Konzeptionelle Gestaltung von Berichten Die qualitative Verdichtung von Big Data

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1 Konzeptionelle Gestaltung von Berichten Die qualitative Verdichtung von Big Data Markus Wolff, Dipl.-Bw. (FH), MBA, chartisan GmbH, Congress der Controller, Themenzentrum C, München, 20. April 2015 Resümee Mit dem Fortschritt der Informationstechnologie vergrößern sich unaufhaltsam die verfügbaren Datenmengen und deren Komplexität in den Unternehmen. Manager erwarten, dass sich die teuren IT-Investitionen in Form wertvoller Informationen auszahlen. Berichte mit qualitativ gehaltvollen Botschaften können diese Erwartung erfüllen. Sie enthalten neben direkten Ergebnissen der Datenanalyse auch entscheidungsrelevante Erklärungen und Empfehlungen. Die Controller schaffen einen großen Mehrwert, wenn es darum geht solche Botschaften zu identifizieren und verständlich zu vermitteln. Erst durch ihre menschliche Kreativität und verantwortungsbewusste Beurteilung kann das Informationspotenzial tatsächlich genutzt werden. 1

2 Wir machen Ihre Informationen sichtbar als Dienstleister für Datenvisualisierung und Datenanalyse. Datenvisualisierung Report Prototypen Style Guides & Templates Interaktive Dashboards Regelmäßige Reports Informationsgrafiken Unabhängige Beratung Software-Tool Auswahl Designkonzept Prozessbegleitung Know-how Transfer Projekt-Workshops Schulungen Remote-Support 2

3 Konzeptionelle Gestaltung von Berichten Die qualitative Verdichtung von Big Data Markus Wolff, Dipl.-Bw. (FH), MBA, chartisan GmbH, Congress der Controller, Themenzentrum C, München, 20. April 2015 Botschaften erhöhen den Mehrwert von Berichten Entscheidungsrelevante Informationen identifizieren Informationen strukturiert und nachvollziehbar vermitteln 3

4 Business Reports heute: 50% sind mit dem Reporting insgesamt eher unzufrieden* *) Quelle: KPI Studie 2013, Horváth & Partners 4

5 Business Reports heute: 23% sind mit dem Zukunftsbezug des Reporting zufrieden* *) Quelle: KPI Studie 2013, Horváth & Partners 5

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7 ERP Branchenkenntnis BI-Tools Excel Markt Analysen Querdenken Intuition Big Data Gespräche Visualisierung Kommunikation Statistik Logik 7

8 Controller sind kreative Zuarbeiter der Entscheidungsträger. 8

9 Berichte sollen Maßnahmen auslösen, die zur Erreichung der Unternehmensziele führen. Controller analysieren Daten und vermitteln Informationen an die Entscheidungsträger. IT Erfassen Daten automatisch Bereitstellen Ziele Handeln Management Wissen manuell Verstehen Analysieren Controlling Information manuell Kommunizieren Wie entstehen die Botschaften? Wie werden Botschaften wirkungsvoll vermittelt? SUCCESS-Regeln 9

10 Die HICHERT SUCCESS-Regeln können drei Wirkungsebenen zugeordnet werden: konzeptionell, perzeptiv und semantisch. Hier steht die konzeptionelle Ebene im Fokus. konzeptionell S AY S AY U NIFY C ONDENSE C HECK E XPRESS S IMPLIFY S TRUCTURE S TRUCTURE perzeptiv C ONDENSE C HECK E XPRESS S IMPLIFY semantisch U NIFY 10

11 Konzeptionelle Gestaltung von Berichten Die qualitative Verdichtung von Big Data Markus Wolff, Dipl.-Bw. (FH), MBA, chartisan GmbH, Congress der Controller, Themenzentrum C, München, 20. April 2015 Botschaften erhöhen den Mehrwert von Berichten Entscheidungsrelevante Informationen identifizieren Informationen strukturiert und nachvollziehbar vermitteln 11

12 Für die Empfänger von Berichten sind Botschaften besonders nützlich, wenn sie aussagekräftige Erklärungen und ggf. auch passende Empfehlungen beinhalten. Qualitätsgrade von Botschaften in Berichten ohne Ergebnisrechnung, banal Umsatz und Ergebnis unter Plan, treffend Das EBIT 2015 wird 180 TEUR unter Plan erwartet. mit Erklärung Botschaft Typ 1 Problembeschreibung Das EBIT 2015 wird 180 TEUR unter Plan erwartet. Probleme mit dem Leihpersonal in München führten wiederholt zu Anlagenausfällen. Dadurch sind die Instandhaltungskosten um 120 TEUR höher und der Umsatz um 250 TEUR geringer als geplant. Empfehlung Botschaft Typ 2 Lösungsvorschlag Wir sollten in München wieder mehr Stammpersonal einsetzen. Dadurch ließen sich die Anlagenausfälle minimieren. Die Instandhaltungskosten würden sinken, Umsatz und EBIT würden steigen. 12

