E. Berger, armasuisse B. Isenegger, ARTIS Ltd. Praxistag für die Öffentliche Verwaltung 2010 Business Process Management - Einfach und bestechend

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1 E. Berger, armasuisse B. Isenegger, ARTIS Ltd. Praxistag für die Öffentliche Verwaltung 2010 Business Process Management - Einfach und bestechend

2 armasuisse und Business Process Management armasuisse (Beschaffungszentrum im VBS) seit Jahren integriertes Managementsystem für Qualität, Sicherheit, Umweltleistung (Herstellung bis Entsorgung) Prozessorientierung Erhöht Effizienz innerhalb und zwischen Organisationseinheiten Verbessert Qualität der Dienstleistungen Stellt auf einfache Weise Kundenzufriedenheit sicher

3 armasuisse und ar 2010 armasuisse (ar) ist ein Kompetenzzentrum des Bundes Organisationsprojekt armasuisse 2010 Umsetzung mit entsprechenden Instrumenten per

4 ar armasuisse (ar) ist ein Kompetenzzentrum des Bundes Beschaffung von technologisch komplexen Systemen / Materialien Rüstungstechnologie und Qualitätssicherung Immobilien VBS die räumlichen Referenzdaten der Schweiz Organisationsprojekt armasuisse 2010 Umsetzung mit entsprechenden Instrumenten per

5 ar 2010 armasuisse (ar) ist ein Kompetenzzentrum des Bundes + Organisationsprojekt armasuisse 2010 Vision des neuen Rüstungschefs Erweiterung Kundenkreis auf gesamte Bundesverwaltung und Dritte Überprüfung und Anpassung der Strategie Überprüfung und Anpassung der Prozesse und der Organisation Umsetzung mit entsprechenden Instrumenten per

6 ar 2010 armasuisse (ar) ist ein Kompetenzzentrum des Bundes Organisationsprojekt armasuisse Umsetzung mit entsprechenden Instrumenten per IMS (iknow IMS) DMS (DOCMAS) ERP (SAP) MS Office (VISTA mit Office 2007)

7 Projektauftrag ar 2010 IMS IMS (führendes System der Vorgaben) strategisch/operativ anpassen Vorgaben organisieren, abbilden und erweiterte Anforderungen umsetzen Release-Wechsel auf iknow IMS, R3

8 Projektauftrag ar 2010 IMS + IMS (führendes System der Vorgaben) strategisch/operativ anpassen Anpassung des Prozessmodells und der Prozesse Anpassung der Organisation Anpassung entsprechender Dokumentation Erweiterung der Prozessführung Vorgaben organisieren, abbilden und erweiterte Anforderungen umsetzen Release-Wechsel auf iknow IMS, R3

9 Projektauftrag ar 2010 IMS IMS (führendes System der Vorgaben) strategisch/operativ anpassen + Vorgaben organisieren, abbilden und erweiterte Anforderungen umsetzen verschiedene Sichtweisen auf Vorgaben (Prozess-, Organsations-, Produkt/Dienstleistungssicht) Verknüpfung der Vorgaben Möglichkeit, die Umsetzung der Vorgaben zu messen Verbesserungs-/Änderungs-Management Release-Wechsel auf iknow IMS, R3

10 Projektauftrag ar 2010 IMS IMS (führendes System der Vorgaben) strategisch/operativ anpassen Vorgaben organisieren, abbilden und erweiterte Anforderungen umsetzen + Release-Wechsel auf iknow IMS, R3 Erhöhte Integration in MS Office (Word, Excel, Visio) Neues Look-and-Feel (RIA, Silverlight) Mandantenfähiges System Workflow-Engine Moderne service-orientierte Architektur

11 Anforderungen an den Partner ARTIS Projektleitung Implementation ar 2010 in iknow IMS Beratung bezüglich optimaler Ausgestaltung / Abstimmung von Prozessen (inkl. Messbarkeit) und Verantwortlichkeiten Abbildung neuer Strukturen in iknow IMS per Release-Wechsel iknow IMS, R3 (Vorbereitung Messbarkeit der Prozessleistung)

12 ARTIS Wer wir sind Team erfahrener und junger Spezialisten im Bereich Business Process Management und Software-Entwicklung Unser Portfolio umfasst Business Process Analyse Strategische Planung von Business Process Management Consulting und Projektleitung zur Umsetzung von BPM Planung nützlicher Software-Architektur für Ihre Bedürfnisse Software-Entwicklung iknow (rund um BPM) Referenzen in Verwaltung, Industrie, DL-Branche

