Informationsblatt Zertifizierung nach der DIN EN ISO 14001

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1 Informationsblatt Zertifizierung nach der DIN EN ISO Die DIN EN ISO ist ein weltweit anerkannter Standard, der Anforderungen an ein wirksames Umweltmanagementsystem definiert. Er ist Teil einer Normenfamilie zur Festlegung von Anforderungen an verschiedene Bereiche des Umweltmanagements (z.b. Umweltkennzahlen, Ökobilanzen). Diese internationale Norm verfolgt das übergeordnete Ziel, den Schutz der Umwelt und die Vermeidung von Umweltbelastungen im Einklang mit sozioökonomischen Erfordernissen zu fördern. Sie wurde branchenneutral entworfen und ist auf kleine, mittlere und große Unternehmen anwendbar, die sowohl aus dem produzierenden als auch aus dem Dienstleistungssektor stammen können. Die DIN EN ISO enthält zahlreiche sachliche Übereinstimmungen mit der DIN EN ISO 9001, die als ebenfalls weltweit anerkannter Standard Anforderungen an ein wirksames Qualitätsmanagement definiert. Die Zertifizierung eines Unternehmens nach DIN EN ISO gilt als Nachweis einer erfolgreichen Umsetzung dieser Norm, welches dadurch sowohl nach innen als auch nach außen Vertrauen dahingehend schafft, dass das zertifizierte Unternehmen fähig ist, eine Umweltpolitik und entsprechende Zielsetzungen unter Berücksichtigung der rechtlichen Verpflichtungen und Informationen über wesentliche Umweltaspekte zu entwickeln und zu verwirklichen. Es ist selbstverständlich, dass Sie Ihr Managementsystem und die dazugehörige Dokumentation speziell auf Ihre Unternehmensgeschichte, Ihre Größe, Ihre Besonderheiten und Ihre Branche anpassen. Diese Besonderheiten werden im Zertifizierungsprozess von uns berücksichtigt. ZERTPUNKT GmbH Fon: Seite 1 von 6

2 Die ISO bedient sich der Methode Plan-Do-Check-Act (Planen/ Ausführen/ Kontrollieren/ Optimieren), um die definierten Zielsetzungen in Bezug auf die Umweltleistung des Unternehmens zu erreichen: Planen Festlegung der Zielsetzungen und Prozesse, um die Umsetzung der Umweltpolitik des Unternehmens zu erreichen Ausführen Umsetzung der Prozesse Kontrollieren Überwachung der Prozesse hinsichtlich der rechtlichen und anderen Anforderungen sowie Zielen der Umweltpolitik des Unternehmens; ggf. Veröffentlichung der Umweltleistung (des Erfolgs der Organisation in Bezug auf ihre Umweltschutzmaßnahmen) Optimieren Anpassung oder Korrektur der Prozesse wie erforderlich Die Dokumentation des Umweltmanagementsystems muss enthalten: Die Umweltpolitik, umweltbezogene Zielsetzungen und Einzelziele Beschreibung des Geltungsbereiches des Umweltmanagementsystems Beschreibung der Hauptelemente des Umweltmanagementsystems und Ihrer Wechselwirkung sowie Hinweise auf zugehörige Dokumente Dokumente, einschließlich Aufzeichnungen, die von dieser internationalen Norm gefordert werden Dokumente, einschließlich Aufzeichnungen, die von dem Unternehmen als notwendig eingestuft werden, um die effektive Planung, Durchführung und Kontrolle von Prozessen sicherzustellen, die sich auf ihre bedeutenden Umweltaspekte beziehen. Begriffe: Wir, als Zertifizierungsstelle, unterliegen der DIN EN ISO Diese europäische Norm definiert die Anforderungen an Zertifizierungsgesellschaften. Die Einhaltung und Umsetzung dieser Normvorschrift durch die Zertifizierungsgesellschaften wird jeweils auf nationaler Ebene durch Akkreditierer überwacht. In unserem Fall ist das die TGA (Trägergemeinschaft für Akkreditierungen GmbH). Unsere Auditoren durchlaufen einen mehrjährigen, definierten Ausbildungs- und Entwicklungsprozess und müssen die notwendige Kompetenz und Fachkunde sowie berufliche, branchenspezifische Erfahrungen nachweisen, um die Zulassung für bestimmte Scopes (Branchenschlüssel) zu erhalten. ZERTPUNKT GmbH Fon: Seite 2 von 6

