Anleitung zu Mitarbeiter-Stammdaten

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1 Web Site Engineering GmbH Anleitung zu Mitarbeiter-Stammdaten Mitarbeiter im WPS Version 4.3 Seite 1 Stammdaten der Mitarbeiter verwalten Mitarbeiterdaten hinzufügen Mitarbeiterdaten löschen Mitarbeiterdaten ändern Mitarbeiterdaten drucken und exportieren Öffentliche Ansicht überprüfen...16 Stand: 20. Mai 2008 Autor: Könnecke, Tobias Web Site Engineering GmbH Julius-Höpfner-Straße 35 D Gießen Tel.: 0641 / Fax: 0641 / info@web-site-engineering.de

2 Stammdaten der Mitarbeiter verwalten 1 1 Stammdaten der Mitarbeiter verwalten Die Stammdaten der Mitarbeiter einer OE beinhalten alle relevanten Informationen zu den der entsprechenden Organisationseinheit (OE) zuzuordnenden Mitarbeitern wie z. B. Name, Adresse, Funktion in der OE oder auch ein Bild des Mitarbeiters. In vielen Modulen des WPS werden Inhalte (News, Downloads, etc.) mit dem verantwortlichen Mitarbeiter verknüpft. Die Pflege eines vollständigen Mitarbeiter-Profils erleichtert Rückfragen zu den Inhalten des WPS. Sie werden über das Web-Formular Mitarbeiter (MA) verwaltet. Zusammen mit den Informationen über die von einem Mitarbeiter veröffentlichten Publikationen, dessen gehaltene Vorträge und gelesenen Veranstaltungen sowie den zugehörigen Bookmarks kann aus ihnen automatisch ein Mitarbeiterprofil erstellt und auf der öffentlichen Internetseite publiziert werden. Jeder Mitarbeiter hat hier die Möglichkeit, z. B. durch die Erfassung seines Lebenslaufs sowie eines frei gestaltbaren Textes, den Inhalt seiner persönlichen Page auf der öffentlichen Web-Site der OE selbst zu bestimmen. Damit hat jeder Mitarbeiter mit dem WPS die Möglichkeit, sich selbst professionell und vollständig auf einer eigenen Webseite zu präsentieren (vgl. Abb. 1). Das WPS kann durch Aggregation der Inhalte der Mitarbeiterseiten automatisiert ein hochwertiges Personalverzeichnis generieren (vgl. Abb. 2).

3 Stammdaten der Mitarbeiter verwalten 2 Abb. 1: Beispiel einer öffentlichen Mitarbeiterprofil-Seite Abb. 2: Aggregiertes Mitarbeiterverzeichnis (Ausschnitt)

4 Stammdaten der Mitarbeiter verwalten 3 Das Web-Formular Mitarbeiter (MA) befindet sich im Modul Organisation Mitarbeiter anlegen (vgl. Abb. 3). Bei der erstmaligen Eintragung der Mitarbeiterdaten werden zunächst über das Web-Formular Mitarbeiter (MA) die Stammdaten der Mitarbeiter wie Name, Adresse und Kontaktmöglichkeiten eingetragen. Andere zugehörige Mitarbeiterdaten werden anschließend über die Web-Formulare Publikationen (MA), Vorträge (MA), Veranstaltungen (MA) und Bookmarks (MA) den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet. Abb. 3: Web-Formular Mitarbeiter im Intranet starten Das Web-Formular Mitarbeiter (MA) listet alle Mitarbeiter der OE mit Name, Telefonnummer und -Adresse auf. Die zur Verfügung stehenden Funktionen finden sich im oberen Bildschirmbereich (vgl. Abb. 4):

