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1 elpay Office 1.0 Installationsanleitung Testbetrieb/Echtbetrieb SYLOG KG Warenwirtschafts-Systeme Auerstr. 44 * Berlin Tel. / Fax /

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung...3 Leistungsmerkmale...3 Funktionsbeschreibung elpay OFFICE Anmeldung Kreditkarten...5 Anmeldung Netzbetreiber / Dienstleister...6 System- und Hardwarevoraussetzungen...7 Systemvoraussetzungen...7 Der Magnetkartenleser...7 Kartentypen...7 Die ISDN-Karte elpay OFFICE 1.0 Start des Setup...8 Abschluß des elpay OFFICE 1.0 Setup...9 elpay OFFICE 1.0 Startbild...9 elpay OFFICE 1.0 Grundeinstellung...10 elpay POS 2.0 Setup...10 Die elpay POS Parameter...12 Erstinitialisierung und automatisches Update...14 Der Datenfernübertragungs - Aufbau...14 elpay OFFICE 1.0 im Testbetrieb...15 Sonstige Einstellungen...15 Terminal-Daten...15 Kartenleser...15 Drucker...15 Buchungsdaten...16 Zusatztexte...16 Passworte...16 Testdruck...16 Die Inbetriebnahme von elpay OFFICE 1.0 im Echtbetrieb...17 SYLOG KG Seite 2 von 17

3 Einleitung elpay-office 1.0 ist eine Zahlungsabwicklungssoftware, die unter optimaler Nutzung der vorhandenen PC- Hardware die Funktionalität herkömmlicher ec- und Kreditkartenterminals vollkommen ersetzt. elpay OFFICE 1.0 ermöglicht Ihnen auf einfachste Art und Weise die Akzeptanz, Prüfung und Weiterverarbeitung der bargeldlosen Zahlungsmittel ec- und Kreditkarten. elpay-office 1.0 ist ein modernes Softwareprodukt, das für jede Branche und Arbeitsumgebung geeignet ist. Neben den Hardwarevoraussetzungen wie PC oder Notebook mit integrierter ISDN-Karte, Magnetkartenleser und ein betriebsbereiter Drucker müssen für die Nutzung von elpay- OFFICE 1.0 bestimmte adminstrative Voraussetzungen erfüllt sein. Hierzu gehören die Anmeldung beim Netzbetreiber für die Abwicklung Kartenzahlungen, die Vergabe der Lizenz- Nr. von SYLOG für die Freischaltung von elpay-office 1.0. Sollen neben den ec-karten auch Kreditkarten akzeptiert werden, so müssen gesondert Verträge mit den Kartengesellschaften geschlossen werden. Bestehende Kreditkartenverträge bleiben unberühert. Die Lizensierung von elpay-office 1.0 bei SYLOG und die Freischaltung für den Zahlungsverkehr wird über den Netzbetreiber AFC Rechenzentrum GmbH abgewickelt. Das dafür notwendige Anmelde-/Vertragsformular liegt diesem Schreiben bei. Leistungsmerkmale Akzeptanz von ec-karten offline im Lastschriftverfahren mit/ohne Zahlungsgarantie zugelassen für Eurocard, Visa, Diners und American-Express Abwicklung der Kreditkarten im Routingverfahren über das Rechenzentrum eines Netzbetreibers schnelle Kreditkartenabwicklung über ISDN hohe Sicherheit durch Zahlungsverkehrs- und Kommunikationsprotokolle automatische Updates DFÜ-gestütze Hotline Online-Informationen zum Kartenzahlungsverkehr Server-Dienste (GSD) für erweiterten Support erweiterte Datenerfassung zu jedem Zahlvorgang individuell wählbar Belegdruck über unterschiedliche Drucker Datenexport aller gültigen Zahlungsvorgänge für die Auswertung durch andere Programme Mandantenfähig für Windows 95/98 und NT 4.0 entwickelt SYLOG KG Seite 3 von 17

