Bedienungsanleitung Business Connect Professionell. Administrator

Transkript

1 Bedienungsanleitung Business Connect Professionell Administrator

2 Inhaltsverzeichnis Einführung Business Connect Professionell Verbund Module und Applikationen 6 Login und Überblick 8 Passwörter verwalten und Logout 9 Administratoren und Berechtigungen 0 Überblick 0 Administratoren hinzufügen und löschen Administrationsgruppen erstellen Administrationsgruppen löschen Administrationsgruppen verwalten Gruppenadministratoren erstellen Gruppenadministratoren löschen Kontakte und Mitarbeiter suchen 6 Mitarbeiter verwalten 7 Neuen Mitarbeiter hinzufügen 7 Lizenzen, Dienstlisten und COS-Vorlagen 9 Dienste und Wählrestriktionen 0 COS-Vorlagen erstellen und bearbeiten Bridged Line Appearance (BLA) Mitarbeiter bearbeiten oder löschen Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen Web-Manager starten Anrufgruppen 6 Anrufgruppen erstellen und löschen 6 Mitarbeiter zu Anrufgruppen hinzufügen 7 Sammelanschlüsse 9 Sammelanschlüsse erstellen 9 Mitarbeiter zu Sammelanschlüssen hinzufügen 0 Sammelanschlüsse bearbeiten und löschen 0 Firmenkontakte Firmenkontakte hinzufügen Kontakt Kurzwahlnummer zuweisen Firmenkontakte bearbeiten oder löschen Reporte Support IP-Telefone anzeigen Firmendaten anzeigen und bearbeiten Abteilungen anzeigen Impressum Herausgeberin Swisscom (Schweiz) AG Redaktion und Gestaltung Zeix AG, Zürich Copyright 006 by Swisscom (Schweiz) AG, Bern Ausgabe Bedienungsanleitung Business Connect Professionell Administrator Version.0 Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werks darf in irgendeiner Form ohne Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Bei der Zusammenstellung der Texte und Abbildungen wurde mit grösster Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Websites ändern sich ständig. Zeix kann deshalb nicht für die Übereinstimmung der Zitate und Abbildungen mit den aktuellen Websites garantieren. Verlag und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Fast alle Hard- und Software sowie Firmennamen und Firmenlogos, die in diesem Werk erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen und sollten als solche betrachtet werden. Der Verlag folgt bei den Produktbezeichnungen im Wesentlichen den Schreibweisen der Hersteller.

3 Einführung Was ist der Business Connect Professionell Administrator? Der Business Connect Professionell Administrator ist eine webbasierte Applikation, mit dem Sie den Business Connect Professionell Verbund Ihrer Firma verwalten können. Sie können mit dem Administrator z. B Mitarbeiter hinzufügen, ihnen interne und externe Telefonnummern zuweisen und sie in Anrufgruppen zusammenfassen.... Telefon Funktionen für die ganze Firma festlegen und Berechtigungen verwalten wie z. B. festlegen, welche Mitarbeiter ins Ausland telefonieren dürfen oder ob Anrufe mit unterdrückter Nummer automatisch abgewiesen werden.... die Business Connect Professionell Firmenkontakte und Favoriten verwalten.... den Business Connect Professionell Verbund überwachen mit verschiedenen einfach zu generierenden Reporten. Installation des Administrators Der Administrator ist eine webbasierte Applikation. Das heisst, dass er wie eine Website von einem beliebigen Computer gestartet werden kann und nicht speziell installiert werden muss. Die einzigen Voraussetzungen sind, dass der Computer mit dem Internet verbunden ist und auf dem Computer ein Browser installiert ist. Tipp Für eine optimale Qualität empfehlen wir, den Microsoft Internet Explorer (ab Version 6) zu verwenden.