5 Stammdaten der Mitarbeiter verwalten 4 Abb. 4: Web-Formular Mitarbeiter (MA) Kategorie auswählen Mit Hilfe des Pull-Down-Feldes Kategorie auswählen können die angezeigten Mitarbeiter auf bestimmte Kategorien (z. B. Professor, Student, wiss. Hilfskraft, stud. Hilfskraft) beschränkt werden. Voreingestellt ist hier alle Mitarbeiter anzeigen. Status auswählen Mit Hilfe der Pull-Down-Feldes Status auswählen kann ausgewählt werden, ob nur aktive, nur inaktive oder alle Mitarbeiter angezeigt werden. Voreingestellt ist hier Alle Mitarbeiter anzeigen. WWW-Seite Der farbige Button in der der Spalte WWW-Seite gibt an, ob ein Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste auf der öffentlichen Internetseite der OE angezeigt wird (grün) oder zwar im Datenbestand vorhanden ist, aber nicht auf der öffentlichen Internetseite als Mitarbeiter geführt wird (rot). Durch einen Maus-Klick auf den Button kann dieser Zustand geändert werden. Diese Funktion entspricht der Einstellung Anzeige auf der Mitarbeiterseite, Erstellung einer WWW-Seite bei der Neuaufnahme und Änderung eines Mitarbeiters.

6 Mitarbeiterdaten hinzufügen 5 Aktiv Der farbige Button in der Spalte Aktiv gibt an, ob der Mitarbeiter aktiv (grün) oder aber inaktiv (rot), d.h. ein ehemaliger Mitarbeiter ist. Auch hier kann der Zustand des Buttons mit einem Maus-Klick darauf geändert werden. Die Funktion der Spalte Aktiv entspricht der Einstellung Mitarbeiterstatus bei der Neuaufnahme und Änderung eines Mitarbeiters. Diese Funktion hat keine Auswirkung auf die Veröffentlichte Seite. Link/Name Durch einen Maus-Klick auf das -Symbol im Feld Link/Name wird der URL für die öffentliche Mitarbeiter-Detailseite angezeigt. Durch einen weiteren Maus-Klick auf den blau unterlegten URL erscheint die Internetseite in einem separaten Fenster. Wird das -Symbol mit dem Mauszeiger nur berührt, wird auch der URL angezeigt. Es besteht jedoch nicht die Möglichkeit den URL anzuklicken. Der URL der persönlichen Seite wird entweder bei der Neuaufnahme oder Änderung des Mitarbeiters eingegeben. Mit einem Maus-Klick auf die blau unterlegte -Adresse öffnet sich (falls installiert) automatisch das standardmäßig festgelegte -Programm. Dem Mitarbeiter kann so eine geschrieben werden. Ist der Name nicht blau unterlegt, muss dem Mitarbeiter erst noch eine -Adresse zugewiesen werden. 2 Mitarbeiterdaten hinzufügen Um einen Mitarbeiter mitsamt seinen personenbezogenen Daten neu in das WPS aufzunehmen, muss ein Maus-Klick auf den Button Neuaufnahme durchgeführt werden (vgl. Abb. 4). Daraufhin werden sukzessive mehrere Web-Formulare geöffnet, die der Erfassung der persönlichen Daten eines neuen Mitarbeiters dienen. Zunächst werden in einer neu geöffneten Seite Vor- und Nachname des Mitarbeiters eingetragen, um zu überprüfen, ob der Mitarbeiter nicht schon im System vorhanden ist. Ist der Mitarbeiter im System vorhanden, erscheint ein Auswahlfenster, indem die Daten der vorhandenen gleichnamigen Mitarbeiter angezeigt werden. Es besteht die Möglichkeit

