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1 Business DeutschlandLAN. Bedienungsanleitung Administrator

2 1. Willkommen. Wir freuen uns, dass Sie sich für unser innovatives Business DeutschlandLAN entschieden haben. Das vorliegende Dokument beschreibt die Verwendung der webbasierten Administrationsoberfläche des Business DeutschlandLAN für den Firmenadministrator. Das Business DeutschlandLAN bietet Sprachdienste für geschäftliche Anwendungen. Leistungsfähige Anrufverteilungsfunktionen, Manager/ Sekretariats-Dienste und Weiterleitungsfunktionen ermöglichen die flexible Verteilung eingehender Anrufe. Business DeutschlandLAN stellt darüber hinaus Funktionen zur Kostenkontrolle wie Anrufsperren zur Verfügung. 2

3 2. Inhaltsverzeichnis. 1. Willkommen Inhaltsverzeichnis Nutzerrollen im Business DeutschlandLAN Erste Schritte Anforderungen Anmeldung an der Administrationsoberfläche des Business DeutschlandLAN Übersicht über die Nutzer-Administrationsoberfläche des Business DeutschlandLAN Für Business DeutschlandLAN Nutzer Überblick Mein Status Für Firmenadministratoren Nutzer aktivieren Externe Kontakte erstellen Nutzerdaten bearbeiten Nutzer verwalten Telefonie-Einstellungen Ansagen/Warteschleifen-Musik Assistenten-Gruppen Profile für das Blockieren von Telefonnummern Einstellungen Unternehmen Herausgeber Hilfe/Support

4 3. Nutzerrollen im Business DeutschlandLAN. Nutzer Ein Nutzer ist eine im System konfigurierte Person, die die DeutschlandLAN Funktionalitäten nutzen kann. Firmenadministrator Ein Firmenadministrator verwaltet die Nutzer bzgl. Rechte und Einstellungen (u. a. kann dieser beschränkte Administrationsrechte an Nutzer vergeben). Administrator Ein Administrator ist der Firmenadministrator oder ein Nutzer mit Admini strationsrechten. 4

5 4. Erste Schritte Anforderungen Als Voraussetzung für den Betrieb der webbasierten Business DeutschlandLAN Administrationsoberfläche benötigt das System einen XHTML-fähigen Webbrowser wie beispielsweise Mozilla FireFox oder Internet Explorer, der Javascript unterstützt Anmeldung an der Administrationsoberfläche des Business DeutschlandLAN 1. Starten Sie die webbasierte Benutzeroberfläche des Business DeutschlandLAN, indem Sie die korrekte URL-Adresse (https://admin.pbx.deutschland-lan.de) in das Adressfeld eines Webbrowsers eingeben. Hierauf erscheint das Fenster Anmelden. Abbildung 1: Anmeldefenster 2. Geben Sie folgende Daten zur Anmeldung ein: Benutzername: Als Firmenadministrator melden Sie sich mit dem mitgelieferten Administrator-Login an (z. B. Für einen Nutzer mit Administratorrechten geben Sie die SIP-Nummer des Nutzers (z. B. oder seine inter nationale Rufnummer (z. B xxxxxx) ein. Passwort: Geben Sie das Passwort ein. 3. Klicken Sie auf das Feld Anmelden Übersicht über die Nutzer-Administrationsoberfläche des Business DeutschlandLAN Abbildung 2: Nutzer-Administrationsoberfläche 5

