Importbeschreibung SageKHK HWPWin Schnittstelle

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1 Importbeschreibung SageKHK HWPWin Schnittstelle 1. Allgemeines Die Schnittstelle wurde mit der SageKHK HWPWin 2000 (Version 1.1 Build 501) getestet (nachfolgende Paradox - Versionen sollten problemlos zur Übernahme der Daten geeignet sein) und kann die Stammdatenbereiche Kunden / Adressen / Mitarbeiter / Lieferanten / Material / Lager sowie Leistungen mit Stücklisten übernehmen. 2. Vorbereitung: 2.1 BDE Schnittstelle Um die SageKHK HWPWin 2000 Schnittstelle zu Meisterbüro benutzen zu können, benötigen Sie die BDE Schnittstelle ab der Version Ein Update der BDE können Sie unter downloaden. Hinweis: Das SageKHK HWPWin 2000 wird mit der BDE Schnittstellenversion 4.51 ausgeliefert. Nach dem Update der BDE auf die Version 5.01 oder höher, können bei einigen Versionen des HWPWin KHK 2000 keine Auswertungen mehr geöffnet werden. Eine Deinstallation der BDE behebt dieses Problem nicht. 2.2 Neuanlage eines Mandanten im SageKHK HWPWin 2000 Aufgrund der unterschiedlichen Datenstrukturen der beiden Programme kann es sein das die zu übernehmenden Daten angepasst bzw. abgeändert werden müssen. Um zu gewährleisten, das nach der Datenübernahme aus dem SageKHK HWPWin 2000 nach Meisterbüro mit dem Mandanten im SageKHK HWPWin 2000 weiter gearbeitet werden kann, legen Sie sich mit Hilfe des Mandantenassistenten im SageKHK HWPWin 2000 einen neuen Mandanten auf Grundlage des Mandanten an den Sie übernehmen wollen. Nachdem Sie den Mandanten erstellt haben, wechseln Sie über System -> Mandant wechseln in den neu angelegten Mandanten. Nehmen Sie Änderungen der Daten nur in den neu angelegten Mandaten vor. 2.3 Vorbereitung der Daten im SageKHK HWPWin Klären Sie, welche Daten überhaupt ins Meisterbüro übernommen werden sollen. Beachten Sie, dass es im Meisterbüro nur einen Stamm für die Kunden-, Adressen-, Mitarbeiter und Lieferantendaten gibt. Prüfen Sie, ob sich die Kunden-, Adressen-, Mitarbeiter- und Lieferantennummern der Quelldaten überschneiden. Falls ja, müssen diese im SageKHK HWPWin 2000 mit Hilfe von SQL abgeändert werden. Denken Sie in diesem Zusammenhang auch an den DATEV-Kontenrahmen der für Kunden und Lieferanten bestimmte Nummernbereiche vorsieht DATEV-Kontenrahmen Kunden: von Lieferanten: von Mitarbeiter erhalten in der Regel ab innerhalb des Kundennummernkreises eine Zuweisung. Abweichend davon gibt es noch die Anordnung nach Nummernblöcken, in dem der 1

2 Anfangsbuchstabe des Nachnamens eine Rolle spielt (dies gilt für Kunden und Lieferanten innerhalb der oben genannten Nummernkreise). Beispiel: Buchstabe Nummernblock A B C D usw Anpassung der SageKHK HWPWin Daten Müssen die Daten im SageKHK HWPWin 2000 per SQL angepasst werden, sind von der Anpassung folgende Tabellen und Felder betroffen: Für die Adressen Tabelle Feld Inhalt ADR.DB Nummer (allgem. Adressen) ADRANSP.DB Nummer KND.DB Nummer (alle Kunden) LIF.DB Nummer (alle Lieferanten) MIT.DB Nummer (alle Mitarbeiter) (hier stehen die Ansprechpartner der Adressen, Kunden und Lieferanten drin) Für den Materialstamm Tabelle Feld Inhalt ART.DB Hauptlieferant (Materialstamm hier muss die Nummer des Lieferanten angepasst werden an die Änderung aus dem Lieferantenstamm) MLZ.DB Lieferant (siehe oben) Für den Leistungsstamm Tabelle Feld Inhalt LKZ.DB Lieferant (Anpassung der Materialstücklisteneinträge in Bezug auf die Lieferantennummer) Feldlängen Beachten Sie, dass im SageKHK HWPWin 2000 einige Felder länger sind als im Meisterbüro. Bei Nummern kann es deswegen nach der Übernahme zu Dateninkonsistenz im Meisterbüro kommen, da diese am Ende abgeschnitten werden. Überprüfen Sie die Nummern der Leistungen, des Materials und der Adressen auf die Länge der Nummern. Feldlänge Stamm Feld Meisterbüro SageKHK HWPWin Material Mat.-Nummer Leistungen Lei.-Nummer Adressen Adressennummer 5 max. 7 Lieferanten Lieferantennummer 5 max. 7 Mitarbeiter Personalnummer 5 max. 7 Kunden Kundennummer 5 max Vorbereitung in Meisterbüro Im Meisterbüro erstellen Sie mit Hilfe des Mandantenassistenten einen neuen Mandanten auf Grundlage des leeren Vorlage - Mandanten. Diesen finden Sie unter Extras -> Mandantenassistent. 2

