Einführungskonzept für D in der Berliner Verwaltung

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1 Senatsverwaltung für Inneres und Sport - Projekt Einführung D in der Berliner Verwaltung Senatsverwaltung für Inneres und Sport, Klosterstraße 47, Berlin Einführungskonzept für D in der Berliner Verwaltung Version 1.0 Hinweis: Wenn im Konzept der Einfachheit halber nur die männliche Form, wie beispielsweise Nutzer, verwendet wird, ist dies geschlechterneutral zu verstehen und schließt die weibliche Form immer mit ein _ZSC2MC_ Freigabe_Einführungskonzept_D _Berlin_v1.0.doc

2 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Grundlagen der D -Kommunikation Rechtliche Rahmenbedingungen D -Gesetz E-Justice-Gesetz E-Government-Gesetz Berlin Verwaltungsverfahrensgesetz Berlin Verwaltungszustellungsgesetz Fachrechtliche Regelungen Weitere rechtliche Aspekte Eingang einer D Schriftform im Privatrecht D -Nutzungsvarianten Anbindung über D -Gateway Voraussetzungen Empfang einer D Versand einer D Zugriff auf Verzeichnisdienst Nutzung per Webbrowser Voraussetzungen Empfang einer D Versand einer D Zugriff auf Verzeichnisdienst D -Export Allgemeine Hinweise zur elektronischen Kommunikation Zentrale D -Infrastruktur D Domain-Konzept D -Einführung in der Behörde Stufenweise Einführung Voraussetzungen Stufe 1: Reaktiver D -Versand Stufe 2: Aktiver D -Versand... 20

3 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite Stufe 3: D -Integration Organisation Zugangseröffnung Zugangseröffnung der Berliner Behörden und ihrer Kommunikationspartner Beschränkung der Zugangseröffnung durch die Behörden Beschränkung der Zugangseröffnung durch den Kommunikationspartner Konsequenzen der Zugangseröffnung Funktionspostfächer und/oder persönliche Postfächer Catch-All-Postfach Mischadressierung Bestätigungsnachrichten Clients IT-Sicherheit Viren- und Malwareschutz Sicherheit der Kommunikation Kommunikation zum D -Gateway Interne -Kommunikation Schutz vor D -Verlust Schutz vor gefälschten D s Separate interne -Struktur für D s Fachverfahrensbezogenen D -Einführung Finanzierung und Kosten Aufbau und Betrieb der Infrastruktur Leistungsabrechnung Abbildungsverzeichnis... 35

4 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 4 1 Einleitung Am 3. März 2014 hat der Berliner Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung beschlossen, in der Berliner Verwaltung ein D -Gateway zur Absicherung der elektronischen Kommunikation aufzubauen. Damit soll ein einheitliches Angebot zum Versand und Empfang von D -Nachrichten für die Online-Angebote der Berliner Verwaltung als zentraler Basisdienst bereitgestellt werden. Ferner wurde das "Einführungsprojekt D in der Berliner Verwaltung" (SenInnSport) in das Modernisierungsprogramm "ServiceStadt Berlin 2016" aufgenommen. Das vorliegende Einführungskonzept wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums des Innern im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den Personalausweis erstellt. Es richtet sich an Berliner Behörden, die D einzuführen müssen oder wollen. Das Konzept adressiert insbesondere die Zuständigen in den Organisations- und IT-Referaten sowie die E-Government- und Fachverfahrens- Verantwortlichen. Das Einführungskonzept versteht sich weniger als Grundlagenwerk zu D , sondern vielmehr als praxisorientierte Anleitung zur D -Einführung unter den Rahmenbedingungen der Berliner Verwaltung. Dabei stehen die Aktivitäten der nutzenden Behörden im Mittelpunkt. Die zentral durch das ITDZ wahrgenommen Aufgaben werden in gesonderten Konzepten, die vom ITDZ erstellt werden, behandelt. Mit der Einführung von D in der Berliner Verwaltung wird das Ziel verfolgt, die externe Kommunikation schneller, effektiver, billiger und sicherer zu gestalten. Mit De- Mail kann in vielen Prozessen rechtssicher elektronisch kommuniziert werden, wo bislang nur der Papierbrief eingesetzt werden durfte, da zu unsicher und andere Verfahren (z.b. die qualifizierte elektronische Signatur) zu aufwändig sind. Als Einstieg in das Thema erläutert das Einführungskonzept zunächst die Grundzüge der D -Kommunikation. Danach werden die wichtigsten gesetzlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz von D dargestellt und zwei spezielle Themen besonders hervorgeben, die sich mit der Zustellung von D und dem Ersatz der Schriftform durch D befassen. Die IT-Architektur der zentralen D -Komponenten wird nur in Grundzügen erläutert, so dass ein Verständnis ihrer Funktionsweise möglich ist. Detaillierte Ausführungen hängen von den konkret eingesetzten Komponenten ab, über die im Rahmen eines Vergabeverfahrens entschieden wird. Sie werden in den noch zu erstellenden Konzepten des ITDZ behandelt. D wird häufig zu stark aus der IT-Sicht betrachtet. Dies wird den Möglichkeiten, die D in der elektronischen Kommunikation bietet, nicht gerecht. Aus technischer Sicht ist die Einführung von D relativ einfach. Die dafür erforderlichen IT- Komponenten sind in ihrer Funktionsweise grundsätzlich bekannt, sie beruhen auf bewährten Standards und Prinzipien. Die eigentliche Herausforderung liegt in der organisatorischen Integration von D in die internen Prozesse der Behörde, geht es doch um die grundlegende Transformation der gewohnten papierbasierten Verwaltungsprozesse in die elektronische Welt.