7 Mitarbeiterdaten hinzufügen 6 einen vorhandenen Mitarbeiter auszuwählen. Zum Teil ist es allerdings sinnvoll, einen vorhandenen Mitarbeiter erneut anzulegen, da der Mitarbeiter ggf. bereits anderen Organisationseinheiten innerhalb des WPS mit anderen Mitarbeitereinstellungen, wie Funktion innerhalb der OE (=Kategorie), Telefonnummer etc. zugeordnet ist. Ein Ändern dieser im System vorhandenen Daten würde sich auf alle öffentlichen Web Sites auswirken. Die Eingabe muss mit Speichern bestätigt werden. (vgl. Abb. 5). Abb. 5: Überprüfung eines Mitarbeiters Nach dem Speichern von Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters erscheint ein neues Web-Formular, in dem weitere personenbezogene Einträge des Mitarbeiters eingetragen werden (vgl. Abb. 6, Abb. 7, Abb. 8). In dem Ausschnitt des Web-Formulars, der in Abb. 4 dargestellt ist, werden zunächst Informationen zur Person (Name, akademischer Grad, Geschlecht) sowie Adress- und Kontaktdaten eingetragen: Nachname; Vornahme; akademischer Grad; Titel; Geschlecht Hier werden Nachname, Vorname, akademischer Grad (z.b. Dipl.-Kfm oder Dipl.-Vw.), Titel (nur Univ.-Prof. oder Dr.) und Geschlecht eines Mitarbeiters erfasst. Kategorie Ein Mitarbeiter kann bis zu vier Personengruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung bestimmter Kategorien bewirkt, daß der Mitarbeiter in Web- Formularen anderer Module des Intranets automatisch in Auswahllisten (Pull- Down-Feldern) aufgeführt wird. Dies betrifft im Einzelnen die folgenden Module bzw. Auswahllisten: o Modul LVA: Dozentenliste bei der Festlegung von LVA-Details o Modul News Board: Liste der zum Einstellen eines NewsBoard-Eintrags berechtigten Personen o Modul File-Service: Liste der zum Uploaden einer Datei berechtigten Personen

8 Mitarbeiterdaten hinzufügen 7 o Modul DA: Liste der zur Betreuung von Diplomarbeiten berechtigten Personen Die automatische Auflistung in Auswahllisten erfolgt in verschiedenen Kategorien (z.b. Lehrstuhlinhaber, wiss. Mitarbeiter, Professor etc.). Soll ein Mitarbeiter, der nicht einer dieser Kategorien zugeordnet wird, dennoch in einer der Auswahllisten übernommen werden, kann dies durch eine explizite Freischaltung in den Feldern NewsBoard-Anzeige bzw. File Service-, DA-Anzeige im selben Formular erreicht werden. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter, der mit der Kategorie Lehrbeauftragter versehen wird, später im Intranet einer Lehrveranstaltung als Dozent zugeordnet werden. Bei einem Mitarbeiter, der nur mit der Kategorie wiss. Hilfskraft versehen wird, besteht diese Möglichkeit nicht. Mitarbeiterstatus Mit dem Pull-Down-Feld wird ausgewählt, ob der Mitarbeiter noch Aktiv ist oder nicht mehr für die Institution tätig ist ( Ehemalig ). Diese Funktion korrespondiert mit der Funktion des farbigen Buttons in der Spalte Aktiv der Startseite der Mitarbeiter-Administration. Straße; Land; PLZ; Ort; Telefon; Fax; Mobil; Geburtstag Diese privaten Angaben dienen lediglich als Information für die OE. Sie werden nicht auf den Seiten angezeigt. -Adresse Die Angabe einer -Adresse ist Voraussetzung dafür, dass der Name eines Mitarbeiters in allen öffentlichen Seiten, die durch das WPS erzeugt werden, mit einem funktionierenden -Link hinterlegt werden kann. PGP (Public Key) für -Adresse 1 Hier kann (falls vorhanden) der öffentliche Schlüssel zur ersten -Adresse eines Mitarbeiters angegeben werden.

