Business MasterCard Online Portal Benutzerhandbuch

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1 Business MasterCard Online Portal Benutzerhandbuch Version Benutzerhandbuch_Business MasterCard Online Portal.doc Europay Austria Zahlungsverkehrssysteme GmbH Postanschrift: 1011 Wien Postfach 574 Geschäftsstelle: 1030 Wien Marxergasse 1B T F Sitz Wien; Firmenbuch: Handelsgericht Wien FN v ATU DVR Seite 1 von 32

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Login Benutzeradministration Benutzer anlegen: Benutzer bearbeiten: Benutzer löschen: Tokenverwaltung Token beantragen Token zuordnen Token-Status Stammdaten Power-User Firma Postfach Nachrichtenübersicht Firmenabrechnungen Firmenabrechnungen - Sammelabrechnungen Firmenabrechnungen - Kartensummen Firmenabrechnungen - Transaktionsdetails Kostenstellenverwaltung Umsätze auf Kartenebene Umsätze auf Kartenebene- Kartenauswahl Umsätze auf Kartenebene - Monatsübersicht Umsätze auf Kartenebene - Umsatzdetails Firmenabrechnung Umsatzsuche Umsatzsuche - Suchdefinition Umsatzsuche Suchergebnis Elektronische Abrechnung Weitere Funktionen des Business MasterCard Online Portal Anmerkungen zu Umsätzen Ausgaben-Management Beleg vorhanden/beleg nicht vorhanden Abbildungsverzeichnis Seite 2 von 32

3 1. Einleitung Das Business MasterCard Online Portal auf bietet der Unternehmensführung, dem Controlling oder der Buchhaltung Ihres Unternehmens volle Transparenz und Kontrolle über alle Ausgaben und Einsatzbereiche der verwendeten Business MasterCard Karten. Ohne Software-Installation - das Business MasterCard Online Portal erreichen Sie ganz einfach und jederzeit mit PC und Web-Browser. Das Business MasterCard Online Portal ist ein effizientes, plattformunabhängiges Ausgaben- Monitoring-, und Reporting-Tool, dessen Ergebnisse leicht zu MS Excel, den gängigen Spend Management, Travel-Expense- oder Controlling- Applikationen exportiert werden können. Die Informationen aus dem Business MasterCard Online Portal bieten Ihnen schnell und einfach Unterstützung bei Ausgaben-Optimierung und in Verhandlungssituationen. Dieses Handbuch soll Sie bei der Nutzung des Business MasterCard Online Portals bei allen Anwendungen und Funktionen mit hilfreichen Tipps unterstützen. 2. Login Der Einstieg in das Business MasterCard Online Portal auf - mittels Token und persönlichem Passwort - entspricht dem höchsten Sicherheitsstandard für Company-Online-Log-Ins. Sollten Sie noch keinen Power User für Ihr Unternehmen festgelegt haben, geben Sie uns diesen Mitarbeiter bekannt und bestellen Sie gleich die benötigten Token für Ihr Unternehmen. Sollten Sie bereits Token und Passwort erhalten haben, können Sie sich wie folgt in das Business MasterCard Online Portal einwählen. Geben Sie bei Benutzername das Präfix Ihres Unternehmens (das Sie schriftlich erhalten haben, bzw. ist dieses auf der Firmenabrechnung unten ersichtlich) und Ihren Benutzernamen ein. Präfix und Benutzername werden durch _ (einen Unterstrich) getrennt. Abb.1 Login-Prozess Seite 3 von 32