4 Business Connect Professionell Verbund Netzwerkbasiertes Telefonieren mit Business Connect Professionell Mit Business Connect Professionell telefonieren Sie nicht über das herkömmliche Telefonnetz, sondern über ein Computernetzwerk (Voice over IP, dt. etwa IP-Telefonie). Sie brauchen daher in Ihrem Büro keine spezielle Telefoninfrastruktur (wie z. B. eine Telefonvermittlungsanlage (TVA) oder eine separate Telefonverkabelung), um Business Connect Professionell zu nutzen. Sie können statt dessen für die Übertragung von Telefongesprächen Ihr Computernetzwerk und den bestehenden Internetanschluss verwenden. Internet Swisscom Internet-Zugang im Hotel Aussendienst New York Privater Internet-Zugang Abteilung Zürich DSL-Leitungen der Firma Abteilung Bern Heimarbeitsplatz Der Business Connect Professionell Verbund Verschiedene Abteilungen Ihrer Firma, Heimarbeitsplätze und Aussendienstmitarbeiter werden in einem sogenannten Business Connect Professionell Verbund zusammengeschlossen. Die Benutzer in einem Verbund verfügen über eine hohe Mobilität und Flexibilität. Sie sind überall auf der Welt unter der gleichen Nummer erreichbar und können mit einem Soft-Phone oder einem IP-Telefon von überall telefonieren, als ob sie an ihrem Arbeitsplatz sitzen würden. Die gesamte Telefonielogik des Verbundes, wie z. B. Regeln, an welche Mitarbeiter Anrufe auf eine bestimmte Nummer weitergeleitet oder in welcher Reihenfolge sie den Mitarbeitern signalisiert werden, wird zentral bei Swisscom betrieben. Business Connect Professionell Verbund

5 Abteilungen Ein Verbund kann in verschiedene Abteilungen eingeteilt werden. Sie können z. B. wie in der Grafik verschiedene Standorte (z. B. Bern, Zürich...) oder organisatorische Einheiten (z. B. Marketing, Lager...) voneinander abgrenzen. Die Einteilung wird von Ihnen bestimmt und vom Swisscom Fachhändler angelegt und mit einer Nummer versehen. Die Einteilung von Mitarbeitern dient aber nur der Übersichtlichkeit, sie hat selbst keine organisatorischen Auswirkungen, wie z. B. die Administrationsgruppe (siehe S. ). Swisscom Telefonnetz Hans Moser Intern 0 Trudi Meier Intern 0 Eva Wertli Intern 0 Franz Maag Intern 06 Thomas Müller Intern 08 Thomas Ebner Sitzungszimmer Luzia Hofer Intern Intern 0 Intern 09 Gebäude in Zürich Gebäude in Bern Aussendienst (Abteilung 00000) (Abteilung 00000) (Abteilung 00000) Installation und Administration von Business Connect Professionell Die Erstinstallation von Business Connect Professionell wird durch einen Swisscom Fachhändler (einem von Swisscom zertifizierten Partner) vorgenommen. Der Fachhändler richtet den Hauptstandort ein, legt für alle Abteilungen Administratoren an und übergibt die Zugangsdaten an die zuständigen Personen in der Firma. Die Administratoren können dann die Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen verwalten und das Telefonsystem entsprechend den Bedürfnissen der Firma konfigurieren. Mehr zu den verschiedenen Administratorentypen und ihren Aufgaben und Berechtigungen erfahren Sie ab Seite 0 dieser Anleitung.

6 Module und Applikationen Neben dem Administrator, der in dieser Anleitung erklärt wird, stehen Ihnen in Business Connect Professionell einige weitere Module und Applikationen zur Verfügung. Soft-Phones und Telefone Mit Business Connect Professionell können Sie auf zwei Arten telefonieren: Mit einem Soft-Phone (dt. etwa Telefonprogramm): Das Soft-Phone ist ein Programm, das auf einem Computer installiert ist und mit dem Sie telefonieren können. Das Soft-Phone kann das Telefon vollständig ersetzen und bietet viele weitere Möglichkeiten. Mit einem Telefon, entweder einem digitalen VoIP- oder einem herkömmlichen analogen Telefon (angeschlossen an einen ATA = «Analog-Telefon-Adapter»). Das Telefon wird nicht wie ein herkömmliches Telefon an der Telefonleitung, sondern ans Computernetzwerk (bzw. zu Hause an den Internetanschluss) angeschlossen. Telefone haben gegenüber dem Soft-Phone den Vorteil, dass sie auch dann funktionieren, wenn der Computer nicht eingeschaltet ist. Das Soft-Phone bietet dafür einige nützliche Zusatzfunktionen wie Adressbücher, Anruflisten oder die Videotelefonie. Receptionist Der Receptionist ist eine Vermittlersoftware. Falls es in Ihrem Unternehmen eine Telefonzentrale oder einen Empfang gibt, in dem alle eingehenden Anrufe entgegengenommen und an die Mitarbeiter verteilt werden, bietet der Receptionist einige nützliche Zusatzfunktionen wie z. B. die Anzeige des Status der Telefone aller Mitarbeiter. Combox In Business Connect Professionell haben Sie die Möglichkeit, für jeden Benutzer eine Combox einzurichten. Die Combox ist ein persönlicher Anrufbeantworter. Sie zeichnet Nachrichten digital auf, falls ein Anruf nicht entgegengenommen wird oder der Empfänger gerade besetzt ist. 6