9 Mitarbeiterdaten hinzufügen 8 Homepage Der URL der persönlichen Homepage des Mitarbeiters, die hier eingetragen werden kann, wird auf der öffentlichen Mitarbeiter-Profilseite angezeigt. Abb. 6: Neuaufnahme eines Mitarbeiters I Im zweiten Teil des Formulars in Abb. 7 werden Informationen zum Arbeitgeber bzw. dienstliche Daten des Mitarbeiters sowie Informationen zum Mitarbeiter, die auf der öffentlichen Mitarbeiter-Profilseite erscheinen, eingegeben. Danach folgen weitere erklärungsbedürftige Eingabefelder:

10 Mitarbeiterdaten hinzufügen 9 Anzeige im Adress-Verzeichnis Für jeden Mitarbeiter kann hier individuell entschieden werden, ob er im gesamt Adressverzeichnis aufgeführt wird oder nicht. Das gesamt Adressverzeichnis wird zusammen gestellt in der Übergeordneten OE. NewsBoard-Anzeige Hier kann festgelegt werden, ob ein Mitarbeiter, der normalerweise aufgrund seiner Kategoriezuordnung nicht als Einsteller von NewsBoard-Einträgen auswählbar ist, dennoch im entsprechenden Pull-Down-Menü angezeigt wird. File-Service, DA-Anzeige Hier kann festgelegt werden, ob ein Mitarbeiter, zum Einstellen oder zum Upload von Dateien ins interne File-Center sowie zum Betreuen von Diplomarbeiten auswählbar ist. Er wird im entsprechenden Pull-Down-Menü angezeigt oder nicht angezeigt. Anzeige auf der Mitarbeiterseite, Erstellung einer WWW-Seite Mit Hilfe dieses Pull-Down-Feldes kann eingestellt werden, ob eine öffentliche Mitarbeiterseite erstellt wird. Die Funktion entspricht der Funktion des farbigen Buttons in der Spalte WWW-Seite des Web-Formulars Mitarbeiter (MA). Unterschrift auf der Mitarbeiter-Liste / im Adressverzeichnis Hier wird festgehalten, wie die genaue Unterschrift auf der Mitarbeiter-Liste bzw. im Adressverzeichnis eines Mitarbeiters aussehen soll. Verweise auf diesen Mitarbeiter gehen auf In diesem Pull-Down-Feld wird festgelegt, wohin der Nutzer weitergeleitet wird, wenn er im öffentlichen Internet-Bereich auf den Namen des Mitarbeiters klickt. Eine Weiterleitung ist auf die Mitarbeiter-Detailseite oder zu einer von vier -Adressen möglich.

11 Mitarbeiterdaten hinzufügen 10 Abb. 7: Neuaufnahme eines Mitarbeiters II Abschließend können in dem in Abb. 8 dargestellten Teil des Web-Formulars weitere Daten für die öffentliche Mitarbeiter-Profilseite eingegeben werden:

12 Mitarbeiterdaten hinzufügen 11 Abb. 8: Neuaufnahme eines Mitarbeiters III

13 Mitarbeiterdaten hinzufügen 12 Text, der auf der WWW-Seite veröffentlicht werden soll (auch HTML) Hier kann Text eingeben werden, der auf der öffentlichen Mitarbeiter-Detailseite angezeigt wird. Die Eingabe kann sowohl aus Klartext, aus HTML-Code oder einer Mischung aus Klartext und HTML-Code bestehen. Lebenslauf, der auf der WWW-Seite veröffentlicht werden soll (auch HTML) Hier kann ein Lebenslauf eingeben werden, der auf der öffentlichen Mitarbeiter- Detailseite angezeigt wird. Die Eingabe kann sowohl aus Klartext, aus HTML- Code oder einer Mischung aus Klartext und HTML-Code bestehen. Arbeitsgebiete, die auf der WWW-Seite veröffentlicht werden sollen Hier können Arbeitsgebiete und Arbeitsschwerpunkte angegeben werden, die auf der öffentlichen Mitarbeiter-Detailseite angezeigt werden. Die Eingabe kann sowohl aus Klartext, aus HTML-Code oder einer Mischung aus Klartext und HTML-Code bestehen. Mitgliedschaften, die auf der WWW-Seite veröffentlicht werden sollen Hier können wichtige Mitgliedschaften des Mitarbeiters in verschiedenen Organisationen eingeben werden, die auf der öffentlichen Mitarbeiter-Profilseite angezeigt werden. Die Eingabe kann sowohl aus Klartext, aus HTML-Code oder einer Mischung aus Klartext und HTML-Code bestehen. Zugeordneter SPIC WPS Account Mit dieser Funktion kann dem Mitarbeiter ein SPIC-Account zugeordnet werden, den er bspw. zur Administration des Teachers Administration Center (=TAC) benötigt. Um einen SPIC-Account neu zu zuordnen, muss der Button SPIC WPS Account suchen angeklickt werden. In dem sich darauf öffnenden Fenster kann entweder ein bestehender Account gesucht (voller Name oder Namensbestandteile siehe Abb. 9) oder neu angelegt werden (siehe Abb. 10). Bleibt das Textfeld zu suche leer, werden alle SPIC-Accounts angezeigt. Durch Markieren des gewünschten Account und Klick auf SPIC-User dem MA zuordnen erfolgt die Verknüpfung von Mitarbeiter und SPIC-Account.