4 Das Tokenpasswort ist eine Zahlenkombination welche Sie auf Ihrem Token ablesen können. Halten Sie den Token so, dass der weiße Knopf auf der linken Seite ist und geben Sie anschließend das angezeigte Tokenpasswort in das vorgesehene Feld ein (aus Sicherheitsgründen, wird dies nur in Form von Sternen angezeigt). Das Tokenpasswort wird 25 Sekunden auf Ihrem Token angezeigt. Danach schaltet sich der Token automatisch ab. Das Tokenpasswort hat auch nur solange Gültigkeit, solange dieses auf Ihrem Display aufscheint. Weiters benötigen Sie für den Login noch das Passwort welches Sie in einem Schreiben von Europay Austria bzw. von Ihrem Power User/Administrator übermittelt bekommen haben. Nach Eingabe aller erforderlicher Daten bestätigen Sie diese bitte mit Anmelden. Abb.2 Login-Prozess 3. Benutzeradministration Die Zugriffsberechtigungen können in einem 3-Schichten-Berechtigungsmodell entsprechend der Aufgaben der jeweiligen Verantwortlichen vergeben werden. In diesem Menüpunkt haben Sie als Power User und Administrator Ihres Unternehmens die Möglichkeit weitere Benutzer für das Business MasterCard Online Portal anzulegen, oder die Einstellungen bestehender Benutzer zu bearbeiten bzw. zu löschen. Seite 4 von 32

5 In folgender Tabelle finden Sie eine Zusammenfassung welche Funktionen der jeweiligen Berechtigungsstufe im Business MasterCard Online Portal zugeordnet ist: Prozess Power User Administrator Mitarbeiter Benutzeradministration Benutzer anlegen x x Benutzer bearbeiten x x Benutzer löschen x x Tokenverwaltung Token beantragen x Token zuordnen x x Token-Status ändern x x Stammdaten Power User x Firma x Postfach x x x Firmenabrechnung x x x Kostenstellenverwaltung x x Umsätze auf Kartenebene x x x Umsatzsuche x x x Elektronische Abrechnung x Abb.3 Berechtigungsübersicht 3.1 Benutzer anlegen: Für jeden Benutzer den Sie im Business MasterCard Online Portal anlegen, benötigen Sie bzw. der angelegte Benutzer einen persönlichen Token. Falls Sie keine Token zur Verfügung haben sollten können Sie diese im entsprechenden Menüpunkt bestellen. (Nähere Informationen siehe Kapitel 4.1) Entsprechend Ihrer zugeordneten Rolle können Sie als Power User: Administratoren und Mitarbeiter und als Administrator: Mitarbeiter anlegen. Wenn Sie einen Benutzer anlegen möchten gehen Sie wie folgt vor: Weisen Sie dem neuen Benutzer einen eindeutigen Benutzernamen (max. 9 Zeichen) zu und geben Sie alle weiteren erforderlichen Daten ein. Wenn Sie keine weiteren Token für Ihre neuen Benutzer zur Verfügung haben, können Sie diese unter Token-Verwaltung/Token beantragen bei Europay Austria bestellen. Sollte Ihnen dieser Menüpunkt nicht angezeigt werden (aufgrund Ihrer Berechtigungsstufe Administrator ), wenden Sie sich bitte für die Tokenbestellung an Ihren Power User. Unabhängig ob Sie einen Token zur Verfügung haben oder nicht, können Sie - bis auf die Tokenzuweisung - den Benutzer fertig anlegen. Sobald Sie den/die bestellten Token erhalten, können Sie dem bereits angelegten Benutzer unter dem Menüpunkt "Tokenverwaltung/Token zuordnen" einen Token zuweisen. Das Passwort können Sie für den Benutzer vergeben (max. 4 Zeichen). Der Benutzer selbst hat keine Möglichkeit dieses Passwort zu ändern. Seite 5 von 32

6 Die Rolle, die Sie dem Benutzer zuordnen, hat Auswirkung auf die Rechte/Funktionen, welche der neue Benutzer im Business MasterCard Online Portal haben wird. Welche Rechte ein Mitarbeiter bzw. ein Administrator hat, finden Sie in der Tabelle im Kapitel 3. Benutzeradministration, Abb. 3 Berechtigungsübersicht. Das Feld Benutzer darf Firmenumsätze sehen wählen Sie bitte nur dann für einen Benutzer aus, wenn dieser in weiterer Folge den Menüpunkt "Firmenabrechnungen" aufrufen und Zugriff auf alle Firmenabrechnungen haben soll. Weiters können Sie dem angelegten Benutzer von Ihnen ausgewählte Karten des Unternehmens zuordnen. Unter dem Menüpunkt "Umsätze auf Kartenebene" kann der Benutzer dann alle Umsätze der ihm zugeordneten Karten einsehen. Beispielsweise können Sie einem Bereichsleiter genau die ihm direkt zugehörigen Business MasterCard Karten seiner Mitarbeiter zuordnen. Nachdem Sie alle Daten erfasst haben, klicken Sie auf "User anlegen". Abb. 4 Benutzer anlegen Seite 6 von 32