4 Funktionsbeschreibung elpay OFFICE 1.0 Die Software elpay OFFICE 1.0 ist für die Abwicklung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs ausgelegt. elpay OFFICE 1.0 nutzt das Rechenzentrum eines Netzbetreibers für alle ec- und Kreditkarten-Transaktionen. Kreditkartenzahlungen werden für die Weiterverarbeitung über den Netzbetreiber an die jeweils zuständigen KKO s (Kreditkartenorganisationen) geroutet. Die Weiterverarbeitung der ec-karten und die damit verbundenen Zahlungs- und Lastschriftenabwicklung (mit und ohne Zahlungsgarantie) erfolgen direkt über den Netzbetreiber. Kreditkarten werden immer Online autorisiert, d.h., es erfolgt unmittelbar eine Prüfung der Kreditkarte bei der KKO und bei "OK" eine Buchung bei der KKO. ec-karten werden offline abgewickelt. Das bedeutet, alle ec-lastschriften werden in elpay gesammelt. Die Übertragung an den Netzbetreiber erfolgt mit dem Tagesabschluß in elpay OFFICE 1.0 oder, im sogenannten "Huckepackverfahren", wenn eine Kreditkarte Online autorisiert wird. Online werden ec-karten nur dann gebucht, wenn ein vom Netzbetreiber vorgegebener Höchstbetrag überschritten wird. Sollten dennoch 255 Offline-Buchungen, also ec-lastschriften in elpay auflaufen, so überträgt elpay diese automatisch an den Netzbetreiber. Generell werden ec-lastschriften und die damit verbundenen Buchungen erst mit dem Tagesabschluss vom Netzbetreiber in den Umlauf gebracht. SYLOG KG Seite 4 von 17

5 Anmeldung Kreditkarten Die Kreditkarten, die mittels elpay OFFICE 1.0 akzeptiert werden sollen, müssen dem Netzbetreiber mitgeteilt werden. Schließen Sie bitte mit den einzelnen Kreditkartenorganisationen entsprechende Verträge ab. Die Ihnen mitgeteilte VU-Nr. (VertragsUnternehmens-Nr) tragen Sie in das Antragsformular des Netzbetreibers ein. Vorbereitete Faxanfragen für die einzelnen KKO s können Sie über das Menue "Ansicht/Formulare/Pdf" ausdrucken. Telefon-Nr. der KKO s GZS Ges. für Zahlungssysteme / Anmeldung Eurocard Telefon: 069 / Fax: 069 / Name Faxanfrage GZS Zahlungssysteme im Menue "Ansicht/Formulare/Pdf": fax-gzs.pdf AMERICAN EXPRESS / Anmeldung Telefon: 069 / Fax: 069 / Name Faxanfrage AMERICAN EXPRESS im Menue "Ansicht/Formulare/Pdf": fax-amex.pdf B+S Card Service / Anmeldung VISA Telefon: 069 / Fax: 069 / Name Faxanfrage B+S VISA im Menue "Ansicht/Formulare/Pdf": fax-bsvisa.pdf CKS - Citicorp Kartenservice GmbH / Anmeldung Diners und Visa Telefon: 069 / Fax: 069 / Name Faxanfrage CKS-Citicorp im Menue "Ansicht/Formulare/Pdf": fax-cks.pdf SYLOG KG Seite 5 von 17

6 Anmeldung Netzbetreiber / Dienstleister Allgemeines Die Anmeldung für die Abwicklung der ec- und Kreditkarten erfolgt mit dem Antragsformular des Netzbetreibers. Gerne helfen wir Ihnen beim Ausfüllen des Antragsformulares. Das ausgefüllte Antragsformular (bei Akzeptanz von Kreditkarten die VU-Nummer der KKO s nicht vergessen!) senden Sie bitte im Original an den Netzbetreiber. Für die schnellere Abwicklung empfehlen wir vorab die Zusendung des Antragsformulares per Fax an: AFC Rechenzentrum GmbH unter SYLOG KG Seite 6 von 17

