Prüfbericht über die Zwischenrevision Staatsrechnung 2015: IKS-Funktionsprüfung Anlagenprozess Verteidigung

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1 Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS Generalsekretariat VBS 8. Dezember 2015 Prüfbericht über die Zwischenrevision Staatsrechnung 2015: IKS-Funktionsprüfung Anlagenprozess Verteidigung Revision R 058

2 Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS Generalsekretariat VBS Eidgenössische Finanzkontrolle Herrn Michael Mayer Monbijoustrasse Bern Bern, 8. Dezember 2015 Zwischenrevision zur Staatsrechnung 2015 IKS-Funktionsprüfung Anlagenprozess Verteidigungsbereich Sehr geehrter Herr Mayer Wir freuen uns, Ihnen unseren Bericht zur oben stehenden Zwischenrevision bzw. IKS- Funktionsprüfung zusenden zu dürfen. Die Prüfung fand im August 2015 in Ittigen statt. Wir haben unsere Feststellungen mit dem IKS-Verantwortlichen und dem Chef Anlagenbuchhaltung des Verteidigungsbereichs vorbesprochen. Sollten Sie weitere Fragen zu unserem Bericht haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Freundliche Grüsse Verteiler GS VBS CdA Schauplatzgasse 11, 3003 Bern

3 Revision R 058 IKS-Funktionsprüfung Anlagenprozess Verteidigungsbereich 1 Einleitung Die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) hat uns den Auftrag erteilt, im Rahmen der Prüfung der Staatsrechnung 2015 eine Funktionsprüfung des internen Kontrollsystems (IKS) beim Anlagenprozess des Verteidigungsbereichs durchzuführen. Ziel unserer Prüfung war es, für das Jahr 2015 die Existenz und Wirksamkeit des IKS im Anlagenprozess beurteilen zu können. 2 Prüfungshandlungen Wir fassen unsere Prüfhandlungen wie folgt zusammen: 1. Wir haben den Stand des IKS bzw. den IKS-Regelbetrieb 1 im Verteidigungsbereich mittels Befragungen und Dokumenteneinsichtnahmen generell erhoben. 2. Beim Anlagenprozess haben wir die Existenz des IKS mittels Durchlaufen des gesamten Prozesses mit den Schlüsselkontrollen überprüft. Die Wirksamkeit des IKS haben wir anhand von 45 Stichproben verifiziert. 3 Feststellungen und Beurteilungen Einleitend halten wir fest, dass es sich beim Verteidigungsbereich finanziell und personell um eine ausgesprochen grosse Verwaltungseinheit handelt. Der Aufbau sowie die laufende Anwendung und Anpassung des IKS ist unter diesen Voraussetzungen ausdrücklich zu würdigen. Wir haben trotz den zahlreichen Mitbeteiligten einen schlanken IKS-Regelbetrieb vorgefunden. Die Existenz und Wirksamkeit des IKS im Anlagenprozess kann aufgrund der Prüfungshandlungen bestätigt werden. Zu den Prüfungsergebnissen im Einzelnen: Zu 1: Der Chef der Armee (CdA) zeichnet für das IKS des Verteidigungsbereichs gesamthaft verantwortlich. Seine Direktunterstellten (DU CdA) sind jedoch für den Regelbetrieb, die Aktualisierung der finanzrelevanten Geschäftsprozesse und deren Risikokontrollmatrizen in ihren Bereichen verantwortlich. Der IKS-Koordinator Verteidigung, welcher dem Bereich Finanzen V angehört, überwacht den Regelbetrieb über den gesamten Verteidigungsbereich. Ende Jahr werden die IKS-Jahresberichte der DU CdA einverlangt und überprüft. Gestützt darauf verfasst der IKS-Koordinator Verteidigung einen IKS-Jahresbericht Verteidigung zu Handen des CdA. Im Jahresbericht 2014 wurden die bestehenden IKS-Lücken aufgezeigt und deren Schliessung in nützlicher Frist in Aussicht gestellt. Die gegenwärtigen Pendenzen aus dem IKS-Jahresbericht 2014 und der Überwachungstätigkeit des IKS-Koordinators Ver- 1 Jährliche Planung, Prüfung und Berichterstattung zum IKS einer Verwaltungseinheit 3/6