6 Erste Schritte Elemente der Business DeutschlandLAN Benutzeroberfläche: 1. Name des angemeldeten Nutzers 2. Name der Firma, der der Nutzer angehört 3. Abmeldelink 4. Menüleiste 5. Symbole/Konfigurationsfeld Konfigurationsmöglichkeiten Die verschiedenen Menüpunkte erreicht man über zwei verschiedene Wege: 1. Die erste Möglichkeit in die Menüunterpunkte zu gelangen ist über die Menüleiste (4). Diese zeigt gleichzeitig in welchem Menü der Nutzer sich aktuell befindet. Abbildung 3: Menüleiste 2. Durch anklicken der Übersichtssymbole im Konfigurationsfeld (5). Abbildung 4: Übersichtssymbole Suche per Navigation Für den einfachen Zugang zu der von Ihnen gesuchten Funktionalität können Sie mit Hilfe der Navigationssuche direkt zu einer bestimmten Seite (Menüpunkt) springen. (Tipp: Drücken Sie im DeutschlandLAN Portal die Tasten Strg + Leertaste). Abbildung 5: Suche per Navigation (hier: Suchbegriff Überblick wurde eingegeben) Inhalt der Hilfe (Online-Hilfe) Einige der verfügbaren Funktionen sind relativ komplex und daher mit einer Online-Hilfe versehen. Die bereitgeim Titel der stellte Hilfe kann Ihnen dieses Verständnis erleichtern. Klicken Sie einfach auf das Fragezeichen gewünschten Funktion. 6

7 5. Für Business DeutschlandLAN Nutzer. Als Business DeutschlandLAN Nutzer können Sie über das Business DeutschlandLAN Portal Ihre Anrufweiterleitungsregeln konfigurieren und Ihre persönlichen Daten verwalten. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, enthält dieser Abschnitt eine kurze Einführung in die verschiedenen Funktionen Überblick Der Überblick unterstützt Sie bei der Durchführung von Routineaufgaben. Sie haben hier die Möglichkeit, sich an Gruppen an- und von Gruppen abzumelden sowie Anrufbehandlungsfunktionen zu aktivieren oder zu deaktivieren. Abbildung 6: Überblick Insbesondere können Sie die folgenden Funktionen nutzen: 1. Verwalten Sie Ihre eingehenden Anrufe: Aktivierung der Parallelruffunktion (Paralleles Klingeln) Auflistung Ihrer Assistenten Überprüfung Ihrer Anrufweiterleitungsregeln Hinweis: Die Beschreibung der Verwaltung von Telefonanrufen finden Sie in Kapitel

8 Für Business DeutschlandLAN Nutzer 2. Als Assistent anmelden: Assistenten haben die Möglichkeit, sich in Assistentengruppen an- und aus diesen Gruppen abzumelden. Nach der Anmeldung in einer Gruppe können Sie dort eingehende Anrufe entgegennehmen. Verfügen Sie über eine Assistenten-Gruppe, dann siehe Kapitel Assistenten-Gruppe. Hinweis: Die Assistenten-Gruppe kann nur vom Firmenadministrator erstellt werden (siehe Kapitel 7.2) Mein Status Ihre persönlichen Daten können Sie unter Mein Status einsehen und ändern Mein Profil Mein Profil bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Profil einzusehen und zu aktualisieren. Sie können hier Daten wie Name, Titel, Rufnummer und Passwort bearbeiten. Dazu klicken Sie bitte an den jeweiligen Stellen auf Bearbeiten und klicken Sie nach Änderung der Daten auf Speichern, andernfalls auf Abbrechen. Abbildung 7: Mein Profil Hinweis: Die Daten: Profilbild, Durchwahl, und Anschrift eines Nutzers kann nur vom Firmenadministrator bearbeitet/aktualisiert werden. 8

