SharePoint Foundation für Anwender. Dr. Benjamin S. Bergfort. 1. Ausgabe, Juni 2011

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1 SharePoint Foundation 2010 Dr. Benjamin S. Bergfort 1. Ausgabe, Juni 2011 für Anwender SHPAN2010

2 I SharePoint Foundation 2010 für Anwender 1 Informationen zu diesem Buch Voraussetzungen und Ziele Aufbau und Konventionen SharePoint Foundation 2010 kennenlernen Teamwork mit SharePoint Foundation SharePoint Foundation 2010 starten und beenden Das SharePoint-Foundation Anwendungsfenster Menüband und linke Navigationsleiste nutzen Die SharePoint-Foundation-2010-Hilfe verwenden Schnellübersicht Übung Metadaten Dokumente wiederherstellen Versionierung Suche starten Schnellübersicht Übung SharePoint 2010 im Zusammenspiel mit Word Eine Dokumentbibliothek einrichten Speichern in einer Dokumentbibliothek Der Anzeigemodus und seine Funktionalitäten Der Bearbeitungsmodus und seine Funktionalitäten Dokumente gemeinsam bearbeiten Arbeiten mit Metadaten in Word Schnellübersicht Übung SharePoint 2010 anwenden Listen Benachrichtigungen Kontakte Kalender Besprechungsarbeitsbereich Aufgaben Umfragen Diskussionen Wikis Blogs Schnellübersicht Übung SharePoint 2010 im Zusammenspiel mit Excel Excel-Arbeitsmappen in einer Bibliothek hochladen und veröffentlichen Der Anzeigemodus und seine Funktionalitäten Der Bearbeitungsmodus und seine Funktionalitäten Arbeitsmappen gemeinsam bearbeiten Verknüpfungen von SharePoint Listen mit Excel Daten via Excel exportieren Schnellübersicht Übung Die Ansichten in SharePoint Standardansicht Ansichten mit Filtern Gruppierte Ansichten Eigene Ansichten erstellen Datenblattansicht Explorer-Ansicht Schnellübersicht Übung Dokumentverwaltung Bibliotheken Dokumente hochladen Dokumente aus- und einchecken Dokumente bearbeiten SharePoint 2010 im Zusammenspiel mit PowerPoint Präsentationen in SharePoint 2010 hochladen und öffnen Der Anzeigemodus und seine Funktionalitäten Der Bearbeitungsmodus und seine Funktionalitäten Präsentationen gemeinsam bearbeiten Liveübertragung von Präsentationen in SharePoint Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I 9 SharePoint 2010 im Zusammenspiel mit Outlook Synchronisation mit Outlook Termine synchronisieren Kontakte synchronisieren Aufgaben synchronisieren Bibliotheken synchronisieren s übernehmen Schnellübersicht Übung A Einrichtung der Schulungsumgebung A.1 Systemvoraussetzungen A.2 Software-Bezugsquellen A.3 Windows Server einrichten A.4 SharePoint einrichten A.5 Office Web App installieren A.6 Installation des SMTP-Servers A.7 Die PowerPoint-Übertragungswebsite einrichten A.8 Windows-7-Arbeitsplätze einrichten A.9 Weitere Hinweise Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 4 SharePoint Foundation 2010 für Anwender 4 Die Ansichten in SharePoint 2010 In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie die Standardansicht anpassen wie Sie Filter setzen wie Sie Gruppierungen erzeugen wie Sie Ihre eigene Ansicht erstellen können wie Sie in die Datenblattansicht wechseln wie Sie die Explorer-Ansicht verwenden Voraussetzungen Eine eigene Kontaktliste 4.1 Standardansicht Ansicht wechseln Jede Liste und Bibliothek verfügt über mindestens eine Ansicht. Je nach Typ der Liste und angewendeten Einstellungen unterscheiden sich die Ansichten. Klicken Sie auf Ihre eigene Kontaktliste in der Schnellstartleiste. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf den Pfeil am Ende. Wählen Sie im Drop-down-Menü die Ansicht aus. Die Kontaktliste hat standardmäßig nur eine Ansicht zur Auswahl: Alle Kontakte. Eine Aufgabenliste verfügt über mehrere Ansichten. Sie können wählen zwischen Meine Aufgaben, Heute fällig, Offene Aufgaben, Nach Zuweisungen sortiert und Nach meinen Gruppen. 46 HERDT-Verlag

