag, wird entnommen, kurz geprüft und dann in eine Ablageschale gelegt. In automatisierten Umgebungen liegt der Erfolg im Anfang! So etwa beim Prozess der Vereinnahmung des Contents, in dessen Ablauf z.b. ein Bild sofort in eine produktionsverwendbare Form gebracht wird, um es in Publikationen des Verlages einsetzen zu können. Laufende Contentpflege Wenn ein Verlag, angepasst an seinen Markt und seine Zielgruppen, jederzeit auf seine Inhalte zugreifen können und diese für unterschiedliche Publikationsformen zu unterschiedlichen Zeitpunkten platzieren möchte, muss er seine Inhalte aktuell halten und laufend für eine Aufwertung der Inhalte durch Anreicherung, Verlinkung etc. sorgen. In der Lexikonproduktion beispielsweise pflegen manche Verlage den lexikalischen Inhalt in einer zentralen Datenbank mit einer komplett eigenen Redaktion, die ausschließlich für Aktualisierungen zuständig ist. Auf diesen aktuell gehaltenen Inhalt greift dann eine Spezialredaktion zu und erstellt für einen bestimmten Zweck ein Spezialprodukt. Automatisierte Publikationsplattformen Automatisierte Workflows enden in Publikationsplattformen, d.h. in Bereichen, die dazu dienen, einen bestimmten Publikationsweg zu versorgen, etwa einen digitale Druckmaschine zu beschicken, eine CD zu produzieren oder ein Web-Portal zu versorgen. Content-Standards definieren Auf diese automatisierte Weise kann nur publizieren, wer entsprechende Standards einhält, wer für Texte XML auf Basis einer "Document Type Definition / DTD" einsetzt, Color-Management für seine Bilder betreibt etc. Voraussetzungen der automatisierten Verlagsproduktion Vertrauen und Kommunikation leben Flexibilität, Automation und Schnelligkeit in seinen Prozessen erreicht die Herstellung nur, wenn sie, gestützt auf Rahmenverträge, die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten mit Vertrauen lebt. Wer mit seinen Lieferanten eng im Kontakt steht und offensiv mit ihnen kommuniziert, erhält Sicherheit und Zuverlässigkeit in den Prozessen und Ergebnissen. Der Herstellung Verantwortung geben Aus der strategischen Bedeutung der Herstellung für den Unternehmenserfolg erklärt sich die Notwendigkeit, ihr in hohem Maße Verantwortung zu übergeben. Sie sollte bei Verlagsentscheidungen mit am Tisch sitzen und früh über Weichenstellungen im Programm informiert werden. Auf diese Weise ernst genommen, kann Herstellung nicht nur kreative Kraft freisetzen. Vielmehr wird sie ihren Spielraum dazu nutzen, stabile Prozesse zu organisieren und zuverlässige Qualität der Produkte zu erreichen. Neues Know-how aufbauen Um ihrer Verantwortung gerecht werden und alle Aufgaben auch in Zukunft zufriedenstellend bewältigen zu können, bedarf es der fortwährenden Weiterqualifizierung der Mitarbeiter in folgenden Feldern: Daten-Management, mit Bestimmung der Formate, Meta-Daten, Content-Daten und Verlinkung Content-Management, d.h. Strukturierung auf Basis von DTDs, Entwicklung von Style-Sheets und Archivierung Projektmanagement, mit Steuerung der Prozesse, Kostenkontrolle, Schnittstellen- Management und Lieferantensteuerung Workflow-Management, mit Einrichtung von Workflows, Test automatisierter Abläufe oder technischer Schnittstellen Qualitätsmanagement, mit Sicherung der Datenkonsistenz, der Produktionsverwendbarkeit des Content Beherrschung technischer Systeme, u.a. Systeme der Auftrags- und Warenwirtschaft, Author-Tracking-Systeme, Content-Management- und Media- Asset-Systeme. Strategische Antwort: Leistungsfähige DV-Systeme Technische Basis automatisierter Abläufe im Verlag sind leistungsfähige