7 System- und Hardwarevoraussetzungen Systemvoraussetzungen Betriebssystem Windows 98 / NT 4.0 / 2000 Acrobat Reader (kostenfrei) der Firma Adobe Systems Inc. Pentium PC mit min 32 MB RAM und min 1 GB Festplatte ISDN-Karte mit installiertem CAPI 2.0 unter Windows 95/98/NT Magnetkartenleser Spur 2 und 3 oder Spur 1, 2 und 3 mit Tastatur-Emulation (Daten werden an den Tastatureingang des Rechners abgegeben). Kann entfallen, wenn nur Kreditkarten verarbeitet werden sollen. Der Magnetkartenleser Sie können jeden Kartenleser verwenden, der folgende Anforderung erfüllt: bei ec-karten: Spur 2 und Spur 3 bei Kreditkarten: Spur 2, optional Spur 1 Am Kartenleser oder in einer mit dem Kartenleser zusammen ausgelieferten Software können Einstellungen für den Kartenleser vorgenommen werden, durch die die Anzahl der gelesenen Spuren, die Start-, Trenn- und Endzeichen und auch ggf. das Zeitverhalten des Lesers bestimmt werden. elpay OFFICE 1.0 benötigt für eine korrekte Bearbeitung der Kartendaten eine Möglichkeit die Spurdaten zu trennen, d.h. es muß in jeder vorhandenen Spur ein Endzeichen enthalten sein, dieses kann auch ein CR oder/und LF sein. Kartentypen Es können folgende Magnetkarten verarbeitet werden: ec-karte für ELV (elektronisches Lastschriftverfahren) ec National ec-international ec-ausland * Bank-Kundenkarten * Kreditkarten: VISA DINERS EUROCARD AMERICAN EXPRESS CB * * nur in Abstimmung mit dem Netzbetreiber / Dienstleister Kreditkarten können auch ohne Kartenlesung verarbeitet werden. Hierzu wird die Kartennummer (PAN) und gültig bis für die Verarbeitung eingegeben. Die Kartennummer und das Verfalldatum sind auf der Kreditkarte aufgedruckt. ec-karten können nicht manuell (ohne Kartenleser) verarbeitet werden. SYLOG KG Seite 7 von 17

8 Bitte beachten Sie, daß nur Karten akzeptiert werden, die vertraglich beim Netzbetreiber angemeldet sind. Die ISDN-Karte Sie können jede beliebige ISDN-Karte einsetzen, die einen Capi-Treiber 2.0 unter Windows 95/98/NT besitzt. Die meisten marktüblichen ISDN-Karten besitzen solche Treiber. Auf der elpay OFFICE 1.0 CD befindet sich eine Vollversion des Programmes. Sie können diese Vollversion zu Testzwecken nutzen. Nach erfolgter Installation und Einrichtung des Testzuganges stehen Ihnen alle Funktionen von elpay OFFICE 1.0 zur Verfügung.!!! ACHTUNG!!! Die mit dieser Testversion erfaßten ec- und Kreditkartenumsätze werden nicht gebucht. Bei der Testzugangseinstellung für elpay OFFICE 1.0 werden automatisch alle Parameter für die Testumgebung im elpay POS 2.0 Setup vorbelegt. Für die DFÜ über das ISDN-Telefonnetz (z.b. Telekom) müssen alle ISDN-Datendienste zur Verfügung stehen. Die ISDN-Karte muß mit dem ISDN-Netz (SØ-BUS) verbunden sein. elpay OFFICE 1.0 Start des Setup Zur Programminstallation gehen Sie wie folgt vor: Legen Sie die Programm-CD in Ihr CD-Laufwerk. Nach dem Schließen des CD-Schachtes startet automatisch die Installationsroutine von elpay OFFICE 1.0. Aus dem Installationsmenü wählen Sie den Punkt elpay OFFICE 1.0 installieren aus. Damit wird das Setup gestartet. Nach der Bestätigung der Lizenzbedingungen werden Sie aufgefordert, Ihren Namen und den Namen Ihres Unternehmens einzutragen. Bestätigen Sie Ihre Einträge bitte mit Weiter. Im weiteren schlägt Ihnen das Setup das Zielverzeichnis vor, in das elpay OFFICE 1.0 installiert werden soll. Diese Vorgabe mit Weiter bestätigen. SYLOG KG Seite 8 von 17