4 Revision R 058 IKS-Funktionsprüfung Anlagenprozess Verteidigungsbereich teidigung per Mitte 2015 sind erfasst und terminiert. Die Orientierung erfolgt anlässlich der regelmässigen Finanzchefsitzungen Verteidigung. Ergänzend halten wir fest, dass zurzeit im Verteidigungsbereich sämtliche Prozesse auf der ARIS Plattform 2 neu abgebildet werden. Im Rahmen dieses Projekts ist nicht vorgesehen, die bestehenden IKS-Kontrollen in die Prozessdarstellungen aufzunehmen. Die momentan zur Verfügung stehende Software lässt keine Verknüpfungen zwischen Prozessen, Risiken sowie Kontrollen zu. Ein IKS basiert jedoch auf der Überlegung, dass bestehende Risiken, welche aus Prozessen resultieren, durch angemessen Kontrolltätigkeiten vermindert werden. Naheliegenderweise wäre es daher sinnvoll, die IKS-Kontrollen in das Prozessmanagement einzubinden 3. Zu 2: Existenz des IKS: Die Anlagenbuchhaltung des Verteidigungsbereichs wird zentral bei den Finanzen Verteidigung im Armeestab geführt. Das IKS bezüglich Anlagenprozess ist in der Risikokontrollmatrix aufgezeichnet. Aus unserer Sicht sind darin die wesentlichen Prozessrisiken, die damit verbundenen Schlüsselkontrollen sowie auch die relevanten Verantwortlichkeiten enthalten und angemessen beschrieben. Die Kontrollen sind in den Terminlisten für die Monatsabschlüsse der Anlagenbuchhaltung aufgeführt. Im Berechtigungskonzept sind die Rollen für die Mitarbeitenden im Anlagenprozess beschrieben. Die Berechtigungen selber werden regelmässig überprüft und nötigenfalls angepasst. Das 4-Augenprinzip sowie die Funktionentrennung sind in der IKS-Dokumentation in einem ausreichenden Masse abgebildet. Wirksamkeit des IKS: Die 45 geprüften Stichproben brachten keine negativen Feststellungen hervor. Wir gewannen den Eindruck, dass die in der Risikokontrollmatrix beschriebenen Schlüsselkontrollen und Kontrollaktivitäten nicht nur durchgeführt sondern auch sauber dokumentiert und damit gelebt werden. 4 Fazit Aufgrund unserer Prüfung können wir die Existenz und Wirksamkeit des IKS im Anlagenprozess bestätigen. Wir haben den Eindruck gewonnen, dass die verantwortlichen Personen ihren Aufgaben pflichtbewusst und gewissenhaft nachgehen. In den letzten Jahren wurden in den Abläufen und Prozessen laufend Verbesserungen eingeführt, die sich nachhaltig auf die Effizienz und Sicherheit des Anlagenprozesses auswirkten. 2 ARIS-Plattform) ist ein Software-Werkzeug der Darmstädter Software AG 3 Vgl. Leitfaden für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben zum IKS für die finanzrelevanten Geschäftsprozesse in der Bundesverwaltung; unter anderem letztes Lemma in der Ziffer 4.1 oder Abbildung 2 in der Ziffer 5 4/6

5 Revision R 058 IKS-Funktionsprüfung Anlagenprozess Verteidigungsbereich 5 Optimierungsbedarf Zu 1: Wir empfehlen, spätestens bei einem Software- oder Releasewechsel der ARIS- Plattform die Verknüpfung der Prozesse mit Risiken und Kontrollen zu prüfen. Zu 2: Die Prüfungsergebnisse zeigen auf, dass das IKS des Anlagenprozesses einen sehr guten Stand aufweist und fortlaufend optimiert wird. Wir sehen daher keinen Handlungsbedarf und verzichten auf die Formulierung einer Empfehlung. 5/6

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