Enterprise Content Management System

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1 Enterprise Content Management System basierend auf dem Software Framework icms ein Dokument der insign gmbh Februar 2004, Version 2.1 Enterprise Content Management System Seite 1 von 10

2 Enterprise Content Management mit dem insign Software Framework icms Das Online-Redaktionssystem für Ihre Inhalte Im heutigen Dienstleistungszeitalter nehmen Informationen zunehmend eine zentrale Rolle in gewinnorientierten Unternehmen ein. Die Verfügbarkeit von Informationen bzw. Know-how zur richtigen Zeit am richtigen Ort steigert die Produktivität und vermindert administrative Aufwände. Dieses jederzeit verfügbare Informationsangebot zu realisieren und zu betreiben war bisher mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Mit dem Einsatz eines leistungsstarken Content Management Systems lassen sich diese Kosten und Aufwände beträchtlich reduzieren. Erfassen Sie vollkommen eigenständig die Inhalte Ihrer Weblösung Content Management Systeme (CMS) helfen Ihnen Daten zentral und strukturiert zu verwalten. Sei es für einen klassischen Internetauftritt oder eine Intra- oder Extranetlösung, mit einem CMS können die Inhalte einer Website eigenständig erstellt, bestehende Informationen aktualisiert und zusammen mit Bildern, Verlinkungen, Dokumenten und anderen Elementen umgehend per Mausklick im Internet veröffentlicht werden. Unser intuitiv bedienbare und 100% Office-kompatible icms-editor v2.0 hilft Ihnen komplexe Inhalte unterschiedlichster Art wie beispielsweise in Form von Tabellen, Listen oder Dokumenten und anderes mehr einfach per Mausklick oder mittels Copy-Paste in eine Website zu integrieren. Überflüssiger Code beim Herauskopieren aus anderen Office-Anwendungen wird beim Einfügen in den Editor im Hintergrund automatisch entfernt und damit der effektive Code hinsichtlich Geschwindigkeit und Cross-Browser-Kompatibilität optimiert. Schriftarten, Schriftfarben, Hintergrundfarben, Rahmenfarben und zahlreiche andere Elemente lassen sich innerhalb eines Projektes beliebig einschränken, damit die Inhaltsdarstellung dem vorhandenen Corporate Design entspricht. Eine Demoversion des icms-editors v2.0 finden Sie unter Enterprise Content Management System Seite 2 von 10

3 Bilder und Dokumente mit dem integrierten Document Management System (DMS) verwalten Der icms-editor v2.0 verfügt über ein integriertes Document Management System, mit welchem Bilder und Dateien einfach über den Browser verwaltet werden können. Per drag-and-drop können diese Dokumente anschliessend mittels wenigen Mausklicks in den Inhalt integriert werden. Für sehr anspruchsvolle Intranet-Lösungen bietet das zusätzlich integrierbare Modul icms::dms noch weitergehende Document Management Funktionen an. So können beispielsweise ganze Serververzeichnisse unterschiedlichster Server einfach und schnell in einem Intranet verfügbar gemacht werden. Das Hoch- und Herunterladen von Dateien wird somit überflüssig. Gerne informieren wir Sie über die Möglichkeiten dieser interessanten CMS-Erweiterung. Workflow Durch die Einbindung des optionalen Workflow-Moduls lässt sich das Redaktionssystem optimal erweitern und es lassen sich Autoren und Redaktoren definieren. Autoren dürfen gemäss den vergebenen Berechtigungen Inhaltsänderungen vornehmen, diese werden jedoch nicht sofort publiziert. Es wird via Workflow aber ein Hinweis ausgelöst, welcher die Redaktoren informiert, die dann die Änderungen begutachten und freischalten oder zurückweisen können. Ablauf: einfacher Publikationsworkflow Suchmaschinentauglichkeit Die Auffindbarkeit eines Web-Angebots durch Suchmaschinen ist für den Erfolg eines Projekts ein wichtiges Kriterium. Als Mitgründer und Mitinhaber der Firma Angelink yourposition GmbH ( verfügt insign über das entsprechende, technische Know-how um eine dynamische Seite suchmaschinengerecht zu optimieren. Die Option Pfadmapping für das CMS optimiert eine dynamische Website für den Zugang von Suchmaschinen und ermöglicht die Verwendung von einfach kommunizierbaren URL s. Enterprise Content Management System Seite 3 von 10