und integrierte Informations- und Kommunikationssysteme. Die administrativen DV-Systeme der Herstellung Es gibt die Steuerungs- und Administra- tionssysteme, für die Herstellung etwa die Auftrags- und Beschaffungssysteme, mit denen Lieferantenaufträge erteilt und Lieferanten überwacht werden können. Mit ihnen ist der Zugriff auf die Lagerbestände und damit auf die Information über Mindestbestände oder Reichweiten möglich. Diese Systeme unterstützen die Dispositions- und Produktionsplanung, zunehmend auch den Zugriff auf Internetportale. Die Produktionssysteme der Herstellung Um den Content selbst verwalten und steuern zu können, genügen Systeme der Auftragsabwicklung nicht. Dazu sind 16

17 neben den Systemen des Contentund des Media-Asset-Management spezielle Plattformen für die Vereinnahmung und die Publikation von Inhalten und Substanzen bereitzustellen, etwa internet-basierte Author-Tracking-Tools, mit denen Autoren in die Verlagsabläufe eingebunden werden können. Im Wissenschaftsbereich sieht das so aus, dass der gesamte Gutachterprozess mit Herausgebern, Gutachtern, Autoren, Lektoraten über solche Plattformen abgebildet wird, bis zu dem Punkt, an dem der begutachtete und freigegebene Beitrag mit all seinen Assets automatisch an einen Vorstufenpartner des Verlages übergeben wird, der auf Grundlage eines Rahmenvertrags und beherrschter, weil getesteter, Prozesse dem Verlag das produktionsfähige Material zurückliefert. Integration der DV-Systeme im Verlag In vielen Verlagen sind solche Systeme noch nicht durchgängig ausgebildet. Das heißt, es sind zwar oft die Administrations-Systeme vorhanden. Und zum Teil finden sich auch Hochleistungslösungen für das Content- Management. Was es jedoch noch sehr wenig gibt, ist, dass die Administrationssysteme und die Systeme des Content- Management miteinander verbunden sind. Sollen automatisierte Workflows gebaut werden, ist dies aber die entscheidende Voraussetzung. Denn nur dann kann der Auftrag mit dem, was der Auftrag letztendlich steuern soll, sprich mit den Inhalten, die z.b. in die Erscheinungsform eines Buches gebracht werden sollen, zusammengekoppelt werden. Herstellung, quo vadis? Helmut von Berg, Publishing Consulting & Services, München, zu Prozess-Standardisierung und Kreativität Herausforderung Standardisierung Standardisierung von Produkten und Prozessen heißt ja nicht, dass es nur noch vordefinierte Produkte geben kann und sämtliche Abläufe in einem engen Korsett stecken. Die Herausforderung liegt darin, 80 Prozent Standardisierung der Produkte stabil zu erreichen. Dafür ist Einfluss auf die gesamte Prozesskette erforderlich. Erleichtert wird die Akzeptanz dieser Zielvorgabe durch immense Vorteile, die damit einher gehen. Dabei sind vor allem zu nennen, dass die Standardisierung Entlastung schafft, dass die Sicherung der Lieferfähigkeit einfacher und damit sicherer wird und dass das Kostenmanagement wesentlich erleichtert wird. "Freiheit" erwächst aus der "Einsicht in die Notwendigkeit" beschreibt in Anlehnung an das Hegel-Zitat, dass die 20 Prozent Spielraum, sprich "Freiheit", aus der Einsicht in die Notwendigkeit von 80 Prozent Standard erwachsen. Es wäre dann gut möglich, dass die 80 Prozent das Brot verdienen und die 20 Prozent das Risiko verkörpern. Allerdings wäre es ebenso gut möglich, dass in diesen 20 Prozent Risiko der Erfolg von morgen und übermorgen liegt. Um so wichtiger ist es, dieser Option mit einem wirtschaftlich erfolgreichen Basisgeschäft den Weg freizumachen. Herausforderung Basisprozesse Was sind Basisprozesse und