7 Web-Manager Jeder Mitarbeiter hat zudem Zugriff auf den Web-Manager. Der Web-Manager ist eine Website, über die der Mitarbeiter seinen Telefonanschluss selbst verwalten kann. Er kann z. B.: seine persönlichen Kontakte verwalten seine Erreichbarkeit festlegen und bestimmen, was mit Anrufen geschieht, wenn er nicht erreichbar oder schon besetzt ist die Anrufliste mit den getätigten, angenommenen und verpassten Anrufen anschauen. Outlook-Manager Weiter kann jeder Mitarbeiter mit einem Outlook-Manager ausgestattet werden: Der Outlook-Manager ist ein Zusatzprogramm (Plug-in) für Microsoft Outlook. Falls Sie Outlook als -Programm verwenden, können die Mitarbeiter ihren Telefonanschluss anstatt über den Web-Manager direkt aus Outlook verwalten. Zudem bietet der Outlook-Manager zwei weitere nützliche Funktionen an: Sie können die Outlook-Kontakte mit den Kontakten in Business Connect Professionell abgleichen (synchronisieren) und Sie können direkt aus Outlook einen Anruf starten, indem Sie in den Outlook- Kontakten auf eine Telefonnummer klicken. Weitere Informationen zu den Programmen von Business Connect Professionell finden Sie in der separaten Bedienungsanleitung «Soft-Phone, Web-Manager und Outlook-Manager». Wie Sie Ihre Telefone einrichten und bedienen, erfahren Sie in der mitgelieferten Anleitung des Herstellers. 7

8

9 Passwörter verwalten und Logout Passwort ändern Klicken Sie auf Support und dann auf Firmen-Informationen. Klicken Sie auf Administratoren- Passwort zurücksetzen. Im neuen Fenster können Sie das Passwort ändern. Achtung Die Funktion «Passwort vergessen» funktioniert nicht. Kontaktieren Sie bitte Ihren Fachhändler, falls Sie Ihr Passwort einmal vergessen sollten und sich nicht mehr einloggen können. Ausloggen und Administrator schliessen Klicken Sie auf Logout. Der Administrator wird beendet und die Loginmaske erscheint. Klicken Sie aus Sicherheitsgründen immer auf Logout, bevor Sie das Internetprogramm schliessen. Leeren Sie ebenfalls den Cache (Cookies, Dateien) Ihres Browsers. Beim Internet Explorer ist dies im Menü Extras > Internetoptionen > Allgemein zu finden. 9

10 Administratoren und ihre Berechtigungen Überblick In einem Business Connect Professionell Verbund gibt es verschiedene Administratoren mit unterschiedlichen Berechtigungen. Swisscom Fachhändler Der Swisscom Fachhändler ist für das Einrichten Ihres Business Connect Professionell Verbundes zuständig. Er macht die Erstinstallation Ihres Hauptstandortes und erfasst die wichtigsten Daten Ihrer Firma wie Adressen und Kontakte. Zudem legt der Swisscom Fachhändler zusätzliche Administratoren und Gruppenadministratoren an, die dann den Business Connect Professionell Verbund verwalten. Administratoren Ein Administrator kann den gesamten Business Connect Professionell Verbund verwalten. In der Regel legt der Swisscom Fachhändler pro Abteilung einen Administrator an, der dann den Support für alle Mitarbeiter dieser Abteilung übernimmt. Der Administrator kann: Mitarbeiter und Firmenkontakte hinzufügen, bearbeiten und löschen (S. 7 und ) den Mitarbeitern unterschiedliche Berechtigungen zuweisen und Class-of-Services-(COS)-Vorlagen erstellen (über COS-Vorlagen können die Berechtigungen verschiedener Mitarbeiter gleichzeitig verwaltet werden) (S. 9 ff) weitere Administratoren und Gruppenadministratoren erstellen und löschen sowie Administrationsgruppen verwalten (S. ff) Anrufgruppen und Sammelanschlüsse verwalten (S. 6 f bzw. 9 f) Systemreporte erstellen (S. ) und Firmendaten ändern (S. ) Gruppenadministratoren Gruppenadministratoren haben weniger Rechte als Administratoren. Ihre Aufgabe ist es, die ihnen zugewiesene Administrationsgruppe zu verwalten. Jeder Mitarbeiter kann zu diesem Zweck zu einer Administrationsgruppe hinzugefügt werden. In der Regel werden Administrationsgruppen verwendet, um die Mitarbeiter nach den Abteilungen einer Firma, wie z. B. dem Verkauf oder der Buchhaltung, zusammenzufassen. Dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn Ihre Firma genug gross ist. Der Gruppenadministrator kann: die Mitarbeiter seiner Administrationsgruppe bearbeiten (S. ) den Mitarbeitern seiner Administrationsgruppe individuelle Berechtigungen (z. B. «eigene Rufnummer unterdrücken») erteilen (S. 9) die Mitarbeiter seiner Administrationsgruppe in Anrufgruppen einteilen (S. 8) Systemreporte erstellen (S. ) und Firmendaten anzeigen (S. ) 0

