IT-Umsetzung der EU- Dienstleistungsrichtlinie in Sachsen-Anhalt

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1 IT-Umsetzung der EU- Dienstleistungsrichtlinie in Sachsen-Anhalt Umsetzungskonzept - ENTWURF - Version 0.9a Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Ausgangslage und Lösungsansatz IT-Umsetzung beim EA und bei den Zuständigen Stellen (ZS) Elektronische Kommunikation mit dem / über den EA Direkte Kommunikation des Antragstellers mit der Kommune Wesentliche Merkmale der Lösung Modularität Herstellerunabhängigkeit Ausbaufähigkeit Geringes Kostenrisiko Zukunftsfähigkeit Vereinfachte Beschaffung Projektierung Projektkostenplan Meilensteine der Projektdurchführung Konzepte Funktions- und Systemkomponenten Registrierungsmodul Authentifizierungsmodul LDAP Informationsdienste Online-Formular / Formular-Server Datenablage Fallmanagementsystem Virtuelle Poststelle Dokumentenmanagementsystem (DMS) Weiteres Vorgehen...9 Seite II

3 1 Ausgangslage und Lösungsansatz Die Lösung zur technischen Ausstattung des Einheitlichen Ansprechpartners (EA) orientiert sich an den Empfehlungen von Deutschland-Online zur IT-Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie. Die erforderlichen Komponenten stehen vollständig zur Verfügung. Dabei ist der kommunalen Selbstverwaltung besondere Beachtung zugekommen. Eine über die Vorgaben der EU-Dienstleistungsrichtlinie hinausgehende Verschiebung der Kompetenzen zwischen Land und Kommunen ist nicht vorgesehen. Die alleinige Kompetenz zur Prüfung der Anträge liegt weiter allein auf kommunaler Ebene. Das bedeutet, dass auch die Prüfung auf doppelt gestellte Anträge ( wie bisher ) durch die zuständigen Stellen erfolgt. Das Fallmanagement berührt den EA nur für solche Anträge, die über ihn eingereicht wurden. Anträge, die direkt bei den zuständigen Stellen der Kommunen gestellt werden, werden ohne Information des EA bearbeitet. Die Unterstützung der Kommunen erfolgt durch die Bereitstellung von technischen Komponenten (auf Basis der Rahmenvereinbarung) und die Anbindung an die Umsetzungs-Lösung. Für die Lösung besteht jedoch die Möglichkeit zur umfassenden Integration von Vorprüfungspflichten für den EA. Trotz der Vollständigkeit der Umsetzung der Empfehlungen von Deutschland-Online, die über die reine Mindestumsetzung der Vorgaben der EU- Dienstleistungsrichtlinie hinausgehen, kann diese mit der gefundenen Lösung mit verhältnismäßig geringem Aufwand erfolgen. Die Lösung verwendet sowohl Basiskomponenten gemäß der Rahmenvereinbarung zwischen dem Land Sachsen-Anhalt und den Kommunen, bestehende Lösungen anderer Länder (EGVP aus Bremen-Online) und neu zu schaffende Komponenten wie Auftragsbearbeitung und Fallmanagement. Die Lösung ist ein moderner SAGA- / Web-Service orientierter Ansatz. Dies gewährleistet eine hohe Nutzer- und Servicefreundlichkeit. Mit ihr wird ein neuer Informationsdienst realisiert. Das Konzept der Lösung zur IT-Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie im Land Sachsen-Anhalt berücksichtigt den möglichst weitgehenden Einsatz vorhandener IT-Infrastruktur und vorhandenen Know-hows. Aus dieser Vorgabe resultiert zwingend der modulare Lösungsansatz. Seite 1

4 1.1 IT-Umsetzung beim EA und bei den Zuständigen Stellen (ZS) Im Folgenden findet sich eine Übersicht über die Komponenten der Lösung zur Umsetzung der Mindestanforderungen durch die EU-DLR, die bis Ende 2009 realisiert werden 1 : Abbildung 1 Komponenten der Lösung 1 A1-A14 siehe Anforderungen aus dem Grobkonzept Seite 2