warum müssen sie robust sein? "Business as usual" spart Zeit und Geld Wenn Prozesse in einem ausreichenden Ausmaß Routinecharakter haben, ist das nicht etwa langweilig und ermüdend, sondern lässt zu, sich mit ihnen weit weniger zu beschäfti- gen. Es genügt, den sicheren Input zu gewährleisten und ein sicherer Output steht außer Frage. Die meisten Elemente eines Standard- Workflows sind durch technische oder organisatorische Spielregeln steuerbar. Die anfangs notwendige Kontrolle entfällt bei einvernehmlich festgestellter Prozesssicherheit alsbald. Weniger Stress, mehr Kreativität Damit wird Zeit frei, die vorher durch unplanmäßige Abläufe absorbiert wurde. Für viele kreative Herausforderungen steht häufig nicht genug Zeit zur Verfügung, weil diese durch Verspätungen, Änderungen des geplanten Ablaufs oder Produktes, übermäßigen Korrekturaufwand, etc. gebunden ist. Zuverlässige Ergebnisse aus zuverlässigen Prozessen Eine monatliche Taschenbuch-Produktion von, sagen wir, fünfzig Titeln, erfordert einen außerordentlich robusten Prozess, der sich vor allem durch ein sicheres Ergebnis auszeichnet. Das Ergebnis beinhaltet sowohl die termingerechte Fertigstellung als auch die Gewährleistung der qualitativen Eigenschaften der Produkte und die Einhaltung des Kostenrahmens. Um das Ergebnis sicherzustellen, ist ein Terminplan wenig hilfreich, weil die Erfahrung lehrt, dass innerhalb der zur Verfügung stehenden kurzen Zeitspanne die Planung ständig korrigiert werden müsste... In einem anderen Fall ist der Terminplan da gegen völlig unverzichtbar. So, wenn ein mehrbändiges Werk über einen relativ langen Zeitraum sicher gesteuert werden muss, sodass bei jeder Änderung die Konsequenzen für das Gesamtergebnis erkennbar werden müssen. Gerade durch den ausgefeilten Terminplan wird dieser Prozess robust. Einen Prozess robust zu nennen, drückt aus, dass der Prozess nur durch nachhaltige Eingriffe so beeinträchtigt werden kann, dass seine Ergebnisse unsicher werden. Den Vortrag, dem dieser Auszug entnommen wurde, finden Sie ungekürzt unter lung/vortraegeforumherstellung/deindex.htm STRATEGIE NEUE TECHNOLOGIEN STANDARDSOFTWARE INTEGRATION VERLAGSERFOLG 17

18 NEUE TECHNOLOGIEN Job Definition Format (JDF) Joachim Brunold, Brunold + Partner Unternehmensberatung GmbH, Berlin Austauschformat der Zukunft Das auf XML basierende Job Definition Format (JDF) wird zum universellen Integrations-Standard entwickelt. Es verbindet die Produktions- und Auftragssysteme in Vorstufe, Druckerei und Weiterverarbeitung und integriert die Daten aus den Systemen der Kunden, zum Beispiel von Verlagen. Die notwendige Beschreibung der Prozesse, Datenformate, Übergaberegeln usw. leistet CIP4 (International Cooperation for the Integration of Processes in Prepress, Press and Postpress/CIP4.org). Alle Spezifikationen werden publiziert und jedes von einem Mitglied entwickelte Software- Modul wird zur gemeinsamen Nutzung in eine Open Source Library gestellt. Anfang 2004 hatten sich 40 Hersteller in CIP4 organisiert, darunter Adobe, AGFA, Heidelberger, MAN-Roland, Müller- Martini u.a. Sie haben sich nicht nur verpflichtet, die JDF-Norm einzuhalten, sondern darüber hinaus garantieren sie, dass jede Maschine, jedes Gerät und jede Software, die sie zukünftig an den Markt bringen, sich auf Basis der JDF- Spezifikationen ohne weitere Anpassung mit denen anderer Hersteller verstehen wird. Besonders diese Garantie nährt die Zuversicht, dass sich JDF zu einem tragfähigen Industrie-Standard entwickeln wird. Seine bereits fortgeschrittene Anwendbarkeit bewies JDF