9 Danach wird der von Setup anzulegende Programmordner vorgegeben. Bestätigen Sie bitte ebenfalls mit Weiter.. Anschließend werden die drei bestätigten Eingaben noch einmal zusammengefaßt angezeigt. Sind alle Angaben korrekt, dann bestätigen Sie diese ebenfalls mit Weiter. etzt werden alle Dateien von elpay OFFICE 1.0 auf Ihren Rechner kopiert, es werden die notwendigen Einträge in Windows vorgenommen und ebenfalls ein Programm-Symbol (Icon) auf dem Windowsbildschirm (Desktop) installiert. Abschluß des elpay OFFICE 1.0 Setup Die Installation von elpay OFFICE 1.0 ist damit vollständig. Wenn Sie elpay OFFICE 1.0 sofort für den Testbetrieb einrichten wollen, setzten Sie das Häckchen für den Start nach Beendigung des Setup. Mit der Bestätigung Beenden wird das Setup abgeschlossen. elpay OFFICE 1.0 Startbild Beim ersten Start von elpay OFFICE 1.0 bestätigen Sie die Eingabemaske des Startbildschirmes ohne Eingabe von Benutzernamen und Passwort mit OK. F elpay OFFICE 1.0 kennt jetzt noch keine Benutzer und Passworte. Sie können diese später einrichten. Mit den nächsten Info- Meldungen wird Sie elpay OFFICE darauf aufmerksam machen, dass noch eine Reihe von Einstellungen benötigt werden. Bestätigen Sie diese Meldungen mit OK. F Diese Daten werden beim Einrichten des Testterminals übergeben. SYLOG KG Seite 9 von 17

10 F Die Eingabe dieser Daten erfolgt teilweise automatisch nach Anschluß und Einrichtung des Magnetkartenlesers. F Sie haben später die Möglichkeit elpay OFFICE einen Drucker zuzuweisen und das Format des Belegdruckes zu beeinflussen. Nachdem Sie die Meldungen bestätigt haben, erscheint die Arbeitsoberfläche von elpay OFFICE 1.0 mit der Warnung, dass Ihr Programm noch nicht Initialisiert wurde. Klicken Sie a an um die Grundeinstellung vorzunehmen. elpay OFFICE 1.0 Grundeinstellung elpay OFFICE 1.0 erwartet hier den Eintrag des CD-Schlüssels. Tragen Sie hier EB44 ein. Diesen Schlüssel finden Sie auch auf der Rückseite der CD-Hülle. Die Eingabe anschließend mit OK bestätigen. elpay POS 2.0 Setup Wie eingangs in der Programmbeschreibung erwähnt, wird für die eigentliche Abwicklung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs mit elpay OFFICE 1.0 das Softwaremodul elpay POS 2.0 genutzt. Mit dem Setup von SYLOG KG Seite 10 von 17

11 elpay POS 2.0 erfolgt die Lizenzfreischaltung, die Einstellung der DatenFernÜbertragungsverbindung zum Netzbetreiber und die Einrichtung der DFÜ- Verbindung zum Updateserver. Klicken Sie zur Einrichtung des Testzugangs auf Vorgaben Testzugang. Auf dem Feld AFC RZ nach rechts gehen und elpay OFFICE 1.0 auswählen und durch Doppelklick mit der linken Maustaste bestätigen. F Die Parameter für den Testzugang werden jetzt übernommen. Ergänzen Sie jetzt die noch fehlenden Einträge: Eigene Telefonnummer MSN Ziffer für Amt Diese Einträge und die automatisch übernommenen Parameter werden im folgenden erklärt. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. F elpay OFFICE 1.0 wird jetzt eine DFÜ-Verbindungen zum Netzbetreiber und zum Updateserver aufbauen. SYLOG KG Seite 11 von 17

