SpeechExec Enterprise 3.0. Die Softwarelösung für den Diktierworkflow

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1 SpeechExec Enterprise 3.0 Die Softwarelösung für den Diktierworkflow

2 Inhalt 04 Highlights von SpeechExec Enterprise SpeechExec Enterprise auf einen Blick 14 DVD / CD-Inhalte 15 SpeechExec Enterprise 3.0 Foundation 17 Digital Pocket Memo (DPM) Connect 17 Statistik-Modul 17 Workflow Manager-Modul 17 Web Director-Modul 17 SpeechExec für BlackBerry 18 Neue Features von SpeechExec Enterprise Verbesserungen für Autoren und Schreibkräfte 22 Verbesserungen für Administratoren 28 Digital Pocket Memo (DPM) Connect 29 Workflow Manager 30 Upgrade von früheren Versionen 32 IT-Anforderungen 33 Empfehlungen für die Einrichtung 34 Software-Anforderungen, PC-Anforderungen 35 Dateiserver 36 -Konfigurationen, VM Ware 37 Citrix-Umgebungen 42 Windows Terminal Server-Umgebungen 46 DPM Connect 47 Workflow Manager 48 Lizenzierung 52 Unterstützung und Support 2 3

3 Highlights von SpeechExec Enterprise 3.0 Aller guten Dinge sind drei: Nach diesem Motto hat Philips Version 3.0 von SpeechExec Enterprise veröffentlicht. Entwickelt als unternehmensweite Diktatmanagement- Software für dokumentationsintensive, schnelllebige Branchen sorgt SpeechExec Enterprise für Einfachheit, Produktivität und Zukunftssicherheit im ganzen Unternehmen. Die logisch aufgebaute und gut durchdachte Softwarearchitektur sichert einfache und flexible Installation, Administration und Wartung. Das Hauptaugenmerk bei der Entwicklung der neuen Version lag vor allem bei der Reduzierung des Verwaltungsaufwandes für den Administrator. Selbst komplexe Workflows mit hunderten Mitarbeitern können nun auf einfache Weise eingerichtet und verwaltet werden bis zu zehn mal schneller als mit der Vorgängerversion. Neben der intuitiven Benutzerobefläche der Diktiersoftware versprechen der neue User Relations Manager und eine Reihe weiterer praktischer Tools den Administrationsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Jetzt können Administratoren Teams aus Autoren und Schreibkräfte per Mausklick zusammenstellen, Ressourcen besser verteilen und generell den Informationsfluss optimieren und einfacher steuern. 4 5

4 Der neue Group Manager unterstützt Organisationen dabei abteilungsspezifische Diktateigenschaften zu erstellen, beispielsweise benutzerdefinierte Informationsfelder, die nur für Mitglieder einer Gruppe sichtbar sein sollen. Administratoren haben nun die Möglichkeit sowohl allgemeine als auch gruppenspezifische Arbeitstypen auf einfache Weise anzulegen. Benutzerdaten können sowohl manuell angelegt werden als auch einfach aus dem Active Directory übernommen werden. Als eigenständiges System bieten SpeechExec Enterprise 3.0 gegenüber voll integrierten Lösungen den Vorteil von kürzeren Implementierungszeiten sowie niedrigeren Setup- und Wartungskosten. Da die oftmals komplexe Integration in vorhandene Software wegfällt, ist ein schneller Roll-out garantiert. Als offenes System kann SpeechExec Enterprise problemlos anderen Anwendungen, beispielsweise mit juristischen oder medizinischen IT- Anwendungen von Drittanbietern, verbunden werden. Dadurch ist es möglich, automatisch Metadaten, wie Mandantenname, Aktenzeichen, Patienteninformation oder Kundennummer zu Diktaten hinzuzufügen. Das hilft, Fehlerquellen zu vermeiden und sichert die korrekte Zuordnung von Daten. SpeechExec Enterprise 3.0 bietet Schnittstellen für die Verbindung zu Dokumenten-Management-Systemen (DMS) wie Worksite oder Open Text sowie eine eigene Diktatanwendung für Blackberry- Nutzer. Außerdem kann es problemlos in Citrix Infrastrukturen und Windows Terminal Server Umgebungen eingesetzt werden. Auf der Seite des Diktierenden bietet die dritte Version von SpeechExec Enterprise weitere Verbesserungen beim Diktierkomfort und der Sicherheit. Autoren können nun festlegen, an welchen Zielordner ein Diktat gesendet werden soll, beispielsweise an einen Ordern Vertraulich, auf den nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff haben. Die Sicherheit von vertraulichen Daten ein entscheidender Faktor vor allem in Gesundheitseinrichtungen und im juristischen Umfeld wird durch die Verwendung von Datenverschlüsselsalgorithmen und eine eigene Login- Funktion auf Benutzerebene gewährleistet. Jeder Nutzer von SpeechExec kann sich individuell einloggen und hat so Zugriff auf sein Benutzerprofil und seine vertraulichen Daten, selbst wenn zwei oder mehr Personen den selben PC teilen. Neben der leichteren Administrierbarkeit und den verbesserten Sicherheitsfunktionen wurden auch weitere Detailverbesserungen beim Diktierkomfort umgesetzt. Autoren und Schreibkräfte profitieren unter anderem von einer verbesserten und intuitiver bedienbaren Filter- und Suchfunktion, die beim schnellen Auffinden eines bestimmten Diktats helfen soll. Mit der neuen Funktion für sequenzielle Diktate sendet SpeechExec fertige Teile einer Aufnahme automatisch zur Niederschrift an die Schreibkraft, während am Rest des Diktats noch gearbeitet wird. Lange Diktate können so noch schneller abgearbeitet werden und das getippte Resultat liegt fast zeitgleich zur Beendigung des Diktats vor. 6 7

