Globale Kommunikation Unterstützung bietet ein Portal auf Microsoft SharePoint-Technologie

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1 Anwenderbericht Success Story Globale Kommunikation Unterstützung bietet ein Portal auf Microsoft SharePoint-Technologie Von Stefanie Husslein, CRG Information Services Informationsmanagement und Gruppenzusammenarbeit sind die großen Herausforderungen, denen Unternehmen, insbesondere globale Gesellschaften, heute gegenüberstehen. Die bisherigen Formen der Unternehmenskommunikation befinden sich im Umbruch. Gleichzeitig steigen die Informationsmengen, die tagtäglich verwaltet werden müssen. Eine Fülle von neuartigen Softwaretools will hierfür Problemlösungen anbieten. Doch mit jedem neuen Softwareprodukt, das im Unternehmen eingeführt wird, wächst gleichzeitig der Verwaltungsaufwand und sinkt die Akzeptanz unter den Mitarbeitern. Vermehrt projektbezogen, unternehmens-, standort- und abteilungsübergreifend arbeiten zu können dies hat KUKA Roboter, einer der weltweit führenden Anbieter von Industrierobotern, als wichtige Anforderung für ein international tätiges Unternehmen erkannt. Die Lösung wurde jetzt in Form eines Firmenportals, basierend auf Microsoft SharePoint Portal Server 2003, erfolgreich umgesetzt. Nach Start des Prototyps 2005 ziehen die IT-Fachabteilung und die Abteilung Unternehmenskommunikation jetzt ein positives Resümee zur Portaleinführung. Egal ob Frankreich, Ungarn oder USA seit 2006 können KUKA Mitarbeiter weltweit via Intranet miteinander kommunizieren, Dokumente bereitstellen, Projekte managen oder Produktdaten abrufen. Eine zentrale webbasierte Kommunikations- und Informationsplattform macht s möglich

2 Informationsrecherche im neuen KUKA Firmenportal Was bietet das Portal noch? Veraltete oder redundante Daten, auf verschiedene Plattformen verteilt, unübersichtliche Fileserverstrukturen und zeitraubendes Informationsmanagement all das gehört bei KUKA Roboter der Vergangenheit an. Das neue Firmenportal stellt den Mitarbeitern alle relevanten Intranetinformationen über einen Single Point of Information zu Verfügung Informationen, die mithilfe einer Suchfunktion à la Google schnell und einfach wieder auffindbar sind. Neben rein technischen Informationen werden die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag auch durch ein reichhaltiges Serviceangebot (Dokumentationen, Formulare, Vorlagen etc.) unterstützt und die Unternehmenskommunikation wird durch ein vielfältiges Angebot an sozialen Informationen wie Unternehmensnachrichten, Marktplätze oder ein weltweites Mitarbeiterverzeichnis gefördert

3 Information und Service für den Mitarbeiter das KUKA Firmenportal soll den Arbeitsalltag erleichtern Die Microsoft SharePoint-Technologie sorgt zugleich für optimale Integration der Microsoft Office Produkte (v. a. Office 2003) und durch die gewohnte Microsoft Benutzeroberfläche für geringen Schulungsaufwand beim Anwender. Als herausragend sind vor allem die integrierten Suchfunktionen zu nennen: Ein Crawler- Dienst durchsucht alle vorhandenen Ressourcen (Fileserver, Datenbanken, Websites oder Portalseiten) nach unternehmensinternen oder externen Informationen (Kundenund Produktdaten, Firmendokumenten, Portalinhalten), die indiziert und anschließend über das Portal abgefragt bzw. durch Verweise sofort zugänglich gemacht werden. Die Einbindung von Fremdanwendungen der Fachabteilungen gelingt schnell und einfach über eine entsprechende Datenschnittstelle. SAP-Einbindung? Kein Problem! Inhalte aus Zeiterfassung, Telefonverzeichnis, Reisekostenabrechnung oder auch die Verkaufszahlen können über den SAP.NET Connector in allen Portalbereichen angezeigt werden. Das Baukastensystem von Microsoft SharePoint 2003 ermöglicht es, Portalseiten schnell und einfach ohne Programmierkenntnisse aufzubauen und damit die Pflege von Team-, Projekt- oder Abteilungsseiten dezentral in die Hände von IT-Laien zu übergeben. Jedes Team, jede Projektabteilung oder jeder Fachbereich ist somit für die inhaltliche Pflege selbst verantwortlich, was den Mitmachgedanken stärkt. Eine Reihe von Webparts wird im Internet von Drittanbietern zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig steht aber auch der Weg für eigene programmatische Anpassungen offen so, wie ihn KUKA gemeinsam mit seinem Dienstleister CRG Information Services gegangen ist