11 Administratoren hinzufügen und löschen Neuen Administrator erstellen Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Dienste. Klicken Sie auf Administratoren. Ein neues Fenster erscheint. Alle bestehenden Administratoren werden aufgelistet. Klicken Sie auf Neuer Administrator. Ein weiteres Fenster öffnet sich. Geben Sie «Namen», «Beschreibung», «Passwort» und «Bestätigung» ein. Klicken Sie auf Speichern, um den Administrator zu erstellen. Er erscheint nachher in der Liste. Die Funktion «Passwort beim nächsten Login ändern» funktioniert nicht. Klicken Sie den Auswahlkasten nicht an. Administrator löschen Klicken Sie auf den Namen des Administrators, um die Detailinformationen anzuzeigen. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie mit OK, um den Administrator definitiv zu löschen.

12 Administrationsgruppen erstellen und löschen Um Mitglieder einfacher verwalten zu können, können sie zu Administrationsgruppen zusammengeschlossen werden. Administrationsgruppen haben einen rein administrativen Zweck und sind nicht mit den Anrufgruppen (siehe Seite 6) zu verwechseln. Eine Administrationsgruppe kann von einem oder mehreren Gruppenadministratoren verwaltet werden. Administrationsgruppen erstellen Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Dienste. Klicken Sie auf Administrationsgruppen. Ein neues Fenster erscheint. Alle bestehenden Administrationsgruppen werden aufgelistet. Klicken Sie auf Neu. Ein weiteres Fenster öffnet sich. Geben Sie den «Namen» und falls gewünscht eine «Beschreibung» für die Administrationsgruppe ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Administrationsgruppe zu erstellen. Sie erscheint sofort in der Liste. Administrationsgruppen löschen Klicken Sie auf den Namen einer Gruppe, um sie anzuzeigen. Klicken Sie auf Löschen. Bestätigen Sie mit OK, um die Gruppe definitiv zu löschen.

13 Administrationsgruppen verwalten Mitarbeiter zu Administrationsgruppen hinzufügen Es gibt zwei Möglichkeiten, Mitarbeiter zu einer Administrationsgruppe hinzuzufügen und sie wieder zu entfernen. A Über die Gruppen Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Dienste. Klicken Sie auf Administrationsgruppen. Ein neues Fenster erscheint. Alle Administrationsgruppen werden aufgelistet. Klicken Sie auf Mitglieder bearbeiten. Die bestehenden Mitglieder der Gruppe werden angezeigt. In einer neu erstellten Gruppe sind noch keine Mitglieder vorhanden. Geben Sie den Namen des Mitarbeiters, den Sie zur Gruppe hinzufügen wollen, ins Suchfeld ein und klicken Sie auf Suchen. Tipp Wenn Sie auf Suchen klicken, ohne einen Suchbegriff einzugeben, werden alle Mitarbeiter der Firma angezeigt. Markieren Sie den Auswahlkasten neben allen Mitarbeitern, die Sie zur Administrationsgruppe hinzufügen wollen. Klicken Sie auf Speichern. Um ein bestehendes Mitglied aus der Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf Teilnehmer und entfernen Sie die Markierung bei demjenigen Mitarbeiter, den Sie aus der Administrationsgruppe entfernen wollen. Klicken Sie dann auf Speichern.