5 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 5 2 Grundlagen der D -Kommunikation Das am 3. Mai 2011 in Kraft getretene D -Gesetz regelt den rechtlichen Rahmen zur Nutzung von D als sicheres elektronisches Kommunikationsverfahren. Das Versenden und Empfangen von Nachrichten per D erfolgt über verschlüsselte Transportwege, so dass Inhalte nicht mitgelesen oder modifiziert werden können siehe Abbildung 1. Dadurch wird die Vertraulichkeit einer D gewährleistet. Die D -Infrastruktur wird durch sogenannte D -Dienstanbieter (DMDA) bereitgestellt. Dabei handelt es sich um privatwirtschaftliche Unternehmen, die durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) akkreditiert werden. Die Akkreditierung bestätigt die Erfüllung bestimmter Sicherheits-, Funktionalitäts-, Interoperabilitäts- und Datenschutzauflagen, die durch das D -Gesetz vorgeschrieben sind. Abbildung 1: Grundprinzip D -Versand und -Empfang Die Kommunikation mittels D ist aus technischer Sicht, aus Sicht der verwendeten Formate und Standards sowie vom Handling her der -Kommunikation sehr ähnlich. Der Absender verfasst eine Nachricht, die über den oder die involvierten De- Mail-Anbieter an den Empfänger übermittelt wird. Hinsichtlich der Rechtswirkungen jedoch ist D eher mit einem Papierbrief vergleichbar als mit einer . Jeder D -Anbieter muss seinen Nutzern einen Zugang zu ihren D - Postfächern über ein Web-Portal anbieten. Für den Zugriff ist lediglich ein Webbrowser erforderlich. D s können auf diesem Wege ohne zusätzliche Soft- oder Hardware versendet und empfangen werden. Der Nutzer befindet sich in seiner gewohnten Umgebung, so dass die D -Nutzungsschwelle sehr niedrig liegt. Der Absender erzeugt eine neue Nachricht durch Klick auf eine entsprechende Schaltfläche. Danach können Empfängeradresse, Betreff sowie der Nachrichteninhalt angegeben und Dateien angehängt werden. Die D wird analog zum -Versand per Mausklick an den Empfänger versandt. Eine empfangene D wird im Eingangsordner angezeigt und kann durch einfaches Anklicken geöffnet und gelesen werden. Behörden und Nutzer aus der Wirtschaft können sich zusätzlich zur Webbrowser- Lösung mittels D -Gateway an ihren D -Anbieter anbinden. Über das Ga-

6 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 6 teway kann die interne -Infrastruktur an D angeschlossen werden. Für den D -Versand und -Empfang können die bereits im Einsatz befindlichen E- Mail-Clients genutzt werden. Dadurch erstellen die Nutzer D s auch hier innerhalb ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Der -Server entscheidet auf Basis der angegebenen Empfängeradresse, ob die Nachricht als D an das Gateway und weiter an den D -Anbieter oder als verschickt wird. Die zuverlässige Identifizierung jedes Nutzers im Rahmen der Beantragung eines De- Mail-Kontos, die Verfahren zur Anmeldung am D -Konto auf unterschiedlichen Authentisierungsniveaus sowie die abgesicherten Transportkanäle im D - Kommunikationsraum sichern Vertraulichkeit, Fälschungssicherheit und Authentizität der D -Kommunikation und führen damit im Vergleich zur zu einer weitaus höheren Rechtssicherheit. Abhängig von der ausgewählten Versandoption können die Kommunikationspartner Bestätigungsnachweise anfordern - siehe Abbildung 2. Bei den Bestätigungsnachweisen handelt es sich um (spezielle) D s, die vom jeweiligen D -Anbieter qualifiziert elektronisch signiert werden, was ihnen eine hohe Beweiskraft, z.b. vor Gericht, verleiht. Der Absender kann eine Bestätigung über den erfolgreichen Versand einer D ( Versandbestätigung ) oder über das erfolgreiche Einlegen einer De- Mail in das Postfach des Empfängers ( Eingangsbestätigung ) erhalten. Behörden und öffentliche Einrichtungen können darüber hinaus ihre Zustellungen gemäß VwZG über Abholbestätigungen realisieren, die rechtlich mit Postzustellungsurkunden vergleichbar sind. Eine Abholbestätigung wird vom D -Anbieter des Empfängers dann erstellt, wenn die D in das Postfach des Empfängers eingelegt ist und sich der Empfänger auf dem sogenannten hohen Authentisierungsniveau (im D -Gesetz sichere Anmeldung genannt) an seinem Postfach angemeldet hat. Abbildung 2: D -Bestätigungsnachrichten D ist durch die eingesetzten Verschlüsselungsverfahren wesentlich besser geschützt als , so dass Vertraulichkeit und Datenschutz im Internet deutlich erhöht werden.