5 1.1.1 Elektronische Kommunikation mit dem / über den EA Das Umsetzungskonzept geht davon aus, dass die Antragstellung und deren Zustandsverfolgung sowohl in der Datenablage wie auch im Fallmanagement erfolgen. Der Eingang eines Antrags beim EA des Landes wird der Zuständigen Stelle durch ein Signal sichtbar gemacht. Die Zuständige Stelle nimmt diesen Fall an und setzt den entsprechenden Status. Die Zuständige Stelle greift mit den gleichen Systemkomponenten wie der EA des Landes auf den Antrag zu. Aufgrund der heutigen Vielfalt der Fachverfahren in den Zuständigen Stellen (angenommen wird die ZS auf kommunaler Ebene) ist eine automatische Verbindung von Fallmanagement und Fachverfahren bis Ende 2009 nicht vorgesehen. Eine Teil-Automatisierung ist im Verlauf des Projektes über die Virtuelle Poststelle (VPS) denkbar, indem der Konnektor des Fallmanagements hierüber Statusmeldungen der Zuständigen Stelle aufnehmen kann; dies ist im Detail zu prüfen Direkte Kommunikation des Antragstellers mit der Kommune Sowohl in der Informationsbereitstellung wie der Antragstellung kann der Dienstleister (DL) den direkten Weg zur Kommune / Zuständigen Stelle suchen. In diesem Fall wird das landesweite Fallmanagement über die Antragstellung nicht informiert. Da die Zuständige Stelle heute schon z.b. die doppelte Beantragung überprüfen kann, bedarf es keiner weiteren technischen Lösung auf Landesebene. 1.2 Wesentliche Merkmale der Lösung Modularität Die Lösung zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie ist modular aufgebaut. Die Integration zu einem einheitlichen Gesamtsystem wird über entsprechend ausgestaltete Schnittstellen gewährleistet; wo Standards fehlen werden sie geschaffen Herstellerunabhängigkeit Aufgrund des modularen Aufbaus der Lösung und der Verbindung der einzelnen Komponenten über bereitgestellte Schnittstellen kann der Austausch der Komponenten weitestgehend herstellerunabhängig erfolgen. Auch einer erneuten Anpassung der Schnittstellen bedarf es in diesem Fall nicht Ausbaufähigkeit Dieser Lösungsansatz garantiert eine hohe Austauschbarkeit der Komponenten und damit einhergehend eine hohe Ausbau- und Erweiterungsfähigkeit der Lösung. Der Ausbau kann sowohl über den Entwicklung der Komponente selbst erfolgen, als auch durch ihren Austausch. Die Gesamtarchitektur der Lösung wird hierdurch nicht berührt. Seite 3

6 Daraus folgt zudem, dass sich der Ausbau der Lösung sehr flexibel und bedarfsorientiert vornehmen lässt Geringes Kostenrisiko Ergibt sich auf Grund geänderter Ausgangsparameter ein Änderungsbedarf, ist das Risiko unnötig aufgewendeter Kosten überschaubar. Anders als bei einer Anpassung eines nicht modularen Gesamtsystems, sind die Kosten auf die einzelne Komponente beschränkt. Bei der Auswahl der Komponenten wurde zudem ihre Erweiterungsfähigkeit berücksichtigt Zukunftsfähigkeit Aufgrund der bisher genannten Merkmale stellt sich die gewählte modulare Lösung als skalierbar und somit sehr zukunftsfähig dar Vereinfachte Beschaffung Die einzelnen Komponenten können weitestgehend unabhängig voneinander beschafft werden. Ein Zeit intensives Beschaffungsverfahren ist nicht erforderlich. Die rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Vergabe von Leistungen werden angewandt. Nur diese Möglichkeit unterstützt die Einhaltung des Zeitrahmens zur Umsetzung der Lösung bis Ende Seite 4

7 2 Projektierung 2.1 Projektkostenplan Die Kostenangaben basieren auf Überschlagsrechnungen der Hersteller / Lizenzgeber. Sie bestimmen den Kostenrahmen und müssen im Detail und auf der Basis sonstiger bestehender Verträge mit dem Land Sachsen-Anhalt detailliert und teilweise noch ausgehandelt werden. Alle angegebenen Kosten sind netto ohne Mehrwertsteuer ausgewiesen. Leistung Art Kostenschätzung Service-Portal Registrierung / Authentifizierung / LDAP Informationsdienste Online-Formular Fallbearbeitung Fallmanagement / Datenablage Virtuelle Poststelle Anpassung Neubeschaffung / Beschaffung in Abstimmung Anpassung Anpassung Neubeschaffung Neubeschaffung Anpassung Schulungen Iterative Fortschreibung Umsetzungskonzept Wissenschaftliche Begleitung Gesamtkosten externer Leitungen im verfügbaren Rahmen Seite 5