7 Tipp zum Benutzernamen: Der Benutzername muss immer eindeutig sein. Wenn Sie einen User mit dem Benutzernamen " _Muster" löschen möchten, können Sie auch zukünftig diesen Benutzernamen nicht mehr verwenden! Falls Sie " _Muster" dennoch einem neuen Benutzer zuordnen möchten, ändern Sie den Benutzernamen beispielsweise von " _Muster" auf " _Muster000" bevor Sie diesen löschen. Nun haben Sie die Möglichkeit diesen Benutzernamen " _Muster" weiter zu verwenden. Geben Sie alle relevanten Daten (Präfix_Benutzername; Token und Passwort), welche für den Login nötig sind, dem von Ihnen berechtigten Benutzer bekannt. 3.2 Benutzer bearbeiten: In diesem Menüpunkt können die Daten bereits angelegter Benutzer geändert werden. ACHTUNG: Die Rolle des Benutzers kann jedoch nicht geändert werden. D.h. Sie können keinen Benutzer, welchem die Berechtigungsstufe "Mitarbeiter" zugewiesen ist, zu einem "Administrator" und umgekehrt ändern. In diesem Fall müssen Sie den Benutzer zuerst löschen und in einem folgenden Schritt mit der gewünschten Berechtigungsstufe erneut anlegen. Dieser Menüpunkt bietet Ihnen die Möglichkeit, die erfassten Daten nach Klick auf Details "anzeigen" zu dem jeweiligen Benutzer einzusehen. Weiters gelangen Sie von hier aus direkt zum Menüpunkt Tokenverwaltung/Token zuordnen, wenn Sie einem bereits angelegten Benutzer einen Token zuordnen bzw. die bestehende Zuordnung ändern möchten. Wenn Sie die Daten eines Benutzers ändern möchten, wählen Sie diesen aus und klicken Sie auf Weiter um in den Änderungsmodus zu gelangen (es können immer nur die Daten eines Benutzers geändert werden). Diese Tabelle ist nach jeder Spaltenüberschrift sortierbar. Abb. 5 Benutzer bearbeiten Seite 7 von 32

8 In diesem Schritt können Sie die hinterlegten Daten (wie Name, Funktion im Unternehmen) sowie auch das Passwort des Benutzers ändern. Weiters können Sie die Berechtigung jedes registrierten Benutzers, auf welche Kartendaten zugegriffen werden kann, ändern. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit für einen Benutzer, der sein Passwort vergessen hat, ein neues Passwort zuzuordnen. Abb. 6 Benutzer bearbeiten Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben klicken Sie bitte auf User anlegen um zur Bestätigungsseite zu gelangen. Wenn Sie keine Daten ändern möchten, können Sie den Vorgang mit Abbrechen beenden. Seite 8 von 32

9 Abb. 7 Benutzer bearbeiten Auf dieser Seite werden Sie aufgefordert die geänderten Daten zu bestätigen. Klicken Sie auf Ja, sind alle durchgeführten Änderungen gespeichert. Bei Klick auf Nein wird der Vorgang abgebrochen und es werden keine Daten des Benutzers geändert. 3.3 Benutzer löschen: In diesem Schritt können Sie angelegte Benutzer löschen. In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, die erfassten Daten nach Klick auf Details "anzeigen" zu dem jeweiligen Benutzer einzusehen. Möchten Sie einen oder mehrere Benutzer löschen, markieren Sie diese und klicken Sie auf Weiter um zu dem nächsten Schritt zu gelangen. Seite 9 von 32

10 Abb. 8 Benutzer löschen Für diesen Prozess ist aus Sicherheitsgründen die Eingabe Ihres Tokenpasswortes erforderlich. Erst nach dieser Eingabe ist der Benutzer endgültig gelöscht und hat nun keine Möglichkeit mehr, sich in das Business MasterCard Online Portal einzuwählen. Abb. 9 Benutzer löschen Seite 10 von 32