5 Die Ansichten in SharePoint Ansicht anpassen Die Ansichten können über die Schaltfläche Ansicht ändern angepasst werden. Klicken Sie auf Ihre eigene Kontaktliste in der Schnellstartleiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht ändern. Die aktive Ansicht wird zum Bearbeiten geöffnet. Aktivieren/deaktivieren Sie das jeweilige Kontrollkästchen in der Spalte Anzeigen, wenn Sie möchten, dass die Spalte in der ausgewählten Ansicht sichtbar / nicht sichtbar ist. Im Drop-down-Menü Position von links wählen Sie eine Zahl aus, um die Reihenfolge der Spalten festzulegen. Sortierung ändern Im nächsten Bereich können Sie die Sortierung bzw. Reihenfolge der Elemente festlegen, in der diese angezeigt werden. Sie können bis zu zwei Spalten definieren. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK, um sich die Änderungen anzusehen. Die Sortierung der Elemente können Sie manuell jederzeit auf ein anderes Feld ändern. Öffnen Sie das Drop-down-Menü des Spaltennamens, nach dem Sie die Sortierung einstellen möchten. Wählen Sie aus, ob Sie aufsteigend oder absteigend sortieren möchten. HERDT-Verlag 47

6 4 SharePoint Foundation 2010 für Anwender 4.2 Ansichten mit Filtern Sie haben die Möglichkeit, im Drop-down-Menü des Spaltennamens nach Einträgen zu filtern. Öffnen Sie das Drop-down-Menü des Spaltennamens, um eine Filterung einzustellen. Klicken Sie den gewünschten Eintrag an. Ist eine Filterung eingestellt, wird nach dem Spaltennamen ein kleiner Trichter angezeigt. Filter setzen Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, über Ansicht ändern eine permanente Filterung einzustellen. Bei Listen, die mehr als 5000 Elemente gespeichert haben, wird die Ansicht beschleunigt und somit ein effizienteres Arbeiten ermöglicht. Öffnen Sie Ihre Kontaktliste über die Schnellstartleiste. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü in der oberen Navigationsleiste und wählen Sie den Menüeintrag Ansicht ändern aus. Aktivieren Sie im Bereich Filter das Kontrollkästchen Elemente nur in folgendem Fall anzeigen, um eine Filterung zu setzen. Wenn Sie sich nur Elemente des aktuellen Datums anzeigen lassen möchten, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im oberen Drop-down-Menü Erstellt aus. Im unteren Drop-down-Menü wählen Sie ist gleich aus. Tragen Sie im unteren Feld den Wert [Heute] ein. Wenn Sie sich nur Elemente, die Sie selbst erstellt haben, anzeigen lassen möchten, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im oberen Drop-down-Menü Erstellt von aus. Im unteren Drop-down-Menü wählen Sie ist gleich aus. Tragen Sie im unteren Feld den Wert [Ich] ein. Sie können mit mehreren Spalten eine Filterung einstellen, indem Sie das Optionsfeld Und oder Oder auswählen und eine weitere Definition einstellen. Bei der Option Und müssen beide Bedingungen erfüllt sein, damit die Elemente angezeigt werden. Bei der Option Oder muss nur eine Bedingung erfüllt sein. Über den Link Weitere Spalten anzeigen können Sie weitere Spalten für die Filterung hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Eingaben zu bestätigen. 48 HERDT-Verlag