7 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 7 Die Übertragung einer D wird auf allen Kanälen durch eine Transportverschlüsselung gesichert (SSL/TLS). Der Versand zwischen den D -Anbietern erfolgt zusätzlich über eine Inhaltsverschlüsselung (S/MIME). Auf den D -Servern der De- Mail-Anbieter in Hochsicherheitsrechenzentren liegen die D s ebenfalls verschlüsselt vor, werden allerdings für kurze Zeitintervalle entschlüsselt, um sie auf Schadsoftware prüfen zu können. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist somit nicht standardmäßig gegeben. D schließt die zusätzliche Verwendung einer Ende-zu- Ende-Verschlüsselung aber nicht aus. Jeder Nutzer kann durch Einsatz von eigenen oder von den D -Anbietern angebotenen Verschlüsselungskomponenten und bei Kenntnis der entsprechenden öffentlichen Verschlüsselungsschlüssel seiner Kommunikationspartner für eine zusätzliche (Ende-zu-Ende-)Sicherheit sorgen. Ob proprietäre Verschlüsselungslösungen zukünftig durch das Land Berlin angeboten werden sollen, wird derzeit geprüft, ist jedoch unabhängig vom Aufbau einer D - Infrastruktur. D eignet sich sowohl für Behörden als auch für juristische und natürliche Personen. Vorteile liegen in der einfachen und schnellen Kommunikation, in der Vermeidung von Mal-/Spyware und SPAM sowie in der Reduktion von Kosten insbesondere im Vergleich zu papierbasierter Kommunikation (Reduzierung) von Medienbruchkosten Einsatzgebiete von D liegen daher im Ersatz von Papierpost (Briefe, Einschreiben, Postzustellungsaufträge) und Fax sowie in der Ablösung spezieller Verfahren zur sicheren elektronischen Kommunikation. Darüber hinaus sollten s, die besondere Anforderungen an Vertraulichkeit, Integrität, Authentizität des Empfängers, Verbindlichkeit/Nachweisbarkeit des Eingangs stellen, per D verschickt werden.

8 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 8 3 Rechtliche Rahmenbedingungen 3.1 D -Gesetz Das Gesetz zur Regelung von D -Diensten und zur Änderung weiterer Vorschriften (D -Gesetz) ist am 3. Mai 2011 in Kraft getreten. Es besagt u.a.: D -Dienste sind Dienste auf einer elektronischen Kommunikationsplattform, die einen sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr für jedermann im Internet sicherstellen sollen. ( 1 Abs. 1) Das Gesetz regelt die Akkreditierung von D -Diensteanbieter (DMDA) und benennt die hohen Anforderungen an IT-Sicherheit, Funktionalität, Interoperabilität und Datenschutz, denen sie gerecht werden müssen. Es regelt darüber hinaus, wie De- Mail-Konten eröffnet werden können und welche Dienste die DMDA anbieten müssen bzw. optional anbieten dürfen. Die Zuständigkeit zur Prüfung der Sicherheitsanforderungen obliegt dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Ferner werden mit dem Gesetz die Zivilprozessordnung und das Verwaltungszustellungsgesetz (förmliche Zustellung gegen Abholbestätigung über D -Dienste) geändert. 3.2 E-Justice-Gesetz Das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10. Oktober 2013 verfolgt unter anderem das Ziel, den elektronischen Zugang zu Gerichten zu erweitern und die elektronische Aktenführung zu fördern. So wird insbesondere D als ein sicherer Übermittlungsweg festgelegt. Damit können elektronische Dokumente auch ohne qualifizierte elektronische Signatur der verantwortenden Person per D bei Gericht eingereicht werden. Eine Verpflichtung zur Zulassung von D in juristischen Verfahren wird frühestens ab , jedoch spätestens nach dem eintreten. 3.3 E-Government-Gesetz Berlin Der Entwurf zu 4 Abs. 2 Berliner E-Government-Gesetz sieht in der derzeitigen Fassung vor, dass ein D -Zugang nur zu eröffnen ist, wenn die Behörden der Berliner Verwaltung in einer Rechtsvorschrift dazu verpflichtet sind. Es bleibt den parlamentarischen Beratungen vorbehalten, in welcher Form die Zugangseröffnung für De- Mail im Land Berlin in Kraft treten wird. 3.4 Verwaltungsverfahrensgesetz Berlin Das VwVfG Berlin verweist gemäß 1 Abs. 1 dynamisch auf das VwVfG (des Bundes), das durch das E-Government-Gesetz (des Bundes) vom geändert wurde. So genügt D gemäß 3a Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 und 3 VwVfG nun einer durch Rechtsvorschrift angeordneten Schriftform. Dies gilt sowohl für die D -Kommunikation in Richtung der Behörde als auch für die entgegengesetzte Richtung, also von der Behörde zum Bürger oder Unternehmen.