9 Für Business DeutschlandLAN Nutzer Verwaltung von Telefonanrufen Die Verwaltung von Telefonanrufen ist eine Ansicht, in der Sie Ihre eingehenden Anrufe bearbeiten können. Mit Hilfe verschiedener Einstellungen können Sie Ihre Telefonielösung nach eigenen Wünschen anpassen. Die folgende Liste bietet eine kurze Einführung in die einzelnen Funktionen. Abbildung 8: Verwaltung von Telefonanrufen Paralleles Klingeln Mit der Funktion Paralleles Klingeln können Sie auswählen, ob Ihre eingehenden Anrufe gleichzeitig auch auf einem anderen Telefon signalisiert werden sollen. Dazu können Sie eine Telefonnummer, eine Durchwahl oder eine SIPNummer verwenden. Die Funktion wird ausgeführt sobald die Funktion aktiviert wurde. Bei einer Deaktivierung der Funktion wird die Funktion nicht ausgeführt. Zusätzlich wird die zuletzt eingegebene Adresse/Rufnummer gespeichert und kann durch wieder aktiviert werden. einfaches Klicken auf Hinweis: Geben Sie eine gültige Durchwahl, Telefonnummer (+49xxxxxx) oder SIP-Nummer ( z.b. in das angezeigte Feld ein Assistenten-Gruppe Falls Sie über eine Assistenten-Gruppe verfügen, können Sie durch Aktivierung oder Deaktivierung der Gruppe festlegen, ob Ihre eingehenden Anrufe an beliebige Assistenten weitergeleitet werden sollen oder nicht. Beispiel einer aktiven Assistenten-Gruppe: Abbildung 9 : Aktive Assistenten-Gruppe Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie in der Online-Hilfe. 9

10 Für Business DeutschlandLAN Nutzer Hinweis: Die Assistenten-Gruppe kann nur vom Firmenadministrator erstellt werden (siehe Kapitel 7.2.) Anrufweiterleitungsregeln Mit der Anrufweiterleitung können Sie die Regeln festlegen, anhand derer Ihre eingehenden Anrufe unter bestimmten Bedingungen (beispielsweise im Besetztfall, wenn Sie nicht erreichbar sind, bei Nichtmelden oder für sämtliche Anrufe) an ein anderes Telefon weitergeleitet werden sollen. Abbildung 10: Neue Regel für die Anrufweiterleitung Hinzufügen einer Weiterleitungsregel: 1. Weiterleiten: Hier können Sie bestimmen wann ein eingehender Anruf weitergeleitet werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Alle Anrufe weiterleiten (jeder Anruf wird weitergeleitet) Weiterleiten wenn Besetzt (Anruf wird weitergeleitet, wenn der Nutzer besetzt ist und die Anklopf-Funktion deaktiviert ist) Weiterleiten wenn keine Antwort (Anruf wird weitergeleitet, wenn der Nutzer den Anruf nicht entgegennimmt) Weiterleiten wenn nicht erreichbar (Anruf wird weitergeleitet, wenn der Nutzer mit keinem DeutschlandLAN Endgerät angemeldet ist) Hinweis: Die Funktion wird erst aktiviert, wenn Sie auf Speichern neben der Funktion Weiterleiten klicken (siehe Abbildung 10). 2. Weiterleiten zu: Hier können Sie eine Rufnummer eintragen zu der nach Konfiguration von Punkt 1 Weiterleiten der Anruf weitergeleitet wird. Alternativ kann eine Nummer im Punkt Telefonnummer in der Kontaktliste suchen ausgewählt werden. Hinweis: Die Rufnummer wird erst gespeichert, wenn Sie auf Speichern unter der Funktion Weiterleiten zu klicken (siehe Abbildung 10) Rufnummer verbergen Hier können Sie die Rufnummer bei ausgehenden Anrufen unterdrücken. Weitere Informationen finden Sie in der. Online-Hilfe 10

11 6. Für Firmenadministratoren. Als Firmenadministrator wird Ihnen die Registerkarte Admin im Business DeutschlandLAN Portal angezeigt. Dies bedeutet, dass Sie zur Verwaltung der Business DeutschlandLAN Lösung Ihres Unternehmens berechtigt sind. Der folgende Abschnitt bietet Ihnen eine Einführung in die Administrationsfunktionen des Business DeutschlandLAN Portals. Abbildung 11: Administration 6.1. Nutzer aktivieren Bevor Sie mit der Nutzung Ihrer Business DeutschlandLAN Lösung beginnen können, müssen Sie für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen entsprechende Nutzerkonten ( Accounts ) aktivieren. Sie haben hierbei die Möglichkeit, manuell einen einzelnen Nutzer oder mit Hilfe der Tabellenimportfunktion eine Reihe von Nutzern gleichzeitig zu aktivieren. Folgende Einträge können eingetragen werden: Vorname, Name Durchwahlnummer (zwischen 2-5 Stellen konfigurierbar) Mobilnummer Berechtigungen (Administrations- oder Nutzerrechte) Titel Standort Passwort Auswahl des mobilen Endgerätes Zum Aktivieren eines Nutzers führen Sie folgende Schritte durch: 1. Klicken Sie dazu auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie auf Benutzer aktivieren. 11