5 SpeechExec Enterprise auf einen Blick Einzigartig wie Sie System-Highlights Managementübersichten optimieren die Produktivität. Vordefinierte Einstellungen automatisieren Arbeitsabläufe. Einfacher Dateitransfer über ein Web-Interface. Zentrale Konfiguration vereinfacht die Administration. Das DSS Pro-Dateiformat schützt vertrauliche Inhalte. Citrix-Kompatibilität gewährleistet die Unterstützung von Thin Clients. Philips Speech Processing weiß, dass kein Unternehmen dem anderen gleicht. Die Software baut daher auf bewährten Kernkomponenten auf und kombiniert diese mit der Möglichkeit, Funktionen speziell anzupassen sowie individuelle Bedürfnisse und Anforderungen zu übernehmen. Die Windows-basierte Benutzeroberfläche sorgt für schnelle Akzeptanz bei Autoren und Schreibkräften. Flexible Aufnahmemöglichkeiten mit digitalen Diktiergeräten der Philips Pocket Memo-Serie oder Diktiermikrofonen der Philips SpeechMike-Serie unterstützen individuelle Präferenzen und passen sich bestens den Bedingungen in Ihrem Unternehmen an. Einfacher Dateidownload und -transfer erleichtern mobiles Diktieren. Automatisiertes Weiterleiten von Diktaten sorgt für eine gleichmäßige Auslastung der Schreibkräfte. Individuelle Einstellungen in der Aufgabenliste steigern Transparenz und Produktivität im Transkriptionsprozess. Jobstatusanzeigen und akustische Signale halten die Anwender auf dem Laufenden und verbessern die Kommunikation im Team. 8 9

6 Für alles. SpeechExec Enterprise unterstützt unterschiedliche Aufnahmegeräte und kann problemlos in Citrix- Infrastrukturen und Windows Terminal Server-Umgebungen eingesetzt werden. Die Software ist das harmonisierende Element in einer meist verschieden gewachsenen IT-Infrastruktur. Für jeden. SpeechExec Enterprise verbindet Autoren, Schreibkräfte, Manager und Administratoren, vereinfacht die Kommunikation, unterstützt individuelle Bedürfnisse bei Arbeitsabläufen und bietet unternehmensweite Flexibilität. Für überall. SpeechExec Enterprise überwindet geografische Grenzen und verbindet einfach und sicher Zentrale mit Niederlassungen, Büros mit Heimarbeitsplätzen und mobile Diktierer mit ihren Schreibkräften. Für alles. Für jeden. Für überall. SpeechExec Enterprise ist die unschlagbare Lösung für Ihr gesamtes Unternehmen. Sie rüstet Ihre gewohnten Diktierabläufe für die Bedürfnisse in einer vernetzten, schnelllebigen Geschäftswelt. Die allumfassende Plattform bietet die unerlässliche Basis für professionelle Diktierund Transkribierabläufe in diktierintensiven Branchen. Diese Lösung spannt den Bogen zwischen Mensch und Technologie und stellt so Schnelligkeit und Effizienz im Dokumentationsprozess sicher

7 SpeechExec Enterprise Systemübersicht SpeechExec Enterprise verbindet Autoren, wo immer sie auch arbeiten im Büro, zu Hause oder von unterwegs mit ihren Schreibkräften zu Hause oder im Büro. SpeechExec Enterprise folgt einer einfachen Philosophie. Die Software unterstützt jedes technisch mögliche Diktierszenario. Dieses Konzept ist der Schlüssel zu einem Arbeitsablauf ganz nach Ihren Vorstellungen und stellt individuelle Lösungen für unterschiedlichste Anforderungen, die typisch für unternehmensweite Workflows sind, bereit. Zentral installiert, verteilt und verwaltet - mit geringem Aufwand durch einfache und effektive Administration. SpeechExec Enterprise liefert Ihnen Module und Funktionalitäten, die weit über die einfache Aufnahme und Wiedergabe von Diktaten hinausgehen. Die Rolle des Diktierens in Ihrem Unternehmen wird neu definiert. Digitale Sprachverarbeitung wird so zur neuen Treibfeder Ihrer Arbeitsabläufe und setzt neue Leistungsstandards

