Digitalisierung personaldatenbezogener.

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1 Digitalisierung personaldatenbezogener Prozesse

2 Gründe für die Digitalisierung Übersicht über Risikofaktoren Bei der Einrichtung und Steuerung von Prozessen müssen folgende Risikofaktoren bedacht und soweit möglich ausgeschlossen werden: Informationen sind teilweise nur lokal verfügbar Zugriff kann zeitlich beschränkt sein. müssen über mehrere Medien / Datenbanken ausgewertet werden. werden redundant vorgehalten. Mensch ist nicht unbegrenzt und dauerhaft verfügbar. Qualifikation muss laufend aktualisiert werden. kann Ermessensspielraum ggf. falsch nutzen. übernimmt ggf. Verantwortung nicht. macht Fehler im Einzelfall Kommunikation Informationen werden vom Empfänger falsch verstanden. Informationen werden vom Sender falsch übermittelt. Informationen werden unvollständig oder gar nicht übermittelt Entgelt und Rente AG Seite 2

3 Prozesse Voraussetzungen für eine reibungslose Abarbeitung Ein Prozess funktioniert, wenn der Prozess und die Abarbeitungsschritte angemessen festgelegt und dokumentiert wurden sowie laufend überprüft werden. Zuständigkeiten und Abarbeitung der Schritte klar definiert und kommuniziert wurden. die Prozessbeteiligten die Kompetenz zur Abarbeitung ihrer Aufgaben besitzen und diese richtig und termingerecht durchführen. die Kommunikation zwischen den Beteiligten funktioniert. der Informationsfluss zwischen den Beteiligten gewährleistet ist. Ein Prozess funktioniert nicht, wenn ein Prozessbeteiligter ausfällt und nicht ersetzt werden kann. erforderliche Informationen nicht allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Interpretationsspielräume bestehen und nicht richtig umgesetzt werden Entgelt und Rente AG Seite 3

4 Die Abarbeitungspraxis bei bav-prozessen Rentenauskünfte an Mitarbeiter 2013 Entgelt und Rente AG Seite 4

5 Die Abarbeitungspraxis bei bav-prozessen Rentenauszahlung 2013 Entgelt und Rente AG Seite 5

6 Die Abarbeitungspraxis bei bav-prozessen Bewertung von Pensionsrückstellungen 2013 Entgelt und Rente AG Seite 6

7 Die Abarbeitungspraxis bei bav-prozessen Ausscheiden von Know-How-Trägern 2013 Entgelt und Rente AG Seite 7

8 Vorteile der digitalen Prozessbearbeitung nach Risikofaktoren Neben einer deutlichen Beschleunigung der Prozessverarbeitung ist die gute Qualität der Ergebnisse bei digitaler Verarbeitung garantiert durch: Informationen Mensch Kommunikation Informationen sind jederzeit und überall verfügbar. Informationen sind vollständig und strukturiert in einer Datenbank hinterlegt. Alle Beteiligten greifen auf dieselben Informationen zu. Informationen sind leicht auszuwerten. Einzelfallfehler sind durch programmierte Abarbeitung / Berechnung ausgeschlossen. Know- How- Transfer ist nicht mehr erforderlich. Ausfälle führen nicht zur Prozessunterbrechung. Notwendige Kommunikation erfolgt standardisiert. Weiterer Kommunikations- und Interpretationsbedarf entfällt durch automatisierte Verarbeitung 2013 Entgelt und Rente AG Seite 8

9 Digitalisierung von Prozessen Projektschritte Prozessanalyse Analyse der Auslöser, Abarbeitungsschritte, Beteiligten, Schnittstellen und Ergebnisse der Prozesse Informationsanalyse Festlegung der zu speichernden Informationen (Dokumente, Daten und Ergebnisse), zu programmierenden Prozeduren/ Funktionalitäten und Prozessabarbeitungsschritte Datenbankmodell Festlegung anhand des Ergebnisses der Datenanalyse und Umsetzung auf virtualisierten Servern. Funktionalitäten / Prozeduren / Schnittstellen Die erforderlichen Programmierungen werden vorgenommen und die Parameter für die Prozessund Programmsteuerung erfasst. Hierbei sind möglichst Standardsoftwareprogramme mit zu nutzen und Schnittstellen zur Datenübernahme / Datenabgleich in den Prozess aufzunehmen. Daten- und Dokumentenübernahme Vorhandene Daten werden soweit möglich maschinell über Schnittstellen übernommen. Weboberfläche Der Abruf der Daten, Dokumente und Prozessergebnisse wird über eine Weboberfläche ermöglicht. Besondere Bedeutung hat hierbei das Berechtigungskonzept Entgelt und Rente AG Seite 9

10 Login 2013 Entgelt und Rente AG Seite 10

11 mandantenfähige bav-verwaltung 2013 Entgelt und Rente AG Seite 11

12 Verwaltung von Personen und Zusagen 2013 Entgelt und Rente AG Seite 12

13 bav: Zusageparameter 2013 Entgelt und Rente AG Seite 13

14 bav: Rentenrechner 2013 Entgelt und Rente AG Seite 14

15 bav: Vertragskonten 2013 Entgelt und Rente AG Seite 15

16 Service: Workflowverarbeitung über Ticketsystem 2013 Entgelt und Rente AG Seite 16

17 Service: Teilwerte 2013 Entgelt und Rente AG Seite 17

18 Service: Rentenanpassung 2013 Entgelt und Rente AG Seite 18

19 Service: Auswertungen 2013 Entgelt und Rente AG Seite 19

20 Verwaltung: Datenimport 2013 Entgelt und Rente AG Seite 20

21 Finanzen: One-Pager 2013 Entgelt und Rente AG Seite 21

22 Wir bedanken uns für Ihre Aufmerksamkeit! Wir legen besonderen Wert auf einen perfekten Service für unsere Kunden. Für ein persönliches Beratungsgespräch stehen wir jederzeit gerne zu Ihrer Verfügung. Entgelt und Rente AG Solinger Straße Langenfeld Telefon: Telefax: info@er-ag.de Alle Angaben, Informationen und Darstellungen in dieser Präsentation sind urheberrechtlich geschützt. Die Präsentation dient ausschließlich der Unterrichtung Ihres Unternehmens. Wir bitten daher, den Inhalt dieser Präsentation vertraulich zu behandeln. Wir müssen zur Wahrung der Vertraulichkeit insbesondere untersagen, die Präsentation oder Auszüge aus dieser an Dritte weiter zu geben oder ihnen zugänglich zu machen. Im Falle eines Verstoßes behalten wir uns Schadensersatzansprüche vor. Wir bitten höflich um Verständnis für diese Maßnahme.

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