PET Personalentwicklung tut s. Workshop am 28./

Transkript

1 Projekte erfolgreich managen Workshop am 28./ Erfolgsfaktoren 1

2 Aufgaben der Projektplanung Hauptaufgaben des Projektmanagements (1) Ziele: Definition klarer, eindeutiger, erreichbarer und von allen Projektbeteiligten akzeptierter Ziele und Zwischenziele. Sie sind die Basis aller Aktivitäten. Kernfragen: Für wen tun wir das? Wozu tun wir das? Was soll in der zur Verfügung stehenden Zeit erreicht werden? Woran messen wir den Erfolg? Aufbau-Organisation: Aufbau einer zeitlich befristeten und für die Aufgabe geeigneten Projektorganisation mit personifizierten Verantwortungen. Kernfrage: Wer macht was und ist wofür verantwortlich? Ablauf-Organisation: i Bestimmen und Festlegen des technisch h und wirtschaftlich hfl h geeigneten Projektablaufs. Kernfragen: Was ist wie zu organisieren? Wie gehen wir vor? Welche Zwischenziele wollen wir vereinbaren? 2

3 Hauptaufgabendes Projektmanagements (2) Projektplanung: Planung von realistischen und abgestimmten Leistungen, Kosten und Terminen. Kernfragen: Welche Qualitätsstandards, welchen Leistungsumfang, welche Termine können wir dem Kunden im Rahmen des verfügbaren Budgets realistisch zusagen? Führung: Schaffen eines Umfeldes, das zu Motivation, Engagement und Zusammenarbeit aller Betroffenen beiträgt. Kernfrage: Tun wir alles, um Betroffene zu Beteiligten zu machen? Steuerung / Controlling: Laufende Überwachung und sofortige Steuerung bei Abweichungen, die Ziele, Teilziele und Ergebnisse beeinflussen. Kernfragen: Welche Konsequenzen haben auftretende Abweichungen im Hinblick auf das vereinbarte Ziel? Wie schaffen und erhalten wir dem Projektteam im Rahmen der vorhandenen Ressourcen einen maximalen Gestaltungsspielraum? Rollen und Gremien in Projekten Auftraggeber Kunden Verantwortliche Organisationseinheiten Steuerungsgremium Lenkungsausschuss (Entscheider) Endnutzer Anwender Projektleiter und Prozessbegleiter Projektteam 3

4 Aufgaben der Projektleitung Auftragsklärung g mit dem Auftraggeber regelmäßige Rückkoppelung mit dem Auftraggeber Experte für das jeweilige Fachgebiet. Vertreten und Verantworten der im Projektteam erarbeiteten Ergebnisse (fachliche Führung) Projektplanung und -organisation Projektsteuerung Personalführung Repräsentation des Projektes im Umfeld Controlling, soweit diese Funktion nicht an anderer Stelle erfüllt wird. Übersicht Projektphasen Jedes Projekt durchläuft vier Grundphasen: 1. Definition / Initiierung / Start 2. Planung 3. Umsetzung / Realisierung 4. Abschluss Quelle: Boy/Dudek/Kuschel, Projektmanagement, Speyer

5 Projektphasen 1. Definition / Initiierung / Start 2. Planung 3. Umsetzung / Realisierung 4. Abschluss Auftragsklärung: Ziele Ziel der Auftragsklärung ist es: das Problem genau abzugrenzen die Ziele des Auftraggebers festzulegen den Überblick über die Probleme der Beteiligten und Betroffenen zu gewinnen die inhaltlichen Ziele zu klären Das Projektteam zusammen zu stellen und den Projektleiter / die Projektleiterin zu benennen die potentiellen Konflikte zu identifizieren die organisatorischen Fragen zu klären (z.b. Ressourcenverfügbarkeit, Einzelschritte) die Rollen zu klären 5

6 Auftragsklärung: Modell Ressourcen Personal Finanzen Ausstattung Externe Projektumfeld Ausgangssituation, Bedarf Unternehmensstrategie Randbedingungen intern extern Projektidee, Vorhaben Vorarbeiten zum Projekt Benchmarks State of the art Auftrag klären Vorläufig geklärter Projektauftrag Zusammengestelltes Projektteam und benannter Projektleiter Wie geht es weiter? Die zweite Phase der Projektarbeit ist die Planung Planungsschritte im Telegramm-Stil: 1 Alle erforderlichen Arbeitsschritte sammeln und zu Paketen zusammenfassen 2 Arbeitsschritte nach Abfolge ordnen 3 Gegen-Check: Haben wir etwas vergessen? 4 Den Arbeitsschritten Ressourcen zuordnen Was muss fertig sein für den nächsten Schritt? 5 Zeitplan mit Meilensteinen aufstellen 6 Freigabe durch Auftraggeber 6

