Modernes Vertragsmanagement mit OPTIMAL SYSTEMS. Collaboration makes your work flow

Transkript

1 Modernes Vertragsmanagement mit OPTIMAL SYSTEMS Collaboration makes your work flow

2 OPTIMAL SYSTEMS Kennzahlen

3 Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe Bielefeld Hannover Stuttgart Hüfingen Konstanz München Berlin Firmengründung: 1991 Geschäftsform: GmbH Hauptsitz: Berlin Mitarbeiter: 230 Umsatz (2009): 21,8 Mio. Installationen: Partner: > 30 Tochtergesellschaften: Berlin, Konstanz, Hannover, Bielefeld, München, Hüfingen, Stuttgart Standorte europ. Partner: Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn Zertifikate Fertigung & Maschinenbau Automotive Historien Handel, Logistik, Verkehr Gesundheitswesen Referenzen Öffentliche Verwaltung Chemie, Pharma & Life Sciences

4 Unternehmensgeschichte Firmengründung Gründung der OS Vertriebsgesellschaft mbh Hannover Schwerpunkt: Öffentliche Einrichtungeni Gründung der OS Handel und Industrie Systemhaus GmbH; Schwerpunkt: Fertigungsindustrie i t i Gründung der OPTIMAL SYSTEMS GmbH München Schwerpunkt: Industrie, Handel l& Logistik Niederlassung in Konstanz Gründung der OS Vertriebs gesellschaft mbh Berlin Schwerpunkt: Gesundheitswesen Gründung OS Vertriebs und Servicegesellschaft Bielefeld; Schwerpunkt: Automotive & Life Sciences Gründung OS Vertriebs und Servicegesellschaft Stuttgart 22 Mio. Umsatz 230 Mitarbeiter 7 Gesellschaften

5 Produkthistorie Bilddatenbank Digitales Archiv Archiv, Dokumentenund Workflow Management System Erweiterung zum Dokumenten Management System (DMS) Enterprise Content Management (ECM) OS ECM Version

6 WARUM Vertragsmanagement?

7 Verträge und deren Einhaltung Arbeitsverträge AGBs Fristen Qualitätsmanagement Wartungsverträge Angebote Verlängerungen Produkthaftung Leasingverträge Kündigungen Compliance Partnerverträge Mietverträge Kaufverträge Fußzeile, z. B. Präsentationsname, Datum, Autor

8 Beispielrechnung 250 Anstellungs Verträge 250 Mitarbeiter 150 Verträge (+150 ehemalige/neue Mitarbeiter) 10 Miet Verträge 10 Standorte/Gebäude 35 Leasing Verträge 35 Leasingfahrzeuge 30 Partner Verträge 30 Partner 20 Partner Verträge 20 Technologiepartner 25 Vers. Verträge 25 Versicherungen > 1000 Wartungs Verträge > 1000 Kunden ~ 1520 Verträge

9 Ausgangslage in den Unternehmen Nur 16 % haben einen Überblick bli über Anzahl und Arten der Verträge Vertrags management Mehr als 33 % der Unternehmen verlieren Verträge Quelle: SER Solutions GmbH, % meinen, dass Risiken durch ein digitales Vertrags Management reduziert werden

10 Ausgangslage in den Unternehmen Ausgangslage in den Unternehmen Versäumnisse bei der Beachtung Beachtung vertraglicher Fristen in den letzten zwei Jahren? Häufiger 19% Hä fi 19% Manchmal 44% Nein 37% Quelle: SER Solutions GmbH, 2006

11 Ausgangslage in den Unternehmen Ausgangslage in den Unternehmen 65 % der Unternehmen sehen eine hohe PrioritätNiedrig 8% sehen eine hohe Priorität beim Vertragsmanagement Unwichtig 1% Unwichtig Unwichtig1% 1% Unwichtig 1 % Niedrig 8 % 8% Sehr hoch 7 % Neutral 25 % Hoch 58 % Quelle: Anderson, 2006 Sehr hoch 7%

12 WIE Vertragsmanagement?

13 Die Lösung: OS Contract Der Alleskönner für modernes Vertragsmanagement

14 OS Contract : Vorvertragliche Phase Zeitsparende Erstellung von Verträgen mit Vertragsvorlagen Kontextbezogene Verwaltung von sämtlichen Informationen in Vertragsakten Verkürzte Durchlaufzeiten durch strukturierte Prozesse Fehlervermeidung durch standardisierte Templates