4 Erweiterbarkeit durch modularen Aufbau Den Anwendungsbereichen des icms CMS sind durch das beliebig erweiterbare Modulsystem keine Grenzen gesetzt: Ob Nachrichten, Branchen- und Produktverzeichnisse, Produktpräsentationen, Terminkalender, Newsletter, FAQ s - Frequently Asked Questions, Verwaltung und Archivierung von News oder ausgereifte Shop-Lösungen; Für Ihre ganz individuellen Anforderungen haben wir leistungsstarke Module, welche sich in Ihrem System preiswert einbinden lassen. Durch die sehr moderne und flexible Architektur Software Framework icms - Systemarchitektur des Software Frameworks icms lassen sich in einer zweiten Phase auch bestehende Lösungen wunschgemäss ausbauen. Der Zugriff auf die Daten kann jederzeit und ortsunabhängig über den Browser erfolgen. In kürzester Zeit kann die Website oder Ihre Intra- beziehungsweise Extranetlösung aktualisiert, modifiziert und damit den neuesten Anforderungen angepasst werden. Ihre Vorteile mit dem icms CMS auf einen Blick: Hervorragendes Preis-/Leistungsverhältnis Individuelle, an die Bedürfnisse angepasste Lösungen Gewährleistung eines einheitlichen Erscheinungsbildes (Designkonsistenz) Orts- und zeitunabhängige Nutzung keine Programmierung notwendig Office-kompatible Text- und Dateneingabe Keine Clientsoftware notwendig Keine Programmierkenntnisse erforderlich Eingabe der Daten vollständig per Browser Suchmaschinentauglichkeit durch Pfadmapping Beliebig erweiterbar Wiederverwenbar durch flexible Schnittstellen Enterprise Content Management System Seite 4 von 10

5 Welchen Mehrwert bringt das icms-cms Ihrem Unternehmen? Internetlösung Senkung der Updatekosten Einfache und schnelle Pflege und Erweiterung der Website Einfachste Einbindung von Inhalt- und Grafik-Elementen auf der Website Schnelle und simple Handhabung von grafischen Änderungen und Erweiterungen Kontrolliertes Publizieren durch das integrierte Staging-System Extranetlösung Senkung der Betriebskosten durch Verminderung des administrativen Kommunikationsaufwands Personalisierte Inhaltsdarstellung durch einfache Benutzerverwaltung für Kunden und Partner Effiziente Verstärkung der Kundenbindung und Erweiterung des Supports für Kunden und Partner Autonomes, aktuelles Publizieren von News und Inhalten Zeitgesteuerte Publikation, Verwaltung und Archivierung von Daten Personalisierbare Portallösung, individuell für alle Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Intranetlösung Senkung der Betriebskosten durch die Unterstützung betrieblicher Prozesse Verbesserter Know-how Transfer Abbildung von Organisationsstrukturen in der Benutzerverwaltung Kostensenkung durch wieder verwendbare Inhalte Nahtlose Integration von bestehenden IT-Systemen (ERP-Systeme, CRM-Lösungen, u.a.m.) Produktions- und Produktivitätssteigerung durch erhöhten und vereinfachten Informationsfluss Enterprise Content Management System Seite 5 von 10

6 Die CMS-Module Die Funktionalität des CMS basiert auf drei icms-modulen: den Modulen icms::content, icms::navigation und icms::personalizer. Zusammen ergeben sie unser zuverlässiges, effizientes und äusserst leistungsstarkes Content Management System mit allen bestechenden Vorteilen eines offenen Software Frameworks (beispielsweise der Integration bestehender IT-Anwendungen, der Anbindung von Fremdsystemen oder der Integration weiterer Applikationen). Inhaltsverwaltung mit dem Modul icms::content Das Modul icms::content ist das Herzstück des Content Management Systems. Es ist für den Inhalt auf den Seiten zuständig. Der Inhalt wird in so genannten Text-Bausteinen dargestellt. erster Schritt beim Einfügen von neuem Inhalt: die Wahl eines Text-Bausteines Eine Seite wird in verschiedene Absätze gegliedert, welche funktional Sinn machen, von aussen her aber nur auf Wunsch als einzelne Elemente erkennbar sind. In Kombination mit dem bereits erwähnten icms::personalizer können die Schreib- und Leserechte für jeden einzelnen Text-Baustein individuell vergeben werden. Es ist ein Baukasten-System, ähnlich dem Lego-Prinzip. Beim Hinzufügen von neuem Inhalt auf eine Seite kann zwischen verschiedenen Text-Bausteinen gewählt werden. Spezielle Bedürfnisse werden durch spezielle Text-Bausteine abgedeckt. Die Einblendung der zur Auswahl stehenden Text-Bausteine ist vom angemeldeten Benutzer abhängig und kann projektweise individuell definiert werden. Jeder Text-Baustein kann mit einem Aktivierungs- und einem Deaktivierungs-Datum versehen werden. Dadurch kann heute bereits Inhalt erfasst werden, welcher morgen erst erscheint. Zudem kann eine optimale Aktualität gewährleistet werden, indem beispielsweise tagesaktueller Inhalt mit einem Verfalldatum versehen wird. Enterprise Content Management System Seite 6 von 10