8 DVD / CD-Inhalte SpeechExec Enterprise 3.0 Foundation Enterprise Dictate für Autoren Das leistungsstarke Diktiermodul verarbeitet Sprachdateien von digitalen Mobilgeräten (Digital Pocket Memo) wie auch von PC-basierten Diktiergeräten (SpeechMike). Aufnahmefunktionen, Prioritätsindexsetzung, Verfolgung der Verarbeitung und Klassifizierung von Arbeitstypen können an die Arbeitsweise des Autors angepasst werden. Das Anhängen von Dokumenten an Diktatdateien sorgt für eine übersichtliche Informationsverwaltung. Enterprise Transcribe für Schreibkräfte Flexible, computergestützte Transkriptionssoftware mit effizienten Zugriffs- und Managementoptionen für digitale Sprachdateien. Visuelle Darstellung der Arbeitsabläufe mit Sortier- und Filteroptionen, die Anzeige von Diktatinformationen (Autor, Länge, Priorität usw.) sowie Benachrichtigungsfunktionen für neue Diktate sorgen für produktiveres Transkribieren und eine effizientere Bearbeitung der Dokumente. Enterprise Manager Im zentralen Verwaltungsmodul des Systems werden Benutzereinstellungen, Einstellungen für Diktatinformationen sowie Lizenzen definiert; außerdem werden Microsoft Active Directory-Dienste unterstützt. Enterprise Lizenz-Server Der License Server organisiert die Lizenzierung für das Diktat- und das Transkriptionsmodul, den Workflow Manager, das Statistikmodul und den Web Director

9 Remote Device Management Tool Mit dem Philips Remote Device Management Tool können IT-Administratoren alle Philips Digital Pocket Memos und SpeechMikes zentral konfigurieren. Alle Rekorder und programmierbaren Zubehörgeräte können zeit- und ressourcensparend verwaltet und konfiguriert werden. LAN Docking Station Administration Tool Mit dem Administration Tool können mehrere LAN Docking Stations remote verwaltet und aktualisiert werden. Der Netzwerkadministrator kann mit dem Administration Tool den Status von bis zu 100 in ein Netzwerk eingebundenen LAN Docking Stations überprüfen und von einer zentralen Benutzerschnittstelle aus Konfigurationsänderungen vornehmen. Treiber für Terminal Server-Umgebungen Treiber für Windows Terminal Server- und Citrix-Umgebungen. Silent Set-up Information Ermöglicht die Verteilung von SpeechExec Enterprise-Software durch eine automatisierte Installation. Interface engine Die sogenannte Interace engine ermöglicht es Anwendungen von Drittanbietern neue Diktate oder leere Diktatvorlagen mit enstprechenden Metadaten zu erstellen, um sie später auf dem PC oder einem Digital Pocket Memo zu verarbeiten. Dokumentation Umfassende Dokumentation zur Installation, Konfiguration und Nutzung für alle Module. Digital Pocket Memo (DPM) Connect Diktate von einem Digital Pocket Memo auf Thin Clients in Terminal Server-Umgebungen herunterladen. Statistik-Modul Das Statistik-Modul zeigt umfassende Statistiken zu Diktaten, Abschriften, Jobstatus und Arbeitsauslastung an. Die grafische Darstellung der statistischen Daten ermöglicht bessere und klarere Analysen. Die Ergebnisse können problemlos in Microsoft Excel, Microsoft Word, Adobe Acrobat, Crystal Reports exportiert oder als RTF-Dokumente zur Weiterverarbeitung angezeigt werden. Workflow Manager-Modul Richten Sie automatisierte Arbeitsabläufe zum Verschieben, Kopieren und Löschen von Diktatdateien nach definierten Regeln ein und versenden Sie automatisch per -Benachrichtigungen. Web Director-Modul Der Web Director ist ein browserbasiertes Web-Interface für den 2-Wege-Austausch von Diktatdateien und zugehörigen Dokumenten. Autoren können ihre Diktate vom Diktiergerät ins Büro übertragen, ohne dass auf dem verwendeten PC (z. B. Hotel-PC) eine spezielle Software installiert ist. Schreibkräfte können Diktate downloaden (z. B. am Heimarbeitsplatz) und die fertiggestellten Dokumente dem Autor zur Verfügung stellen. SpeechExec für BlackBerry Aufzeichnen, Bearbeiten und Übertragen von Diktatdateien über einen BlackBerry verleiht Benutzern noch größere Flexibilität und reduziert die Bearbeitungszeit bedeutend. Diktatdateien können per , FTP/S oder HTTP/S auf den Diktatserver des Unternehmens übertragen werden. Nach der Abschrift kann das Dokument per an das BlackBerry-Gerät zurück gesendet werden

10 Neue Features in SpeechExec Enterprise 3.0 Verbesserungen für Autoren und Schreibkräfte Verbesserte Benutzeroberfläche Besonders Schreibkräfte werden die neuen Schnellfilter sowie die verbesserte Suchfunktion in SpeechExec Enterprise Transcribe schätzen lernen, wenn es darum geht eine bestimmte Aufnahme zu finden oder gerade nicht relevante Aufnahmen auszublenden. Die neue Filterfunktion wurde so intuitiv gestaltet, dass das Setzen von Filtern nun doppelt so schnell geht und das Ändern bestehender Filter sogar um 90 % schneller funktioniert. Die Benutzeroberfläche in Enterprise Dictate und Transcribe kann nun individuell angepasst werden. Die einzelnen Bereiche (Panels) können frei verschoben und fixiert und bei Bedarf auch ganz ausgeblendet werden. Die Sprache der Benutzeroberfläche kann nun direkt in der Anwendung umgestellt werden. Alle Menüs, Beschreibungen und Hilfetexte werden entsprechend der gewählten Einstellung umgestellt. Sequenzielle Aufnahmen Bei langen Aufnahmen, wie beispielsweise bei Meetings, ist es oftmals nötig, dass die Abschrift schon kurz nach dem Ende der Aufnahme vorliegt. Die neue Funktion für sequentielle Aufnahmen teilt lange Aufnahmen automatisch in kürzere Sequenzen und sendet bereits fertige Teile zur Schreibkraft noch bevor die komplette Aufnahme beendet ist. Die Schreibkraft kann noch während der Aufnahme mit der Abschrift beginnen und so das fertige Dokument zeitnah zur Beendigung der Aufnahme erstellen