in seiner Version 1.2 während der Drupa In die in der Printcity eingerichteten, automatisierten Abläufe, etwa für Zeitungsdruck oder für die Katalog-Produktion, waren Maschinen und Software unterschiedlichster Hersteller eingebunden und wirkten reibungslos zusammen. Blick über den Zaun: Integrationsansätze auf Seiten der Dienstleister Neue Technologien, Automatisierung der Abläufe und verstärkter Einsatz des Internets Verlagsberater Joachim Brunold untersuchte die Möglichkeiten von Mediendienstleistern, ihre Produktivität zu erhöhen. Vorstufe und Druckindustrie wachsen immer mehr zusammen und sind auf dem Weg zu kompletten Mediendienstleistern. Ihr Hauptaugenmerk richtet sich auf die Erhöhung ihrer Produktivität durch Einsatz neuer Technologien, die Automatisierung der Abläufe und den verstärkten Einsatz des Internets. Bei den Technologien setzt die Druckindustrie auf optimierte Druckmaschinen (etwa mit vollautomatischem Plattenwechsel oder schnell trocknenden Farben), auf immer schnellere RIPs oder integrierte Systeme (z.b. komplette Druck- und Bindestraßen). Immer mehr in den Blickpunkt des Interesses tritt jedoch die Gestaltung der Prozesse, denn von 100% der Produktionskosten gehen 30% in die Verwaltung (Administration, Disposition, Auftragsvorbereitung) und 20% werden durch Makulatur oder Prozessfehler verursacht. Maßnahmen zur Gestaltung der Prozesse und ihrer Schnittstellen beeinflussen demnach 50% der in der Druckerei entstehenden Kosten. Aus dieser Erkenntnis heraus wird die Äußerung von Gerd Finckbeiner, CEO von MAN Roland, anlässlich der DRUPA 2004 verständlich: "Die Druckindustrie verlangt heute nicht nur qualitativ hochwertige Druckmaschinen, sondern vor allem höhere Performance im Workflow.". Die Druckindustrie kennt die Fehlernester ihres Worflows und beginnt, diese auszuräumen. Ein Beispiel dafür ist die Organisation der digitalisierten und automatisierten Auftragsübernahme. Dieses Ziel erhellt sich, wenn man sieht, dass einer der größten deutschen Druckbetriebe die Auftragsnummer seines Auftraggebers diesem nur mit Bleistift zurückspielen kann. Oder wenn ein namhafter Drucker es nicht hinbekommt, ein formatiertes, normiertes Auftragsformular des Verlages zu übernehmen und das in seine Software einzuspielen. Das bedeutet, obwohl der Drucker über Hochleistungsmaschinen verfügt, kann er im Workflow nur mit Hilfe seiner Sekretärin oder eines Disponenten den Kundenauftrag in sein eigenes System per Hand eingeben. Ein Ziel muss also die digitale und automatisierte Übernahme sein. Der nächste Schritt ist eine Kopplung zwischen Auftrags- und Produktionssystem, indem die Auftragsdaten vom Kunden kommend über die Dispositionssysteme in die Produktion reinlaufen, eine lückenlose Auftragsverfolgung organisiert wird, ein automatischer Informationsaustausch mit internen Stellen und womöglich mit Kunden erreicht wird. Ein Datenaustausch zwischen den kaufmännischen und den Produktionssystemen wird organisiert und 18

19 letztendlich werden auch die aktuellen Steuerungsinformationen für das Management, für die Controllingseite, verfügbar gemacht. Die technischen Systeme dafür sind da. So gibt es die neue Technik, einem Produkt, sprich auch einem Buch, im Druckvorgang einen über Satellit verfolgbaren kleinen Chip einzupflanzen, wodurch der Weg vom Drucker zur Auslieferung verfolgt werden kann. Wenn das Buch dann bei der Auslieferung ankommt, erfährt der Empfänger automatisch: "Ah, der neue Konsalik ist da.", Auflage 1, wird eingebucht ins Lagersystem, Lagerort vergeben, geht über die Waage, vollautomatische