Anleitung Online-Beratung für Admins

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1 Anleitung Online-Beratung für Admins (Stand ) 1 Zugang und Login Beratungsstellen-Admin... 2 Neue Berater anlegen... 3 Berater bearbeiten... 3 Abwesenheitsnotiz für einen Berater... 3 Berater löschen... 4 Klienten... 4 Zuordnung eines bestehenden Klienten zu einem anderen Berater... 4 Die Reiterkarte Beratungsstelle... 5 Abwesenheitsnotiz für die Beratungsstelle... 6 Chattextblöcke... 7 Statistik... 7 Eigene Daten Regionen-Admin... 8 Zuordnung eines Klienten zu einer anderen Beratungsstelle... 8 Anlegen neuer Beratungsstellen für eine Region... 8 Anlegen eines Chatraums für eine Region Ressort-Admin... 8 Zuordnung eines Klienten/eines Beraters zu einer anderen Beratungsstelle in einer anderen Region... 8 Anlegen neuer Beratungsstellen für ein Ressort... 8 Anlegen eines Chatraums für ein Ressort... 8 Die Reiterkarte Sonstige Postleitzahl... 8 Die Reiterkarte Fragen... 9 Indikation Anlegen neuer Regionen-Admins Monitoring Statistik Kontaktdaten... 11

2 1 Zugang und Login Aufgerufen wird die Portalseite über die Adresse: Am linken Rand befindet sich die Login-Box, über die Sie den Zugang zum Beratungstool erhalten. An dieser Stelle gibt die registrierte Administratorin ihre Login-Daten ein, um zum Online-Beratungstool zu gelangen. Deutscher Caritasverband Anleitung Online-Beratung für Admins 1

3 Nicht registrierte Administratoren werden durch einen übergeordneten Administrator angelegt. 2 Beratungsstellen-Admin Nach dem Login gelangt der Beratungsstellen-Admin zu einer Übersichtsseite. Hier werden die der Beratungsstelle zugeordneten Beraterinnen angezeigt. Der Über diese Seite können Berater gelöscht und angelegt werden, sowie bestehende Berater- Daten bearbeitet werden. Deutscher Caritasverband Anleitung Online-Beratung für Admins 2

4 Neue Berater anlegen Soll eine Beraterin neu angelegt werden, so klickt man auf den Link Neu anlegen, unten rechts in der Ecke. Es erscheint folgendes Fenster: Berater bearbeiten Der Klick auf Bearbeiten innerhalb der Berater-Übersicht (siehe vorherige Seite) öffnet folgendes Fenster: Abwesenheitsnotiz für einen Berater Der Beratungsstellen-Administrator kann den Berater hier auch auf zur Zeit abwesend (Urlaub/Krankheit) setzen und eine Abwesenheits-Notiz für ihn hinterlegen. Die diesem Berater zugeordneten Klientinnen erhalten die Abwesenheitsnotiz direkt nach dem Einloggen in das System. Deutscher Caritasverband Anleitung Online-Beratung für Admins 3

5 Berater löschen Soll eine Beraterin aus dem System gelöscht werden, klickt die Administratorin in der Liste der Berater jeweils in das dazugehörende Kästchen, setzt so einen Haken und wählt dann die Option Markierte Löschen unten links. Nach Bestätigen der Sicherheitsabfrage werden dann die Beraterinnen gelöscht. Klienten Der Klick auf die Kartei-Karte Klienten öffnet die Klientinnen-Übersicht: Auch hier gibt es die Funktionen Bearbeiten, Neu anlegen und Markierte löschen. Zuordnung eines bestehenden Klienten zu einem anderen Berater Über Bearbeiten kann die Zuordnung der Klientin zu einer neuen Beraterin erfolgen. Der Beratungsstellen-Admin wählt unter der Feldbezeichnung Berater über das Drop-Down-Menü eine neue Beraterin aus und klickt anschließend auf Speichern. Überträgt ein Beratungsstellen-Admin einen bestehenden Klienten einem anderen Berater in seiner Beratungsstelle, so erhalten beide betroffenen Berater eine -Nachricht durch das System, in der der Vorgang angezeigt wird. Deutscher Caritasverband Anleitung Online-Beratung für Admins 4