9 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 9 Damit können nun beispielsweise Anträge, die aufgrund einer Rechtsvorschrift schriftlich zu stellen sind, per (absenderbestätigter) D bei der Behörde eingereicht werden. Auch kann die Behörde z.b. Bescheide mit Schriftformerfordernis per (absenderbestätigter) D versenden. Voraussetzung ist, dass der jeweilige Kommunikationspartner zuvor den elektronischen Zugang für D eröffnet hat. 3.5 Verwaltungszustellungsgesetz Aufgrund 5 VwVfG Bln erfolgt auch eine dynamische Verweisung auf das entsprechende Bundesgesetz VwZG. Dadurch kann die Berliner Verwaltung per D gegen Abholbestätigung förmlich zustellen. Voraussetzung ist wiederum, dass der jeweilige Kommunikationspartner zuvor den elektronischen Zugang für D eröffnet hat. 3.6 Fachrechtliche Regelungen Spezialrechtliche Regelungen im Fachrecht können die Verwendung von D im förmlichen Verfahren explizit vorschreiben. Beispielhaft ist hier die Fahrzeug-Zulassungsverordnung zu erwähnen. Danach erfolgt ab dem die Bekanntgabe der Außerbetriebsetzung an den Halter (zwingend) mittels D , sofern der Halter in seinem elektronischen Antrag ein auf seinen Namen eingerichtetes D -Konto benennt und den elektronischen Kommunikationsweg eröffnet. Es sind weitere entsprechende Regelungen im Fachrecht zu erwarten. 3.7 Weitere rechtliche Aspekte Eingang einer D Falls ein rechtssicherer Nachweis darüber benötigt wird, wann eine D im De- Mail-Postfach des Empfängers eingegangen ist, so kann beim Versand der D eine Eingangsbestätigung angefordert werden. Diese wird vom D -Anbieter des Empfängers dann erstellt, wenn die D im Postfach (des Empfängers) abgelegt wurde. Sie wird sowohl an den Absender (z.b. Berliner Behörde) als auch an den Empfänger als D verschickt. Maßgeblich für den Eingang einer D beim Empfänger ist der Zeitpunkt, zu dem die D in sein Postfach gelangt ist und nicht, wann die D per Webbrowser, per D -Gateway oder auf anderen Wegen aus dem Postfach abgerufen wurde. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, D s möglichst zeitnah aus dem jeweiligen D -Postfach abzurufen, um sie bearbeiten zu können und keine Fristen zu versäumen. Auch müssen die IT-Infrastruktur und die Organisation so gestaltet werden, dass beispielsweise auf dem Weg vom D -Postfach beim D -Anbieter zum -Postfach des zuständigen Bearbeiters in der Behörde keine D s verloren gehen.

10 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite Schriftform im Privatrecht Schriftformerfordernissen genügt in der Regel die eigenhändige Unterschrift und gemäß entsprechender Regelungen insbesondere im Privatrecht (BGB) und öffentlichen Recht (insbesondere VwVfG) auch die qualifizierte elektronische Signatur. Im öffentlichen Recht kann die gesetzliche Schriftform gemäß VwVfG (Berlin) auch durch die (absenderbestätigte) D ersetzt werden. Damit ist der überwiegende Teil der Verwaltungsprozesse abgedeckt. Bestimmte Kommunikationsprozesse der Verwaltung betreffen allerdings das Privatrecht, z.b. Vergabeverfahren, Mietverträge usw. Gemäß BGB kann die gesetzliche Schriftform hier nur durch die elektronische Form und diese nur durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Der Einsatz von D (allein) ist hier nicht möglich. Allerdings kann in diesen Fällen D und die qualifizierte elektronische Signatur kombiniert werden, indem beispielsweise ein signiertes PDF-Dokument per D verschickt wird, um die Vertraulichkeit zu sichern und die Einhaltung von Fristen nachweisen zu können. Im Privatrecht gibt es deutlich weniger Formvorschriften als im Verwaltungsrecht. Die allermeisten Prozesse können formfrei abgewickelt werden. Die Unterschrift (z.b. unter Verträgen) wird oftmals nur zu Nachweiszwecken benötigt. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht. Zum Nachweis, dass beispielsweise eine Willenserklärung tatsächlich vom Absender stammt, ist D aber hervorragend geeignet.

11 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 11 4 D -Nutzungsvarianten 4.1 Anbindung über D -Gateway Voraussetzungen Standardmäßig wird sich eine Behörde mittels D -Gateway an ihr D -Konto anbinden. Das (mandantenfähige) Gateway wird im Auftrag der Senatsverwaltung für Inneres und Sport durch das ITDZ zentral für die Berliner Verwaltung zur Verfügung gestellt. Seitens der jeweiligen Behörde ggf. im Zusammenwirken mit dem ITDZ - sind folgende Voraussetzungen zu schaffen, um D nutzen zu können: Einrichtung eines D -Kontos bei dem D -Provider der Berliner Verwaltung; ein entsprechender Rahmenvertrag wird in einem Vergabeverfahren vergeben Einrichtung eines Mandanten für die Behörde auf dem zentralen D - Gateway (durch ITDZ) Einrichtung einer sicheren Verbindung zwischen D -Gateway und - Server/-Relay der Behörde Konfiguration des -Servers bzgl. Routing zu versendender D s Administration des Mandanten auf dem Gateway, z.b. Pflege der Adress- Mapping-Tabelle Gegebenenfalls Installation von D -Plugins in den -Clients, die für Empfang und Versand von D s genutzt werden sollen Empfang einer D Es ist nicht erforderlich, dass jeder Mandant auf dem Gateway über eine eigene gesicherte Verbindung mit seinem D -Konto kommuniziert. Daher baut das zentrale D -Gateway beim ITDZ nur eine verschlüsselte Verbindung zum D - Diensteanbieter (DMDA) auf und authentisiert sich auf einem hohen Sicherheitsniveau 1. Damit wird die Sicherheit der D -Übertragung gewährleistet. 1 Im D -Gesetz wird diese Art der Anmeldung als sichere Anmeldung bezeichnet, in den Technischen Richtlinien zu D als hohes Authentisierungsniveau. Dafür ist immer eine Authentisierung auf Basis von Wissen und Besitz (z.b. Chipkarte und PIN) erforderlich.