Vereinnahmung, Ende. So soll es mal in der Zukunft aussehen, so ist der Traum. Der erste Schritt dahin ist, dass die Druckindustrie sich aufmacht, eine Spezifikation, einen normierten Industriestandard zu schaffen, der sich JDF nennt, Job Definition Format. Wenn man den Workflow der Reihe nach durchgeht, dann kommt ein Auftragssatz Blick über den Zaun Workflow mit JDF-Vernetzung herein, wird korrigiert, kommt zur Satzabnahme, wandert dann zum Druck rüber, welcher wiederum vom Druckauftrag, der geplant und kalkuliert wird, über die Datenprüfung, das Einfügen der High-Res-Bilder, das Überfüllen, Montage, Bogenbelichtung und das Drucken läuft. Wenn das als technischer Prozess gesehen wird, dann ist die Idee mit JDF, dass an jeder Stelle des Workflows die beteiligten Komponenten ihre Auftragsstatusund Zustandsinformationen in so etwas wie einen JDF-Datenraum hineinstellen, in eine Art informatorische Schicht also, die den Zugriff aller Systeme auf die dort vorhandenen Informationen zulässt. Beispielsweise ist dann über einer Schneidemaschine von Müller Martini und einer Druckmaschine von MAN- Roland der JDF-Datenraum und die Druckmaschine und die Schneidemaschine können Auftragsinformationen in diesen Datenraum einstellen und abholen. Die Schneidemaschine sagt zum Beispiel "Job begonnen", "Job zu 60% fertig", "Job fertig geschnitten" und der JDF-Datenraum hat die Information und jedes andere System kann sich dieser Kopplung von Auftrags- und Produktionssystemen / Workflow mit JDF-Vernetzung Drupa 2004 Höhere Produktivität und automatisierte Workflows Zentrale Themen der Drupa 2004 waren die weitere Erhöhung der Produktivität mit Hilfe immer leistungsfähigerer Technik und die höhere Performance im Workflow. Um jene 50% der Kosten des Auftragsablaufs sparen zu können, die heute durch Administration, Fehler und Makulatur verursacht werden, wird der Aufbau automatisierter Workflows, sowie der verstärkte Einsatz des Internet in Angriff genommen. Neue Technologien Die Vorstufe stellte neben schnelleren RIPs für die Plattenbelichtung den digitalen, farbverbindlichen Proof am Bildschirm vor. Die Druckindustrie investiert in leistungsfähigere Druckmaschinen, bei denen der Fokus neben der Bebilderung in der Druckmaschine, auf schnellem Papierwechsel, erhöhter Druckgeschwindigkeit, reduzierter Makulatur und einfacherer Bedienung der Maschinen lag. Automatisierte Prozesse In der Aufmerksamkeit des Fachpublikums ganz oben stand das Thema JDF. Nicht nur Druckmaschinen sollen auf dieser Basis ihre Daten austauschen können, auch Systeme anderer Dienstleister sollen eingebunden werden. Im Trend lag daher die Weiterverarbeitung, die ihre Maschinen und Geräte JDFfähig macht und so den Aufbau kompletter Druck- und Bindestraßen ermöglicht. Internet als Collaborations-Plattform Seit dieser Drupa dient das Internet zur Ausdehnung der Geschäftsprozesse bis zum Kunden. In Bestell-Portalen können Kunden ihre Aufträge übergeben, Korrekturen können am Bildschirm in Realzeit durchgeführt und die laufende Produktion kann überwacht werden. STRATEGIE NEUE TECHNOLOGIEN STANDARDSOFTWARE INTEGRATION VERLAGSERFOLG 19

