Erfahrungsbericht: Auswahl und Einsatz eines Content Management Systems

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1 Erfahrungsbericht: Auswahl und Einsatz eines Content Management Systems

2 Agenda Funktion eines Content Management Systems Auswahl eines Content Management Systems Anbieter und Auswahlkriterien Testvorgehen Organisation der Entscheidung Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Anwendungserfahrungen im Hinblick auf Wissensmanagement Zusammenfassung Informationsquellen Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 2/29

3 Agenda Funktion eines Content Management Systems Auswahl eines Content Management Systems Anbieter und Auswahlkriterien Testvorgehen Organisation der Entscheidung Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Anwendungserfahrungen im Hinblick auf Wissensmanagement Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 3/29

4 Funktion eines Content Management Systems Begriffsklärung Content = explizites Wissen Texte Arbeitsanweisungen Pressemitteilungen Handbücher... Zahlen Graphiken... Ein Content Management System (CMS) soll bei der effizienten Arbeit mit explizitem Wissen helfen Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 4/29

5 Funktion eines Content Management Systems Unterstützte Schritte im Wissens-Geschäftsprozeß Wissens-Geschäftsprozeß Wissen-Zukünftig erf. Wissens-Ziele Wissens-Controlling Wissens-Suche Wissens-Aufnahme Wissens-Entwicklung Wissens-Anwendung Wissens-Weitergabe Wissens-Bewahrung Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 5/29

6 Funktion eines Content Management Systems Ein CMS hilft bei der effizienten Abwicklung des Content-Geschäftsprozesses Wissensentwicklung Weiterg. u. Suche Wissensbewahrung Entwurf Erstellung Red. Üb. Freigabe Veröffentl. Archiv. Aufgaben Im einzelnen Stichworte Struktur Layout Versand an Redakteur Versand an Freigabe- Stelle Eintrag in Suchmaschi ne Eintrag in Navigation Anzeige ab einem bestimmten Termin Rückzug aus Navigation Unterst. durch CMS Standard vorlagen Standard vorlagen Automatisch er Versand an Redakteur Automatisch Aut. Eintr. in er Versand Suchmaschi an Freigabe- ne Stelle Ableitung Navigation aus Notes- DB Weckerfkt. Automatischer Rückzug aus Navigation Zeitgesteuerte Archivierung Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 6/29

7 Funktion eines Content Management Systems Die CMS-Notes-Datenbank Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 7/29

8 Funktion eines Content Management Systems Die Präsentation der CMS-Notes-Datenbank im Browser Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 8/29

9 Agenda Funktion eines Content Management Systems Auswahl eines Content Management Systems Anbieter und Auswahlkriterien Testvorgehen Organisation der Entscheidung Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Anwendungserfahrungen im Hinblick auf Wissensmanagement Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 9/29

10 Auswahl eines Content Management Systems ContentManagement Systeme: Anbieter System Anbieter Web-Adresse Bemerkungen Livelink Intranet Open Text ivelink Hyperwave Hyperwave m/hw_web_pages/frames /prod.htm Gauss Gauss Software Domis EDM Software e/resource.nsf/files/index Setzt Lotus-Notes voraus Webgate Innovation Gate me/webgate Setzt Lotus-Notes voraus Netficient Deutsche Bank Setzt Lotus-Notes voraus Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 10/29

11 Auswahl eines Content Management Systems ContentManagement Systeme: Auswahlkriterien Benutzerfreundlichkeit - Integration MS-Office-Dokumente Unterstützung der Arbeitsprozesse - Abbildung Standardrollen (Leser, Autor, Designer, Publisher,...) Ermöglichung von Nutzergruppen Metadaten (Autor, Stichworte, Verfallsdatum, Aufwand für Dokumenterstellung...) Übergreifende Suchmaschine Unterstützung Web-Controlling Technische Anforderungen (z.b. Lotus Domino Web-Server, Offline-Intranet, Schnittstelle zu einem Dokumentenmanagement-System) Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 11/29

12 Auswahl eines Content Management Systems Content-Management-Systeme: Test Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 12/29

13 Auswahl eines Content Management Systems Testerfahrungen Manueller Aufwand Übernahme Internet-Auftritt in CMS Integration MS-Office Dokumente erst ab Office 97 problemlos möglich Rasche Versionsfolge der Werkzeuge Technisches Know-How nicht immer ausreichend verfügbar Dauer der Konzeptions- und Testphase > 6 Monate Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 13/29