11 Das Aufteilen einer Aufnahme, starten einer neuen Sequenz und das Versenden der bereits fertigen Teile der Aufnahme geschieht dabei vollkommen automatisch. Auf Wunsch fügt SpeechExec die einzelnen Sequenzen auch wieder zu einer einzige Datei zusammen. Die Länge der Sequenz kann vom Benutzer voreingestellt werden und kann zwischen 1 und 120 Minuten betragen. Neben der automatischen Sequenzierung, können neue Sequenzen auch manuell direkt im Rekorder-Fenster gestartet werden, eine praktisch Möglichkeit, um Aufnahmen genau zwischen zwei Kapitel oder Agendapunkten zu teilen. und Töne aus anderen Programmen (z. B. akustische Benachrichtigung von Outlook) über den Kopfhörer der Schreibkraft wiedergegeben werden. Das Verhalten des Players wurde modifiziert und an weit verbreitete Media Player, wie den Windows Media Player oder den Quicktime Player angepasst. Wird während der Wiedergabe schneller Vor- oder Rücklauf verwendet, kann anschließend die Wiedergabe automatisch fortgesetzt. Neue Bedienoptionen im SpeechExec Rekorder und Player Die Bedienung des SpeechExec Rekorders und Players wurde weiter optimiert, um eine noch intuitivere Benutzung zu ermöglichen. Mit der neuen Version kann nun direkt im Rekorderfenster der Zielordner für eine Aufnahme definiert werden. Autoren sind dadurch nicht mehr strikt an einen vordefinierten, automatischen Workflow gebunden, sondern haben die Möglichkeit zwischen mehreren, vom Administrator festgelegten Zielordnern zu wählen. Indexmarken können nun mit einem einfachen Mausklick direkt im Rekorder gesetzt werden. Autoren haben nun die Möglichkeit für den SpeechExec Rekorder ein bevorzugtes Aufnahmegerät festzulegen. Damit wird verhindert, dass die Mikrofoneinstellungen geändert werden, wenn ein weiteres USB-Mikrofon am Computer an- oder abgesteckt wird. Parallel dazu kann im SpeechExec Player ein bevorzugtes Wiedergabegerät definiert werden. Diese Einstellung ist sinnvoll, um zu verhindern, dass störende Geräusche Verbesserte Schnittstellen zu Anwendungen anderer Hersteller Die Schnittstellen von SpeechExec Enterprise sind so flexibel gestaltet, dass sie mit praktisch jeder Anwendung kommunizieren können. So ist es nicht nur möglich den SpeechExec Rekorder aus einer anderen Anwendung heraus zu starten, Metadaten aus der Anwendung, wie beispielsweise der Name eines Klienten, Fallnummer und Kundennummer können auch automatisch an den SpeechExec-Diktierworkflow übergeben und in den Diktateigenschaften gespeichert werden. Das spart nicht nur Zeit, weil diese Daten nicht mehr manuell eingegeben werden müssen, sondern vermeidet auch Fehler, die bei der Eingabe entstehen könnten. Ebenfalls neu hinzugefügt wurde eine Funktion, um eine sogenannte Warteliste für Diktate anzulegen. Autoren haben dadurch die Möglichkeit in der Anwendung des Fremdherstellers anstehende Aufgaben durchzugehen und eine Warteliste von zu erledigenden Diktaten anzulegen. In SpeechExec wird dadurch eine Liste leerer Diktate erzeugt, für die automatisch die Metadaten aus der Fremdanwendung übernommen werden. Der Autor muss nun nicht mehr nach jedem Diktat zwischen Fremdanwendung und SpeechExec hin- und herwechseln, sondern kann alle Diktate in der Warteliste in SpeechExec abarbeiten. Nutzer, die mit einem 20 21

