Zentrale Dienstleistungsplattform mit Matrix42. Kämmereiamt Abteilung IuK Kai-Uwe Butzinger Markus Kälberer

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1 Zentrale Dienstleistungsplattform mit Matrix42 Kämmereiamt Abteilung IuK Kai-Uwe Butzinger Markus Kälberer

2 Der Landkreis Karlsruhe Vielfalt am Oberrhein 32 Städte und Gemeinden mit über 100 Stadt- und Ortsteilen bilden den Landkreis Karlsruhe, darunter die sechs Großen Kreisstädte Bretten, Bruchsal, Ettlingen, Rheinstetten, Waghäusel und Stutensee. Die Stadt Karlsruhe selbst gehört als eigenständiger Stadtkreis nicht zum Landkreisgebiet. Der Kreis liegt im Nordwesten Baden- Württembergs in der Region Mittlerer Oberrhein. Auf einer Fläche von km2 leben hier rund Menschen, das entspricht einer Bevölkerungsdichte von 396 Einwohnern je km2.

3 Das Landratsamt Karlsruhe - Eckdaten Landratsamt: IuK-Abteilung: Mitarbeiter 22 Mitarbeiter Ämter: 22 Clients: ca

4 Ausgangssituation interne Dienstleistungen im LRAKA Datenbestände - Dezentrale, heterogene Datenbestände - Teilweise fehlende oder unvollständige Informationen - Redundante Pflege und Erhebung Informationsfluss - Genutzte Kanäle: - Telefon - - Persönliche Gespräche (vor Ort) - Keine oder dezentrale Dokumentation - Status und Zuständigkeiten der Aufgaben für Auftraggeber oft nicht nachvollziehbar Automatisierungsgrad - Manuelle Administration durch die IuK-Abteilung

5 Das Resultat - Fragen! Wer hat was und warum? Wer hat dies genehmigt und wann? Wo stocken die Prozesse? Wer ist zuständig? Wo kann ich etwas bestellen? Etwas ist defekt an wen kann ich mich wenden? Wer hilft mir bei allgemeinen Anforderungen?

6 Anforderung Bereitstellung einer zentralen Dienstleistungsplattform > Transparenz und Dokumentation der internen Prozesse > Zentrale Datenhaltung und Pflege > Aufgaben- und Störungsmanagement > Nachvollziehbares Assetmanagement > Genehmigungsmanagement > Globale Verfügbarkeit rund um die Uhr für jeden Mitarbeiter > Interne Ressourcen / Schnittstellen nutzbar > Useability

7 Entscheidung Matrix42 Workplace Management - Anforderungen werden erfüllt - Matrix42 Physical (Empirum), Service Desk (IuK) ohne Service Portal bereits im Einsatz - Flexibler, modularer Aufbau und Konnektivität (Konnektoren, Schnittstellen etc.) - Gute Erfahrungen hinsichtlich Consulting-Partner (TAP.DE)

8 Unsere Lösung 1. Service Portal als zentrale Plattform 2. Service Katalog zur Bestellung der Services 3. Active Directory Konnektoren und Automatisierung über Powershell 4. Asset Management 5. Service Desks für alle beteiligten Bereiche auch Non-IT für ein zentrales Aufgabenmanagement 6. Zusammenspiel der oben genannten Punkte zur Realisierung eines zentralen Mitarbeitermanagements (ZMM)

9 Service Katalog / Service Portal Service Katalog - Services - Genehmigungen - Prozesse / Workflows Service Portal - HelpDesk - Knowledge Base - Ankündigungen - Informationen

10 Zentrales Mitarbeitermanagement Neuer Mitarbeiter

11 Zentrales Mitarbeitermanagement Neuer Mitarbeiter Das ZMM hat die Gesamtübersicht über die abhängigen Aufgaben! Die Assets eines jeden Mitarbeiters lassen sich nachvollziehen und zentral pflegen! Auch der Mitarbeiter selbst sieht seine eigenen Assets im Service Portal!

12 Service Desks Für alle beteiligten Bereiche Jeder verantwortliche Bereich bearbeitet seine Aufgaben über entsprechende Tickets in seinem Service Desk!

13 Zentrale Dienstleistungsplattform - Weitere Funktionen - Personaldatenpflege im Service Portal - Linksammlungen für die Ämter - Eingebetteter RemoteDesktop-Aufruf - Statusanzeigen Klimatechnik - FAQ-Bereich - E-Learning - Hardware-Übersichten (Computer nach Ämtern) - Gebäudepläne (Druckerberechtigungen, Standort) - Ankündigungen im Service Portal für Non-IT - Service Formular (zur Beantragung)

14 Zahlen - Services Aktuell stehen 305 Services im Service Katalog zur Verfügung. Tendenz steigend!

15 Zahlen - Bestellungen Im Zeitraum Oktober 2013 bis Mai 2014 wurden über 1500 Bestellungen mit dem Service Katalog abgewickelt.

16 Nächste Schritte + Zuordnung von Preisen zu den Services + Interne Verrechnung / Kostenstellen + Lizenzmanagement + Integration Mobile Device Management + Softwareinstallation über den Service Katalog / Empirum + Rollout TAP.DE - Service Dashboard (Leitungsebene) -

17 Noch Fragen? Antworten! Wer hat was und warum? Asset Management und Service Katalog! Wer hat dies genehmigt und wann? Service Katalog! Wo stocken die Prozesse? Service Desk ZMM Service Dashboard! Wer ist zuständig? Service Katalog und Service Desks! Wo kann ich etwas bestellen? Service Katalog! Etwas ist defekt an wen kann ich mich wenden? Service Portal! Wer hilft mir bei allgemeinen Anforderungen? Service Katalog!

18 Fazit Zentrale Dienstleistungsplattform erfolgreich im Einsatz Komplettes Mitarbeitermanagement wird über Matrix42 Workspace Management abgewickelt und gelebt Automatisierte Dokumentation und transparente Prozesse Zentrale Datenhaltung und Pflege im Service Store Nachvollziehbares Asset Management wurde implementiert Globale Verfügbarkeit rund um die Uhr für jeden Mitarbeiter ist gewährleistet

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