12 Die elpay POS Parameter Terminal-ID: Die Terminal-ID. wird vom Netzbetreiber / Dienstleister vergeben und identifiziert den Standort. Für Testzwecke ist eine Test- Terminal-ID beim Netzbetreiber / Dienstleister eingerichtet. Sie können über diese Terminal-ID testen. Die entstehenden Zahlungssätze werden nicht in den Umlauf gebracht. Kreditkartenzahlungen werden im Testmodus nicht zu den KKO s geroutet. Es erfolgt somit auch keine Prüfung auf z.b. gültig, gesperrt usw.. Kreditkarten sind also im Testmodus immer gültig. Lizenznummer: Die Lizenznummer erhalten Sie über die SYLOG KG. In Verbindung mit der Terminal-ID schaltet sie elpay für den Echtbetrieb frei. Ohne Lizenznummer und ohne Terminal-ID wird elpay nicht funktionieren. Für Testzwecke ist eine Lizenznummer hinterlegt, die nur mit der Test- Terminal-ID funktioniert. Funktionsnummer: Diese Funktionsnummer erhalten Sie ebenfalls über die SYLOG KG. Sie definiert den Funktionsumfang von elpay. Für die Testumgebung ist eine Funktionsnummer hinterlegt, die nur mit der Test- Termina- ID funktioniert. Eigene Telefon-Nr / MSN: Die eigene Telefonnummer des ISDN-Anschlusses ohne Vorwahl. Bei Nebenstellenanlagen wird als MSN nur die Nummer der Nebenstelle eingetragen. Ziffer für Amt: Betreiben Sie den PC an einer Nebenstellenanlage, so geben Sie hier die Ziffer für die Amtsholung ein. Falls es ein direkter Anschluß ist, lassen sie dieses Feld leer. Telefonnummer: Dies ist die Telefonnummer des Autorisierungsrechners beim Netzbetreiber / Dienstleister. Die Telefon-Nr wird automatisch von elpay mit Eingabe der Terminal-ID. vorbelegt. Updateserver: Dies ist die Telefonnummer des Updateservers. Die Telefon-Nr. ist nicht änderbar. elpay OFFICE 1.0 holt sich automatisch bei Änderungen der Software die aktuelle Version vom Updateserver und überschreibt die alte Version. Daten gehen hierbei selbstverständlich nicht SYLOG KG Seite 12 von 17

13 verloren. Es ist somit gewährleistet, daß elpay OFFICE 1.0 immer auf dem neuesten Versionsstand bleibt. Datex-P Nr: Dies ist die Datex-P Nr. Autorisierungsrechners beim Netzbetreiber / Dienstleister. Die Datex-P Nr wird automatisch von elpay mit Eingabe der Terminal-ID. vorbelegt. SYLOG KG Seite 13 von 17

14 Erstinitialisierung und automatisches Update Es wird eine Verbindung zum Netzbetreiber / Dienstleister aufgebaut und es werden alle notwendigen Daten für den Testbetrieb oder den Echtbetrieb für elpay OFFICE 1.0 geladen. Anschließend wird eine Verbindung zum Updateserver hergestellt. Eine evtl. vorliegende neuere Version von elpay OFFICE 1.0 wird automatisch zur Verfügung gestellt. Als letzte Funktion erfolgt die Erstinitialisierung von elpay OFFICE 1.0. Die Dateien in elpay werden neu erzeugt und alle Zähler werden auf Null gesetzt. Die Erstinitialisierung erfolgt nur dann, wenn keine Verkaufsdaten vorliegen. Diese liegen vor, wenn elpay OFFICE 1.0 schon einmal im Testmodus eingerichtet war. Der Datenfernübertragungs - Aufbau F Haben Sie jetzt etwas Geduld! Der Verbindungsaufbau zum Server des Netzbetreibers und zum Update- Server sowie die Übertragung der Dateien werden einige Minuten dauern. F elpay OFFICE 1.0 kommentiert zwischenzeitlich den erfolgreichen Ablauf der Erstinstallation und der Programmaktualisierung. Nach erfolgreicher Erstinstallation von elpay OFFICE 1.0 werden die aktuellen Änderungen erst nach dem erneuten Programmstart wirksam. Bestätigen Sie die Meldungen mit OK. Schließen Sie nun alle Fenster des Installationvorgangs und starten Sie elpay OFFICE 1.0 durch Anklicken des elpay- Symbols (Icon) auf dem Desktop-Bildschirms. SYLOG KG Seite 14 von 17

