Dienstvereinbarung. über den Betrieb und die Nutzung eines auf Voice-over-IP basierenden Telekommunkationssystems

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1 Dienstvereinbarung zwischen der Universität Würzburg vertreten durch den amtierenden Kanzler und dem Personalrat der Universität Würzburg über den Betrieb und die Nutzung eines auf Voice-over-IP basierenden Telekommunkationssystems 1 Gegenstand und Anwendungsbereich Gegenstand dieser Regelung ist der Betrieb eines auf Voice-over-IP basierenden Telekommunikationssystems (VoIP-System) und deren Komponenten (s. Anlage 1) mit zentraler Gesprächsdatenerfassung und -auswertung an der Universität Würzburg. Wesentliche Veränderungen der TK-Anlagen und der Sprachkommunikationssysteme bedürfen der Zustimmung des Personalrats. 2 Geltungsbereich Der räumliche Geltungsbereich dieser Dienstvereinbarung umfasst alle Dienststellen der Universität Würzburg sowie ihre angeschlossenen Einrichtungen. Die Vereinbarung gilt für alle Beschäftigten und Nutzer dieser Bereiche. 3 Zweck der Vereinbarung Ziel dieser Dienstvereinbarung ist es, den Betrieb des VolP-Systems unter den Grundsätzen des Schutzes personen bezogener Daten und des ungehinderten Gebrauchs des gesprochenen Wortes sowie eine effektive Kostenkontrolle dienstlicher und die Abrechnung privater Gespräche zu gewährleisten. Das VolP-System dient ausschließlich der Nachrichtenübermittlung. Vom VolP-System erfasste und gespeicherte Daten dürfen nicht zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Beschäftigten herangezogen und verwendet werden.

2 2 Anwesenheits-, Verhaltens- und Leistungskontrollen sowie die Intensivierung der Arbeit von Beschäftigten sind ausdrücklich kein Ziel des Betriebs des VoIP-Systems. Wenn dennoch Daten verarbeitet werden, die derartige Kontrollmöglichkeiten beinhalten können, unterliegen diese insoweit grundsätzlich einem Verwertungsverbot. Außerhalb von Sprachboxen werden Gesprächsinhalte nicht aufgezeichnet. Die Sprachboxen dürfen nur vom Mitarbeiter selbst abgehört werden, Sprachinhalte dürfen nicht archiviert werden. Anderweitige straf- und strafprozessrechtliche Regelungen bleiben hiervon unberührt. Die Löschung der gespeicherten Daten erfolgt entsprechend der datenschutzrechtlichen Freigaben einschließlich Verfahrens- und Anlagenbeschreibungen {Anlage 2 und 3} spätestens nach 6 Monaten. Eine Protokollierung der Löschung ist zum Nachweis für den Datenschutzbeauftragten und den Personalrat bereitzuhalten. 4 Leistungsmerkmale Das VolP-System und die damit verbundenen Kommunikationsdienste werden in dem in der datenschutzrechtlichen Anlagenbeschreibung (siehe Anlage 2) vorgesehenen Umfang betrieben. Geplante Erweiterungen und wesentliche Veränderungen der in der Anlage 1 beschriebenen Merkmale und Einrichtungen bedürfen der Zustimmung des Personalrats. 5 Datenerfassung und Datensicherheit Die Dienststelle hat nach dem Stand der Wissenschaft und Technik durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass geltende Regelungen des Datenschutzes {BayDSG in der neuesten Fassung} bei dem Betrieb der Systeme eingehalten und Regelverletzungen ausgeschlossen werden. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person im Sinne des Art. 4 Abs. 1 BayDSG und dürfen vom VolP-System nur im Rahmen der einschlägigen datenschutzrechtlichen Gesetze und Verordnungen, insbesondere des BayDSG und der TK-Bek. sowie im Rahmen der datenschutzrechtlichen Freigabe gern. Anlage 2 erhoben, genutzt und verarbeitet werden.