11 Nach der Eingabe Ihres Tokenpasswortes haben Sie 25 Sekunden lang Zeit den Vorgang mit klick auf Ja zu bestätigen und den Benutzer endgültig zu löschen. Wenn Sie auf "Nein" klicken wird der Benutzer nicht gelöscht. Tipp: War diesem Benutzer ein Token zugeordnet, ist dieser nach Löschung seines Accounts wieder frei verfügbar. Sie müssen den Token nicht deaktivieren bevor Sie den Benutzer löschen, um ihn anschließend für einen anderen Benutzer weiter verwenden zu können. Dieser steht Ihnen automatisch nach der Löschung eines Benutzers - für neue Benutzer zur Verfügung. Tipp zum Benutzernamen: Der Benutzername muss immer eindeutig sein. Wenn Sie einen User mit dem Benutzernamen " _Muster" löschen möchten, können Sie auch zukünftig diesen Benutzernamen nicht mehr verwenden! Falls Sie " _Muster" dennoch einem neuen Benutzer zuordnen möchten, ändern Sie den Benutzernamen beispielsweise von " _Muster" auf " _Muster000" bevor Sie diesen löschen. Nun haben Sie die Möglichkeit diesen Benutzernamen " _Muster" weiter zu verwenden. Tipp: wann soll ein Benutzer gelöscht werden? Seite 11 von 32

12 4. Tokenverwaltung In diesem Menüpunkt haben Sie als Power User Ihres Unternehmens die Möglichkeit neue Token bei Europay Austria zu beantragen, diese den Benutzern des Business MasterCard Online Portals zuzuordnen und natürlich den Status dieser Token abzufragen und gegebenenfalls zu ändern. 4.1 Token beantragen Benötigen Sie weitere Token für Ihre Mitarbeiter und Administratoren, können Sie diese hier beantragen. Geben Sie uns die benötigte Stückzahl, den Grund für die Bestellung (neue Mitarbeiter, Token defekt usw.) und eine Telefonnummer unter der wir Sie bei Rückfragen erreichen können, bekannt. Zur Information sehen Sie, an welche Adresse die bestellen Token in den folgenden Tagen gesendet werden. Diese Adresse kann in dieser Maske nicht geändert werden, da die Zustellung immer an die bei Europay Austria gespeicherte Firmenadresse erfolgt. Abb. 10 Token beantragen Die von Ihnen beantragten Token, werden an die bei Europay Austria gespeicherte Adresse zu Handen des Power Users gesendet. Die Bestellung neuer Token für Ihr Unternehmen kann daher auch nur vom Power User durchgeführt werden. Hinweis: sollte die Firmenadresse nicht mehr korrekt sein, können Sie diese unter dem Menüpunkt "Stammdaten/Firma" selbstverständlich gleich online ändern. Sie erhalten nach der erfolgreichen Änderung bei Europay Austria eine Bestätigungsnachricht in Ihrem Postfach. Seite 12 von 32

13 4.2 Token zuordnen Diese Funktion kann der Power User ebenso wie der Administrator durchführen. In diesem Menüpunkt kann einem bereits angelegten Benutzer ein Token für den Zugang zum Business MasterCard Online Portal zugeordnet werden. Diese Tabelle ist nach jeder Spaltenüberschrift sortierbar. Abb. 11 Token zuordnen In der Spalte "Token" sehen Sie, welcher Token welchem Benutzer zugeordnet ist (= Seriennummer des Tokens, welche Sie auf der Rückseite jedes Tokens finden). Wenn Sie einem Benutzer einen Token zuordnen möchten, klicken Sie in der Spalte Aktion bei dem von Ihnen gewünschten Benutzer auf Token zuordnen. In weiterer Folge werden Ihnen die zur Verfügung stehenden Token angezeigt. Wählen Sie die Aktion "Zuweisung entfernen" um die Tokenzuordnung von einem Benutzer zu löschen. Dieser Token steht nun für neue/andere Benutzer zur Verfügung. Der Benutzer von dem der Token entfernt wurde, hat nun keinen Zugang mehr in das Business MasterCard Online Portal. Seite 13 von 32