7 Die Ansichten in SharePoint Gruppierte Ansichten Gruppierung einrichten Gruppenelemente mit demselben Wert können in einem eigenen Abschnitt zusammengefasst angezeigt werden. Öffnen Sie Ihre Kontaktliste über die Schnellstartleiste. Klicken Sie auf das Drop-down- Menü in der oberen Navigationsleiste und auf die Schaltfläche Ansicht ändern. Klicken Sie im rechten Bereich des Fensters auf die Überschrift Gruppieren nach, um die Einstellungsmöglichkeiten zu öffnen. Wählen Sie im Drop-down-Menü Zuerst gruppieren nach Spalte die Spalte aus, nach der gruppiert werden soll. Möchten Sie die Gruppen in aufsteigender Reihenfolge anzeigen lassen, dann wählen Sie das obere Optionsfeld. Sollen die Gruppen in absteigender Reihenfolge angezeigt werden, wählen Sie das untere Optionsfeld. Sie können im nächsten Abschnitt eine weitere Gruppierung einstellen. Sie können eine erweiterte oder reduzierte Anzeige auswählen. Die Anzahl der pro Seite anzuzeigenden Gruppen kann eingestellt werden. Klicken Sie nach den Angaben auf die Schaltfläche OK, um die gruppierte Ansicht anzusehen. Führen Sie Änderungen einer Ansicht durch, ist die geänderte Ansicht für alle Besucher der Liste oder Bibliothek gültig. HERDT-Verlag 49

8 4 SharePoint Foundation 2010 für Anwender 4.4 Eigene Ansichten erstellen Persönliche und öffentliche Ansicht In SharePoint Foundation 2010 gibt es die Möglichkeit, persönliche und öffentliche Ansichten zu erstellen. Eine öffentliche Ansicht kann jeder, der die Liste oder Bibliothek aufruft, über das Drop-down-Menü Ansicht auswählen. Eine persönliche Ansicht steht nur dem Benutzer, der sie erstellt hat, zur Verfügung. Persönliche Ansicht erstellen Öffnen Sie Ihre Kontaktliste über die Schnellstartleiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansichten - Ansicht erstellen. Klicken Sie auf den Link Standardansicht im Bereich Format für Ansicht auswählen. Geben Sie im Feld Name anzeigen den Namen für die Ansicht ein. Wenn Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht zur Standardansicht zu erklären, indem Sie das Kontrollkästchen Zur Standardansicht machen aktivieren. Wählen Sie das Optionsfeld Persönliche Ansicht erstellen aus. Möchten Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, die für alle Benutzer der Liste bzw. Bibliothek zur Verfügung steht, aktivieren Sie das zweite Optionsfeld. Aktivieren Sie in der Spalte Anzeigen die Kontrollkästchen der Spalten, die angezeigt werden sollen. Wählen Sie die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten, indem Sie die Zahlen der Spalte Position von links per Drop-down-Menü entsprechend einstellen. 50 HERDT-Verlag

9 Die Ansichten in SharePoint Wählen Sie im nächsten Abschnitt aus, ob und wie sortiert werden soll. Geben Sie im Abschnitt Filter an, ob und wie gefiltert werden soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Inlinebearbeitung erlauben, wenn Sie möchten, dass die einzelnen Elemente direkt in der Ansicht bearbeitet werden können, ohne dass Sie dafür in den Bearbeitungsmodus wechseln müssen. Stellen Sie im nächsten Abschnitt ein, ob die einzelnen Elemente mit einem Kontrollkästchen dargestellt werden sollen. Mithilfe der Kontrollkästchen lassen sich mehrere Listenelemente auswählen. HERDT-Verlag 51

10 4 SharePoint Foundation 2010 für Anwender Stellen Sie im Abschnitt Gruppieren nach ein, ob die Listenelemente gruppiert dargestellt werden sollen. Sie können im Abschnitt Gesamtergebnisse einstellen, ob Sie die Anzahl der Elemente in einer Spalte zählen wollen. Die Anzahl wird Ihnen über der Spalte in der Ansicht ausgegeben. Legen Sie eine Ansichtsformatvorlage fest. Sie können zum Beispiel die Elemente mit einem Rahmen versehen, indem Sie die Formatvorlage Umrahmt auswählen. In Listen und Bibliotheken können Ordner angelegt werden. Um eine "flache Ansicht" ohne Ordner zu erreichen, können Sie hier das Optionsfeld Alle Elemente ohne Ordner anzeigen aktivieren. Bei großen Listen oder Bibliotheken ist es sinnvoll, die Anzahl der anzuzeigenden Elemente auf einer Seite zu begrenzen. 52 HERDT-Verlag