3 3 Im VolP-System werden die Anschluss- und Verbindungsdaten sämtlicher Verbindungen erfasst. Verbindungsinhalte dürfen weder abgehört noch aufgezeichnet werden. Ausgenommen hiervon sind Daten, die bestimmungsgemäß (Anrufbeantworter, Faxserver) erfasst werden. Die gespeicherten Daten werden nur gemäß den Festlegungen dieser Dienstvereinbarung genutzt. Weiter ist die Verwendung der gespeicherten Daten zur Verkehrsdatenerfassung und zur Fehlersuche in Hard- und Software zulässig. Andere Verarbeitungen sind unzulässig. Anonymisierte Auswertungen etwa der Kosten- und Verkehrsentwicklung sind zulässig. Anderweitige straf- und strafprozessrechtliche Regelungen bleiben hiervon unberührt. Alle realisierbaren VolP-Sicherheitsfeatures sind konsequent zu nutzen und eventuelle auftretende Sicherheits lücken unverzüglich zu beseitigen. Weitergehende VoIP-Sicherheitsfeatures wie beispielsweise die Verschlüsselung der Sprachdaten werden schnellstmöglich im Rahmen der technischen und wirtschaftlichen Möglichkeiten eingesetzt. Die 11. Geschäftsverteilungsplan zu administrativen Aufgaben berechtigten BeSChäftigten des VolP-Systems im Rechenzentrum sind schriftlich auf die Einhaltung dieser Dienstvereinbarung und des Fernmeldegeheimnisses zu verpflichten. Die mit Arbeiten zur Wartung, Diagnose und Fehlerbehebung betrauten Beschäftigten sind dem Fernmeldegeheimnis verpflichtet und dürfen die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit zur Kenntnis gelangten Informationen nicht weitergeben oder verwenden. Werden Mitarbeiter Dritter mit entsprechenden Arbeiten beauftragt, sind diese auf die Einhaltung des Datenschutzes entsprechend dem BayDSG zu verpflichten und dürfen nur unter Aufsicht der autorisierten Beschäftigten der Dienststelle die Betriebsräume und -einrichtungen betreten. 6 Erfassung von dienstlich anfallenden Gebühren Die Gebührendatenerfassung dienstlich geführter Telefongespräche dient ausschließlich der Kostenzuordnung zu den KostensteIlen und Projekten. Bei abgehenden dienstlichen Telefongesprächen enthält die Abrechnung der Dienstgespräche folgende Daten: Organisatorische Einheit - Datum KostensteIle oder Projekt - Uhrzeit Nebenstellennummer - Zielnummer Abrechnungszeitraum - Gebühreneinheiten des einzelnen Gesprächs Summe der Einheiten und Kosten.

4 4 7 Privatnutzung und Abrechnung Private Telefongespräche dürfen in dringenden Fällen geführt werden, wenn der Dienstbetrieb nicht beeinträchtigt wird; die hierfür anfallenden Gebühren werden quartalsweise abgerechnet und sind außerhalb der Bagatellgrenze von den Bediensteten zu erstatten. Voraussetzung für das Führen von Privatgesprächen ist, dass von den Bediensteten über eine entsprechende Eingabe-Maske auf den Internet-Seiten des Rechenzentrums eine Ermächtigung zur Einziehung der Gebührenforderung für die privat veranlassten Gespräche durch Lastschrift erteilt wird. Dieser Datensatz (bestehend aus Name, Bankverbindung und Anschlussnummer) wird nicht (im Rechenzentrum) gespeichert, sondern durch automatische Verschlüsselung sofort anonymisiert und auf den Transfer-Server zwischen RZ und ZV transferiert. Im Rahmen des täglichen Updates wird dann dieser Datensatz auf die Datenbank der ZV bei Referat 5.2 weiter transferiert, wobei er gleichzeitig automatisiert entschlüsselt wird. Die entschlüsselten Daten sind daher ausschließlich auf der Datenbank bei Referat 5.2 vorhanden. Private Gespräche sind von den Bediensteten vorher entsprechend zu kennzeichnen (PIN und Stern-Taste). Am Ende eines Privatgesprächs wird ein (weiterer) Verbindungsdatensatz erhoben, der aus der anrufenden Nummer, angerufenen Nummer, Dauer, Uhrzeit und Kosten besteht, und im Rechenzentrum gespeichert, um die Funktionalität des VOIP aufrecht zu halten. Eine Kontrolle dieser Privatgesprächsverbindungsdatensätze ist unzulässig.. Außerdem wird dieser Privatgesprächsverbindungsdatensatz, allerdings in allen Fällen ohne Angabe der Zielrufnummer, monatlich auf den vorgenannten Transfer-Server und weiter nach Referat 5.2 übermittelt, um dort die Kosten einer bestimmten Anrufernummer und damit einer bestimmten Mitarbeiterperson zuordnen und über eine SAP-Bearbeitung durch die Buchhaltung und die Staatsoberkasse einziehen zu können. Die Bediensteten können jederzeit die Verbindungsdaten ihrer Privatgespräche sowie die entstandenen Kosten (einschließlich eines Kostenverzeichnisses) auf einer gesicherten Website des Rechenzentrums einsehen und bei Bedarf ausdrucken. Die gespeicherten Daten der Privatgespräche sind spätestens nach 6 Monaten zu löschen, sofern die Daten nicht für die Geltendmachung von Zahlungsansprüchen länger benötigt werden. Maschinelle Ausdrucke und handschriftlich aufgezeichnete Daten sind zu vernichten. Die für die Abrechnung von Privatgesprächen erforderliche Datenverarbeitung erfolgt entsprechend der als Anlage 2 beigefügten datenschutzrechtlichen Freigabe einschi. Verfahrens- und Anlagenbeschreibung.