3 Nehmen Sie für diesen Mandanten alle notwendigen Grundeinstellungen vor. Einige Einstellungen wie Schriftarten oder Erlöscodes werden beim Import mit diesen Werten vorbelegt. Sie ersparen sich nachträgliche Bearbeitungen wenn Sie dies beachten. Bei der Übernahme der Daten aus dem SageKHK HWPWin 2000 benötigen Sie ein Gewerk im Meisterbüro unter dem die importierten Leistungen gespeichert werden sollen. Hierzu gehen Sie unter Stammdaten -> Tabellen -> auf das Register Gewerk und legen hier ein neues Gewerk an. Sie können auch das Gewerk Standard benutzen, das beim Erstellen des Mandanten automatisch angelegt wird. Nach dem Erstellen, des neuen Mandanten wechseln Sie in den neu angelegten Mandanten über Datei -> Benutzer/Mandant wechseln. 4. Import der Daten 4.1 Start der Import Schnittstelle in Meisterbüro Über Tools -> Datenimport -> Fremddatenimport -> Übernahme HWP Win starten Sie die Schnittstelle (Bild 1). 4.2 Auswahl der zu importierenden Daten In diesem Dialog wählen Sie aus, welche Stammdaten in das Meisterbüro importiert werden sollen (Bild 2). 3

4 Geben Sie unter Mandant Meisterbüro den Mandanten an, in dem die Daten importiert werden sollen. Hierzu klicken Sie auf den Button, es öffnet sich ein Auswahlfeld (Bild 3). Unter Mandantenverzeichnis HWP-Win geben Sie das Verzeichnis des Mandanten im SageKHK HWPWin 2000 an, aus dem die Daten exportiert werden sollen. Für die Auswahl klicken Sie auf den Button. Es öffnet sich das Auswahlfenster (Bild 4). Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Überprüfen Sie Ihre getroffene Auswahl. Wenn alle Angaben korrekt sind, klicken Sie auf den Button Weiter (Bild 5). 4

5 4.3 Vorzeichen der Materialnummern entfernen (Prefix) Im folgenden Dialog haben Sie die Möglichkeit, die Vorzeichen die Sie beim Einlesen von Datanorm im SageKHK HWPWin benötigt haben, bei der Übernahme der Daten ins Meisterbüro zu entfernen. Bedingt durch eine andere Datenstruktur im Meisterbüro benötigen Sie die Vorzeichen nicht mehr (Bild 6). Bei Gewerk geben Sie an, in welches Gewerk Meisterbüro die Leistungen aus dem SageKHK HWPWin 2000 importiert werden sollen. Sollten Sie bei der Neuanlage des Mandanten kein Gewerk angelegt haben, können Sie auch das Gewerk Standard nehmen. Ansonsten beenden Sie diesen Dialog mit Abbrechen und legen unter Stammdaten -> Tabellen -> Register Gewerk ein neues Gewerk an. Im unteren Teil des Dialoges geben Sie, die jeweils gültige Umsatzsteuerkategorie an, die die Kunden beim Import erhalten sollen. 5

6 4.4 Import starten Klicken Sie, nachdem Sie eventuell zu entfernende Vorzeichen angegeben haben und das Gewerk ausgewählt haben, auf Weiter. Der Import wird gestartet (Bild 7). Während der Datenimport läuft, können Sie anhand der Fortschrittsanzeige verfolgen, welche Daten gerade übernommen werden. Nach der Datenübernahme erscheint folgende Meldung Die Übernahme wurde erfolgreich abgeschlossen (Bild 8). Bestätigen Sie diese mit OK und schließen Sie die Import Schnittstelle über den Button Schließen. 4.5 Importierte Daten prüfen Nach der Datenübernahme überprüfen Sie bitte die übernommenen Daten im Meisterbüro stichprobenweise auf die Richtigkeit. Es kann nicht gewährleistet werden, dass die Daten richtig bzw. vollständig sind. 6