14 Mitarbeiterdaten hinzufügen 13 Abb. 9: SPIC User suchen Wenn der Mitarbeiter noch kein SPIC-Account besitzt, kann man mit dem Button Neuen SPIC-Account anlegen einen neuen Account für den Mitarbeiter erstellen. Es wird ein Fenster geöffnet das der Abb. 10 ähnlich sieht. Es sind drei Felder die Auszufüllen sind um den SPIC-Account erstellen zu können. Nach dem die Felder ausgefüllt sind bestätigen sie den Button Neuen SPIC-Account speichern. Dem Mitarbeiter werden die Zugangsdaten per zugeschickt. Abb. 10: Neuen SPIC-Account anlegen Bild auswählen Über dieses Pull-Down-Feld wird das gewünschte Bild des Mitarbeiters ausgewählt. In der Bildvorschau wird das ausgewählte Bild zur Überprüfung vorweg angezeigt. Bevor man hier ein Bild auswählen kann, muss dieses im internen File-Center eingestellt und unter Zweck der Datei als Bilder der Mitarbeiter deklariert werden. Mit einem Maus-Klick auf den Button Speichern werden der neue Mitarbeiter bzw. seine personenbezogenen Daten in das WPS übernommen. Zur Bestätigung der erfolg-

15 Mitarbeiterdaten löschen 14 ten Speicherung der Mitarbeiterdaten erscheint die Nachricht Der Mitarbeiter wurde erfolgreich hinzugefügt. 3 Mitarbeiterdaten löschen Um einen eingetragenen Mitarbeiter aus dem Datenbestand des WPS wieder zu löschen, muss dieser zuerst in der Spalte Aktion im Web-Formular Mitarbeiter (MA) markiert werden (vgl. Abb. 4). Nach einem Maus-Klick auf den Button Löschen werden dann noch einmal der Mitarbeiter sowie seine personengebundenen Daten angezeigt. In dem Web-Formular muss die endgültige Entfernung des Mitarbeiters samt seiner Daten mit einem Maus-Klick auf den Löschen Button bestätigt werden (vgl. Abb. 11). Abb. 11: Löschen eines Mitarbeiters Das Löschen eines Mitarbeiters bzw. der personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters aus dem WPS wird mit der in Abb. 12 dargestellten Meldung bestätigt. Abb. 12: Bestätigung des Löschens eines Mitarbeiters 4 Mitarbeiterdaten ändern Um die personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters zu ändern, muß dieser ebenfalls zuerst in der Aktionsspalte des Web-Formulars Mitarbeiter (MA) (vgl. Abb. 4) markiert werden. Der Button Ändern führt zu einem Web-Formular, das die bestehenden Daten des selektierten Mitarbeiters anzeigt. Änderungen können in den einzelnen Formularfeldern analog zur erstmaligen Eintragung vorgenommen werden (vgl. Abb. 6, Abb. 7, Abb. 8). Mit einem Maus-Klick auf den Speichern-Button werden durchgeführte Änderungen ins System übernommen.