5 5 8 Datenerfassung in besonderen Fällen Bei Verbindungen von Stellen, deren Telefonverkehr nicht der Aufsicht unterliegt und von Stellen, die im Rahmen einer freiwilligen Beratung tätig werden und damit einer besonderen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, werden auf deren Wunsch (zusammengefasst in Anla ge 4) nur die Leistungsentgelte festgehalten. 9 Kontrollen Der Personalrat ist in Absprache mit der Dienststelle und dem Datenschutzbeauftragten je derzeit berechtigt, Kontrollen zur Einhaltung dieser Dienstvereinbarung durchzuführen. Hier zu erhält er auf Verlangen und bei Vorort-Besichtigungen Einsicht in alle Protokolle und Auf zeichnungen. Der Personalrat kann Auskunft bei den fachkundigen Beschäftigten der Uni versität Würzburg unter Einhaltung des Dienstweges verlangen. Bleiben bei der Kontrolle schwierige organisatorische, technische oder rechtliche Fragestellungen ungeklärt, kann der Personalrat hierfür einen Sachverständigen einbeziehen. 10 Schlußbestimmungen Personelle Maßnahmen, die auf einer falschen oder unzulässigen Anwendung oder Datenauswertung basieren oder die durch Verstoß gegen diese Vereinbarung oder ohne die Beteiligungsrechte des Personalrats zustande kommen, sind unwirksam. Personenbezogene Erkenntnisse aus einer solchen Anwendung dürfen weder bei internen noch bei beamtenrechtlichen Beurteilungen sowie bei arbeitsgerichtlichen Verfahren als Beweismaterial verwendet werden; strafrechtlich relevante Vorgänge bleiben hiervon unberührt. Die Beschäftigten werden nach flächendeckender Einführung der neuen VolP-Anlage zeitnah von der Dienststelle entsprechend Nr der TK-Bek. in geeigneter Weise informiert. Die Dienstvereinbarung tritt mit Wirkung vom in Kraft. Soweit einzelne Regelungen der Dienstvereinbarung unwirksam sein sollten, wird die Wirksamkeit der Dienstvereinbarung im Übrigen nicht berührt.

6 6 Für die Kündigung dieser Vereinbarung gilt Art. 73 Abs 4 BayPVG in der jeweils gültigen Fassung. Im Falle einer Kündigung wirkt die Dienstvereinbarung nach, bis eine neue Regelung zwischen den Vertragsparteien abgeschlossen wird. Die Parteien haben unverzüglich Verhandlungen über eine neue Dienstvereinbarung aufzunehmen, die innerhalb eines Jahres abgeschlossen sein sollen. Würzburg, Für die Universität Der Amtierender Kanzler Würzburg,t2t..?!12I12.!/.. Für den Personalrat Der Vorsitzende Dr.~~

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