Dokumentenmanagement als effizientester Hebel für die Digitalisierung

Transkript

1 Dokumentenmanagement als effizientester Hebel für die Digitalisierung Oliver Schulze, agorum Software GmbH Seite 1

2 Digitalisierung in aller Munde Alle Welt spricht von der Digitalisierung Seite 2

3 Digitalisierung in aller Munde Aber wie und wo damit anfangen? Seite 3

4 Digitalisierung in aller Munde Der digitale Schatz liegt direkt vor der eigenen Nase: Seite 4

5 Der digitale Schatz Content Dokumente s Papier Seite 5

6 Papier Seite 6

7 Papier Wissen Sie, wieviel eine Papierrechnung kostet? Seite 7

8 Papier Für eine Rechnung, die analog auf Papier bearbeitet wird, entstehen nach konservativen Schätzungen des BMI Mehrkosten von 15,00-20,00 Euro, die Europäische Kommission geht sogar von 30,00-40,00 Euro aus Seite 8

9 Papier Von 32 Milliarden Rechnungen, die in Deutschland 2014 ausgetauscht wurden, waren weniger als 10 Prozent elektronisch Seite 9

10 Papier Pro Mitarbeiter werden durchschnittlich 31 Seiten Papier pro Tag ausgedruckt Seite 10

11 Papier Dazu kommen für jedes Papierdokument: Lagerkosten Kosten für die manuelle Ablage Kosten für die Suche in Aktenordnern Seite 11

12 s Seite 12

13 s Was passiert mit all den s, die Unternehmen jeden Tag erhalten? Seite 13

14 s Diese Schlummern meist in Mailboxen oder Archiven Seite 14

15 s So gut wie nicht auffindbar oder nutzbar Seite 15

16 Dokumente Elektronische Dokumente Seite 16

17 Dokumente Was ist mit all den elektronischen Dokumenten? Seite 17

18 Dokumente Diese liegen meist vergessen auf Fileservern Seite 18

19 Dokumente So gut wie nicht auffindbar oder nutzbar Seite 19

20 Content ist wertvoll Was tun? Seite 20

21 Archivierung Meist wird nur archiviert, weil es teilweise gesetzlich vorgeschrieben ist Seite 21

22 Archivierung Ganz ehrlich: das ist meist aber auch nur ein weiteres Datengrab Seite 22

23 Content ist wertvoll Dokumentenmanagement ist weitaus mehr als nur Archivierung Seite 23

24 Content ist wertvoll Wenn auch nicht ganz korrekt: In Deutschland dominiert der Begriff DMS und meist werden darunter auch ECM und EIM zusammengefasst Seite 24

25 Content ist wertvoll Am besten passt der Begriff EIM: Enterprise Information Management Seite 25

26 Content ist wertvoll Das, was Unternehmen jeden Tag an digitalen Inhalten produzieren wird erst dann sinnvoll nutzbar, wenn: Seite 26

27 Content ist wertvoll wenn Inhalte schnell verfügbar sind Seite 27

28 Content ist wertvoll wenn Inhalte überall verfügbar sind Seite 28

29 Content ist wertvoll wenn Zusammenhänge zwischen den Inhalten leicht erkennbar sind Seite 29

30 Content ist wertvoll wenn sinnvoll mit den Inhalten gearbeitet werden kann Seite 30

31 Content ist wertvoll wenn Inhalte einfach zwischen Mitarbeitern geteilt werden können Seite 31

32 Content ist wertvoll wenn wiederkehrende, lästige Prozesse automatisiert werden können Seite 32

33 Content ist wertvoll wenn die elektronische Ablage schnell und einfach geht Seite 33

34 Warum nicht einfach anfangen? Ok, klingt gut, ABER Seite 34

35 Warum nicht einfach anfangen? Warum zögern so viele Unternehmen, ein DMS einzuführen? Seite 35

36 Warum nicht einfach anfangen? Das klingt nach viel Aufwand Seite 36

37 Warum nicht einfach anfangen? Das kommt darauf an, wie man es macht und mit welchem DMS Seite 37

38 Warum nicht einfach anfangen? Das ist teuer Seite 38

39 Warum nicht einfach anfangen? Ein DMS nicht einzusetzen ist noch viel teurer Seite 39

40 Warum nicht einfach anfangen? Arbeiten meine Mitarbeiter überhaupt damit? Ist das nicht zu aufwändig? Seite 40

41 Warum nicht einfach anfangen? Das richtige DMS, richtig eingesetzt, erspart weitaus mehr Aufwand als es kostet Seite 41

42 Warum nicht einfach anfangen? Alle Prozesse müssen umgestellt werden Seite 42

43 Warum nicht einfach anfangen? Ein gutes DMS integriert sich nahtlos in vorhandene Prozesse und ergänzt diese sinnvoll Seite 43

44 Warum nicht einfach anfangen? Es gibt so viele gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen, wer blickt da noch durch? Seite 44

45 Warum nicht einfach anfangen? Meist ist das einfacher als man denkt, oder es von vielen suggeriert wird Seite 45

46 Warum nicht einfach anfangen? Wo soll ich überhaupt anfangen? Seite 46

47 Warum nicht einfach anfangen? Klein starten, groß denken! Mit einem DMS, das in der Lage ist, sich flexibel anzupassen an neue Anforderungen Seite 47

48 Zusammengefasst Seite 48

49 Zusammengefasst Mit einem DMS machen Sie einen großen Sprung in Richtung Digitalisierung, wenn Sie ein DMS einsetzen, das Seite 49

50 Ein DMS, das sich flexibel an die wachsenden Anforderungen anpasst Seite 50

51 Ein DMS, das jede Art von Information speichern und schnell verfügbar machen kann Seite 51

52 Ein DMS, das für den Benutzer einfach zu bedienen ist und ihm lästige Arbeit abnimmt Seite 52

53 Ein DMS, das jede Art von Informationen leicht auffindbar macht Seite 53

54 Ein DMS, das zukunftssicher ist: Stichwort Open Source Seite 54

55 Ein DMS, das von jedem gerne benutzt wird und Spaß macht Seite 55

56 Fazit DMS ist der ideale Hebel für die Digitalisierung in Unternehmen Seite 56

57 Fazit Denn die Inhalte sind bereits vorhanden, sie müssen nur sinnvoll verfügbar gemacht werden Seite 57

58 Fazit Wo Sie ein solches DMS finden? Seite 58

59 Fazit Besuchen Sie uns im Open Source Park, am Halle 3, Stand D36/ Seite 59