12 mobilen Diktiergerät aus der Philips Pocket Memo-Serie arbeiten, können die Warteliste auf das Diktiergerät übertragen und später von unterwegs abarbeiten. Verbesserungen für Administratoren Weitere Verbesserungen Neben den bereits genannten Punkten, enthält die neue Version von SpeechExec Enterprise eine Reihe von Detailverbesserungen, die die Arbeit von Autoren und Schreibkräften vereinfachen und die Datensicherheit weiter verbessern sollen. Das Hauptaugenmerk bei der Entwicklung der neuen Version lag bei der Reduzierung des Verwaltungsaufwandes für den Administrator. Der Enterprise Manager, das zentrale Tool zur Konfiguration und Verwaltung der SpeechExec Enterprise-Installation wurde komplett überarbeitet. Die Konfiguration für digitale Diktiergeräte aus der Philips Pocket Memo-Serie wurde verbessert und mit den Einstellungen in SpeechExec harmonisiert. Bei der Konfiguration von Schlagwörtern für das Pocket Memo werden nun parallel auch die Namen der Schlagwortkategorien angezeigt, die in SpeechExec verwendet werden. Darüber hinaus wurde das Dialogfenster für das Herunterladen von Diktaten von einem Pocket Memo übersichtlicher gestaltet. Dabei haben wir uns zum Ziel gesetzt, das Setup und die Konfiguration der Benutzerdaten und des Diktierworkflows wesentlich zu vereinfachen, aber gleichzeitig die Flexibilität der Vorgängerversion beizubehalten. Selbst komplexe Workflows mit hunderten Mitarbeitern können nun auf einfache Weise eingerichtet und verwaltet werden bis zu zehn mal schneller als mit früheren Versionen. Die Symbolleiste wurde um weitere Symbole für das Hinzufügen und Entfernen von Dateianhängen zu Diktaten erweitert. Konsolidierte Softwarearchitektur für Systemdateien Die Funktion zum automatischen Löschen (Purge-Funktion) alter Aufnahmen wurde deutlich verbessert. Im Unterschied zur Vorgängerversion kann sie nun auch auf Archiv- und Backup-Ordner angewendet werden. Bei Diktaten mit Dokumentanhängen kann auf Wunsch nur die Aufnahme gelöscht werden, aber das Dokument weiterhin erhalten bleiben. Zentraler Ordner für Systemdateien In früheren Versionen von SpeechExec Enterprise waren Systemdateien mitunter an verschiedenen Orten im Netzwerk abgelegt, wodurch Administratoren umfangreich erer Installationen schnell den Überblick über die Konfigurationsdateien verlieren konnten. Um die Datensicherheit bei der Kommunkation sicher zu stellen, unterstützt SpeechExec nun auch die sichere Datenübertragung nach dem SSL-Standard bei der Verwendung von POP/SMTP- sowie FTP-Verbindungen. SpeechExec Enterprise 3.0 bereinigt diesen Nachteil, indem alle relevanten Systemdateien in einem einzigen, während der Installation festlegbaren Ordner abgelegt werden

13 In diesem Konfigurationsordner legt SpeechExec während der Installation drei Unterordner an: den Ordner DictationProperties, der die Konfigurationsdatei für Diktateigenschaften enthält. den Ordner SystemConfiguration, der eine Konfigurationsdatei mit den Standardeinstellungen für Benutzer ohne Gruppenzuordnung (PSP. SpeechExec.SystemDefaultSettings.xml), eine Konfigurationsdatei für allgemeine Gruppeneinstellungen (SpeechExecEnterprise.groups) sowie eine Konfigurationsdatei für jede Gruppe (Gruppenname.GroupSystemDefaultSettings.xml) enthält. den Ordner UserConfiguration, der alle Konfigurationsdateien für Benutzer enthält. Neues Look and feel für den Enterprise Manager Neben zahlreichen funktionalen Verbesserungen hat der neue Enterprise Manager auch eine Überarbeitung der Benutzeroberfläche erfahren, die die Bedienung noch intuitiver macht. Die im Enterprise Manager zusammengefassten Tools sind dabei in drei Gruppen gegliedert: System Management Center Das System Management Center enthält die System-Administration für die Verwaltung von Benutzern und Gruppen, Login-Einstellungen, Diktateigenschaften und Workfloweinstellungen, sowie die Lizenz-Administration für die Installation neuer Lizenzen und die Verwaltung und Administration bestehender Lizenzen. E Hinweis Mit dem neuen zentralen Ordner für Systemdateien ist es nicht mehr möglich mehr als eine Konfigurationsdatei für Diktateigenschaften im System zu verwenden. Die neue Gruppenkonfiguration hilft Ihnen jedoch dabei auch weiterhin flexible Einstellungen für Diktateigenschaften zu verwenden. Migrationswizard Für Nutzer früherer Versionen von SpeechExec Enterprise steht ein Migrationswizard bereit, der die an verschiedenen Orten im Netzwerk abgelegten Systemdateien automatisch bereinigt und in den neuen, zentralen Ordner für Systemdateien verschiebt. Damit wird die Migration bestehender Installationen für Administratoren zum Kinderspiel. Advanced Administration Tools In der Gruppe Advanced Administration Tools sind optionale Module, wie der Workflow Manager und das Statistik-Modul zusammengefasst. External Administration Tools In der Gruppe External Administration Tools finden Sie Verknüpfungen zum Administrationstool für die LAN Docking Station sowie zu DPM Connect. Vereinfachtes Setup des Diktier-Workflows Der User Relations Manager zählt zu den wichtigsten Neuerungen in SpeechExec Enterprise 3.0. System-Backup Eine neue Backupfunktion erlaubt es Administratoren mit einem Mausklick alle aktuellen Systemeinstellungen zu sichern. Die Systemdateien werden dabei in einer.zip-datei, auf einem vom Administrator zu definierenden Netzwerkordner gesichert. Die Einrichtung des Diktierworkflows zwischen Autoren und Schreibkräften wird damit zum Kinderspiel. Mussten in der Vergangenheit verschiedene Ordner miteinander verknüpft werden, so erfolgt die Einrichtung nun weitaus einfacher und intuitiver, indem die Arbeitsbeziehungen zwischen Personen und Gruppen 24 25