14 Auswahl eines Content Management Systems Entscheidung über ein CMS Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 14/29

15 Auswahl eines Content Management Systems Kosten / Nutzen Die abgezinsten Aufwände für Intranet/Internet werden im sieben-stelligen Bereich liegen - Aufwände Informatik und Fachbereiche siebenstellig - Software/Hardware im ersten Schritt ca. 150 TDM - Personalisierter Zugriff, Domino.Doc, Extended Search nach Preisliste um 70 DM. Bei großen Nutzer-Zahlen Reduzierung auf die Hälfte möglich Amortisation innerhalb von vier Jahren - Projektaufwand läßt sich um ca. 25 % reduzieren - Portokosten - Vermeidung von Mehrfachentwicklungen Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 15/29

16 Agenda Funktion eines Content Management Systems Auswahl eines Content Management Systems Anbieter und Auswahlkriterien Testvorgehen Organisation der Entscheidung Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Anwendungserfahrungen im Hinblick auf Wissensmanagement Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 16/29

17 Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Projektstruktur K O N Z E R N K U Inf.-Kommission O-Leiterrunde Arbeitsgruppe Intranet Projektsteuerungsgremium PL PL Orga-Team Technik Team (max. 6 Pers.) (max. 4 Pers.) I N F D L Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 17/29

18 Kontinuierliche Prozesse zwischen den Personengruppen stellen den dauerhaften Erfolg des CMS sicher I-Net-Fachbereichs-Koordinatoren: Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Nutzer: Suchen und lesen Informationen Nutzen interaktive Elemente (z.b. Bestellformulare) Nehmen an definierten Arbeitsabläufen teil geben Feedback an die Autoren und Koordinatoren a) Koordinationsfunktion Planen und Koordinieren den inhaltlichen Aufbau ihres Intranet-Bereiches Beobachten die laufende Nutzung Leiten Maßnahmen zur Optimierung des Informationsangebotes ab b) Informationssteuerung: (Funktion wird in Abstimmung mit Vorgesetzten wahrgenommen) Verantworten die zielgruppengerechte Ansprache ihrer Adressaten (z.b. Vertrieb) Vergeben Zugriffsberechtigungen Legen bei aktiv vorzulegenden Informationen mit Autoren und den Verteiler fest Autoren: Erstellen Inhalte/Contents Verantworten zusammen mit dem Vorgesetzten die fachliche Richtigkeit und die ständige Aktualität der Informationen Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 18/29

19 Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Zentrales I-Net-Organisationsteam koordiniert den Auf- und Ausbau der Infrastruktur; unterstützt bei Einzelthemen I-Net-Organisationsteam: zentrale Koordination und Unterstützung I-Net-Fachbereichs- Koordinatoren I-Net-Koordinator: Koordiniert den gesamten inhaltlichen Aufbau Berät und steuert die I-Net-Fachbereichs-Koordinatoren Verantwortet zentrale Nutzungsstatistik I-Net-Redakteur/-Designer: Unterstützt Autoren und I-Net-Fachbereichs-Koordinatoren bei inhaltlicher Aufbereitung bzw. Layout I-Net-Techniker: Koordiniert den technischen Aufbau Stellt die laufende Betreuung sicher Autoren Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 19/29

20 Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Beginn mit einfachen Anwendungen Zielgruppen Intranet Extranet Internet Kunde Abs. mittler Vertrieb NL HVW 2 1 Prio A Prio B 2 Gemeinsame Informationsnutzung Netzbasierte Zusammenarbeit Komplexe, integrierte Arbeitsabläufe Information Interaktion Nutzenpotentiale Workflow Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 20/29

21 Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Saubere Phasen zur Konzeption und zur jeweiligen Umsetzung sind Voraussetzung zum kontrollierbaren Aufbau eines Intranets Intranet-Projekt Phase 1 Phase 2 Phase 3 2. HJ HJ HJ HJ 2001 = Konzeption = Umsetzung Information Standard-Contents (Redaktionsmodell) Content-Management Anbindung AD, Koop. Standard-Contents (DB, externe Quellen) Einfache Interaktionen Informationsbereitstellung Suche, Archivierung Informationsverteilung Offen: vorgezogene Umsetzung für Workflow Extranetaktivitäten (Koop.) Basis für Workflows Einbindung AD, Koop. partner, Kunden Interaktion Workflow Kennzahlen, Statistiken externe Informationen Materialwesen etc. Informationsbereitstellung Suche, Archivierung Informationsverteilung Komplexere Workflows mit Integration von Hostsystemen Geschäftsprozeßunterstützung (POS) Controllingprozesse Kennzahlen, Statistiken externe Informationen Materialwesen etc. Informationsbereitstellung Suche, Archivierung Informationsverteilung Stabilisierung und schrittweiser Ausbau der technischen Plattform Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 21/29