3 Unter Auditaufwand wird der Zeitaufwand verstanden, der für die Auditierung eines Unternehmens in Abhängigkeit von seiner Größe/ Mitarbeiteranzahl und der Standortanzahl und/oder Komplexität notwendig bzw. definiert ist. Daher benötigen wir von Ihnen bereits im Vorfeld Angaben bezüglich der Mitarbeiteranzahl Ihres Unternehmens und der einzelnen Standorte sowie dem jeweiligen Leistungsprofil und der genauen Branche zur Ermittlung der Komplexitätskategorie. Ein Audittag (auch als Manntag oder Personentag bezeichnet) besteht aus 8 Zeitstunden. Beispiel: Wird ein Auditaufwand von 2 Audittagen ermittelt, kann das Audit entweder durch 2 Auditoren an einem Arbeitstag oder durch einen Auditor an 2 Arbeitstagen durchgeführt werden. Ab einem Auditaufwand von 4 Audittagen müssen mindestens 2 Auditoren eingesetzt werden. Die Mitarbeiteranzahl wird aus allen Personen ermittelt, deren Tätigkeit in den Geltungsbereich des angestrebten Zertifikats fällt. Dazu gehören: Fest angestellte Mitarbeiter Saisonkräfte Teilzeitbeschäftigte und Auszubildende (50%, unterschieden wird in Abhängigkeit von der Anzahl der geleisteten Stunden) Honorarkräfte (Die Zahl wird auf das Kontingent einer jeweils vollen Stelle zusammengefasst) Zeitarbeitskräfte und Arbeitskräfte, die von Nachauftragsnehmern zur Verfügung gestellt werden (prozentuale Bewertung in Bezug auf die Stunden fest angestellter Arbeitskräfte) Geringfügig Beschäftigte (multipliziert mit 0,25) Faktoren, die den ermittelten Auditaufwand beeinflussen: Die Definition des Auditaufwands in Abhängigkeit von der Mitarbeiteranzahl fußt auf Erfahrungswerten und muss angepasst werden. Erhöhende Faktoren sind z.b.: Hohe Anzahl von Einzelaktivitäten innerhalb der Prozesse Hohe Regelwerksdichte wie z.b. im Bereich Lebensmittel, Raumfahrt u. a. Flächenmäßig große Standorte Hohe Empfindlichkeit bzgl. Standortumgebung Zusätzliche oder unübliche Umweltaspekte für den Bereich Dolmetscher erforderlich... ZERTPUNKT GmbH Fon: Seite 3 von 6

4 Reduzierende Faktoren sind z.b.: Produkte/Prozesse ohne oder mit geringem Risiko Einfache Tätigkeiten oder gleichartige Fertigungsanlagen und/ oder Dienstleistungen Kleine Standorte (z.b. Einzelbüro) Bereits bestehende Fremdüberwachung Kombiniertes Audit eines integrierten Systems mit 2 oder mehr verträglichen Managementsystemen Ist ein kombiniertes Audit eines integrierten Systems wie z.b. ISO 9001 und ISO gewünscht und möglich, können je nach Voraussetzung (IMS, verfügbare Auditoren für beide Normen, zeitgleich durchführbare Audits etc.) bis zu ca. 30% der Summe der getrennt ermittelten Auditaufwände reduziert werden. Auf der Grundlage des ermittelten Auditaufwandes und der gültigen Tagessätze werden die Zertifizierungskosten ermittelt. Weiterhin fließen Reisekosten/ Übernachtungsaufwand des Auditors und die Verwaltungs- und Zertifikatsgebühr in den Endpreis ein (Preisliste). Reisezeiten werden i.d.r. nicht in Rechnung gestellt. In der Zentrale befindet sich die juristische und organisatorische Oberhoheit über alle anderen zu zertifizierenden Niederlassungen im Hinblick auf die Durchsetzung der Management-Maßnahmen; hier werden die zentralen Funktionen des Managementsystems gebündelt und gelenkt. Unter Niederlassung werden explizit benannte Mitglieder eines Zertifizierungsverbundes verstanden. Dies können Unternehmensteile an anderen Standorten oder auch Unternehmensteile am selben Standort sein, die organisatorisch abgegrenzt sind. Sie können auch gesellschaftsrechtlich unabhängig sein. Für größere Unternehmen mit mehreren Standorten und/oder Niederlassungen kann es u. U. empfehlenswert sein, eine Matrix/ Verbundzertifizierung durchzuführen. Die Niederlassungen oder Standorte müssen hierfür dem gemeinsamen Managementsystem der Zentrale unterliegen und werden hinsichtlich der wirksamen Durchführung und Aufrechterhaltung des Managementsystems von dieser überwacht. Bei der Matrix/ Verbundzertifizierung werden neben der Zentrale nur ausgewählte Niederlassungen auditiert und das gesamte Unternehmen erhält bei positivem Ausgang das Zertifikat. Da die Norm an allen Standorten erfüllt werden muss, zieht im Umkehrschluss ein ggf. erforderlicher Entzug des Zertifikats eines Standorts bzw. einer Niederlassung auch den Zertifikatsentzug des gesamten Unternehmens nach sich. Neben der Möglichkeit der Einzelzertifizierungen kann sich das Unternehmen alternativ im Vorwege dafür entscheiden, nur einen Teil der Standorte bzw. ZERTPUNKT GmbH Fon: Seite 4 von 6