14 B Über den einzelnen Mitarbeiter Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Mitarbeiter. Suchen Sie nach dem Mitarbeiter (S. 6), den Sie zu einer Administrationsgruppe hinzufügen oder daraus entfernen möchten. Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters, um die Detailinformationen dieses Mitarbeiters anzuzeigen. Wählen Sie im Reiter Allgemein im Aufklappmenü die «Administrationsgruppe» aus, zu der Sie den Mitarbeiter hinzufügen wollen. Um ein bestehendes Mitglied aus der Gruppe zu entfernen, wählen Sie im Aufklappmenü «Administrationsgruppe» Standard. Klicken Sie auf Änderungen Speichern. Achtung Der Gruppenadministrator kann Mitarbeiter aus seiner Administrationsgruppe nur bearbeiten. Mitarbeiter hinzufügen und entfernen kann nur der Administrator.

15 Gruppenadministratoren erstellen und löschen Neuen Gruppenadministrator erstellen Tipp Erstellen Sie zuerst eine Administrationsgruppe (siehe S. ), dann den Gruppenadministrator. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Dienste. Klicken Sie auf Gruppenadministratoren. Ein neues Fenster wird geöffnet. Alle bisherigen Gruppenadministratoren werden aufgelistet. Klicken Sie auf Neuer Gruppenadministrator. Ein neues Fenster wird geöffnet. Geben Sie mindestens den «Namen», und bei «Passwort» und «Passwort bestätigen» ein Passwort ein. Wählen Sie im Aufklappmenü «Gruppe» die Administrationsgruppe aus, welche der Gruppenadministrator verwalten soll. 6 Klicken Sie auf Speichern, um den Gruppenadministrator zu erstellen. Er erscheint nachher in der Liste. Die Funktion «Passwort beim nächsten Login ändern» funktioniert nicht. Klicken Sie den Auswahlkasten nicht an. 6 Gruppenadministratoren löschen Klicken Sie auf den Namen des Gruppenadministrators, um ihn anzuzeigen. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie mit OK, um den Gruppenadministrator definitiv zu löschen.

16 Kontakte und Mitarbeiter suchen Hier wird nur die Suche nach Mitarbeitern erklärt, die Suche nach Firmenkontakten funktioniert gleich. A Einfache Suche Geben Sie einen Suchbegriff ins Suchfeld ein. Tastatur. Klicken Sie auf Suchen oder drücken Sie die Enter-Taste auf Ihrer Das System sucht nach Telefonnummern, Vor- und Nachnamen. Ein Begriff muss nicht vollständig eingegeben werden, z. B. bei der Eingabe von «wer» wird Werner und Werndli, aber nicht Wittwer gefunden. Tipp Wenn Sie einfach auf Suchen klicken, ohne einen Suchbegriff einzugeben, werden Ihnen alle Mitarbeiter der Firma angezeigt. B Erweiterte Suche In der erweiterten Suche können Sie die Suche enger eingrenzen, also z. B. nur nach dem Mitarbeiter «Meier» in der Abteilung «Marketing» suchen. Tastatur. 6 Geben Sie in den Feldern einzelne Suchbegriffe ein. Klicken Sie auf Suchen oder drücken Sie die Enter-Taste auf Ihrer Das System sucht nach allen Wortsequenzen. Die Suche nach «an» im Feld «Vornamen» findet sowohl Anna als auch Alexander und Stefan. Mit den Buttons und können Sie in den Trefferseiten blättern.

17 Mitarbeiter verwalten Neuen Mitarbeiter hinzufügen Im Bereich Mitarbeiter können Sie festlegen, welche Mitarbeiter mit Business Connect Professionell telefonieren können und was für Dienste sie nutzen können. Alle Mitarbeiter, die Sie im Administrator erfassen, werden in den internen Kontakten im Soft-Phone, im Web-Manager und im Outlook-Manager angezeigt. Neuen Mitarbeiter hinzufügen Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Mitarbeiter. Klicken Sie auf Neu. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie die Details zum Mitarbeiter erfassen können. Füllen Sie die Masken möglichst vollständig aus. Klicken Sie auf die Reiter, um zwischen den Bereichen zu wechseln: Allgemein Firmenadresse Privatadresse Telefon Einstellungen In der Tabelle auf der nächsten Seite werden die wichtigsten Felder kurz erklärt. Die Einstellungen in den Reitern Telefon (S. ) und Einstellungen (S. 9) werden in separaten Kapiteln erklärt. Klicken Sie auf Speichern. 7