12 Für Firmenadministratoren 3. Hier können Sie einen Benutzer manuell durch Eingabe der Benutzerdaten hinzufügen oder Sie können über eine Datenquelle mehrere Nutzer importieren und aktivieren (siehe Kapitel Datenimport von Benutzern/externen Kontakten). Abbildung 12: Nutzer aktivieren 6.2. Externe Kontakte erstellen Kontaktdaten können auch für eine Person hinzugefügt werden, die kein Business DeutschlandLAN Nutzer ist. Dies wird mit Hilfe der Funktion Externe Kontakte erreicht, die unter der Benutzerverwaltung verfügbar ist. Die Suche nach externen Kontakten ist unter Verwendung der Verzeichnissuche im Business DeutschlandLAN Client möglich. 1. Klicken Sie auf Externe Kontakte erstellen. 2. Hier können Sie externe Kontakte manuell erstellen oder Sie können über eine Datenquelle mehrere Nutzer importieren und aktivieren (siehe Kapitel Datenimport von Benutzern/externen Kontakten). Abbildung 13: Externe Kontakte erstellen 12

13 Für Firmenadministratoren 3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen externen Kontakt zu erstellen. 4. Um den Kontakt ins Adressbuch hinzuzufügen klicken Sie nach Eingabe der Daten auf Speichern. Abbildung 14: Manuelles hinzufügen eines externen Kontaktes Hinweis: Ist ein externen Kontakt ebenfalls DeutschlandLAN Kunde, kann bei Geschäftlich die SIP-Nummer eingetragen werden Dies ermöglicht zusätzliche Funktionen, wie Chat und Conferencing Datenimport von Benutzern/externen Kontakten Zusätzlich zum manuellen Hinzufügen von Benutzern und externen Kontakten besteht die Möglichkeit mehrere Kontakte gleichzeitig in das Firmenadressbuch zu importieren. Dazu können Sie XLS-, XLSX- und CSV-Dateien verwenden. Zum Importieren einer XLSX-Datei führen Sie folgende Schritte durch: 1. Öffnen einer Excel-Datei (XLS- oder XLSX-Datei) 2. Ausfüllen der Excel-Datei. In den Spalten werden die für das Adressbuch nötigen Daten der Kontaktdetails. Jede Zeile betrifft einen Kontakt. aufgelistet. Möglichkeiten der Eingaben entnehmen Sie der Online-Hilfe Nach Fertigstellung der Liste speichern Sie die Excel-Datei. Abbildung 15: Anlegen einer Excel-Datei 13

14 Für Firmenadministratoren 3. Auswählen der Excel-Datei bei Externe Kontakte importieren unter Durchsuchen. Abbildung 16: Auswählen einer Excel-Datei 4. Auf Importieren klicken. 5. Die Kontakte wurden zur Vorschau aufgelistet. Hier können Sie kontrollieren, ob die Kontakte in den richtigen Spalten angegeben sind. Die Spalten können Sie zusätzlich neu zuordnen, falls die Benennung der Felder im Vorfeld nicht mit der Benennung von DeutschlandLAN Kontakten übereinstimmt. Nach dem Kontrollieren können die Kontakte durch klicken auf Importieren in das Firmenadressbuch übernommen werden. Abbildung 17: Importieren von Kontakten 14