7 Überall dort, wo innerhalb eines Text-Bausteins längere Text-Passagen oder Bilder einzufügen sind, kommt der icms-editor v2.0 zum Zuge. Den Editor kann man sich als eine dem Word ähnliche Applikation vorstellen, bei welcher einem die gängigen Text-Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Damit die Konsistenz des Designs aber auch über viele Redaktoren hinweg gewährleistet werden kann, lassen sich Schriftformatierungen und Farbgebungen auf das Corporate Design beschränken. Bilder und Dokumente werden mittels dem Editor in definierbaren Bild-Verzeichnissen deponiert, damit diese auch auf anderen Seiten verfügbar sind. Neue Bildgrössen können in Echtzeit auf dem Server erstellt werden. Eine Auto-Cleanup-Routine entfernt unnötigen Code (z.b. überflüssigen XML-Code und Styles von MS Word) aus den kopierten Elementen anderer Programme und bringt Text und Tabellen ins richtige Format. Navigationsstrukturen verwalten mit dem Modul icms::navigation Dieses Modul stellt die Funktionalität zur Verfügung, die gebraucht wird, um die Struktur einer Website selbständig zu verwalten. Navigationseinträge können mittels drag-and-drop schnell und einfach platziert werden Über die icms-administrationsumgebung kann durch dieses Modul an jedem beliebigen Strukturpunkt (Menupunkt) ein Neuer hinzugefügt werden. Bestehende Elemente können mittels drag-and-drop verschoben, kopiert, neu verknüpft oder gelöscht werden. Nebst den dynamischen CMS-Seiten kann auch auf beliebige externe und interne Web-Dokumente und -Applikationen verlinkt werden. Das Modul unterstützt beliebig viele Navigationslisten und -ebenen gleichzeitig. Enterprise Content Management System Seite 7 von 10

8 Benutzerverwaltung mit dem Modul icms::personalizer In der icms-benutzerverwaltung wird mit Benutzergruppen und Benutzern gearbeitet. Jeder Benutzergruppe können beliebig viele Benutzer zugeteilt werden. Jeder Benutzer kann in beliebig vielen Benutzergruppen vorhanden sein. Benutzergruppen können anderen Benutzerguppen untergeordnet sein. Sowohl Benutzergruppen als auch Benutzer mit sämtlichen Daten werden durch die Administratorin in der icms-administrationsumgebung erfasst und verwaltet. Bei Bedarf kann neben Benutzergruppen und Benutzern auch das Rollenkonzept aktiviert werden. Damit stehen Ihnen alle denkbaren Möglichkeiten zur Verfügung, die Zugriffsrechte sowohl in der icms-administrationsumgebung, als auch auf der Website zu definieren und zu pflegen. die Benutzerverwaltung lässt sich individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen Sämtliche icms-module werden durch den Personalizer überwacht. So kann für jedes Modul definiert werden, wer darauf Zugriff hat. In Zusammenarbeit mit den Modulen icms::navigation und icms::content leistet der Personalizer ganz besondere Dienste: Für jeden Navigationspunkt, jede Seite und jeden Text-Baustein kann definiert werden, welche Benutzergruppen den jeweiligen Eintrag sehen (Leserecht) und / oder bearbeiten (Schreibrecht) dürfen. Mit dem Einsatz des CMS haben Sie damit auch eine Extranet -Lösung. So können bestimmte Seiten oder auch nur einzelne Elemente der Seiten nur genau definierten Benutzergruppen zur Verfügung gestellt werden. Bei Bedarf ist auch die Anbindung an ein LDAP-System oder eine externe CRM-Lösung möglich (z.b. Active Directories von Windows 2000 oder Navision von Microsoft), was ein redundantes bewirtschaften von Benutzerdaten unterbindet. Enterprise Content Management System Seite 8 von 10