4 Webbasierte Lösung = Sicherheitslücke? Irrtum. Mittels Single-Sign-On-Verfahren erfolgt die authentifizierte Anmeldung jedes Mitarbeiters an das Firmenportal: Die Anmeldung am Firmenrechner mit persönlicher Domänekennung und eigenem Passwort genügt, um den automatischen Zugriff auf die Portaldomäne via Browser zu ermöglichen. Gleichzeitig bedeutet dies, dass nur Mitglieder der Firmendomäne auf Inhalte des Firmenportals zugreifen und diese nach ihren Wünschen verändern können. Ein rollenbasiertes Sicherheitskonzept (Leser, Mitglied, Autor) bietet zudem die Chance, dass Mitarbeiter neben den Grundfunktionen, die ihnen die Rolle Leser bietet, durch zusätzliche Rechte und Rollenzuweisungen z. B. auch Aufgaben redaktioneller Art übernehmen und dadurch einen Beitrag aus ihrem Fachbereich leisten können. SharePoint Portal Server 2003 bietet zweierlei Wege zur Verwaltung der Zugriffsberechtigungen: über die Konzeption von Websitegruppen über Zugriff auf Active-Directory-Gruppen, wobei die Einbindung von AD- Gruppen die elegantere und konzeptionell vielversprechendere Lösung darstellt, da hierdurch eine einheitliche und zentrale Verwaltung der Benutzerkonten mittels Active Directory garantiert wird Weiterhin besteht im SharePoint Portal Server die Möglichkeit der Skalierung durch den Zusammenschluss von mehreren Servern zu einer Serverfarm. Der SharePoint Portal Server erlaubt Skalierung durch den Zusammenschluss von mehreren Servern zu einer Serverfarm - 4 -

5 Fazit In dem auf SharePoint-Technologie spezialisierten Dienstleister CRG hat KUKA Roboter GmbH den richtigen Ansprechpartner für die Realisierung des Mitarbeiterportals gefunden. In einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen der IT-Fachabteilung und dem Umsetzungspartner CRG gelang es, ein passgenaues Umsetzungskonzept zu entwickeln, das ein hohes Maß an Usability aufweist. Die schon kurz nach Portaleinführung große Mitarbeiterakzeptanz und der geringe Schulungsaufwand sind deshalb nur die logische Konsequenz. CRG hat hinter die Unternehmensprozesse und -workflows geblickt und dabei die Key Points für die erfolgreiche Projektrealisierung aufgedeckt. Die in SharePoint Portal Server 2003 noch enthaltenen Funktionseinschränkungen wie die fehlende Out-of-the-Box- Lösung zur Mehrsprachigkeit waren für CRG keine Hürde, sondern aufgrund ihres hohen SharePoint-Wissens der Ansporn, wiederverwendbare Funktionsmodule und Webparts auf Basis der offenen SharePoint-Architektur zu entwickeln und dadurch dieses hohes Maß an Umsetzungsqualität zu erreichen. So wurden die an die Portaleinführung gesetzten Ziele zu voller Zufriedenheit erreicht und darüber hinaus wurden strategische Ziele zum KUKA Informationsmanagement definiert. Die von den Verantwortlichen hervorragend konzipierte Projektplanung sorgte für den erfolgreichen und termingerechten Portal-Launch. Die Verfolgung der.net- Strategie und Implementierung auf Basis von SharePoint Portal Server 2003 erwies sich für KUKA Roboter GmbH als die richtige Entscheidung. Mit Einführung unseres Mitarbeiterportals gelang es CRG, erhebliche Verbesserungen in der Teamzusammenarbeit und in der gemeinsamen Dokumentenverwaltung zu erzielen. Jürgen Schulze-Ferebee, Leitung Kommunikation KUKA Roboter GmbH Die Konzeption und Umsetzung unseres Mitarbeiterportals durch CRG war von Anfang bis Ende eine Erfolgsgeschichte. Die nachhaltige Unterstützung und Optimierung der Businessprozesse der KUKA Roboter Group war das Ziel, das erreicht und übertroffen wurde. Markus Freitag, IT-Leiter KUKA Roboter Group - 5 -