14 abgebildet werden. Teams aus Autoren und einer oder mehreren Schreibkräften lassen sich mit einem Mausklick zusammenstellen. Außerdem ist das System flexibel genug, um für jeden Autor bis zu drei Zielordner anlegen zu können. Neben dem rascheren und intuitiveren Setup des Diktierworkflows ist auch für die nötige Sicherheit gesorgt. Die Verknüpfung zwischen den einzelnen Teammitgliedern geht niemals verloren. Selbst wenn der Dateiserver ausgetauscht werden muss, bleibt das Workflow-Setup zwischen Autoren und Schreibkräften erhalten und die Verknüpfungen werden automatisch aktualisiert. Verbesserte Schnittstellen zu Anwendungen anderer Hersteller Mit der neuen Version von SpeechExec Enterprise wurden auch die Schnittstellen zu Anwendungen von Drittherstellern deutlich verbessert und die Integration in andere Systeme dadurch vereinfacht. Die Schnittstelle macht es möglich den SpeechExec Rekorder aus einer anderen Anwendung heraus zu starten, Metadaten aus der Anwendung an den SpeechExec- Diktierworkflow zu übergeben und eine Warteliste für Diktate anzulegen. In SpeechExec wird dadurch eine Liste leerer Diktate erzeugt, für die automatisch die Metadaten aus der Fremdanwendung übernommen werden. Nutzer, die mit einem digitalen Diktiergerät aus der Philips Pocket Memo-Serie arbeiten, können die Warteliste auf das Diktiergerät übertragen und später von unterwegs abarbeiten. Unterstützung für gruppenspezifische Diktateigenschaften Gerade in größeren Organisationen ist es oftmals notwendig abteilungsspezifische Diktateigenschaften zu verwenden, beispielsweise benutzerdefinierte Informationsfelder, die nur für Mitglieder einer Gruppe sichtbar sein sollen. In der Vergangenheit war das nur mit einem Workaround möglich, indem mehrere unterschiedliche Konfigurationsdateien für Diktateigenschaften verwendet wurden. Allerdings hatte dies auch den Nachteil, dass mitunter Inkonsistenzen bei den Diktateigenschaften zu verzeichnen waren, wenn Diktatdateien mit unterschiedlichen Konfigurationen im gleichen Netzwerk ausgetauscht wurden. Schnittstellenarchitektur Die Schnittstelle besteht aus einer ausführbaren Datei (SEENewDict.exe), die über eine Reihe von Befehlszeilen-Parametern gesteuert werden kann. Die ausführbare Datei sowie eine Beschreibung über die zur Verwendung der Schnittstelle finden Sie im Ordner Tools auf der SpeechExec Enterprise Foundation DVD. Dokumentation SpeechExec Enterprise verfügt über eine umfassende Dokumentation, um die Administratoren beim schnellen und erfolgreichen Rollout zu unterstützen. Mit dem neuen zentralen Ordner für Systemdateien ist es nicht mehr möglich mehr als eine Konfigurationsdatei für Diktateigenschaften im System zu verwenden. Anstelle des Workarounds wurde nun eine neue Option für gruppen- bzw. abteilungsspezifische Diktateigenschaften implementiert, die Ihnen dabei hilft auch weiterhin flexible Einstellungen für Diktateigenschaften zu verwenden zu können. Im neuen Administrator-Handbuch finden eine detaillierte Beschreibung über die Installation der einzelnen Programm-Module, eine Anleitung für das Upgrade von früheren Versionen sowie praktische Konfigurationsbeispiele

15 Digital Pocket Memo (DPM) Connect Workflow Manager In Citrix- und Windows Terminal Server-Umgebungen konnte das Digital Pocket Memo bislang nicht bei laufendem Betrieb angeschlossen werden. Grund hierfür war, dass der Server nur zu Beginn einer Sitzung nach neuen, an das Terminal angeschlossenen, Massenspeichergeräten sucht. Wenn ein neues Gerät während der Sitzung an das Terminal angeschlossen wurde, wurde es nicht erkannt und es konnten keine Dateien heruntergeladen werden. DPM Connect umgeht diese Einschränkung, indem der Dateidownload vom Pocket Memo unabhängig (außerhalb) von Citrix- oder Windows Terminal Server-Sitzungen ausgeführt wird. Eine Verwendung auf herkömmlichen PCs ist ebenfalls möglich. Verbesserte Benutzeroberfläche Mit SpeechExec Enterprise 3.0 hat auch der Workflow Manager einige Verbesserungen bei der Gestaltung der Benutzeroberfläche erfahren und wurde in Optik und Bedienung an die anderen Tools des SpeechExec Enterprise Managers angepasst. Befehle für das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Tasks, die bisher nur versteckt über das Kontextmenü verfügbar waren, sind nun direkt über Schaltflächen ausführbar. DPM Connect besteht aus einer Server- und einer Client-Komponente. Die Konfiguration erfolgt über eine zentrale Konfigurationsdatei. Bei der Verwendung von DPM Connect sind folgende Einschränkungen zu beachten: Unterstützung nur für digitale Diktiergeräte aus der Philips Pocket Memo-Serie Anspruchsvolle Workflows können nicht abgebildet werden Diktatdateien können nach dem Download nicht bearbeitet werden Keine individuelle Kontrolle des Downloadvorgangs Kein Schutz durch Login Kein automatischer Versand von Diktaten per nach dem Download Keine Dateikonvertierung in andere Formate Keine Reporting-/Statistikfunktion -Benachrichtigungen Einen neue Funktion für eine Benachrichtigung per wurde integriert. Der Workflow Manager versendet automatische eine -Nachricht an einen definierten Adressaten, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Beispielsweise können sich Autoren benachrichtigen lassen, wenn wichtige Diktate noch nicht transkribiert und bereits überfällig sind. E Hinweis Um Downloadkonflikte zu vermeiden, ist DPM Connect inaktiv wenn SpeechExec Enterprise Dictate oder Transcribe auf dem PC laufen