5 Niederlassungen ins Managementsystem einzubeziehen und mit diesen die Matrixzertifizierung durchführen zu lassen. Bitte nehmen Sie persönlichen Kontakt mit uns auf, damit wir im Vorfeld klären können, für welches Verfahren Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt. Ablauf des Zertifizierungsverfahrens: Sie reichen den Datenerhebungsbogen bei uns ein. Das Formular erhalten Sie auf unserer Homepage oder durch Abruf unter Tel.: Ggf. ist für weitere Informationen ein persönliches Gespräch erforderlich bevor wir den Auditaufwand (Umfang und Kosten) der Auditierung ermitteln können. Bei Annahme des Angebots, wird ein Vertrag (Rahmenvereinbarung) abgeschlossen. Stufe 1 o Wir wählen das Auditorenteam aus, das Sie durch den Zertifizierungsprozess begleitet. o Sie reichen die Dokumentation Ihres Managementsystems bei uns ein; diese Unterlagen werden für die Vorbereitung der Auditierung vor Ort benötigt und mit höchster Vertraulichkeit behandelt. Sie sollten möglichst 3 bis 4 Wochen vor dem mit Ihnen abgestimmten Vor-Ort- Termin des Stufe-1-Audits bei der ZERTPUNKT GmbH eintreffen. o Ein Auditplan wird erstellt und mit Ihnen abgestimmt. o Die eingereichten Dokumente werden vorab gesichtet und im Vor-Ort- Termin zur Beurteilung der Zertifizierungsfähigkeit und -bereitschaft Ihres Unternehmens überprüft. Im positiven Ergebnis erfolgt die Freigabe zur Stufe 2 des Zertifizierungsprozesses. o Ggf. muss der Auditaufwand im Ergebnis des Stufe-1-Audits neu ermittelt werden (z.b. höhere Komplexität als angenommen, mehr Umweltaspekte etc.). Stufe 2 o Ein Auditplan wird erstellt und mit Ihnen abgestimmt. o Wir führen die Auditierung gemäß Auditplan in Ihrem Unternehmen durch und erstellen ein Auditprotokoll. o Die im Auditprotokoll enthaltenen Aufzeichnungen dienen gemeinsam mit dem durch den Auditleiter zu erstellenden Auditbericht und ggf. Feststellungsbericht (Abweichungen) als Basis für die Begutachtung. ZERTPUNKT GmbH Fon: Seite 5 von 6

6 o Ein Gutachter prüft diese Unterlagen im Hinblick auf die ausgesprochene Empfehlung des Auditleiters. Bei Zertifikatserteilung stellen wir die international anerkannten Zertifikate aus. Die Zertifikate sind 3 Jahre gültig, sofern Sie sich einem jährlichen Überwachungsaudit unterziehen. Danach kann die Re-Zertifizierung beantragt werden. Die Zertifizierung eines Integrierten Managementsystems (IMS) z.b. nach den ISO- Normen und 9001 ist grundsätzlich möglich, wenn die Schnittstellen (auch in einem ggf. gemeinsamen Handbuch) eindeutig beschrieben sind und eine eindeutige Identifizierung der Komponenten des Umweltmanagementsystems möglich ist. Trotz aller Bemühungen kann sich auch bei uns einmal ein Fehler einschleichen. Wir nehmen jeden Hinweis, jeden Einspruch und jede Beschwerde ernst und bearbeiten sie umgehend. Sie können diese schriftlich, per oder fernmündlich einreichen. Gern stehen wir Ihnen telefonisch oder auch persönlich im Rahmen eines Informationsgespräches für weitere Fragen zur Zertifizierung zur Verfügung. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf. ZERTPUNKT GmbH Fon: Seite 6 von 6