20 NEUE TECHNOLOGIEN Statusinformation bedienen und kann sie für sich im Auftragssystem, im Leitstand, wo auch immer verfolgen, wenn es JDFfähig ist. den kann, sodass Auftragsinformationen einfließen können, die noch manuell zu pflegen sind. Denn schließlich ist noch Altmaschinenbestand da, dessen park agiert, der Belichtungssysteme und Schneidemaschinen mit einzubinden hat. Dabei spielt der Leitstand in der Druckerei eine überragende Rolle, weil in ihm bis hinunter zur einzelnen Maschine alle auftragsbezogenen Informationen gesammelt und transparent gemacht werden. Bei einer großen Rollenoffsetmaschine im Zeitungsdruck steht der Drucker selber ja nur noch an einem Maschinenleitstand, mit dem er die Katalog- oder Zeitungsproduktion steuert. Dieser Leitstandgedanke wird auch auf die Auftragsebene angewandt, wo dann in einer hohen Transparenz bis in den einzelnen Produktionsschritt hinein am Leitstand der Auftrag verfolgbar wird. JDF 1.2 ist einerseits eine universelle Schnittstelle für alle Produktionssysteme, welche die Auftragssysteme der Druckund Vorstufe integriert. Andererseits ist es ein Informationssystem, das den Zustand der jeweiligen Aufträge überprüfbar und in ihrem Gesamtablauf verfolgbar macht. Mit JDF sollen alle Prozesse beschrieben werden, die es in der Vorstufe, den Druckereien und der Weiterverarbeitung gibt. Es ist auch möglich, anwenderdefinierte Workflows damit zu bestimmen. Zusätzlich gibt es die Rückkopplungsschleife, die technisch ermöglicht, dass nicht nur eine Auftragsinformation eingeschleust und bis zur Druckmaschine durchgereicht wird, sondern dass das, was die Druckmaschine an Statusinformation produziert, über dieses Job-Messaging- Format wieder zurückgekoppelt wird. Der Fortschritt wird laufend vermeldet. Das geht so weit, dass die Auskopplung dieser Informationen mit dem Betriebsdatenerfassungssystem kombiniert wer- Integrationsschicht mit JDF Informationen auf diese Weise in einer Leitstandumgebung zusammenfließen können. In der gesamten Ablaufkette steht die gewaltige Aufgabe bevor, alle technischen Systeme zu integrieren. Also einmal die Kundensysteme, vor allem die Planungs- und Steuerungsmodule der Herstellung mit Beschaffung, Auftragsmanagement und Produktions-, Lagerbestandsführung sowie die Content Management Systeme des Verlages. In der Druckumgebung gibt es, fast spiegelbildlich, vergleichbare Systeme, das Auftragsmanagement und die Produktionssysteme. Wenn Sie sich eine Branchensoftware in der Druckerei anschauen, wie die der Firma HighFlex, dann finden Sie dort auch Routinen der Vereinnahmung für den Auftrag. Sie finden dort auch Systeme zur Terminverfolgung, nur eben auf einen Produktionsbetrieb angewandt, der mit einem heterogenen Maschinen- Der entscheidende Schritt für die Automatisierung, die Vernetzung, den Zusammenschluss zwischen Verlag und Vorstufe und Druckerei, ist der Bau von Integrationsplattformen oder Integrationsumgebungen, basierend auf dem JDF- Standard, die ermöglichen, dass man die Kunden- und die Lieferantensysteme aneinander anflanscht, ohne dass man das Wort "Schnittstelle" in den Mund nehmen muss. Wenn ich Schnittstelle sage, muss ich zu jedem meiner Lieferanten eine eigene Schnittstelle bauen. Und wenn ich "bauen" sage, erklärt sich von allein, welcher Aufwand damit entsteht. Das heißt, eine Aufgabe der Zukunft ist, dass auf Standards basierende Integrationsumgebungen geschaffen werden, die es einfach und wenig aufwendig machen, solche Systeme miteinander zu verkoppeln. Abschließend zu den Möglichkeiten der Internet-Nutzung. Sehr spannend für Verlage sind die im Entstehen begriffenen internetbasierten Plattformen, auch wenn sie noch nicht durchgängig, noch nicht weitreichend, genug sind. Einfachste Möglichkeit: Ich kalkuliere meinen Druckauftrag im Webportal des Lieferanten. Über den Browser gehe ich rein, definiere da meine Druckdaten, kann unterschiedliche Auflagenhöhen angeben, 20

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