Records Management, Standards und MoReq. MoReq2 und Records Management Hamburg, Düsseldorf, München, Frankfurt, Berlin:

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1 , Standards und MoReq MoReq2 und Frankfurt, Berlin: , Standards und MoReq MoReq2 und Frankfurt, Berlin: GmbH GmbH 3 Agenda GmbH 4 Standards Compliance MoReq1 Historie Verbreitung Übersetzung MoReq2 Entstehung Neuheiten Erstellungsprozess Ergebnisse der DLM Forum Konferenz in Lissabon

2 , Standards und MoReq MoReq2 und Frankfurt, Berlin: WasisteinRecord?(1) Unter einem Record wird ein beliebiger Content- Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Die physikalische Form oder andere Merkmale spielen dabei keine Rolle. Beispiele sind s, Verträge, Geschäftsvereinbarungen, Kontoübersichten, Berichte sowie Video- und Audiodateien. GmbH 5 WasisteinRecord?(2) Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. (ISO15489Part1) GmbH 6 Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen

3 , Standards und MoReq MoReq2 und Frankfurt, Berlin: Was ist?(1) Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. (ISO15489Part1) GmbH 7 Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. Was ist?(2) oder Electronic (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden. ERMistaucheinewichtigeKomponentevonECM. Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt. GmbH

4 , Standards und MoReq MoReq2 und Frankfurt, Berlin: Was ist?(3) Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen(Retention Schedules) und Vernichtungsfristen(Deletion Schedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.t. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen GmbH 9 Was ist?(4) ist unabhängig vom Medium Verwaltung von physischen Records(z.B. Papierdokumenten) elektronisches (Verwaltung von digitalen Objekten) GmbH

5 , Standards und MoReq MoReq2 und Frankfurt, Berlin: im ECM-Konzept DM Collab STORE WCM GmbH 11 WF/ BPM RM im ECM-Konzept DM Collab WF/ BPM STORE RM WCM Records Management Ablagesystematik Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Metadaten Archivverwaltung GmbH

6 , Standards und MoReq MoReq2 und Frankfurt, Berlin: Funktionen rund um Funktion RM Archiv COLD DMS Akte WFL Archivierung X X (X) Importfunktion Aufzeichnungen X X X X Aufbereitung, Aktenorganisation X (X) (X) X Bearbeitung, Änderung X X X Retention-Verwaltung X (X) (X) X Vernichtung X X X Protokollierung X X X X (X) X Vollständigkeitskontrolle X X Eskalation/ Qualitätssicherung X X GmbH 13 ERM Funktionen RECORDS GmbH

7 , Standards und MoReq MoReq2 und Frankfurt, Berlin: Lifecycle Management Aufbewahrungsfristen aufbewahrungspflichtig aufbewahrungswürdig Entsorgung von Informationen Regeln und Nachweis der Vernichtung GmbH 15 Standards GmbH

8 , Standards und MoReq MoReq2 und Frankfurt, Berlin: Standards betreffen unterschiedliche Ebenen GmbH 17 Technik Methoden Protokolle Formate Abläufe Metadaten Schnittstellen Verfahren Analysen und Darstellungen Betrachtungsweisen und außerdem viele weitere Geschäftsaspekte De jure standards füralleartenan Tätigkeiten füralleartenanprodukten speziellfürdas Kerngeschäft Umfangreiche Auswahl an Quellen GmbH

9 , Standards und MoReq MoReq2 und Frankfurt, Berlin: Industriestandards ebenso umfangreiche Auswahl an Quellen Software Dateiformate GmbH 19 Fachliche ERM Standards GmbH 20 Nur einer ist international: MoReq