7 Was kann ich mit Planung erreichen? Wesentliche Ergebnisse einer Planung sind: Sichere Aussagen zum Projektablauf Ermittlung von kritischen Faktoren zur Verminderung des Risikos Ermöglichen eines zielgerichteten Einsatzes aller Projektressourcen Basis zur effizienten Projektsteuerung Quelle: Boy/Dudek/Kuschel, Projektmanagement, Speyer 1995 Projektstrukturplan Beispiel: Der Projektstrukturplan beschreibt, was zu tun ist: Hauptaufgaben Teilaufgaben Arbeitspakete 7

8 Projektablaufplan Beispiel Hausbau Dach Garten 1.1 Erdarbeiten 1.2 Fundament, Mauerwerk 1.4 Fenster, Türen 2.4 Innen-, Außenputz 3.2 Zaun 2.1 Estrich 2.2 Sanitär, Heizung 3.3 Vorplatz 2.3 Elektro Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen werden deutlich. Auswirkungen von Änderungen in einem Arbeitspaket auf alle anderen Abläufe lassen sich sofort ermitteln. Der kritische Pfad der gesamten Entwicklung wird bestimmt. Er ist der Teilentwicklungszweig, der am längsten dauert, also den Abgabetermin des Endproduktes bestimmt. Meilensteine Innerhalb der Projektphasen gibt es wichtige Ereignisse, die als Meilensteine festgelegt werden können im Beispiel die Meilensteine für den Bau eines Hauses. An ihnen markieren sich auch Stop- oder Go- Entscheidungen des Entscheidergremiums. 8

9 Balkendiagramm PROJEKTPLAN STEUERN UND ENTSCHEIDEN Jan 04 Feb 04 Mrz 04 Apr 04 Mai 04 Jun 04 Jul 04 Aug 04 Sep 04 Okt 04 Nov 04 Dez 04 Jan 05 Feb 05 Mrz 05 Apr 05 Planungsphase Umsetzungsphase L G WS / WS / WS / s LG LG LG LG GEMEINSAME PROFILIERUNG flächendeckende Bildungsarbeit Gestaltung d. Fläche Programmstruktur Bedarfserschließung Programmgestaltung gemeinsames Qualitätsmanagement Akquisitionsverfahren GESCHÄFTSPROZESSE Ablauforganisation (differenzieren) Organisationskonzept Angleichen d. Verwalt.prozesse Anmeldeverfahren Technische Intimitäten WinBasys Betriebsmittel Serviceleistungen e UMSETZUNGSPLANUNG Profilumsetzung planen technische Aspekte / IT PERSONALEINSATZ Personalzuständigkeiten interne MAF INTERNES MARKETING Kennenlernen flächendeckene Bildungsarbeit / Kulturlandkarte Lfd. Programme, Akzeptanz, Formen, Standards Sammlung und Übersicht WS Systematik d. Programms Bedarfserschließung Prozessanalyse Angleich Verfahrensweise Newsletter no1 no2 no3 no4 no5 Datenbank laufende Pflege der Datenbank Einbeziehung KL /Außenstellen Politik und Öffentlichkeit EVALUATION 17 Maßnahmenplan 9

10 Projektmarketing Warum (internes Projekt)-Marketing? Projektteams entfernen sich zwangsläufig vom Alltag der Organisation Die Komplexität des Arbeitsprozesses ist außerhalb der Projektgruppe nicht nachvollziehbar Die Umwelt nimmt nur die (Zwischen-)Ergebnisse wahr Die Projektumwelt entwickelt eigene Vorstellungen von dem, was im Projekt geschieht Deshalb ist eine aktive Kommunikation mit der Projektumwelt erforderlich! Projektmarketing ist Dialog Informationen in eine Richtung erlauben keine Kontrolle über die Wirkung! Deshalb ist die besten Methode die direkte Auseinandersetzung also Gespräch, Workshops, Abteilungsmeetings, Betriebsversammlung; ergänzend auch Rundschreiben, Intranet, Aushängen! Allerdings: Wer andere fragt, muss mit Antworten rechnen! 10

11 Projektmarketing - Worauf ist zu achten? 1. Speziell in Entwicklungsprojekten muss immer mit irrationalen Haltungen, ernsthaften hf Bfü Befürchtungen und mit Widerstand d gerechnet werden. 2. Ziele, Arbeitsplanung und (Zwischen-)Ergebnisse müssen vermittelt werden (nicht verkauft!) 3. Bedenken Sie, dass niemand in Ihrem Betrieb alle Einzelheiten und Feinheiten Ihrer Bearbeitung des Projektthemas vollständig nachvollziehen kann. Was Ihnen längst klar geworden ist, müssen Sie anderen er - klären. 4. Projektmarketing ist in erster Linie Informations-Marketing: - Wer muss was wann wissen? - Welche Formen sind angemessen? - Was kann für das Projekt aus Rückmeldungen gewonnen werden? 11