12 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 12 Abbildung 3: Empfang einer D Der Empfang einer D durch die Behörde stellt sich wie folgt dar: 1. Die D trifft im D -Postfach der Behörde beim D -Anbieter ein. 2. Das zentrale D -Gateway beim ITDZ fragt in bestimmten Abständen beim D -Anbieter an, ab D s zur Abholung bereit liegen. 3. Wenn ja, werden die D s in den Mandanten der Behörde auf dem zentralen Gateway übertragen. 4. Das Gateway prüft anhand der Adress-Mapping-Tabelle, auf welche (interne) -Adresse die Empfänger-D -Adresse umgeschrieben werden soll (z.b. von auf oder von auf ) und nimmt diese Adresstransformation vor. 5. Die D wird (quasi als ) an das entsprechende Postfach auf dem E- Mail-Server ausgeliefert und kann dort (wie jede andere auch) abgerufen, weitergeleitet usw. werden. 6. Falls der zum Anzeigen der D verwendete -Client über ein De- Mail-Plugin (o.ä.) verfügt, können die D s besonders gekennzeichnet und ggf. mit Zusatzinformationen (bestimmte Headerdaten) angezeigt werden. D s, die beim Empfang Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind, müssen gesondert behandelt werden Ver-/Entschlüsselung, Prüfung auf Schadsoftware usw Versand einer D Auch für den Versand einer D muss das zentrale D -Gateway eine verschlüsselte und gegenseitig authentisierte Verbindung mit dem D -Anbieter aufbauen. Abbildung 4: Versand einer D

13 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 13 Der Versand einer D aus einem -Client in der Behörde heraus gestaltet sich wie folgt: 1. Ein Sachbearbeiter erstellt im -Client (MS Outlook, Novell Groupwise) ggf. unter Verwendung eines entsprechenden D -Plugins eine Mail an eine D -Adresse und sendet diese ab. 2. Die Mail gelangt zunächst auf den -Server und wird dort anhand der Empfänger-Adresse als D identifiziert, z.b. anhand der D -Domain d .de. 3. Der -Server sendet die Mail an das zentrale D -Gateway beim ITDZ. 4. Das D -Gateway prüft zunächst anhand einer sog. Adress-Mapping- Tabelle, ob der Absender überhaupt berechtigt ist, eine D zu versenden. Wenn ja, dann ändert es die Absenderadresse der Mail auf die gewünschte (neue) D -Absenderadresse, z.b. z.b. von auf oder von auf 5. Das Gateway liefert die Mail (als sog. D -Entwurf ) an den D - Anbieter aus. 6. Der D -Anbieter versieht den D -Entwurf mit der gesetzlichen Zeit, vergibt eine eindeutige ID und setzt weitere Sicherheitsmerkmale. Damit ist der D -Entwurf eine echte D und kann an den Empfänger ausgeliefert werden Zugriff auf Verzeichnisdienst Grundsätzlich sollte es möglich sein, über das zentrale D -Gateway (LDAP-) Abfragen bei den öffentlichen Verzeichnisdiensten der D -Anbieter zu stellen, um beispielsweise die D -Adresse eines Kommunikationspartners zu ermitteln. Ob und in welcher Art und Weise diese Funktionalität bereitgestellt wird, hängt vom eingesetzten Gateway ab. 4.2 Nutzung per Webbrowser Voraussetzungen Sobald sich eine Behörde beim D -Anbieter der Berliner Verwaltung ein D - Konto eingerichtet hat, kann sie zusätzlich per Webbrowser (z.b. MS Internet Explorer, Mozilla Firefox) auf ihr Konto zugreifen, d.h. D s versenden und empfangen, den öffentlichen Verzeichnisdienst abfragen und Konfigurationseinstellungen vornehmen. Für die Anmeldung am D -Konto auf normalen Sicherheitsniveau ist die Eingabe von Benutzerkennung/Passwort und auf hohem Sicherheitsniveau die Eingabe einer zusätzlichen SMS-TAN erforderlich.