18 Einige Erklärungen: Felder 8 ) Allgmein Name Benutzername Telefon Interne Nummer SIP-Benutzername Firmen-Favorit/Kurzwahlnummer Beschreibung Der Name muss im Format «Vorname», «Zweiter Vorname», «Nachname» angegeben werden. Der Benutzername eines Mitarbeiters besteht aus der Nummer Ihres Business Connect Verbundes und der internen Nummer des Mitarbeiters. Ist also die Verbundnummer 998 und die interne Nummer des Mitarbeiters 90, so ist der Benutzername Geben Sie eine freie externe Nummer ein. Klicken Sie auf Suchen, um alle freien Nummern anzuzeigen. Die interne Nummer muss -stellig sein. Verwenden Sie für die interne Nummer die letzten drei Ziffern der externen Telefonnummer, z. B. 7. Der SIP-Benutzername entspricht der Telefonnummer, die Sie dem Benutzer zuweisen im internationalen Format, z. B. +7. Für interne Telefone verwenden Sie die Hauptnummer und die interne Nummer verbunden mit einem Bindestrich, z. B Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Kurzwahlnummer zuweisen, erscheint er im Soft-Phone und im Web-Manager aller Mitarbeiter in den Favoriten und kann über die Kurzwahlnummer (z. B. *) angerufen werden. Administrationsgruppe Fügen Sie den Mitarbeiter zu einer Administrationsgruppe hinzu (S. ). Anrufgruppe Fügen Sie den Mitarbeiter zu einer Anrufgruppe hinzu (S. 7). Combox Die Telefonnummer der Combox hat stets das Format 086 plus Telefonnummer inkl. Vorwahl, z. B Theoretisch möglich, aber nicht empfehlenswert ist es, dass sich mehrere Mitarbeiter eine Combox teilen. Max. Anz. paralleler SIP-Registrationen ) Firmenadresse ) Privatadresse ) Telefon ) Einstellungen Stellen Sie ein, mit wie vielen Telefonen (Soft-Phones oder herkömmlichen Telefonen) ein Benutzer gleichzeitig angemeldet sein kann. Geben Sie die Firmendaten ein und wählen Sie eine Abteilung aus. Sie können diese Felder leer lassen. Der Mitarbeiter kann seine Angaben im Web-Manager selbst eintragen. Behalten Sie möglichst die voreingestellten Angaben bei. Die BLA-Funktion können Sie erst im Nachhinein konfigurieren (siehe S. ). Wählen Sie aus dem Aufklappmenü eine COS-Vorlage aus und markieren Sie die Auswahlfelder, um dem Mitarbeiter individuell weitere Rechte zuzuteilen (mehr dazu auf den Seiten 9 bis ).

19 Lizenzen, Dienstlisten und COS-Vorlagen Lizenzen und Dienstlisten Jeder Benutzer, der in Business Connect Professionell erstellt wird, braucht eine Lizenz. Es gibt verschiedene Lizenztypen mit unterschiedlichem Leistungsumfang: «Light»: Vorgesehen für interne Telefone, z. B. das Telefon im Sitzungszimmer. «Standard»: Vorgesehen für Mitarbeiter ohne Gruppeneinteilung. Beinhaltet den gleichen Leistungsumfang wie die «Expert»-Lizenz, aber ohne Gruppenfunktionen, wie z. B. die «Anrufübernahme von Gruppe». «Expert»: Vorgesehen für Mitarbeiter (mit PC oder IP-Telefon). «Receptionist»: Vorgesehen für Receptionisten, die Anrufe für die ganze Firma entgegennehmen und weiterleiten. Zu jeder Lizenz existiert eine Dienstliste, in der alle Dienste und alle Wählrestriktionen aufgeführt sind, die mit der Lizenz möglich sind. keine spezifische COS-Vorlage zuweisen, wird die Standard-COS-Vorlage verwendet. Suchen Sie den Mitarbeiter (S. 6), dem Sie eine COS-Vorlage zuweisen wollen. Wählen Sie im Reiter Einstellungen mit dem Aufklappmenü eine COS- Tipp Erstellen Sie zuerst einen Report «Häufigkeit von Dienstlisten» (S. ), um eine Aufstellung der verfügbaren und der verwendeten Lizenzen zu erhalten. COS-Vorlagen Basierend auf den Dienstlisten können sogenannte COS-Vorlagen erstellt werden (COS steht für engl. class of service, dt. etwa Dienstklassen). Pro Dienstliste ist eine Standard-COS-Vorlage bereits vorhanden. Mittels COS-Vorlagen können Sie für Gruppen von Mitarbeitern, die die gleichen Bedürfnisse und Ansprüche an das Telefonsystem haben, Einstellungen zentral verwalten. Allen ähnlichen Mitarbeitern können Sie dann einfach dieselbe COS-Vorlage zuweisen. Änderungen an der COS-Vorlage werden automatisch für alle wirksam. Sie können z. B. eine COS-Vorlage für ihre Aussendienstmitarbeiter und eine COS-Vorlage für Ihre Lagermitarbeiter mit jeweils unterschiedlichen Berechtigungen erstellen. In der COS-Vorlage für Lagermitarbeiter können Sie z. B. Anrufe ins Ausland sperren. COS-Vorlage an Mitarbeiter zuteilen Jeder Mitarbeiter erhält eine COS-Vorlage zugewiesen. Falls Sie einem Mitarbeiter Vorlage aus. Durch markieren von einzelnen Auswahlkästen können Sie jedem Mitarbeiter individuelle Berechtigungen erteilen. 9