13 Anforderungen an die Lösung Komplexes einfach darstellen, schlanke Prozesse Unterschiedliche Sichten (Prozess, Organisation, Angebot) sind möglich Änderungen / Ergänzungen mit geringem administrativen Aufwand umsetzen Erweiterungen bei zusätzlichen Bedürfnissen möglich (modular) Kompatibilität zu anderen wichtige Systemen (DMS, ERP, MS Office)

14 Die Lösung Strategische Verankerung Welche Organisationsform benötige ich zur Zielerreichung? Welche Abläufe (Prozesse) sind dabei zielführend? Top-Down-Ansatz Gliederung sinnvoller Prozesseinheiten (Wertschöpfungskette, Ziele) Verantwortlichkeiten regeln: Wer hat welche Kompetenzen Verständnis Ihrer Fachkräfte für Prozessmanagement / Schulung Bottom-Up-Ansatz Beschreibung der Prozesse durch Linie Verknüpfung / Kompatibilität: Koordination durch Prozessteam

15 Verankerung der Elemente Unschärfe / Freiheitsgrade Managementsystem strategischer Bereich ERP operativer Bereich DMS GEVER Unternehmensstrategie Tagesgeschäft Zielerreichung IMS Vorgaben & Zielwerte WOMIT werden (Teil-)Ziele erreicht Organisation & Abläufe passende Struktur zur Zielerreichung WIE werden Ziele erreicht strategische Ziele aus der Absicht abgeleitete Zielsetzungen Vision Absicht, was wir in 8-10 Jahren sein werden (prägnant formulierter Kernsatz) 1 Jahr 10 Jahre Zeit

16 Funktionalstrategien Strategisches Geschäftsfeld Beschaffung Strategisches Geschäftsfeld Einkauf und Kooperationen Strategisches Geschäftsfeld Wissenschaft und Technologie Strategisches Geschäftsfeld armasuisse Immobilien Strategisches Geschäftsfeld swisstopo Strategieebenen Unternehmensstrategie armasuisse Personal Informatik Finanzen QM Kommerz Kommunikation Offset-Strategie Rüstungspolitik Beschaffungsstrategie

17 Von strategischen Zielsetzungen zum Leistungsauftrag für Unternehmensabläufe Prozessmodell (Abbild der Wertschöpfungskette) Was leisten die Kernprozesse? Welchen Rahmen geben die Führungsprozesse? Wie und wo unterstützen die Supportprozesse? Zielvorgaben Managementprozesse Verbesserung Kernprozesse Wertschöpfungsergebnis Supportprozesse

18 Geschäftsmodell als Vorgabe um den zu erzielenden Nutzen festzulegen

19 Prozessmodell aus Top-Down-Ansatz Führung und Steuerung Kommunikation Personal Management Finanz Management Business Excellence Kunden- und Auftragsmanagement Marketing Kundenmanagement Auftragsmanagement Beschwerdemanagement SLA Management Technologie Beschaffung / Entwicklung Unterhalt / Betrieb Verkauf / Vermietung Geographie / Topographie Technologie- und Forschungsmgmt Einkauf Konfigurationsmanagement Verkauf / Vermietung Material und Systeme Geodäsie Risikoanalysen und Sicherheitskonzepte Beschaffung Material und Systeme Munitionsüberwachung Verkauf / Vermietung Immobilien Topografie Beschaffung IKT-Systeme Immobilien Portfoliomanagement Kartografie Beschaffung Immobilien Facilitymanagement Vermessungsdirektion KOGIS Landesgeologie Vertrags- und Lieferantenmanagement Industriebeteiligungen/ Offset Transport Recht Infrastruktur Informatik

20 Prozessgruppen Bildung sinnvoller Prozessgruppen ist Erfolgsschlüssel Beherrschbarkeit der Ablaufkette / Einflussnahme (Verbesserung) Ergebnisorientierung / Gesamtauswirkung (Verantwortlichkeit) Entkoppelung von Aufgaben nach Organsationseinheiten Zielvorgaben (Leistung der Prozessgruppe) KVP Verbesserung Festlegen des benötigten Inputs Verfahren (Prozessgruppe C) Vorgängige Prozessgruppe A Vorgabe aus Managementprozess Vorgängiger Prozessgruppe B Input Prozess 1 (Kette 1) Prozess 1 (Kette 2) Prozess 2 (Kette 1) Prozess 3 (Kette 1) Prozess 2 (Kette 2) Prozess 4 (Kette 1) Resultat aus Prozesskette 1 Resultat aus Prozesskette 2 Output Ergebnisorientierung (messen des Outputs)