8 2.2 Meilensteine der Projektdurchführung In der folgenden Grafik sind für die Umsetzung bis die wichtigsten Phasen dargestellt: Abbildung 2: Zeitplan der Umsetzung Seite 6

9 3 Konzepte 3.1 Funktions- und Systemkomponenten In der folgenden Tabelle sind allen funktionalen Anforderungen der EU-DLR für die IT- Umsetzung der EU-DLR den einzelnen Komponenten der Lösung zugeordnet: Anforderung A1 Informationsbereitstellung A2 Bereitstellung von Formularen A3 Online-Pflege von Informationen A4 Föderatives Informationsmanagement A5 Auswahl des EA / der ZS A6 Personalisierter Portalbereich A7 Selbstregistrierung A8 Nutzung von Ident-Verfahren A9 Dokumenten-Verwaltung A10 Antragsstellung A11 Zahlung von Gebühren A12 Fallmanagement A13 Fall-Statusinformationen A14 Verwaltung von Fristen Tabelle 1: Zuordnung Anforderungen / Komponenten Modul Service-Portal Online-Formular Service-Portal Informationsdienste Informationsdienste Übergreifend Registrierungsmodul Authentifizierungsmodul Online-Formular Online-Formular Service-Portal Datenablage / Fallmanagementsystem Datenablage / Fallmanagementsystem Datenablage / Fallmanagementsystem Nachfolgend werden nähere Informationen zu den verwendeten Komponenten aufgeführt, insofern sich Änderungen zu den Beschreibungen der Komponenten im Grobkonzept erweitert haben Registrierungsmodul Das Registrierungsmodul muss noch geschaffen oder beschafft werden. Es dient der Selbstregistrierungsfunktion eines Antragstellers Authentifizierungsmodul Zur Identifizierung des Nutzers im Service-Portal, sei es durch einen Antragsteller oder eine Person der Zuständigen Stelle, muss die Authentifizierung gewährleistet sein. Dieses Modul muss ebenfalls noch geschaffen oder beschafft werden. Seite 7

10 3.1.3 LDAP Das LDAP 2 dient in Verbindung mit dem Registrierungs- und Authentifizierungsmodul als Mechanismus und Datenbank der Nutzerauthentifizierung Informationsdienste Die Spezifizierung der Informationsdienste an die Anforderungen der EU-DLR wurde konzeptionell erarbeitet. Die Umsetzung erfolgt in Kooperation von 5 Bundesländern Online-Formular / Formular-Server Die Verwendung von Online-Formularen erfolgt auf bestehenden vertraglichen Beziehungen mit der Firma Adobe Datenablage Die Datenablage dient der Hinterlegung des Antrags und der Teilanträge. Das Online- Formular wird im XML-Format übergeben. Die Datenablage / dass Fallmanagement nimmt die Antragsdaten entgegen und speichert sie als Fall ab Fallmanagementsystem Das Fallmanagement verwaltet zum Einen den Antrag als solchen und dient durch Zusatzfunktionen der Terminüberwachung und der Auskunftgabe an den EA, die Kommunen und den Antragsteller Virtuelle Poststelle Da das Land Sachsen-Anhalt einen Pflegevertrag für Governikus besitzt, wird EGVP ohne weitere Kosten auch für die EU-DLR genutzt Dokumentenmanagementsystem (DMS) Für den Übergang bis zur Einführung eines DMS kann mit den Komponenten des Office Sharepoint Server die Datenablage sichergestellt werden kann. Darüber hinaus wird angestrebt, im Rahmen eines landesweiten Projektes das DMS aufzubauen (Ausschreibung über Grobkonzept). Im Rahmen der IT-Umsetzung EU-DLR wird angestrebt, ein Pilotprojekt einzubinden. 2 Lightweight Directory Access Protocol (Anwendungsprotokoll zur Abfrage und Modifikation von Informationen des Verzeichnisdienstes). Seite 8

11 3.2 Weiteres Vorgehen Nach Zustimmung durch den Ständigen Staatssekretärausschuss IT werden folgende Schritte eingeleitet: Vergabe an Dritte gemäß Markterkundung und Beschlusslage aufgrund technischer Notwendigkeiten, Aufbau eines detaillierten Masterplans zur Steuerung des Projektes, Verifizierung und Migration der Vorgaben aus MW zum Profil des EA, Berücksichtigung der Vorschläge und Anregungen der Kommunen und Kammern als Ergebnis der Besprechung vom und Projekt-Umsetzungs-Kickoff. Seite 9

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