15 Für Firmenadministratoren 6.3. Nutzerdaten bearbeiten Die in Ihrem Unternehmen eingerichteten Nutzer können über die Option Benutzerdaten bearbeiten verwaltet werden. Falls Sie die gleiche Aktion an mehreren Nutzern ausführen möchten, wählen Sie einfach zunächst die gewünschten Nutzer und dann die jeweilige Operation. Beim Anklicken eines einzelnen Nutzers erhalten Sie eine detailliertere Ansicht, in der eine größere Anzahl von Nutzereinstellungen verfügbar ist. Abbildung 18: Nutzerdaten bearbeiten Folgende Daten können bearbeitet werden: Vorname, Name, Titel, Profilbild Berechtigungen (Administrations- oder Nutzerrechte) Durchwahlnummer (zwischen 2-5 Stellen konfigurierbar) Mobilnummer Adresse Passwort Versenden des Downloadlink für das mobile Endgerät Hinzufügen eines Profils für das Blockieren von Telefonnummern Einrichten einer Assistenten-Gruppe für den Nutzer Hinzufügen zu einer Assistenten-Gruppe Nutzer entsperren Diese Funktion dient zum Entsperren eines Nutzer-Accounts. Ein Account wird gesperrt sobald der Nutzer sein Passwort mehrmals hintereinander inkorrekt eingegeben hat. 1. Klicken Sie unter Benutzer bearbeiten auf den Nutzer, der entsperrt werden soll. 2. In den Benutzerdetails erscheint unter Konto des Nutzer folgender Status: Abbildung 19 15

16 Für Firmenadministratoren 3. Klicken Sie auf freigeben und es erscheint ein Fenster zum Bestätigen: Abbildung Klicken Sie auf Ja um den Nutzer zu entsperren Externe Kontakte Die Daten von externen Kontakten können auf die gleiche Weise wie die Daten von Business DeutschlandLAN Nutzern bearbeitet werden. Wählen Sie einfach Externe Kontakte bearbeiten anstelle von Benutzerdaten bearbeiten. Folgende Daten können bearbeitet werden: Vorname, Name, Titel Telefonnummern (Geschäftlich, Mobil) Adresse 6.4. Nutzer verwalten Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, den Account eines bestimmten Nutzers auszuwählen und für den ausgewählten Nutzer bestimmte Aktionen auszuführen. Diese Funktion ist insbesondere dann sehr hilfreich, wenn Sie die persönlichen Daten eines Nutzers wie beispielsweise dessen Anrufsteuerungseinstellungen bearbeiten müssen. 1. Wählen Sie einen Nutzer aus, indem Sie in der oberen rechten Ecke den aktuellen Benutzernamen anklicken (hier: auf Max Mustermann klicken). Abbildung 21: Nutzer verwalten 2. Klicken Sie auf den Nutzer, den Sie bearbeiten möchten. Abbildung 22: Benutzer auswählen Um bei der Verwaltung eines Nutzers zu Ihrem eigenen Account zurückzukehren, klicken Sie einfach auf die Registerkarte Zurück zu Admin. Abbildung 23 16

17 7. Telefonie-Einstellungen. Abbildung 21: Rückkehr zum Administrator-Account Die Telefonie-Einstellungen ermöglichen Ihnen die Bearbeitung der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Telefonielösung. Diese Einstellungen setzen sich aus den drei im Folgenden beschriebenen Funktionen zusammen Ansagen/Warteschleifen-Musik Die Ansagefunktion ermöglicht Ihnen das Hochladen von Tondateien, mit denen Sie einem Anrufer bestimmte Informationen zur Verfügung stellen können oder Sie nutzen diese als Wartemusik. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Abbildung 24: Warteschleifen-Musik 17