14 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite Empfang einer D Wie bei gewöhnlichen Webmail-Programmen üblich, werden auch die empfangenen D s in einem Posteingang- Ordner abgelegt. Der Zugriff erfolgt durch Öffnen der D per Mausklick. Auf Wunsch können auch die D -Header angezeigt werden Versand einer D Auch D -Erstellung und -Versand erfolgen wie bei gewöhnlichen Webmail- Programmen. Zunächst wird eine neue D erstellt und ggf. mit Anhängen versehen. Danach kann entschieden werden, ob man Bestätigungsnachrichten (Versand-, Eingangs-, Abholbestätigung) wünscht und/oder eine persönliche bzw. absenderbestätigte D versenden möchte. Letzteres ist nur möglich, falls man sich auf hohem Sicherheitsniveau an seinem D -Postfach angemeldet hat Zugriff auf Verzeichnisdienst Alle D -Anbieter stellen einen öffentlichen Verzeichnisdienst bereit, in den die D -Nutzer auf Wunsch Daten eintragen lassen können: Vorname, Name (bzw. Firmen-/Behördenname) D -Adresse Postalische Adresse (Straße, Nr., Stadt) Darüber hinaus kann, falls vom Nutzer hinterlegt, ein Verschlüsselungs-Zertifikat für die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung abgerufen werden D -Export D s können im mbox-format exportiert werden. Da dieses Format von vielen E- Mail-Clients nicht ohne weiteres gelesen werden kann, wird in der aktuellen Version der Technischen Richtlinie D (Version 1.1.1) gefordert, dass einzelne Nachrichten im plain-text-format mit allen Headern, Nachrichten-Body und Anhängen exportiert werden können. Dies ist gegenwärtig durch die D -Anbieter noch nicht umgesetzt. 4.3 Allgemeine Hinweise zur elektronischen Kommunikation Zur Behandlung elektronischer Ein- und Ausgänge wird auf die gemeinsame Geschäftsordnung der Berliner Verwaltung verwiesen. Die dazugehörigen Organisationsund Umsetzungshandbücher der Senatsverwaltung für Inneres und Sport wie zum Beispiel Hinweise zum Umgang mit s werden zur Zeit überarbeitet und der neuen rechtlichen Situation u.a. bezüglich D -Nachrichten angepasst. Es gilt, dass elektronische Eingänge gegenüber solchen in Papierform weder bevorzugt noch benachteiligt werden dürfen. Vorzüge, die sich durch die elektronische Bearbeitung ergeben, sollen jedoch berücksichtigt und genutzt werden.

15 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 15 5 Zentrale D -Infrastruktur Die Berliner Verwaltung plant den Aufbau einer zentralen D -Infrastruktur für die Berliner Behörden. Die dafür erforderlichen Komponenten sollen im Rechenzentrum des ITDZ (IT-Dienstleistungszentrum Berlin) bereitgestellt und betrieben werden. In diesem Kapitel wird die grundlegende IT-Architektur beschrieben. Detaillierte Aussagen zu IT-Sicherheit, Datenschutz, Schnittstellen zu zentralen oder dezentralen -Infrastrukturen und Anbindung von Fachverfahren bleiben den durch das ITDZ zu erstellenden Konzepten vorbehalten: Infrastrukturkonzept Sicherheitskonzept Betriebsführungskonzept Fachkonzept zum Einsatz von D im Rahmen ikfz (Außerbetriebsetzung von Fahrzeugen) Abbildung 5: Übersicht IT-Architektur Im Rahmen eines Vergabeverfahrens wird über das ITDZ der D -Diensteanbieter (DMDA) der Berliner Verwaltung bestimmt und das (mandantenfähige) D - Gateway beschafft. Gegenwärtig sind vier DMDA (1&1 D GmbH, Mentana- Claimsoft GmbH, T-Sytems International GmbH und Telekom Deutschland GmbH) akkreditiert. Das zentrale D -Gateway wird im ITDZ in der DMZ ( Demilitarisierte Zone ) Grenznetz installiert und betrieben. Die Anbindung des Gateways an den DMDA der Berliner Verwaltung erfolgt durch eine verschlüsselte und gegenseitig authentisierte Verbindung, die zusätzlich durch eine Firewall des Grenznetzes geschützt ist. Das Gateway authentisiert sich mit Hilfe einer Chipkarte, die ein entsprechendes Authentisierungszertifikat enthält und mit dem Gateway geliefert wird. Damit ist das Gateway auf dem sogenannten hohen Authentisierungsniveau (lt. D -Gesetz sichere Anmeldung ) mit dem DMDA verbunden. So kann der volle Funktionsumfang von De- Mail genutzt werden. Mit der (einen) abgesicherten Verbindung Gateway-DMDA wer-