20 Dienste und Wählrestriktionen In der Tabelle werden die vorhandenen Dienste und Wählrestriktionen kurz erklärt. Dienst Beschreibung 0 Abweisen anonymer Anrufe Anklopfen Anruf auf mehrfach registrierten SIP-Benutzer Anruf parkieren Anrufübernahme Anrufübernahme direkt Anrufübernahme von Gruppe Anrufumleitung auf fixe Nummer mit Option Combox Anrufumleitung immer an Combox Anrufumleitung wenn besetzt Anrufumleitung wenn keine Antwort Combox Eigene Rufnummer immer unterdrücken Eigene Rufnummer pro Anruf senden Eigene Rufnummer pro Anruf unterdrücken Gleichzeitig läuten Hörbare Anrufumleitung Individuelle Rufnummerunter-drückung Initieren einer Konferenz direkt aus dem Web-Manager Alle Anrufe mit unterdrückter Nummer werden automatisch abgewiesen. Zweiter Anruf wird signalisiert, wenn Benutzer bereits besetzt. So können Anrufe gleichzeitig angenommen werden. Wenn ein Benutzer mit mehr als einem Telefon angemeldet ist, werden eingehende Anrufe auf allen angemeldeten Telefonen signalisiert. Mitarbeiter kann einen Anruf auf einer internen Nummer parkieren und von einem anderen Telefon wieder aufnehmen. Der Mitarbeiter kann parkierte Anrufe übernehmen. Mitarbeiter kann Anrufe eines anderen Mitarbeiters übernehmen durch Angabe der internen Nummer. Mitarbeiter kann Anrufe von einem Mitarbeiter derselben Anrufgruppe übernehmen. Ermöglicht die Erreichbarkeits-Profil-Einstellung «Anrufumleitung auf fixe Nummer mit Option Combox». Ermöglicht die Erreichbarkeits-Profil-Einstellung «Anrufumleitung immer auf Combox». Ermöglicht die Erreichbarkeits-Profil-Einstellung «Anrufumleitung wenn besetzt». (Auch aktivierbar über *67.) Ermöglicht die Erreichbarkeits-Profil-Einstellung «Anrufumleitung wenn keine Antwort». (Auch aktivierbar über *6.) Aktiviert die ComboxPro des Mitarbeiters. Ermöglicht es dem Mitarbeiter, die eigene Rufnummer immer zu unterdrücken. Ermöglicht es, die eigene Rufnummer für einzelne Anrufe zu senden, wenn sie eigentlich unterdrückt ist. Ermöglicht die Unterdrückung der eigenen Rufnummer für einzelne Anrufe. (Aktivierbar über *.) Ermöglicht die Erreichbarkeits-Profil-Einstellung «gleichzeitig läuten». Wenn «Hörbare Anrufumleitung» aktiviert ist und ein Benutzer seine Anrufe auf eine andere Nummer umleitet (*), wird die Umleitung dennoch auf seinem Telefon signalisiert (Piepton). So merkt der Benutzer, dass eine Anrufumleitung aktiv ist. Ermöglicht dem Mitarbeite, selbst einzustellen, ob seine Rufnummer unterdrückt wird oder nicht (*0=eigene Nummer immer unterdrückt; *6=eigene Nummer immer angezeigt). Mitarbeiter kann Konferenzen direkt aus dem Web-Manager starten.