21 Prozessbeschreibung Bottom-Up Optimale Prozessleistung Vorgabe des Prozessziels aus Top-Down-Ansatz Festlegen des Ablaufes durch die betroffene Linie (Prozessowner) Messgrössen / Ergebniskontrolle im Ablauf einbauen Ziel (Prozessleistung) Verbesserung Ziel (Prozessleistung) Verbesserung Korr. Verb. Festlegen der Messgrössen Festlegen der Messgrössen Prozess 1 Prozess 2 Prüfung (Ergebniskontrolle) Input Transformation Output = Input Transformation Output Ergebnis (Output, Resultat) P2 Ergebniskontrolle Ergebniskontrolle

22 das Resultat in iknow IMS Prozessmodell (oberste Ebene)

23 das Resultat in iknow IMS Prozessmodell mit Detaillierung zu Einzelprozessen

24 das Resultat in iknow IMS Visualisierung von Prozessen und Dokumenten

25 das Resultat in iknow IMS Zu Prozessinhalten und verknüpften Dokumenten

26 das Resultat in iknow IMS Prozess-Fokussierung und andere Sichtweisen

27 das Resultat in iknow IMS Z.B. die Sichtweise nach Organisationseinheiten

28 Vorgehen Klare Projektverankerung / passende Projektorganisation Flexibilität in der Projektplanung aufgrund Bottom-Up- Ansatz (breite Einbindung der Linie)

29 Projektverankerung Auftraggeber: UL armasuisse RC (CEO) Ausrichtung ar Committment Prozessmodell u. Organisation IMS-Board Vertreter OE und Unternehmensentwicklung Beratend Abstimmung mit Strategie Prozessgruppen innerhalb OE IMS- Verantwortung: E. Berger Teil-Projektleitung: ARTIS Teil-Projektaufträge Gesamtkoordination inhaltliche, formale Abstimmung Projektplan IMS ar 2010 Aufträge / Aufgaben Koordination Immobilien W + T Beschaffung / IKT IT ar FUB Systemlieferant: ARTIS Prozessdetaillierung Dokumentation (Vorgabe) IT-Koord. intern Tech. Infrastruktur Software Customizing

30 Flexible Projektplanung mit Einbindung der gesamten Linie Involvierung der Linie Flexibilität

31 Erfolgsfaktoren des Projektes (1) Unterstützung des Top-Managements / Committment Verankerung der Reorganisation in entsprechender Strategie Gute Mischung Top-Down / Bottom-Up Prozesskernteam für Prozessmodell / Prozessgruppen Linie für Prozessbeschreibung / Prozess-Steuerung (Messbarkeit) Konsolidierung / Verknüpfung gemeinsam (Prozessteam / Linie)

32 Erfolgsfaktoren des Projektes (2) Motivation der Linie (Nutzen des Projekts, Info, Schulung) Klare Projektorganisation / Flexible Projektleitung Passende Prozess-Software Bekannte Office-Werkzeuge als Editor für Linie (Word, Visio) Einfacher Zugang zu den Prozessinhalten Verständliche, unkomplizierte Bedienung Sichtbarer Nutzen (Welche Erleichterung kann der MA erwarten?)

33 Ergebnis IMS mit ar 2010 wurde per aufgeschaltet Reorganisation mit hoher Akzeptanz unter Mitarbeitenden Einbezug der Linie Belebte Zusammenarbeit Gestiegenes Interesse an Geschäftsprozessen Durchwegs positive Feedbacks der Benutzer Arbeit mit verbesserter Software und modernem Feel & Look Einfach zugängliche Visualisierung bereinigter Strukturen

34 Ihre Fragen beantworten wir gerne, auch an unserem Stand! Informationen zu konkreten Projekten oder allgemein zu Business Process Management auf Verabredung Kontakt / Informationen armasuisse Erhard Berger T +41 (0) ARTIS Ltd. Beni Isenegger T +41 (0)

35 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit E. Berger, armasuisse B. Isenegger, ARTIS Ltd. Praxistag für die Öffentliche Verwaltung 2010 Business Process Management - Einfach und bestechend

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