16 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 16 den alle D -Konten, für die ein entsprechender Mandant auf dem Gateway eingerichtet ist, angebunden. Das mandantenfähige D -Gateway gestattet die Einrichtung voneinander unabhängiger Mandanten mit eigenen Administrationsrechten und Adressmapping- Tabellen. Zu jedem D -Konto kann ein zugehöriger Mandant auf dem Gateway eingerichtet werden. Einrichtung und Basiskonfiguration erfolgen zentral durch das ITDZ. Mandantenspezifische Administration sowie Pflege der Adressmapping-Tabelle erfolgt in der Regel durch berechtigte Administrationen in den nutzenden Behörden. 2 Diese müssen sich mindestens mit UserID/Password an der (Web-)Administrationsschnittstelle des Gateways authentisieren. Das D -Gateway ist mit einem internen SMTP-Relay verbunden, das die Weiterleitung der eingegangenen D s an die zugehörigen -Server bzw. der zu versendenden D s an das Gateway übernimmt. Abgesichert ist das Grenznetz wiederum mit einer Firewall. Die Berliner Behörden nutzen entweder die vom ITDZ angebotenen -Server o- der betreiben eigene Systeme. Für D ist dies grundsätzlich unerheblich. Der einzige Unterschied liegt im jeweiligen Verantwortungsbereich. Bei der zentralen Variante umfasst die Verantwortung des ITDZ auch die zentralen -Server, d.h. das ITDZ ist dafür verantwortlich, dass insbesondere jede eingehende D im entsprechenden -Postfach auf dem -Server abgelegt wird. Bei der dezentralen Variante ist das ITDZ nur dafür verantwortlich, dass die eingegangene D den -Server der jeweiligen Behörde erreicht. Wie auf diesem mit der D umgegangen wird, ob sie noch einmal auf Viren- bzw. Malware geprüft wird, ob interne Weiterleitungs-/Vertreterreglungen existieren, dass der Zugriff auf die - Postfächer durch die Mitarbeiter abgesichert ist usw. liegt im Verantwortungsbereich der jeweiligen Behörde. 2 Die Gateways der DMDA unterscheiden sich in ihrer Architektur sowie in ihren Konfigurations- und Administrationsmöglichkeiten.

17 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 17 6 D Domain-Konzept D -Adressen sind grundsätzlich wie -Adressen aufgebaut. Von links nach rechts gelesen steht immer an letzter Stelle (Top Level Domain) de. Davor (2nd Level Domain) steht immer eine Domain, die vom D -Anbieter ausschließlich für D genutzt werden darf. Obwohl die einzelnen D -Anbieter auch eigene De- Mail Domains im Angebot haben, wird die Berliner Verwaltung die gemeinsam von allen D -Anbietern genutzte Domain d .de verwenden. Wiederum davor (3rd Level Domain) steht die Bezeichnung des Konto-Inhabers. Gemäß D -Gesetz ist dies bei juristischen Personen, Personengesellschaften oder öffentlichen Stellen eine Bezeichnung, welche in direktem Bezug zur Firma, zum Namen oder zu einer sonstigen Bezeichnung des Kontoinhabers steht. Um eine Einheitlichkeit der D -Adressierung in der Berliner Verwaltung sicherzustellen, ist die Bezeichnung des Konto-Inhabers (3rd Level Domain) aus dem bisherigen Domain- Konzept für -Adressen heraus aus der Behördenbezeichnung und dem Zusatz Berlin abzuleiten, die durch Bindestrich verbunden werden, z.b. labo-berlin. Noch weiter links davon, aber noch rechts können mindestens an vierter und fünfter Stelle (4th bzw. 5th Level Domain) weitere Subdomains eingerichtet werden z.b. abteilung1. Im Land Berlin sollen diese weiteren Gliederungsebenen jedoch nur dann verwendet werden, wenn dies aufgrund der Behördengröße und der organisatorischen Gegebenheiten geboten ist. Im Regelfall ist darauf zu verzichten. Der lokale Teil der D -Adresse (links kann beliebig gewählt werden. Hier können persönliche und Funktions-Adressen vergeben werden. Abbildung 6: D -Domain-Konzept Da als 3rd Level Domain immer der Inhaber des D -Kontos angegeben werden muss, kann das im -Bereich häufig verwendete Adressschema nicht 1:1 übernommen werden. Beispielsweise wäre bei der De- nicht das Labo (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten) der Inhaber des D -Kontos, sondern Berlin. Im o.g. Beispiel (info@abteilung1.labo-berlin.d .de) ist das Labo Berlin der Inhaber des D -Kontos bzw. des zugehörigen D -Postfachs. abteilung1 ist in diesem Fall der Name eines Unterpostfaches. Auf Unterpostfächer kann über einen Webbrowser mit eigenen UserIDs und Credentials zugegriffen werden. Auch verfügen die gegenwärtig auf dem Markt angebotenen D -Gateways über einige Funktionalitäten zum Umgang mit Unterpostfächern.

18 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 18 Im Land Berlin sind ausschließlich anonymisierte Organisationspostfächer zu benennen. Die Nutzung personenbezogener Postfächer ist nicht vorzusehen (siehe auch 7.2.2).