21 Dienst Intelligente Anrufweiterleitung Namen in Kontakten nachschlagen Outlook-Manager PIN-Codes Rückruf letzte Nummer Sperren abgehender Verbindungen Ursprungbasierter Rufkontrollton (intern/extern) Web-Manager Weiterleitung an externe Nummern Zugriff auf die Combox via Web- Manager Zusatzinformationen über eingehenden Anruf Wählrestriktion Anrufe auf Servicenummern sperren Anrufe via Firmenzentrale sperren Anrufe via internationale Vermittlung sperren Ferngespräche sperren Gebührenfreie Anrufe sperren Internationale Anrufe sperren Konferenzen sperren Lokale Anrufe sperren Mehrwertnummern sperren Tie Line Calls sperren Beschreibung Ermöglicht Erreichbarkeits-Profile vom Typ «Anrufabfolgen nach Gruppen» und «Anrufabfolgen für alle Anrufe». Anrufer, die in den Kontakten gespeichert sind, können mit dem Namen statt der Nummer angezeigt werden. Mitarbeiter kann den Outlook-Manager verwenden. Der im Web-Manager festlegbare PIN-Code ermöglicht es einem Mitarbeiter, sich an einem anderen Telefon anzumelden (z. B. im Konferenzraum) und mit seinen eigenen Berechtigungen zu telefonieren. Dazu gibt der Mitarbeiter *80*, seine interne Nummer, *, den PIN-Code, * und die gewünschte Telefonnummer ein, z. B. *80*86*99*0. Mitarbeiter kann durch Eingabe von *00 den letzten Anrufer zurückrufen. Mitarbeiter kann keine Anrufe tätigen, sondern nur entgegennehmen. Mitarbeiter kann unterschiedlichen Rufton für interne und externe Gespräche festlegen, falls sein Telefon dies unterstützt. Mitarbeiter hat Zugriff auf einen Web-Manager. Mitarbeiter kann Anruf auf eine externe Nummer weiterleiten. Mitarbeiter hat Zugriff auf die Combox via Web-Manager. Im IP-Telefon wird zusätzlich angezeigt, ob ein Anruf aus dem Verbund weitergeleitet oder umgeleitet wurde. Beschreibung Mitarbeiter kann keine Servicenummern (z. B. 7) wählen. Mitarbeiter kann keine Anrufe zur Firmenzentrale durchführen. Anrufe zu internationalen Telefonvermittlungszentralen werden gesperrt. Mitarbeiter kann keine Ferngespräche tätigen. Mitarbeiter kann keine gebührenfreien Anrufe (0800er-Nummern) tätigen. Mitarbeiter kann keine internationalen Anrufe tätigen. Mitarbeiter kann keine Konferenz starten. Mitarbeiter kann keine lokalen Anrufe tätigen. Mitarbeiter kann keine Mehrwertnummern (0900er) wählen. Mitarbeiter kann keine 0906er-Nummern wählen.

22 COS-Vorlagen erstellen und bearbeiten Neue COS-Vorlage erstellen COS-Vorlagen können nur von einem Administrator erstellt und bearbeitet werden, nicht von einem Gruppenadministrator 6 Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Dienste. Klicken Sie auf COS-Vorlagen. Klicken Sie auf Neu. Geben Sie im neuen Fenster den «Namen» und eine «Beschreibung» der COS-Vorlage ein. Wählen Sie im Aufklappmenü eine «Dienstliste» aus. Klicken Sie auf Speichern. Dienste und Wählrestriktionen, die Sie in der COS-Vorlage nicht aktiviert haben, können Sie pro Mitarbeiter im Reiter «Einstellungen» noch aktivieren. Es ist jedoch nicht möglich, Dienste oder Wählrestriktionen, die in der COS-Vorlage aktiviert sind, für einen einzelnen Mitarbeiter zu deaktivieren. 6 Bestehende COS-Vorlage bearbeiten Wählen Sie im Aufklappmenü «Name der COS-Vorlage» eine Vorlage aus und nehmen Sie unten die gewünschten Änderungen vor. Klicken Sie auf Speichern.