Bewährtes bewahrt. Neues gewagt. Die Praxis im Bundesverwaltungsamt mit FAVORIT-OfficeFlow

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1 Bundesarchiv Bewährtes bewahrt. Neues gewagt. Die Praxis im Bundesverwaltungsamt mit FAVORIT-OfficeFlow Koblenz, 04. November

2 Geschichte Die Geschichte von FAVORIT beginnt 1994 bei einer Fachaufgabe im BVA: Darlehensverwaltung und -einzug nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) Die Einführung war 1997 abgeschlossen nach Wirtschaftlichkeits- und Machbarkeitsstudie Erstellung eines Pflichtenheftes Ausschreibung und Entwicklung Der Rollout von FAVORIT beginnt nach der erfolgreichen Einführung im Bereich BAföG, mit dem Nachweis erheblicher Effizienzgewinne, dem Interesse vieler Behörden und mit der Entscheidung des BVA, FAVORIT weiterzuentwickeln für die eigene Zentralabteilung und den Einsatz in weiteren Behörden 2

3 Geschichte Vorteil der Eigenentwicklung Umsetzung der eigenen Anforderungen Anpassung an die eigene Geschäftsordnung Konzentration auf die Kernprozesse Weitgehende Unabhängigkeit von Marktveränderungen 3

4 Geschichte ABER auch: Aufwand für Produktmanagement und Tests Aufwand bei neuen Anforderungen Abhängigkeit bei Anpassungen an Standardsoftware und Eigenentwicklung Mehr Know-how und Ressourcen 4

5 Systemarchitektur HEUTE leistungsfähige Standardsoftware direkte Office- Integration flexible Eingangsbearbeitung Scanlösung z.b. FAVORIT- basierte Individuallösungen Acrobat Standard flexible Erweiterungsmöglichkeiten MS-Office- Integration Webtop FAVORIT Standard logisches Archiv z.b. flexible Archivlösung Adobe Plattform Documentum Plattform Basistechnologien Standard-Anwendungsprogramme 5

6 Was ist Documentum? Documentum ist ein universell einsetzbares Content Management System und bildet eine vollständige Plattform zur Erstellung, Speicherung, Verwaltung, Kontrolle, Klassifikation und Publizierung Die ECM-Plattform besteht aus einer Vielzahl von einzelnen Komponenten und Programmen, die man individuell anpassen kann. 6

7 Anpassungen Ziel: Möglichst wenig Anpassungen der Standardsoftware Papierwelt soll sich in der IT widerspiegeln Einhaltung von Gesetzen und organisatorischen Vorgaben 7

8 Anpassungen Stellen und Organisationsablagen Begriffe und Ablagenstruktur Vertreterregelungen Berechtigungskonzept (Leitung-Linie) Umsetzung der Umlaufmappe in elektronische Form Aktenpläne und Geschäftszeichen Geschäftsgangsvermerke Zeichnungsfarben ( ) 8

9 Anpassungen Elektronische Dokumente Drei Ebenen nach dem DOMEA-Konzept integrieren sich in einen Vorgang gehört zu einer Akte Gescannte Dokumente Ziel: Alle Dokumente, Vorgänge, Umlaufmappen, Akten etc. und deren Metadaten liegen elektronisch vor. 9

10 Anpassungen Stellen und Organisationseinheiten Umsetzung in FAVORIT Mehrere (potentielle) Stellvertreter für eine Stelle (Teilzeit-) Kräfte, die sich eine Stelle teilen Ein Mitarbeiter besetzt mehrere Stellen 10

11 Anpassungen Verwaltung nur für berechtigte Benutzer Freie Gestaltung Zugriff nur für berechtigte Benutzer 11

12 Anpassungen Umlaufmappe herkömmlich Umlaufmappe in FAVORIT Dokumente Bundesverwaltungsamt I2 BSB I2 RL I AL Laufweg Probleme: nicht auskunftsfähig Wo ist sie gerade? lange Transportzeiten kann Verlorengehen Lösung: immer auskunftsfähig geht nicht Verloren keine Transportzeit Laufweg immer vor Augen paralleler Versand möglich angepasste Füllung möglich 12