6 Die Reiterkarte Beratungsstelle Der Klick auf die rote Karteikarte Beratungsstelle öffnet ein neues Fenster (nächste Seite). Auf dieser Seite kann der Beratungsstellen-Admin alle Angaben zur Beratungsstelle einpflegen, die u.a. der Klient später über die Adress-Suche und die Adress-Suche-Detail- Seite angezeigt bekommt. Das Feld Beschreibung dient der näheren Eingrenzung des Tätigkeitsbereiches der Beratungsstelle. Über das Feld Logo kann durch den Klick auf Durchsuchen, das Beratungsstellen-Logo aus dem eigenem PC in das Beratungstool eingepflegt werden. Tipp: Im Feld Adresse können Sie mehrere Mail-Adressen listen (durch ein Komma getrennt, kein Leerzeichen). Dem Klienten wird nur die erste Mail-Adresse angezeigt. Soll für diese Beratungsstelle ein Chatraum eingerichtet werden, so muss bei der Feldbezeichnung Chat die Option Ja gewählt werden. Dieser Chatraum ist dann nur für die Klientinnen und Beraterinnen nutzbar, die dieser Beratungsstelle zugeordnet sind. Soll der Chatraum auch für auswärtige Klientinnen geöffnet werden, so muss das Feld Chat offen für Gäste ebenfalls auf Ja gesetzt werden. Das Feld Chat-Beschreibung dient der Angabe der Öffnungszeiten. Diese bekommt die Klientin angezeigt, wenn sie den Chat nutzen möchte. Durch die Angabe der Öffnungszeiten ist nicht automatisch der Chat geöffnet (siehe Berater-Manual). Das Feld Postleitzahl-Filter dient der Eingabe des Postleitzahlen-Bereiches für den die Beratungsstelle zuständig sein soll. Die notwendige Formatierung der Postleitzahlen wird im Feld erklärt. Deutscher Caritasverband Anleitung Online-Beratung für Admins 5

7 Des Weiteren können in diesem Fenster auch Links, z.b. auf die Internetseite der Beratungsstelle, eingegeben werden. Abwesenheitsnotiz für die Beratungsstelle Der Beratungsstellen-Administrator kann seine Beratungsstelle für vorübergehend nicht verfügbar erklären. Neue Klienten erhalten dann eine Ausfallnotiz, die der Beratungsstellen- Administrator selbständig einpflegen kann. Die Funktionalität der Online-Beratung bleibt aber für die Klienten erhalten. Deutscher Caritasverband Anleitung Online-Beratung für Admins 6

8 Chattextblöcke Legt der Beratungsstellen-Admin einen Chatraum an, so kann er für diesen über die rote Karteikarte Chat-Textblöcke vordefinierte Textblöcke den Beraterinnen zur Verfügung stellen, die dann über ein Stichwort im Chatraum versendet werden können. Auch in diesem Fenster finden sich die Funktionen Neu anlegen, Bearbeiten und Löschen. Statistik Über den Klick auf die rote Karteikarte Statistik öffnet sich folgendes Fenster: Im grauen Menübereich kann der Beratungsstellen-Admin mehrere Statistiken für die Beratungsstelle abrufen. Über die Zeitraumabfrage können beliebige Auswertungszeiträume ausgewertet werden. Eigene Daten Das Menü Eigene Daten wurde im Berater-Manual bereits erklärt. Deutscher Caritasverband Anleitung Online-Beratung für Admins 7

9 3 Regionen-Admin Die Rechte des Beratungsstellen-Admin werden an den Regionen-Admin weitergereicht. Zuordnung eines Klienten zu einer anderen Beratungsstelle Der Regionen-Admin hat unter dem Menüpunkt Klienten zusätzlich die Möglichkeit eine Klientin einer anderen Beratungsstelle und damit auch einer anderen Beraterin zuzuordnen. Dasselbe gilt für die Beraterinnen. Der Regionen-Admin kann den Berater einer anderen Beratungsstelle zuordnen. Anlegen neuer Beratungsstellen für eine Region Der Regionen-Admin kann neue Beratungsstellen über den Menüpunkt Beratungsstellen anlegen. Anlegen eines Chatraums für eine Region Der Regionen-Admin kann für seine Region einen Chatraum anlegen. Über die Karteikarte Chatraum kann mit Hilfe des Postleitzahlenfilters festgelegt werden, für welche registrierten Benutzer der Chatraum angeboten werden soll. Der Chatraum des Regionen-Admins ist der einzige ressort-übergreifende Chatraum, das heißt, dass auch für registrierte Benutzer aus den anderen Ressorts der Region der Chatraum zur Verfügung steht. 4 Ressort-Admin Die Rechte des Regionen-Admins werden an den Ressort-Admin weitergereicht. Zuordnung eines Klienten/eines Beraters zu einer anderen Beratungsstelle in einer anderen Region Der Ressort-Admin hat unter dem Menüpunkt Klienten zusätzlich die Möglichkeit eine Klientin einer anderen Beratungsstelle, in einer anderen Diözese oder Region und damit auch einer anderen Beraterin zuzuordnen. Dasselbe gilt für die Beraterinnen. Der Ressort-Admin kann den Berater einer anderen Beratungsstelle in einer anderen Diözese oder Region zuordnen. Anlegen neuer Beratungsstellen für ein Ressort Der Ressort-Admin kann neue Beratungsstellen über den Menüpunkt Beratungsstellen anlegen. Anlegen eines Chatraums für ein Ressort Der Ressort-Admin kann für sein Ressort einen Chatraum anlegen. Der Chatraum des Ressort-Admins steht allen Klientinnen des Ressorts zur Verfügung. Die Reiterkarte Sonstige Postleitzahl Die Karteikarte Sonstige Postleitzahl bietet dem Ressort-Admin die Möglichkeit, für Postleitzahlen-Bereiche, die nicht durch eine Beratungsstelle abgedeckt sind, einen Text zu Deutscher Caritasverband Anleitung Online-Beratung für Admins 8