16 Upgrade von früheren Versionen 1. Backups erstellen Aus Sicherheitsgründen müssen die Systemeinstellungsdateien (system default setting.xml, dictation property.xml und supported audio formats.xml) gesichert werden. Benutzer des Statistik-Moduls müssen darüber hinaus auch die SpeechExec Enterprise-Datenbank sichern. 2. Den Lizenzserver aktualisieren Damit Sie die neuen Modullizenzen verwenden können, müssen Sie den SpeechExec Enterprise- Lizenzserver aktualisieren. 3. Enterprise Manager und Workstation-Anwendungen aktualisieren Dieser Schritt muss in einem Vorgang durchgeführt werden. Vermeiden Sie unbedingt gemischte Umgebungen mit Installationen der Versionen 1.1, 2.0 und 2.5. SpeechExec Enterprise Manager aktualisieren Aktualisieren Sie den Enterprise Manager auf dem Enterprise-Server. Die Aktualisierung kann über die alte Installation erfolgen. Frühere Versionen brauchen nicht deinstalliert zu werden. Verwenden Sie ggf. die neuen Konfigurationsoptionen für die System- und Benutzerverwaltung. Workstations aktualisieren Workstations mit dem neuen Enterprise Dictate oder Enterprise Transcribe aktualisieren. Die Aktualisierung kann über die alte Installation erfolgen. Frühere Versionen brauchen nicht deinstalliert zu werden. Sofern möglich, immer automatisierte Einrichtungsoptionen (Silent Setup) verwenden. 4. SpeechExec Workflow Manager aktualisieren Beenden Sie vor der Aktualisierung den Workflow Manager. Die Aktualisierung kann über die alte Installation erfolgen. Frühere Versionen brauchen nicht deinstalliert zu werden. Sofern möglich, immer automatisierte Einrichtungsoptionen (Silent Setup) verwenden

17 IT-Anforderungen Empfehlungen für die Einrichtung SpeechExec arbeitet mit einer Dateifreigabearchitektur. Die gesamte Datenverarbeitung findet auf der Workstation des Benutzers statt. Auf dem Server werden Dateien (Diktatdateien und Metadaten) gespeichert, jedoch keine Daten verarbeitet. Auf SpeechExec-Clients werden drei Tasks ausgeführt: Präsentationslogik (grafische Benutzeroberfläche) Geschäftslogik (Workflow-/Datenverarbeitung) Datenzugriffslogik (Speicherung von Daten; Lesen/Schreiben von Dateien) Die folgenden Hinweise sollten bei der Einrichtung von SpeechExec in großen Benutzerumgebungen beachtet werden. 1. Verwenden Sie für jeden Autor einen separaten Ordner. Die neuen Ordnervariablen unterstützen die Erstellung von individuellen Ordnern. Verwenden Sie nach Möglichkeit keine gemeinsamen Diktatordner. 2. Wenn gemeinsame Diktatordner verwendet werden müssen, befolgen Sie die Empfehlungen in der folgenden Tabelle: Durchschnittliche Autorenproduktivität [Diktatdateien/Tag] Durchschnittliche Umschlagszeit [Tage] Empfohlene Anzahl an Autoren je gemeinsamer Ordner [< 300 Dateien/Ordner] 5 0, , , , , , , ,0 6 Wenn die Anzahl an Autoren (hinsichtlich Produktivität und durchschnittlicher Umschlagszeit) über diesen Grenzwerten liegt, muss die Installation auf mehrere gemeinsame Ordner aufgeteilt werden. 3. In einem Ordner sollen nicht mehr als 300 Dateien gespeichert sein. 4. Verwenden Sie die Funktion Cache in Quellordner(n) pflegen des SpeechExec Workflow Managers

18 Softwareanforderungen Dateiserver (zur Speicherung von Diktatdateien) SpeechExec wurde mit der folgenden Software getestet: SpeechExec wurde mit den folgenden Servern getestet: Betriebssystem Enterprise Dictate/Transcribe Enterprise Manager Enterprise License Server Netzwerk Empfohlene Netzwerkgeschwindigkeit, Übertragungsrate für LAN mindestens: Netzwerkprotokoll Microsoft Windows XP SP3, Vista SP1 Microsoft Windows XP SP3, Vista SP1 Windows 2003 Server SP2, Windows 2008 Server SP1 Windows 2003 Server SP2, Windows 2008 Server SP1 100 MBit/s TCP/IP PC-Anforderungen (für Standardinstallationen) Software Mindestens Empfohlen Enterprise Dictate/Transcribe Pentium III, 500 MHz, 512 MB RAM, 350 MB HDD, Bildschirmauflösung Enterprise Manager Pentium III, 500 MHz (mit Lizenzserver, Systemadministration, 512 MB RAM, 350 MB HDD, Benutzeradministration, Konfiguration Bildschirmauflösung der Diktateigenschaften) Pentium IV, 1GHz, 1GB RAM, 500 MB HDD, Bildschirmauflösung Pentium IV, 1GHz, 1GB RAM, 500 MB HDD, Bildschirmauflösung Windows Windows XP * Windows Vista * Windows Server 2003 SP2 * Windows Server 2008 SP1 * Linux Linux Samba-Server, Debian Distribution, Samba v Client Novell Novell 5.1 SP8 Client FTP-Server FileZilla Serv-U Gene6 Die Konfigurationsdatei kann beim Philips Speech Processing Support angefordert werden. Windows XP SP3, Windows Vista SP1 Windows XP SP3, Windows Vista SP1 mit Novell Client 4.91 SP2 * Bei mehr als 10 parallelen Zugriffen auf den Server ist eine entsprechende Anzahl von Windows CALs (Client Access Licenses / Client-Zugriffslizenzen) erforderlich