15 elpay OFFICE 1.0 im Testbetrieb elpay OFFICE 1.0 sollte nun auf Ihrem PC im Testbetrieb funktionieren. Da noch kein Magnetkartenleser installiert wurde, können Sie im Testbetrieb vorerst nur Kreditkarten verarbeiten. Hierzu wird die Kartennummer (PAN) und das gültig bis Datum für die Verarbeitung eingegeben. Die Kartennummer und das Gültigkeitsdatum sind auf der Kreditkarte aufgedruckt. F Die entstehenden Zahlungssätze werden nicht in den Umlauf gebracht. Kreditkartenzahlungen werden im Testmodus nicht zu den KKO s übertragen. Es erfolgt somit auch keine Prüfung auf z.b. gültige oder gesperrte Karten. Kreditkarten sind also im Testmodus immer gültig. Sonstige Einstellungen Terminal-Daten Diese Einstellungen sollten bereits während der Installation eingetragen worden sein oder müssen jetzt nachgetragen weden. Kartenleser Hier stellen Sie den Typ des verwendeten Kartenlesers ein. Bei Verwendung eines Kartenlesers mit Tastaturanschluß sind keine weiteren Einstellungen am Kartenleser erforderlich. Die Parameter des Kartenlesers kann elpay Office automatisch erkennen. Klicken Sie auf die Taste Testen. Drucker SYLOG KG Seite 15 von 17

16 Linker Rand/Rechter Rand/Oberer Rand: Bei Verwendung von A4-Seitendruckern hat sich bei den meisten Modellen ein Rand von 300 als sinnvoll erwiesen. Bei Einsatz anderer Drucker sollten die Werte durch variieren herausgefunden werden. Unter Drucker wählen Sie bitte den Drucker aus, auf dem die Belege ausgedruckt werden sollen. Mit Hilfe der Tasten Schrift 1 und Schrift 2 definieren die Schriftarten und die Größe für den normalen Belegdruck (Schrift 1) sowie für die hervorgehobenen Texte, z.b. Betrag (Schrift 2) Vorschlag für Schrift 1: Courier New Normal 12 Pt. Vorschlag für Schrift 2: Courier New Fett-kursiv 16 Pt. Buchungsdaten Hier sind nur dann Eingaben erforderlich, wenn weitere Mandanten hinzugefügt weden sollen. Bei Anzeigetext wird die Bezeichnung der Mandaten eingetragen, unter der diese bei Zahlungen ausgewählt werden sollen. Zusatztexte Zusatztexte erleichtern die Zuordnung von Zahlungen. An dieser Stelle können Sie festlegen, ob Zusatztexte eingegeben werden können oder müssen. Außerdem können Sie festlegen, ob die Ausgabe auf den Beleg erfolgen soll oder nicht. Passworte Unter Passworte können zusätzliche Benutzer mit eingeschränkten Rechten angelegt werden. Diese Funktion verhindert das unbefugte verändern von sensiblen Daten oder Geräteeinstellungen. Testdruck Hier können die vorgenommenen Einstellungen auf einer Testseite überprüft werden. SYLOG KG Seite 16 von 17

17 Wichtig!: Im Testbetrieb werden Verkaufsdateien erzeugt. Die Erstinitialisierung wird bei der Umstellung vom Testbetrieb auf den Echtbetrieb nicht mehr ausgeführt. Vor der Umstellung vom Testbetrieb auf den Echtbetrieb muß unbedingt ein Tagesabschluß durchgeführt werden. Die Inbetriebnahme von elpay OFFICE 1.0 im Echtbetrieb Mit der Zusendung der vom Netzbetreiber / Dienstleister vergebenen Terminal-ID, der Lizenz-Nr. und Funktions-Nr. für elpay OFFICE 1.0 können nun alle nötigen Parameter über das Setup-Programm für den Echtbetrieb eingestellt werden. F Beachten Sie bitte unbedingt, daß die Testdaten, bevor Sie auf den Echtbetrieb umstellen, mit einem Tagesabschluß an die Testumgebung beim Netzbetreiber / Dienstleister abgegeben werden müssen! Wir wünschen Ihnen nun viel Erfolg im Umgang mit elpay OFFICE 1.0 Für Fragen und weitere Informationen steht Ihnen das SYLOG-Team gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns unter: Tel.: Fax: Ihr SYLOG-Team SYLOG KG Seite 17 von 17

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