10 editieren, der den Klienten nach der Adress-Suche angezeigt wird. Hier können also Hinweise auf andere Beratungsangebote gegeben werden. Die Reiterkarte Fragen Über die Karteikarte Fragen können die Fragen definiert werden, die für das Ressort zusätzlich vom Klienten abgefragt werden sollen. Die Fragen können als Pflichtfeld oder als freiwillige Angabe definiert werden. Über den Link Neu Anlegen können zusätzliche Fragen definiert werden. Es gibt drei Arten von Fragen: 1. Fragen, die die Klientin mit einem Freitext beantwortet. Ein Beispiel für diese Art der Fragen wäre: Was gefällt Ihnen an der Online-Beratung? 2. Fragen, die die Klientin über eine Skala beantwortet. Ein Beispiel für diese Art der Fragen wäre: Wie zufrieden sind Sie mit der Mail-Beratung? 3. Fragen, die die Klientin über eine Auswahl beantwortet. Ein Beispiel bildet die Frage nach dem Geschlecht der Klientin. Bei Auswahl-Fragen werden die möglichen Antworten jeweils in eine Zeile geschrieben. Deutscher Caritasverband Anleitung Online-Beratung für Admins 9

11 Indikation Der Ressort-Admin kann für sein Ressort über den Menüpunkt Indikation Indikationsfelder festlegen. Diese Indikationsfelder grenzen die Tätigkeitsbeschreibungen der Beratungsstellen näher ein und können innerhalb der Adress-Suche vom Klienten als Suchkriterium genutzt werden. Anlegen neuer Regionen-Admins Über die Karteikarte Regionen-Admins kann der Ressort-Admin neue Regionen-Admins anlegen. Diese können auch für mehrere Diözesen/Regionen zuständig sein. Monitoring Über die Karteikarte Monitoring kann der Ressort-Admin Fragen formulieren, die von der Beraterin nach der Formulierung einer Antwort ausgefüllt werden müssen und Daten des Klienten widerspiegeln. Für die Antwortfelder kann zwischen vier Möglichkeiten gewählt werden: Freitext, Skala, Auswahl (siehe Seite 9) und Mehrfachauswahl. Folgende Grafik zeigt eine Frage mit der Möglichkeit zur Mehrfachauswahl: Deutscher Caritasverband Anleitung Online-Beratung für Admins 10

12 Der Ressort-Admin kann einstellen, ob der Fragebogen vor oder nach dem Versenden einer Antwort an den Klienten erscheinen soll. Erfolgt die Abfrage vor dem Versenden, klickt die Beraterin nach der Formulierung einer Antwort zunächst auf den Weiter-Button, füllt nun den Fragebogen aus und klickt anschließend auf Senden. Statistik Klickt der Ressort-Admin auf die Reiterkarte Statistik und anschließend auf den Unterpunkt Monitoring, erscheint eine Auswertung des Monitoring-Fragebogens. 5 Kontaktdaten Bernd Jacob Melinda Möller Die Medialen Die Medialen Colmantstraße 39 Colmanstraße Bonn Bonn Tel.: Tel.: Fax: Fax: Deutscher Caritasverband Anleitung Online-Beratung für Admins 11

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