18 Telefonie-Einstellungen Hinzufügen einer Tondatei/Warteschleifen-Musik Führen Sie folgende Schritte zum hinzufügen einer Tondatei/Warteschleifen-Musik durch: 1. Klicken Sie auf Hinzufügen. Abbildung 25: Hinzufügen einer Warteschleifen-Musik 2. Füllen Sie die Felder Name, Beschreibung und Textinhalt aus. 3. Laden Sie eine WAV-Datei hoch und klicken Sie auf Hinzufügen Assistenten-Gruppen Unter Verwendung einer Assistenten-Gruppe können Sie einem Nutzer Assistenten zuweisen. Dies beinhaltet, dass die eingehenden Anrufe eines Nutzers an einen Assistenten weitergeleiteten werden können, falls dieser Nutzer nicht erreichbar ist. Der Nutzer kann eine Assistentengruppe über seine Rufsteuerungsanzeige dann auf einfache Weise aktivieren oder deaktivieren. Abbildung 26: Assistenten-Gruppen 18

19 Telefonie-Einstellungen Hinzufügen einer Assistenten-Gruppe Führen Sie folgende Schritte aus, um eine Assistenten-Gruppe anzulegen: 1. Klicken Sie auf Hinzufügen. Abbildung 27: Anlegen von Assistenten-Gruppen 2. Wählen Sie einen Manager und eine oder mehrere Assistenten aus. 3. Definieren Sie unter Bedingte Anrufweiterleitung wann an den oder die Assistenten weitergeleitet. 4. Definieren Sie optional einen Timer, der für diese Assistentengruppe gilt. Zeitüberschreitung für verpassten Anruf [s]: Der Timer beschreibt wie lange es bei einem Agent klingeln soll, bevor der Anruf zum nächsten Agent signalisiert wird. Bsp.: A1-30s; A2-30s; A3-30s; A4 Wartezeit für die Assistenten zwischen zwei Telefonanrufen [s]: Der zweite Timer beschreibt wie lange ein Agent nach einem beendeten Telefonat für weitere Anrufe geblockt ist (Telefonatnachbearbeitungszeit). Hinweis: Weitere Informationen zum Ausfüllen der Felder finden Sie in der Online-Hilfe. 19

20 Telefonie-Einstellungen 7.3. Profile für das Blockieren von Telefonnummern Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit zur Einrichtung von Sperrprofilen, mit denen Sie die Rufnummern beschränken können, die von den Mitarbeitern Ihres Unternehmens angerufen werden dürfen. Ein solches Profil kann unternehmensweit oder auch auf Nutzerebene eingerichtet werden. Abbildung 28: Blockieren von Rufnummern Hinzufügen eines Profils für die Blockierung von Telefonnummern Führen Sie folgende Schritte zum Anlegen eines Profils für das Blockieren von Telefonnummern durch: 1. Klicken Sie auf Hinzufügen. 2. Füllen Sie die Felder Name und Beschreibung des Profils aus und definieren Sie das Profil für die Blockierung. von Telefonnummern. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe Abbildung 29: Hinzufügen eines Profils für das Blockieren von Telefonnummern 20

21 8. Einstellungen Unternehmen. Die Einstellungen Unternehmen ermöglichen Ihnen die Bearbeitung der generellen Einstellungen in Ihrem Unternehmen und haben Einfluss auf das Telefonie-Verhalten von allen Firmen-Nutzern. Folgende Einstellungsmöglichkeiten sind unter dieser Rubrik möglich: Anzeigen der internen Durchwahl oder der Firmennummer bei internen Gesprächen Unterdrückung oder Anzeigen der Rufnummern bei abgehenden Gesprächen Aktivieren / Deaktivieren und Auswahl einer Warteschleifen-Musik Hinweis: Weitere Informationen zu den einzelnen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in der Online-Hilfe. Abbildung 30 21

22 Hilfe/Support Telekom Deutschland GmbH Geschäftskunden Landgrabenweg Bonn Falls Sie Fragen oder Schwierigkeiten bei der Nutzung des Produktes DeutschlandLAN haben, kontaktieren Sie bitte Ihren Firmenadministrator. Als Firmenadministrator wenden Sie sich bitte an die DeutschlandLAN Hotline Stand 04/2012 Änderungen und Irrtümer vorbehalten Xai Herausgeber

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