13 Botschaften von hoher Qualität beinhalten Erklärungen und Empfehlungen. Sie entstehen in einem Prozess der sowohl analytische als auch kreative Arbeitsschritte beinhaltet. Daten bereitstellen Daten analysieren und interpretieren, Botschaften ableiten Maßnahmen umsetzen Phase 1 Probleme erkennen und verstehen Hypothesen generieren Hypothesen prüfen Botschaft Typ 1 Problembeschreibung n formulieren Welche Abweichungen, Trends, Korrelationen, etc. könnten relevant sein? Welche Effekte existieren tatsächlich? Welche Ursachen und Auswirkungen haben sie? Was? Warum? Wie viel? (Vergangenheit) Phase 2 Handlungsoptionen aufzeigen Ideen generieren Ideen beurteilen Botschaft Typ 2 Lösungsvorschlag Empfehlungen formulieren Welche Maßnahmen könnten bei der Zielerreichung helfen? Sind die Ideen plausibel? (Logik, Rechenszenarien) Was? Warum? (Zukunft) Lernprozess 13

14 Das 4-Fenster-Formular zeigt die Vorteile eines zukunftsorientierten, kreativen Vorgehens (Weg 2) im Vergleich zur häufig praktizierten vergangenheitsorientierten Kommunikation (Weg 1). 4-Fenster-Formular* Vergangenheit Zukunft Standardbericht Plan Mai Ist Mai Abw Weg 2 Forecast Ziel Jahr erw Rest erw Abw Weg 1 Kommentar Maßnahmen Gespräch Warum? Rechtfertigung Was? Wer? Wann? Nebenprodukt *) Quelle: Controller Akademie 14

15 Bei der Datenanalyse sind viele Entscheidungen nötig, die teilweise auf Intuition und Erfahrungswissen beruhen, z. B. die Priorisierung und Toleranz bei Abweichungen. Abweichung mit Toleranz Soll Ist Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 15

16 Konzeptionelle Gestaltung von Berichten Die qualitative Verdichtung von Big Data Markus Wolff, Dipl.-Bw. (FH), MBA, chartisan GmbH, Congress der Controller, Themenzentrum C, München, 20. April 2015 Botschaften erhöhen den Mehrwert von Berichten Entscheidungsrelevante Informationen identifizieren Informationen strukturiert und nachvollziehbar vermitteln 16

17 Strukturierte Informationen werden schneller und besser verstanden. Dabei hat sich ein pyramidaler Aufbau bewährt, mit der Botschaft an der Spitze der Pyramide*. Einleitung Situation Problem Frage Botschaft Hauptaussage Warum? Inwiefern? Welche? deduktiv induktiv Schlussfolgerung Ziel Maßnahmen *) vgl. Barbara Minto: Das Prinzip der Pyramide 17

18 Ein einfaches Beispiel zeigt: Strukturierte Informationen sind leichter verständlich als unstrukturierte. Situation Problem Ein dringendes Projekt-Meeting ist für Montag geplant. Wichtige Zuarbeiten werden sich verzögern. Unstrukturierte Information Herr A hat mich heute informiert, dass er die angeforderten Daten erst Montag erhält, dann aber noch mindestens einen Tag für die Auswertung brauchen wird. Unser Meeting am Montag ist ohne die Daten nicht zielführend. Wir werden kurzfristig einen neuen Termin ansetzen, da Herr A am Freitag in Urlaub geht. Frau B ist am Dienstag in einer Schulung. Da der einzige geeignete Raum am Dienstag und Mittwoch bereits ausgebucht ist, schlage ich vor wir treffen uns am Donnerstag um 9 Uhr. Strukturierte Information Neuer Termin: Donnerstag 9 Uhr Zuarbeiten fertig Personen verfügbar Raum verfügbar Grund 1 Botschaft Grund 2 Grund 3 18

19 Um qualitative Botschaften zu vermitteln, müssen Informationen gefiltert und strukturiert werden. Dieser Prozess erfordert Fachkompetenz, Hintergrundwissen, Urteilsvermögen und Übung. Informationen rechtzeitige Wartung würde größere Schäden verhindern 74% Leihpersonal am Standort München (vor 2 Jahren 15%) bei reibungslosem Betrieb wären größere Stückzahlen möglich früher wurden Probleme rechtzeitig gemeldet etc. Filtern, Priorisieren, Strukturieren Botschaft Wir sollten wieder mehr Stammpersonal einsetzen. 19

20 Die Botschaft beantwortet eine aufgeworfene Frage. Die nachfolgenden n klären Rückfragen. Sind alle Fragen beantwortet, ist das Ziel erreicht und die nächsten Schritte werden besprochen. Situation: Problem: Frage: Botschaft: Umsatz und EBIT sind vom reibungslosen Betrieb unserer Anlagen abhängig. Standort München hat wegen Anlagenausfällen erhöhte Kosten und weniger Umsatz. Wie können wir die Anlagenausfälle vermeiden? Wir sollten Stammpersonal einsetzen. Instandhaltungskosten sinken Umsatz steigt Stammpersonal erkennt Probleme rechtzeitige Wartung verhindert Schäden keine Schäden größere Stückzahlen höhere Qualität besser motiviert besser qualifiziert geringere Standzeiten weniger Ausschuss Karriere Teamgeist Lohn Einschulung, Weiterbildung Erfahrung mit Anlage Nächste Schritte: Recruiting starten, Forecast aktualisieren 20

21 Sind die inhaltlichen n klar, werden sie durch gezielte Visualisierung unterstützt. Ein durchdachtes Designkonzept hilft, die passenden Grafiken für jeden Anwendungsfall zu gestalten. Kategorien Zeit Struktur Beziehung Kernaussage Einzelwerte Trend Überleitung Abweichungen integriert separat, einzeln separat, kumuliert Datenreihen Einzelreihe Vergleich Multi, Summe Multi, Einzelwerte 21