15 OS Contract : Vorvertragliche Phase Größere Rechtssicherheit durch Freigabe Workflows Zugriffssicherheit durch Benutzerverwaltung Verbesserte QualitätvonVerträgen aufgrund von automatisierten Vorlage und Freigabeprozessen

16

17 OS Contract : Vorteile Vorteile in der Vertragsdurchführung Minimierung von Risiken mit Hilfe von Reports Fristenmanagement für die Einhaltung von Leistungsfristen und Kündigungsterminen Automatisierte i Vertragswiedervorlage Unternehmensweiter Überblick über alle Verträge und schnelle Verfügbarkeit von Verträgen und vertragsrelevanten Infos Verbesserte interne und externe Auskunftsfähigkeit Verbesserte Beziehungen zu Geschäftspartnern

18 OS Contract : Vorteile Vorteile bei der Vertragsbeendigung Übersicht und Auswertungen auslaufender Verträge Rechtssichere Archivierung aller Dokumente Dokumentationder Geschäftsprozesse (Zugriffsprotokollierung und Versionsmanagement) Schnelles Auffinden archivierter Verträge und Vorgänge durch zahlreiche Recherchemöglichkeiten

19 Ablage in Firmen Für jeden Geschäftspartner hf gibt es einen Ordner. Auch Lieferanten bekommen einen Ordner. ma A ma B ma C rma D rma E rma F Firm Firm Firm Fir Fir Fir irma G irma H Fi F AlleOrdnerstehen ineinem großen Schrank. Nach den Daten auf dem Ordnerrücken den Indexfeldern können Sie suchen. Firm ma A Firm ma B Firm ma C

20 Ablage in Firmen Ein Kunde (Ordner) realisiert mehrere Projekte (Register), die ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum verschiedene Verträge einschließen.

21 OPTIMAL SYSTEMS im Unternehmen Geschäftsführung DMS Workflow Collaboration Management (Groupware, E Mail, Wiedervorlage, Abonnement) Elektronische Signatur Management DMS Workflow Collaboration Management Vertragsmanagement Elektronische Signatur Hard /Software Schnittstellen zu vorhandenen Systemen: ERP, Fremdarchive, CRM, Portale, Groupware, Legacy Systeme, Speichersysteme, Fachappliaktionen Management Prozesse Infrastruktur Prozesse DMS Production Workflow Business Workflow Archivierung Record Management Collaboration Management Web Content Management Caption Classification Recognition CRM Rendition Vertragsmanagement Elektronische Signatur

22 Vertragsmanagement spart Kosten und Nerven Vertrags Management vermeidet juristische Streitigkeiten und spart Zeit Reduziert Beschaffungskosten um ca. 20 % Vertrags management Quelle: Anderson 2006 Spart rund 5 % der Gesamtbetriebskosten

23 Vertragsmanagement mit OS ECM QualifizierteVertragsverwaltungdurch Integration von Archiv, DMS, Workflow, Groupware, Capturing und weiteren ECM Funktionen. verteilte Bearbeitung Zentrale Vertragsakte Versionsmanagement Hohe Automatisierung Wiederverwendung erfasster Dt Daten

24 Studien Ergebnisse

25 PENTADOC Radar ECM Kundenmonitor 2009 Kundenzufriedenheit OS ECM

26 PENTADOC Radar ECM Kundenmonitor 2008 Zusammenfassung der Ergebnisse Kundenzufriedenheit Platz 1 bei der Kundenzufriedenheit Platz 1 bei der Qualität der Kundenbeziehungen OS ECM Beste Bewertungen in den Bereichen Performance und Ergonomie

27 Referenzen Übersicht Industrie Banking Maschinenbau Gesundheitswesen Öffentliche Verwaltung

28 Industrie und Dienstleistungen

29 Maschinenbau & Fertigung

30 Gesundheitswesen

31 Öffentliche Verwaltung Landkreis Schaumburg Stadt Stadtallendorf Landratsamt Bodenseekreis Landratsamt Freising BAKOM Bundesamt für Kommunikation

32 Banking & Finance

33 100 % ECM Zertifizierungen DOMEA zertifiziert ISO 9000:2001 konform ZTG Archivzertifikat GMP konform

34 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! k OPTIMAL SYSTEMS Gesellschaft für innovative Computertechnologien mbh Cicerostraße Berlin Tel.: Fax: flexible software for your way of working