13 FAVORIT im BVA 13

14 BVA in der Praxis FAVORIT-OfficeFlow organisationsbezogen eingeführt: Start mit der Zentralabteilung (Abteilung I) Führungskräfte und Kopfreferate sollen mindestens für Mitzeichnungsprozesse in Zusammenarbeit mit der Zentralabteilung FAVORIT nutzen Für große Fachaufgaben wird unter Anbindung von Fachanwendungen in einem eigenen Projekt eine FAVORIT- Ausprägung entwickelt 14

15 BVA in der Praxis FAVORIT-OfficeFlow organisationsbezogen eingeführt: z.b. Abteilung IV: BAFöG-Rückeinzug Fachaufgabe, Verwaltungsverfahren mit erheblichem Arbeitsvolumen (1,44 Mio. digitalisierte Akten, tägl. ca eingescannte Blatt Papier, tägl Posteingänge) Bearbeitung erfolgt seit 1998 papierlos mit der alten FAVORIT- Version Online-Antragstellung flexible Bearbeitung an drei Standorten Weiterentwicklung der Ausprägung FAVORIT-OfficeFlow mit Anbindung an neues Fachverfahren, Optimierung für die Massenverarbeitung, 15

16 BVA in der Praxis FAVORIT-OfficeFlow prozessbezogen eingeführt: Start mit zentralen Prozessen, die möglichst behördenweit genutzt werden Kleine überschaubare Prozesse Möglichst für einen großen Kreis von MA Gewöhnungseffekte nutzen Wer das System kennt, wird die Einführung des nächsten Prozesses leicht verkraften schleichende Einführung 16

17 BVA in der Praxis FAVORIT-OfficeFlow prozessbezogen eingeführt: Beispiel: Zentrale Buchhaltung Aufbau einer Buchungsstelle für zentralisierbare Buchungen Zugriffsmöglichkeiten nicht mehr hierarchisch, sondern als Matrixorganisation (auch nach zda-verfügung!) Veränderung / Verkürzung des Buchungsprozesses Einführung eines digitalen Posteingangs für Buchungsbelege unter Einbeziehung der Titelverwalter, Anordnungs- und Zeichnungsberechtigen (ca. 200 neue FAVORIT-Nutzer) 17

18 BVA in der Praxis FAVORIT-OfficeFlow für Kollaboration: Beispiel: Projektgruppen begrenzte Nutzungsdauer, begrenzte zeitliche Belastung der Mitarbeiter durch ein neues System Das FAVORIT-Team unterstützt in technischer Hinsicht und mit Workshops zu organisatorischen Fragen Berührungsängste sind geringer, wenn nur ein begrenzter Aufgabenbereich betroffen ist Erfolgreiche Arbeit in den Projektgruppen beeinflusst auch den Arbeitsalltag in der Fachaufgabe 18

19 Hürden Organisation Kulturveränderung Papier ist geduldiger als IT Die Geschäftsordnung ist die Basis für die Vorgangsbearbeitung und erlangt wieder eine neue Bedeutung Aktenpläne bilden das Rückgrad und bedürfen wahrscheinlich eines Reviews, müssen zurück in die Köpfe der Kollegen Kern- und Standardprozesse müssen analysiert werden, eventuell Verantwortlichkeiten geändert werden 19

20 Hürden Akzeptanz erkämpfen Für meine Aufgabe ist das nicht geeignet! fehlende Features erkennen und umsetzen, Sicherheitsbedenken, ist einfacher und schneller, Arbeiten am System vorbei Frühzeitiges Einbinden der Leitung und Mitarbeiter und Überzeugungsarbeit leisten Medienbrüche möglichst vermeiden Projektmarketing 20

21 Kontakt Postanschrift: Bundesverwaltungsamt Referat IB Köln Telefon: Adresse: Webseite: Wir freuen uns, von Ihnen zu hören! 21

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