22 Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Erhebung der Nutzeranforderungen Zu jeder Nutzeranforderung wurden folgende Angaben erhoben: Thema / Inhalt / Zielsetzung (abl. vorh. Medien) Stufe (Information, Workflow) Übergreifende Realisierung Standard-Content (Pressemitteilung, Arbeitsanweisung etc.) Relevantes Projekt Einordnung in Navigations-Hierarchie Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 22/29

23 Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Erhebung der Nutzeranforderungen Status Termin Nutzerkreis Erreichbarkeit Nutzungsquote Quantitative Kosten/Nutzenangaben Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 23/29

24 Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Weitere wichtige Punkte Akzeptanz durch Stabilität, Performanz und Show Cases Längerer Betatest Marketing Konzeption Schulung durch CBT Beratung bei Werkzeugauswahl und Konzeption Bereitstellen von Server-Kapazitäten und technischer Unterstützung Integration MIS Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 24/29

25 Agenda Funktion eines Content Management Systems Auswahl eines Content Management Systems Anbieter und Auswahlkriterien Testvorgehen Organisation der Entscheidung Projektstruktur: Einführung eines Content Management Systems Anwendungserfahrungen im Hinblick auf Wissensmanagement Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 25/29

26 Anwendungserfahrungen im Hinblick auf Wissensmanagement Anwendungserfahrungen im Hinblick auf Wissensmanagement CMS ist Infrastruktur für das Management expliziten Wissens CMS erleichtert Balanced-Scorecard CMS hilft bei Wissensinventur, da CMS wertvolle Information herausfiltert CMS fördert Wissensbewußtsein CMS erleichtert es über Wissensmanagement zu sprechen CMS macht Wissensmanagement hoffähig CMS ist nicht wie bisheriges File-System an Aufbauorganisation des Unternehmens orientiert Gute Informationslogistik hilft Wissensmanagement Ein CMS macht Informationslogistik begreifbar Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 26/29

27 Anwendungserfahrungen im Hinblick auf Wissensmanagement Ein CMS fördert durch Ordnung die kreative Wissensentwicklung Dazu ein Auszug eines Spiegel-Gesprächs mit David Lynch: Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 27/29

28 Anwendungserfahrungen im Hinblick auf Wissensmanagement Gefahr der Überbetonung der Technik CMS bindet Ressourcen Anwendungserfahrungen im Hinblick auf Wissensmanagement Fazit: Als Wissensmanager sollten Sie CMS Initiativen unterstützen Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 28/29

29 Zusammenfassung Zusammenfassung Ein CMS macht explizites Wissen effizient handhabbar Ein CMS macht Wissensmanagement hoffähig Ein CMS benötigt Organisation Ein Organisationsteam ist erforderlich. Dies verursacht die wesentlichen Kosten Die Akzeptanz eines CMS wird erreicht durch Stabilität, Performanz und Show Cases Längerer Betatest Stufenweise Einführung Marketing Konzeption Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 29/29

30 Informationsquellen Informationsquellen Informationsquellen zum Thema Content Management Systeme bündelt die Web-Site Dort erscheint demnächst die Diplomarbeit des Betreibers. Literatur die das Thema so wie hier dargestellt trifft, ist bisher nicht bekannt. Die Web-Site enthält auch eine Anbieterübersicht. Ein Online-Artikel, der die verschiedenen Arbeitsschritte in Zusammenhang mit Dokumenten lebendig darstellt, ist unter folgender Adresse zu finden: 2567F6003CC7CF (Workflow-Management und Groupware: Die richtigen Informationen an der richtigen Stelle im schnellen Zugriff, Autor: Thomas Watta, Innovation Gate GmbH) Dr. Stefan Kienecker / 5/26/00 CMS = Content Management System 30/29

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