19 -Konfigurationen Citrix-Umgebungen SpeechExec wurde mit den folgenden Konfigurationen getestet: Citrix-Serveranforderungen Konfiguration Microsoft Outlook Express 7 Microsoft Outlook 2003 Microsoft Exchange Server 2000/2003 Lotus Notes Lotus Notes Lotus Notes 7 Test läuft Novell GroupWise Test läuft VM Ware Die Serverkomponenten von SpeechExec Enterprise unterstützen VM Ware Workstation 6.5. Die Client-Anwedungen von SpeechExec Enterprise (Enterprise Dictate und Enterprise Transcribe) sind nicht kompatibel zu VM Ware, da in VM Ware-Umgebungen Tastenbefehle von Philips SpeechMikes und Fußschaltern nicht verlässlich übermittelt werden. Die folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein, damit SpeechExec Enterprise in einer Citrix-Umgebung ausgeführt werden kann: Entsprechende Serverhardware Ausreichend Speicherplatz für Citrix, SpeechExec und Diktatdateienarchiv, wenn sich der Dateiserver auf demselben Computer befindet Passendes Windows Serverbetriebssystem Terminalserverdienste müssen aktiviert sein Ausreichende Anzahl an verfügbaren Windows CALs (Client Access-Lizenzen) auf dem Server Der Citrix-Server darf kein Domänencontroller sein Entsprechende Citrix Presentation Server-Version (siehe unten) Ausreichende Anzahl an Citrix-Lizenzen muss verfügbar sein SpeechExec Enterprise Dictate und Enterprise Transcribe müssen auf Citrix-Server installiert und an die Clients veröffentlicht sein Philips-Treiber für Citrix-Server (Tasten- und Audio-Umleitung) müssen installiert sein SpeechExec Enterprise License Server mit entsprechender Anzahl an Lizenzen muss eingerichtet sein und ausgeführt werden SpeechExec Enterprise-Konfiguration muss eingerichtet sein (Benutzer, Ordner) 36 37

20 Betriebssysteme Windows 2003 Server-Familie Windows 2008 Server-Familie Citrix Presentation Server-Plattformen Unterstützte Citrix-Plattformen Windows Server 2003 Standard Edition Windows Server 2003 Enterprise Edition Windows Server 2003 Datacenter Edition Windows Server 2008 Standard Edition Windows Server 2008 Enterprise Edition Windows Server 2008 Datacenter Edition Windows Server 2008 Foundation Edition Citrix Presentation Server 3.0 Advanced Edition Citrix Presentation Server 3.0 Enterprise Edition Citrix Presentation Server 4.0 Advanced Edition Citrix Presentation Server 4.0 Enterprise Edition Citrix Presentation Server 4.5 Advanced Edition Citrix Presentation Server 4.5 Enterprise Edition ICA-Client-Protokoll 8.0 und aktueller Hardwareanforderungen Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Hardwareanforderungen für die reine Installation des Citrix Presentation Servers. Betriebssystem Prozessor RAM HDD Freier Speicherplatz Windows Server 2003 Datacenter Edition Pentium II 550 MHz 256 MB 2 GB 1,5 GB Windows Server 2003 Enterprise Edition Pentium II 733 MHz 256 MB 2 GB 1,5 GB Windows Server 2003 Datacenter Edition Pentium II 733 MHz 1 GB 2 GB 1,5 GB Windows Server 2008 Datacenter Edition Pentium II 733 MHz 1 GB 2 GB 1,5 GB Windows Server 2008 Enterprise Edition Pentium II 733 MHz 1 GB 2 GB 1,5 GB Windows Server 2008 Datacenter Edition Pentium II 733 MHz 1 GB 2 GB 1,5 GB Windows Server 2008 Foundation Edition Pentium II 733 MHz 1 GB 2 GB 1,5 GB RAM je Citrix-Sitzung mit SE Enterprise 100 MB E Hinweise Windows Terminal Services müssen vor der Installation von Citrix Presentation Server installiert werden. Citrix Presentation Server Standard Editions können nicht verwendet werden, da sie die bidirektionale Audio-Umleitung nicht unterstützen. Netzwerkanforderungen Erforderliche Netzwerkbandbreite/Benutzer Audio SpeechMike-Tasten Bildschirm + Tastatur Gesamt Aufnahme-/Wiedergabeformat [KBit/s] [KBit/s] [KBit/s] [KBit/s] DSS DSS Pro PCM WAV 22kHz