14 4.3 Token-Status In diesem Schritt können ebenfalls Power User und Administratoren den jeweiligen aktuellen Status der Token Ihres Unternehmens einsehen und gegebenenfalls bei Bedarf für jeden einzelnen Benutzer ändern. Abb. 12 Token Status Sollte Ihrem Unternehmen nur ein Token (für den Power User) zur Verfügung stehen, können Sie weitere Token unter dem Menüpunkt "Tokenverwaltung/Token beantragen" bestellen. Sollten Sie diesen Menüpunkt nicht sehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Power User, da die Bestellung von Token ausschließlich durch ihn erfolgen kann. Seite 14 von 32

15 5. Stammdaten In diesem Menüpunkt haben Sie als Power User die Möglichkeit, Änderungen Ihrer Firmendaten sowie Ihrer persönlichen Daten bekannt zu geben. 5.1 Power-User Sie können folgende Daten rasch und einfach im Portal ändern: Abteilung/Funktion, Telefon 1, Telefon 2, Mobil, Fax, . Wenn Sie Anrede, Berufstitel, Akademischen Grad, Vorname und/oder Nachname ändern möchten, benötigen wir eine kurze unterschriebene schriftliche Mitteilung für diese Datenänderung. Wenn Sie Inhaber eine Business MasterCard sind, geben Sie uns bitte in diesem Schreiben auch bekannt, ob Ihre Business MasterCard (beispielsweise nur bei Änderung des Titels und/oder Akademischen Grades) mit den aktualisierten Daten neu ausgestellt werden soll. Falls Sie dies nicht wünschen, werden die aktualisierten Daten erst bei der Verlängerung der Gültigkeit Ihrer Business MasterCard herangezogen. Nachdem Sie die aktualisierten Daten in der rechten Spalte eingegeben haben, gelangen Sie durch "Weiter" zum nächsten Bearbeitungsschritt, wo Sie aufgefordert werden, diese Änderung nochmals zu bestätigen. Abb. 13 Stammdaten Power User Seite 15 von 32

16 5.2 Firma Hier können Sie firmenspezifische Daten wie Anschrift, Telefonnummer etc. komfortabel und unbürokratisch aktualisieren. Wenn Sie jedoch den Firmennamen/Firmenwortlaut ändern möchten, senden Sie uns bitte das Formular Firmennamenänderung (dieses finden Sie Downloadbereich) unterfertigt an: Europay Austria Zahlungsverkehrssysteme GmbH, zh. Frau Richarda Surowetz, Marxergasse 1B, 1030 Wien. In der rechten Spalte werden immer die aktuell gespeicherten Werte angezeigt. Geben Sie Ihre gewünschte Änderung in dieser Spalte ein, indem Sie die angezeigten Werte überschreiben. Abb. 14 Stammdaten Firma Nachdem Sie die aktualisierten Daten in der rechten Spalte eingegeben haben, gelangen Sie durch "Weiter" zum nächsten Bearbeitungsschritt, wo Sie aufgefordert werden, diese Änderung nochmals zu bestätigen. Durch Abbrechen können Sie den Vorgang beenden. Es werden keine Daten geändert. Seite 16 von 32

17 Abb. 15 Stammdaten Firma Seite 17 von 32

18 6. Postfach Nachrichtenübersicht Das Business MasterCard Online Portal bietet eine sichere elektronische Mailing Funktion zwischen Ihrem Unternehmen und Europay Austria. Damit können allgemeine Fragen ebenso wie konkrete Anfragen z.b. zu unklaren Rechnungspositionen unmittelbar an Europay Austria gesendet werden Sie werden benachrichtigt, sobald die Antwort in Ihrer individuellen Portal-Mailbox auf Sie wartet. Abb. 16 Stammdaten Firma In der Nachrichtenübersicht sehen Sie alle Ihre bisher versandten Nachrichten an Europay Austria (Token beantragen, Umsatzrückfragen, Allgemeine Anfragen usw.). Antworten bzw. Änderungsbestätigungen stehen Ihnen ebenfalls in Ihrem Postfach zur Verfügung. Um zur Detailansicht einer Nachricht zu gelangen, klicken Sie auf die gewünschte Nachricht in der Spalte Betreff. Allgemeine Anfrage: Unter diesem Punkt (rechts über der Tabelle) können Sie an Europay Austria eine allgemeine Anfrage stellen, die nicht einen bestimmten Umsatz oder die Bestellung von Token betrifft. Seite 18 von 32