16 Mitarbeiterdaten drucken und exportieren 15 5 Mitarbeiterdaten drucken und exportieren Die personenbezogenen Daten von einem oder mehreren Mitarbeitern können in verschiedene Datei-Formate exportiert werden. Dazu muss zunächst wiederum im Pull- Down-Feld (rechts neben dem Button Drucken/Exportieren ) im Web-Formular Mitarbeiter (MA) ausgewählt werden, ob die Daten eines einzelnen Mitarbeiters ( Einzel ) oder die Daten aller angezeigten Mitarbeiter ( Liste ) gedruckt oder exportiert werden sollen. Wenn nur die Daten eines einzelnen Mitarbeiters gedruckt oder exportiert werden sollen, muss der entsprechenden Mitarbeiter noch durch einen Maus-Klick in der Spalte Aktion markiert werden. Danach muss der Button Drucken/Exportieren gedrückt werden. (vgl. Abb. 4). Nach dem Drücken des Buttons öffnet sich ein neues Webformular. Hier kann ausgewählt werden, ob die zu exportierenden Mitarbeiterdaten als PDF-Dokument (Portable Document Format) oder als CSV-Datei (Comma Separated Values) angezeigt werden sollen (vgl. Abb. 13). Dabei lässt sich jedoch nur die komplette Mitarbeiterliste als CSV-Datei anzeigen. Für einzelne Mitarbeiter ist nur der Export/Druck als PDF- Dokument möglich. Abb. 13: Drucken / Exportieren von Mitarbeiterdaten Durch einen Maus-Klick auf den Button Ausdruck erhält man ein druckfertiges Dokument der Daten eines Mitarbeiters bzw. eine Liste der Mitarbeiterdaten im PDF- Format, das aushangfertig formatiert ist. Der eigentliche Druckvorgang muss nach Öffnen des Dokuments im Viewer initiiert werden. Ein Viewer für das PDF-Format kann von dieser Seite durch einen Maus-Klick auf das Acrobat-Reader-Symbol heruntergeladen werden. Die Daten der Mitarbeiter können auch als CSV-Datei (vgl. Abb. 14) exportiert werden, um sie später z. B. in Excel weiterzubearbeiten. Hierfür muss im Web-Formular Liste ausgewählt sein. Nach dem Maus-Klick auf den Button CSV-File kann die Datei lokal gespeichert werden. Ein Viewer für das CSV-Format kann ebenfalls von dieser Seite aus heruntergeladen werden.

17 Öffentliche Ansicht überprüfen 16 Abb. 14: Exportierte Mitarbeiterdaten im CSV-Format Abb. 14 zeigt die im CSV-Format exportierten Mitarbeiterdaten, nachdem sie in MS Excel importiert wurden. Abb. 15: Exportierte Mitarbeiterdaten im XLS-Format (MS Excel) 6 Öffentliche Ansicht überprüfen Mit dem Button Check Web in dem Web-Formular Mitarbeiter (MA) (vgl. Abb. 4) können die eingegebenen Mitarbeiterdaten so dargestellt werden, wie sie auf der öffentlichen Internet-Seite veröffentlicht werden. Es besteht die Möglichkeit eine Vorschau eines bestimmten Mitarbeiterprofils (vgl. Abb. 1) einzusehen. Hierfür muss der betreffende Mitarbeiter in der Spalte Aktion der Übersicht markiert und im Pull-Down-Feld (rechts neben dem Button Check Web ) das Wort Einzel ausgewählt werden. Um zur Vorschau der gesamten Mitarbeiterliste zu gelangen, muss in dem Pull-Down-Feld das Wort Liste ausgewählt werden. Mit einem Maus-Klick auf den Button Check Web wird die entsprechende Vorschau in einem neuen Fenster dargestellt. Zu beachten ist, dass in den mit der Funktion Check Web dargestellten Seiten keine Links aktiv sind.