9 ein Auszug weiterer Features unseres CMS die Suche als integraler Bestandteil des CMS Eine seitenübergreifende Suchfunktion ist fester Bestandteil des Moduls icms::content. Bei dieser Suche werden sämtliche eingegebenen Texte nach den Suchbegriffen durchforstet und in einer übersichtlichen, auf die entsprechenden Seiten gelinkten Liste dargestellt. Pro Text-Baustein können die Administratorinnen zusätzlichen, unsichtbaren Text definieren, welcher eine effizientere Suche und die damit verbundene Benutzerfreundlichkeit unterstützt. Das Eingabefeld für die Suche sollte auf der Website unbedingt prominent und andauernd sichtbar platziert werden, ist es doch die Suche, welche von unzähligen Benutzern immer wieder sehr geschätzt wird. Es werden dabei sämtliche Inhalte, welche nicht durch die Administratoren von ihrer Durchsuchbarkeit ausgeklammert wurden, nach den durch die Besucherin eingegebenen Stichworten durchsucht. Das Resultat ist eine Liste mit den Seitentiteln der Seiten, auf denen Text gefunden wurde, der genau diese Stichworte enthält. Zudem wird angezeigt, wann diese Seite erstellt wurde, und es wird bereits auf der Resultatseite pro gefundenem Eintrag ein kurzer Auszug aus dem Inhalt dargestellt. Seitenaufbau innerhalb des CMS An einer beliebigen Position in der Struktur des Web-Angebotes kann eine neue Seite definiert werden. Jede dieser Seiten besitzt bestimmte, zu definierende Parameter, wie beispielsweise den Seitentitel. Jede so erstellte Seite kann mit Inhalt gefüllt werden. Das Modul icms::content arbeitet mit einzelnen Text-Bausteinen. Inhalt auf einer Seite wird in einer beliebigen Anzahl von Text-Bausteinen dargestellt, von denen jeder einerseits mit seinen individuellen Lese- und Schreibrechten für bestimmte Benutzergruppen versehen, andereseits bestimmt werden kann, in welcher Zeitspanne der Text-Baustein angezeigt werden soll. icms ist auf Mehrsprachigkeit ausgelegt. Es ist darum erwähnenswert, dass einzelne Seiten einer bestimmten Sprache komplett, also inklusive aller darauf befindlichen Text-Bausteine, in die Navigation einer anderen Sprache kopiert werden können. Nach diesem Kopiervorgang müssen anschliessend die einzelnen Abschnitte lediglich noch übersetzt werden. Durch die Definition der Schreib- und Leserechte auf Navigations-, Seiten- und Inhaltsebene steht Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung, die angezeigten Informationen sinnvoll zu verwalten. Clipboard Für Texte, die in den Inhalten der einzelnen Seiten wiederholt eingebunden werden müssen, bietet sich unser Clipboard an. Damit diese Texte nicht redundant gepflegt werden müssen, bietet unser CMS eine sehr komfortable Möglichkeit. Sie können einzelne Text-Bausteine (Inhaltselemente) oder auch ganze Seiten auf dem so genannten Clipboard ablegen. Das Clipboard ist der Zwischenablage, so wie wir sie aus den MS Office-Programmen her kennen, sehr ähnlich. Es ist damit ein kleiner Zwischenspeicher, dessen Inhalt auf anderen Seiten hineinkopiert werden kann. Enterprise Content Management System Seite 9 von 10

10 Beim Einfügen des Inhaltes vom Clipboard kann dieser entweder effektiv kopiert oder auch nur verlinkt werden. Wird ein Inhalt kopiert, so kann er am einen oder anderen Ort bearbeitet werden, ohne dass sich diese Arbeiten gegenseitig beeinflussen. Wird ein Text-Baustein jedoch mit einem anderen verknüpft, so muss er lediglich an einem Ort aktualisiert werden, wodurch er auch auf all den Seiten aktualisiert wird, auf denen er verknüpft ist. Das System unterscheidet dabei nicht zwischen Original und Verknüpfung, damit sowohl der eine, als auch der andere Text bearbeitet werden kann und der Effekt, nämlich das Anzeigen des korrekten Textes an beiden oder weiteren Stellen, in allen Fällen garantiert ist. Auf Erfahrung bauen insign ist ein erfahrener Dienstleister für die Konzeption und Realisation nutzenorientierter e-business Applikationen. Unser auf offenen Technologien basierendes Solution Framework icms verkürzt die Entwicklungszeit für individuelle Lösungen, vereinfacht Verknüpfungen mit bestehenden IT-Komponenten und bietet für das Content Management ein kluges, benutzerfreundliches Baustein-System: mit Workflow, Rollensystemen, Document Management uam. E-Business-Projekte von insign zeichnen sich deshalb durch hohe Kosteneffizienz, technologische Konsistenz und Flexibilität für zukünftige Ausbauschritte aus. Unsere Lösungen sind seit Jahren erfolgreich im Einsatz und werden ständig weiterentwickelt. Überzeugen Sie sich selbst von den Möglichkeiten wir beraten Sie gerne! Kontaktperson insign gmbh Herr Philipp Sprecher Bäulerstrasse Glattbrugg Tel Tel. direkt Web Enterprise Content Management System Seite 10 von 10