19 7. Firmenabrechnungen 7.1 Firmenabrechnungen - Sammelabrechnungen Unter dem Menüpunkt "Firmenabrechnungen" sehen Sie eine Tabelle mit allen Abrechnungen zu Ihrem Unternehmen. Abrechnungsperiode: gibt an, aus welchem Monat/Jahr die Abrechnung ist. Abrechnungsdatum: gibt an, wann die Umsätze einer Abrechnungsperiode abgerechnet wurden. Saldo: gibt Auskunft über den Gesamtsaldo der jeweiligen Abrechnungsperiode. Um zu den jeweiligen Kartensummen einer Abrechnungsperiode zu gelangen, wählen Sie bitte in der Spalte "Abrechnungsperiode" den gewünschten Monat aus. In der unteren horizontalen Leiste können Sie verschiedene Aktionen wählen. Sie können die Daten der Tabelle in ein Excel- bzw. CSV- Dokument exportiert oder die Bildschirmanzeige drucken. Abb. 17 Firmenabrechnung - Sammelabrechnungen Seite 19 von 32

20 7.2 Firmenabrechnungen - Kartensummen In dieser Übersicht sind alle Business MasterCard Karten zu sehen, mit denen in der gewählten Abrechnungsperiode Umsätze getätigt wurden. Weiters enthält diese Übersicht die Information der Kartennummer, des Karteninhabers, Informationen über den Gesamtbetrag jeder einzelnen Karte im ausgewählten Monat und die Kostenstelle (wenn diese bereits zugeordnet wurde). Um zur Gesamtübersicht über alle Abrechnungsperioden zurückzukehren, wählen Sie bitte in der Top-Navigation den Punkt "Sammelabrechnung" aus. Um zu den Umsätzen einer bestimmten Karte in der ausgewählten Abrechnungsperiode zu gelangen, wählen Sie bitte in der Spalte "Kartennummer" die entsprechende Business MasterCard aus. In der unteren horizontalen Leiste können Sie verschiedene Aktionen wählen. Sie können die Daten der Tabelle in ein Excel- bzw. CSV- Dokument exportiert oder die Bildschirmanzeige drucken. Abb. 18 Firmenabrechnung - Kartensummen Seite 20 von 32

21 7.3 Firmenabrechnungen - Transaktionsdetails In dieser Übersicht sind alle Umsätze der betreffenden Business MasterCard in der gewählten Abrechnungsperiode aufgelistet. Diese Tabelle ist jeweils nach der Spaltenüberschrift sortierbar. Abb. 19 Firmenabrechnung - Transaktionsdetails Über die Top-Navigation können Sie jederzeit zu Kartensummen oder Sammelabrechnung zurückkehren. In der unteren horizontalen Leiste können Sie verschiedene Aktionen wählen. Sie können die Daten der Tabelle in ein Excel- bzw. CSV- Dokument exportiert oder die Bildschirmanzeige drucken. Seite 21 von 32

22 8. Kostenstellenverwaltung Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, jede Business MasterCard einer Kostenstelle bzw. einem Bereich oder einer Abteilung zuzuordnen. Um Ihre Eingabe zu speichern, klicken Sie bitte unten rechts auf "Speichern". Bei erneutem Einstieg in diesen Menüpunkt werden alle Zuordnungen die Sie bereits getroffen haben angezeigt. Wenn Sie diese ändern möchten, können Sie die jeweilige Eintragung überschreiben und mit dem Button "Speichern" bestätigen. Diese Tabelle ist nach jeder Spaltenüberschrift sortierbar. Somit können Sie firmenintern für einen strukturierten und einfachen Überblick sorgen. Diese Kostenstellenzuordnung wird auch bei der Umsatzsuche berücksichtigt. Nähere Informationen dazu finden Sie im entsprechenden Menüpunkt. Abb. 20 Kostenstellenverwaltung Seite 22 von 32