11 Die Ansichten in SharePoint Geben Sie hierzu die Anzahl der anzuzeigenden Elemente ein und aktivieren Sie das gewünschte Optionsfeld. Wenn Sie möchten, dass Ihre öffentliche Ansicht auch auf mobilen Geräten zur Verfügung steht, können Sie hier das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren. Klicken Sie auf OK, um die Ansicht zu erstellen. 4.5 Datenblattansicht Die Datenblattsicht stellt die Daten bzw. Elemente der Liste in Tabellenform dar, ähnlich einer Excel-Tabelle oder einer Tabelle in einer Datenbank. In der Datenblattansicht können die einzelnen Elemente direkt bearbeitet werden. In die Datenblattansicht wechseln Öffnen Sie Ihre Kontaktliste über die Schnellstartleiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche Listentools im Menüband. Wählen Sie das Register Liste aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenblattansicht. HERDT-Verlag 53

12 4 SharePoint Foundation 2010 für Anwender 4.6 Explorer-Ansicht Die Explorer-Ansicht steht nur in Bibliotheken zur Verfügung. Sie können mithilfe der Explorer-Ansicht Dokumente und Ordner per Drag & Drop von einem Verzeichnis in die Bibliothek verschieben. Weiterhin können Sie Dokumente und Ordner erstellen, kopieren, verschieben und löschen. Die Explorer-Ansicht öffnen Klicken Sie auf den Link in der Schnellstartleiste Freigegebene Dokumente, um die Dokumentbibliothek zu öffnen. Aktivieren Sie im Menüband das Register Bibliothekstools - Bibliothek. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mit Explorer öffnen. Der Explorer öffnet sich. Sie können hier Dokumente und Ordner erstellen. Diese werden sofort in der Dokumentbibliothek angezeigt. 54 HERDT-Verlag

13 Die Ansichten in SharePoint Schnellübersicht Sie möchten die Ansicht wechseln die Ansicht ändern eine eigene Ansicht erstellen in die Datenblattansicht wechseln die Explorer-Ansicht öffnen In der oberen Navigationsleiste das Drop-down-Menü der aktuellen Ansicht anklicken, gewünschte Ansicht wählen In der oberen Navigationsleiste das Drop-down-Menü der aktuellen Ansicht anklicken, Schaltfläche Ansicht ändern In der oberen Navigationsleiste das Drop-down-Menü der aktuellen Ansicht anklicken, Schaltfläche Ansicht erstellen Kontextmenüpunkt Datenblattansicht der Liste oder Bibliothek Register Bibliothekstools - Bibliothek, Schaltfläche Mit Explorer öffnen 4.8 Übung Level Zeit ca. 12 min Übungsinhalte Eine eigene Ansicht erstellen Mit der Datenblattansicht vertraut machen Mit der Explorer-Ansicht arbeiten Erstellen Sie eine eigene Ansicht in einer beliebigen Liste. Nehmen Sie folgende Einstellungen vor: Setzen Sie einen Filter, sodass nur Elemente des aktuellen Datums angezeigt werden. Die Elemente sollen direkt in der Ansicht bearbeiten werden können. Die Liste soll schattiert angezeigt werden. Rufen Sie die Datenblattansicht einer Liste auf und bearbeiten Sie ein Listenelement. Rufen Sie die Explorer-Ansicht der Bibliothek Freigegebene Dokumente auf und erzeugen Sie einen neuen Ordner, in dem Sie ein Textdokument speichern. HERDT-Verlag 55

14 Impressum Matchcode: SHPAN2010 Autor: Dr. Benjamin S. Bergfort Redaktion: Claudia Reitmeier Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, Juni 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.