19 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite 19 7 D -Einführung in der Behörde 7.1 Stufenweise Einführung Voraussetzungen Damit eine Berliner Behörde D nutzen kann, müssen folgende Mindestvoraussetzungen gegeben sein: 1. Die Behörde verfügt über ein (freigeschaltetes) D -Konto beim D - Anbieter der Berliner Verwaltung 2. Die Behörde kann D s versenden und empfangen. Obwohl Versand und Empfang von D s auch per Webbrowser möglich ist, wird in den folgenden Betrachtungen davon ausgegangen, dass die Behörde das zentral durch das ITDZ bereitgestellte D -Gateway nutzt. 3. Die Behörde hat den elektronischen Zugang für D eröffnet, z.b. mit Angabe ihrer D -Adresse auf der Homepage Stufe 1: Reaktiver D -Versand Die Behörde antwortet per D nur auf eingehende D s. Da der Absender mit dem Versand einer D an die Behörde konkludent den elektronischen Zugang für D (in der bewussten Angelegenheit) für die Behörde eröffnet hat, darf diese auch per D antworten. Die Einholung einer expliziten Zugangseröffnung des Absenders ist in diesem Fall nicht erforderlich. Für die erste Stufe müssen folgende Aufwände und Kosten berücksichtigt werden: Einweisung/Schulung derjenigen Mitarbeiter, die in Empfang und Beantwortung von D s involviert sind Betreuung des D -Standard-Postfachs auf dem -Server der Behörde (insbesondere Weiterleitung eingegangener D s (als ) an die zuständigen Bearbeiter) Kosten für den Versand der D s (inkl. Optionen) Erfassung, Pflege und Verwaltung elektronischer Zugangseröffnungen der Kommunikationspartner sind nicht erforderlich. Der monetäre Nutzen wird sich zunächst in engen Grenzen halten, da kurzfristig keine großen Fallzahlen zu erwarten sind. Der qualitative Nutzen in Form von Imageverbesserung der Behörde sowie Komfortgewinn und Einsparungen beim Kommunikationspartner kann dagegen hoch sein. Wichtig ist, den Kommunikationspartnern zu signalisieren, dass die Behörde diesen neuen sicheren elektronischen Kommunikationskanal für zukunftsweisend hält und D daher akzeptiert. Monetärer Nutzen in erheblichem Umfang wird sich erst ab Stufe 2 ergeben. Die Aufwände und Kosten für diese Stufe sind vergleichsweise gering. Stufe 1 dient als Einstieg in die D -Kommunikation. Je nach Bedarf kann auf die Folgestufen migriert werden.

20 D -Einführungskonzept Land Berlin Seite Stufe 2: Aktiver D -Versand Die Behörde möchte D s auch aktiv versenden, d.h. der Versand soll auch dann erfolgen, wenn dem keine initiierenden D s der Kommunikationspartner vorausgingen. In diesem Fall muss die Behörde die entsprechenden D -Empfänger- Adressen kennen. Darüber hinaus muss der jeweilige Kommunikationspartner vorab den elektronischen Zugang für D gegenüber der Behörde eröffnet haben. Diese Zugangseröffnung kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen vgl Zugangseröffnung. Empfehlenswert ist die Einrichtung einer D - Registrierungsseite auf der Homepage der Behörde oder an zentraler Stelle, deren Link auch auf anderen Kommunikationswegen ( , Papierbrief, Fax) versendet werden kann. Auch können D -Adressen über ein s.g. fachverfahrensunabhängiges Bürgerkonto oder einen fachverfahrensbezogenen Nutzeraccount erfasst werden. Der Kommunikationspartner gibt auf dieser Registrierungsseite seine D -Adresse ein und bestätigt per Klick, dass er den Zugang für D eröffnet. Die Gültigkeit der eingegebenen D -Adresse kann beispielsweise durch eine (Bestätigungs-)De- Mail an diese Adresse verifiziert werden. Die D -Adressen und Zugangsberechtigungen sind auf geeignete Art und Weise zu speichern und zu verwalten, so dass alle Mitarbeiter und Systeme, die D s versenden, darauf zugreifen können. Ferner wird in Stufe 2 davon ausgegangen, dass Versand und Empfang von D s über bestehende -Infrastrukturen erfolgen, eine Integration in Fach- und andere Verfahren aber nicht erfolgt ist. Typischerweise fällt darunter der Versand von De- Mails aus -Clients (z.b. MS Outlook, Lotus Notes, Novell Groupwise) und der Empfang über entsprechende -Postfächer (persönliche oder Funktions- Postfächer). In Stufe 2 werden D s in der Regel manuell verschickt. Auf dieser Stufe könnten auch Berliner Behörden untereinander per D kommunizieren z.b. zum Austausch von Stellungnahmen und im Rahmen formeller Beteiligungen. Da die (absenderbestätigte) D nach VwVfG die Schriftform ersetzen kann, können darüber auch Dokumente ausgetauscht werden, die eine Unterschrift erfordern. Für die zweite Stufe müssen zusätzliche (in Bezug auf Stufe 1) Aufwände und Kosten für folgende Aufgaben und Systeme berücksichtigt werden: Beschaffung, Speicherung und Pflege von D -Adressen Handling von Zugangseröffnungen z.b. über eine D -Registrierungsseite Einrichten von Prozessen zur Ermittlung von D -Adressen für den Versand und zur Entscheidung, ob eine Nachricht per D verschickt werden soll. Durch den aktiven Versand per D können Porto-, Papier- und Druckkosten eingespart werden. Darüber hinaus verringern sich bzw. entfallen Prozesskosten für Druck, Kuvertierung und Versand. Ferner bewirkt der elektronische Versand per De- Mail auch eine Zunahme von D s im Posteingang und damit eine Reduzierung von Medienbruchkosten.