23 9. Umsätze auf Kartenebene 9.1 Umsätze auf Kartenebene- Kartenauswahl In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, Umsätze eines bestimmten Karteninhabers einzusehen. Im ersten Schirm wählen Sie bitte den gewünschten Karteninhaber aus und klicken Sie auf Weiter. In der unteren horizontalen Leiste können Sie verschiedene Aktionen wählen. Sie können die Daten der Tabelle in ein Excel- bzw. CSV- Dokument exportiert oder die Bildschirmanzeige drucken. Abb. 21 Umsätze auf Kartenebene - Kartenauswahl Seite 23 von 32

24 9.2 Umsätze auf Kartenebene - Monatsübersicht Hier sehen Sie eine Übersicht der Umsätze je Abrechnungsperiode des gewählten Karteninhabers. Möchten Sie die Detailumsätze einsehen, klicken Sie bitte in der Spalte Abrechnungsperiode auf den gewünschten Monat. Abb. 22 Umsätze auf Kartenebene - Monatsübersicht In der unteren horizontalen Leiste können Sie verschiedene Aktionen wählen. Sie können die Daten der Tabelle in ein Excel- bzw. CSV- Dokument exportiert oder die Bildschirmanzeige drucken. Seite 24 von 32

25 9.3 Umsätze auf Kartenebene - Umsatzdetails Firmenabrechnung In diesem Schritt sehen Sie eine Übersicht aller Umsätze welche der von Ihnen gewählte Karteninhaber in der gewählten Abrechnungsperiode getätigt hat. Diese Tabelle ist nach jeder Spaltenüberschrift sortierbar. Natürlich steht Ihnen hier die Downloadfunktion wie gewohnt zur Verfügung. Abb. 23 Umsätze auf Kartenebene - Detailtransaktionen Über die Top-Navigation können Sie jederzeit zur Monatsübersicht oder Kartenauswahl zurückkehren. Seite 25 von 32

26 10. Umsatzsuche 10.1 Umsatzsuche - Suchdefinition Mit der Umsatzsuche im Business MasterCard Online Portal haben Sie die Möglichkeit, nach einem oder mehreren bestimmten Umsätzen über alle oder ausgewählte Karten zu suchen. Mit diesem Feature können Sie Abfragen individuell konfigurieren und durchführen. Wenn Sie diese Volltextsuche nutzen, kann Ihr Suchergebnis als Report dargestellt und so für eine Weiterverwendung ausgegeben werden. Die zu durchsuchenden Karten sind mit einem Häkchen zu kennzeichnen. Durch den Klick auf "Suchen" wird die Suche mit den eingegebenen Suchkriterien bei den ausgewählten Karten gestartet. Abb. 24 Umsatzsuche - Suchdefinition Seite 26 von 32

27 10.2 Umsatzsuche Suchergebnis Das Suchergebnis zeigt Ihnen alle gefunden Umsätze, die auf Ihre gewählten Kriterien zutreffen. Wenn Sie diese Volltextsuche nutzen, kann Ihr Suchergebnis als Report dargestellt und so für eine Weiterverwendung ausgegeben werden. Abb. 25 Umsatzsuche - Suchergebnis In der unteren horizontalen Leiste können Sie verschiedene Aktionen wählen. Sie können die Daten der Tabelle in ein Excel- bzw. CSV- Dokument exportiert oder die Bildschirmanzeige drucken. Seite 27 von 32

28 11. Elektronische Abrechnung Das Business MasterCard Online Portal bietet Unternehmen die Möglichkeit, von der papiergebundenen auf eine elektronische monatliche Abrechnung umzusteigen. Sie erhalten eine , sobald die Abrechnung im Business MasterCard Online Portal als downloadbares pdf-file bereitsteht. Selbstverständlich entspricht die elektronische Abrechnung in Aufbau, Darstellung und Übersicht exakt der papiergebundenen Abrechnung. Abb. 26 Elektronische Abrechnung In diesem Menüpunkt können Sie die Elektronische Abrechnung aktivieren bzw. deaktivieren. Die PDF Abrechnung wird Ihnen unter dem Menüpunkt Firmenabrechnung zur Verfügung gestellt. Sie werden per Mail über das Eintreffen einer neuen Abrechnung informiert. Wenn Sie die elektronische Version nicht mehr wünschen, können Sie diese hier auch wieder deaktivieren. Seite 28 von 32

29 12. Weitere Funktionen des Business MasterCard Online Portal 12.1 Anmerkungen zu Umsätzen Jeder User kann die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt bei jedem getätigten Umsatz der Business MasterCard Karten Anmerkungen hinzufügen. So können unmittelbar Informationen deponiert werden, die für die Verbuchung der Aufwendungen relevant sind. Abb. 27 Anmerkungen zu Umsätzen 12.2 Ausgaben-Management Seite 29 von 32

30 Alle getätigten Ausgaben können zudem automatisch und aktuell in Kategorien zusammengefasst werden (z.b. Flüge, Hotel/Gastronomie, Individualverkehr, etc.). Das Ergebnis dieser Abfragen wird auf Knopfdruck in entsprechenden Reports ausgegeben. Bsp.: Reisetätigkeit: Mit wenigen Mausklicks können Sie feststellen, wieviel Ihr Unternehmen für z.b.: Gastronomie, Hotellerie, Flüge etc. aufwendet. Mit Hilfe der Umsatzsuche können Sie sich individuelle Reports über von Ihnen festgelegte Kriterien zusammenstellen. Das Suchergebnis, das Sie als Excel- oder CSV- Datei ausgeben, steht Ihnen so zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Diese Informationen ermöglichen Ihnen professionelle Unterstützung bei der Ausgaben- Optimierung und in Verhandlungssituationen. Gastronomie 26% Hotellerie 17% Tankstelle 14% Flüge 35% Parken/Garage 8% Abb. 28 Diagramm - Umsatzkategorien 12.3 Beleg vorhanden/beleg nicht vorhanden Seite 30 von 32

31 In den Tabellen finden Sie eine Spalte mit der Überschrift Beleg. Diese kann beispielsweise Ihre Buchhaltung nutzen, indem sie diese Spalte für die Kennzeichnung der Umsätze verwendet, bei dem bereits ein Beleg vom Karteninhaber in der Buchhaltung eingelangt ist. Diese Kennzeichnung können alle Benutzer des Business MasterCard Online Portals vornehmen, die die Berechtigung besitzen die Tabellen aufzurufen. Abb. 29 Beleg vorhanden Seite 31 von 32

32 13. Abbildungsverzeichnis Abb. 1 Login-Prozess Abb. 2 Login-Prozess Abb.3 Berechtigungsübersicht Abb. 4 Benutzer anlegen Abb. 5 Benutzer bearbeiten Abb. 6 Benutzer bearbeiten Abb. 7 Benutzer bearbeiten Abb. 8 Benutzer löschen Abb. 9 Benutzer löschen Abb. 10 Token beantragen Abb. 11 Token zuordnen Abb. 12 Token Status Abb. 13 Stammdaten Power User Abb. 14 Stammdaten Firma Abb. 15 Stammdaten Firma Abb. 16 Stammdaten Firma Abb. 17 Firmenabrechnung - Sammelabrechnungen Abb. 18 Firmenabrechnung - Kartensummen Abb. 19 Firmenabrechnung - Transaktionsdetails Abb. 20 Kostenstellenverwaltung Abb. 21 Umsätze auf Kartenebene - Kartenauswahl Abb. 22 Umsätze auf Kartenebene - Monatsübersicht Abb. 23 Umsätze auf Kartenebene - Detailtransaktionen Abb. 24 Umsatzsuche - Suchdefinition Abb. 25 Umsatzsuche Suchergebnis Abb. 26 Elektronische Abrechnung Abb. 27 Anmerkungen zu Umsätzen Abb. 28 Diagramm - Umsatzkategorien Abb. 29 Beleg vorhanden Wir hoffen, Ihnen mit diesem Handbuch eine gute Beschreibung, hilfreiche Tipps und Erklärungen für alle Funktionen und Vorteile, die Ihnen das Business MasterCard Portal bietet, zur Verfügung gestellt zu haben und wünschen Ihnen viel Erfolg mit dem Business MasterCard Portal. Für Fragen zum Business MasterCard Portal stehen wir Ihnen gerne von Montag Freitag, Uhr unter 01/71701 DW 6560 zur Verfügung. Seite 32 von 32

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