P008 ICO-Methode. IKT-Standard. Ausgabedatum: Version: Ersetzt: 4.6. Genehmigt durch: Informatiksteuerungsorgan Bund, am

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB P008 ICO-Methode Klassifizierung: Typ: Nicht klassifiziert IKT-Standard Ausgabedatum: Version: 4.61 Status: Genehmigt Ersetzt: 4.6 Verbindlichkeit: Weisung Genehmigt durch: Informatiksteuerungsorgan Bund, am Beilagen: Beilage 1: ICO Methode, P008 Beilage 2: Erweiterte Arbeitstechniken Beilage 3: KNW-Handbuch Beilage 4: SCO-Handbuch Beilage 4a: SCO-Handbuch Beilage 5: PCO-Handbuch Beilage 6: ACO-Handbuch Beilage 7: ICOP-Handbuch Beilage 8: SCO Vorlage Beilage 9: PCO Vorlage Beilage 9a: PCOE Vorlage Beilage 10: ACO Vorlage Beilage 10a: ACOE Vorlage Beilage 11: ICOP Vorlage KNW Formular (Excel)

2 Inhaltsverzeichnis 1 Anwendungsbereich Geltungsbereich Verbindlichkeit Methode Werkzeug... 4 Anhänge... 6 A. Änderungen gegenüber Vorversion... 6 B. Bedeutung der Schlüsselwörter zur Bestimmung des Verbindlichkeitsgrades 6 C. Abkürzungen... 6 D. Referenzen /7

3 Das Informatiksteuerungsorgan Bund erlässt gestützt auf Artikel 17 Absatz 1 der Verordnung über die Informatik und Telekommunikation in der Bundesverwaltung (BinfV) nachfolgende Weisungen. 1 Anwendungsbereich Der vorliegende Standard legt die Methode fest, welche für das Informatikcontrolling (ICO) in der Bundesverwaltung zu verwenden ist, und definiert Vorgaben für Werkzeuge, welche zu deren Unterstützung eingesetzt werden. Die Version 4.52 folgt dem eingeschlagenen Weg der Vereinfachung der Methode und der Anpassung an best practices. Diese Anpassungen wurden zudem entsprechend in die Werkzeuge übernommen (Cockpit IKT, KNW-Tool). 2 Geltungsbereich Der Geltungsbereich der Weisungen ist identisch mit dem Geltungsbereich der BinfV 1. 3 Verbindlichkeit Der Verbindlichkeitsgrad der einzelnen Vorgaben wird mittels der im Anhang B zusammengestellten, in Grossbuchstaben geschriebenen Schlüsselwörter gekennzeichnet. 4 Methode In der Bundesverwaltung ist für das Informatikcontrolling im Prozess P04 die in den Beilagen zu diesem Standard definierte ICO-Methode einzusetzen. Grundgedanke der ICO-Methode ist die nachfolgend abgebildete Controllingpyramide. 1 SR /7

4 Die untersten beiden Schichten - Studiencontrolling (SCO), Projektcontrolling (PCO) und Anwendungscontrolling (ACO) mit dem zugehörigen Nachweis von Kosten, Nutzen und Wirtschaftlichkeit (KNW) - dienen der Erfassung und Behandlung der einzelnen IT-Objekte. Die Schichten darüber beinhalten das Informatik Controlling des finanziellen Informatikportfolios (ICOP) der verschiedenen Verwaltungsebenen, aus welchen die Information für die entsprechenden Berichte gewonnen wird. In der neuen ICO-Methode Version 4.52 ist die Terminologie an NRM angepasst. Die meisten Änderungen betreffen den methodischen Teil des Informatik Controlling des finanziellen Informatikportfolios sowie best practices Anpassungen an Methode, Handbüchern und Berichten (Formularen). 5 Werkzeug Zur Unterstützung der ICO-Methode können die Departemente Werkzeuge ihrer Wahl einsetzen. Die Werkzeuge müssen jedoch die folgenden Anforderungen abdecken: die vorgegebene ICO-Methode die vorgegebene ITP-Methode die vorgegebenen ICO/ITP Kennzahlensysteme und die Schnittstelle zu den übergeordneten Cockpit-Systemen. Das ISB stellt folgende Werkzeuge zur Verfügung, welche die Anwender beim Einsatz der ICO-Methode unterstützen: Cockpit IKT (SAP, Browser-basiert): Diese Anwendung ermöglicht dem Benutzer die Projektadministration ohne störende Medienbrüche. Auch für die periodisch durchgeführten ITP-Erhebungen muss deutlich weniger Zeit aufgewendet werden, da die erforderlichen Zahlen bereits im Cockpit IKT vorhanden sind und nur noch deren Aktualität geprüft werden muss. KNW-Tool (Microsoft Excel): Dieses Tool berechnet nach der Eingabe aller Kostenund Nutzenpositionen automatisch die Kennzahlen für die Wirtschaftlichkeit und die Budgetierung (pro Konto). Allerdings müssen bei der Verwendung des Excel-Tools 4/7

5 die Zahlen für Investitionen, Betrieb und Nutzen sowie die Ergebnisse der Erfolgsdifferenz-, Rentabilitäts- und Amortisationsrechnung von Hand in die entsprechenden ICO-Berichte übertragen werden. 5/7

6 Anhänge A. Änderungen gegenüber Vorversion Migration des Standards in die neue Vorlage gemäss R010, Version 2-0. B. Bedeutung der Schlüsselwörter zur Bestimmung des Verbindlichkeitsgrades Der Verbindlichkeitsgrad der einzelnen Vorgaben wird im Dokument mittels folgender in Grossbuchstaben geschriebenen Schlüsselwörter gekennzeichnet: MUSS DARF NICHT DARF SOLL KANN Vorgabe, die einzuhalten ist (gewährte Ausnahmen ausgenommen) Option, die nicht gewählt werden darf Die Option ist explizit erlaubt. Die Nutzer entscheiden, ob sie die Option nutzen möchten. Betrifft die Vorgabe eine IKT-Lösung, muss der Anbieter der Lösung die Option anbieten. Option, die im Normalfall zu wählen ist. Es kann jedoch ohne Ausnahmegewährung des ISB davon abgewichen werden, insbesondere wenn die Wirtschaftlichkeit oder Sicherheit andernfalls nicht mehr gewährleistet werden können. Die Abweichung von der Vorgabe ist jedoch schriftlich zu begründen. Akzeptierte Option. Betrifft die Vorgabe eine Lösung, entscheidet der Anbieter der Lösung darüber, ob er die Option unterstützen will. C. Abkürzungen Kürzel ACO ICB ICO ICOP ISB ITP KNW PCO SCO Bedeutung Anwendungscontrolling Informatikcontrolling-Beauftragter Informatikcontrolling Informatik Controlling des finanziellen Informatikportfolios Informatiksteuerungsorgan des Bundes IT-Portfolio Nachweis von Kosten, Nutzen und Wirtschaftlichkeit Projektcontrolling Studiencontrolling 6/7

7 D. Referenzen [BinfV] [RVOG] [URG] [NRM] [FP NRM SW] Verordnung über die Informatik und Telekommunikation in der Bundesverwaltung vom 09. Dezember 2011 (Stand am 01. Januar 2012); SR Regierungs- und Verwaltungsgesetz vom 21. März 1997 (Stand am 01. Januar 2015) SR Bundesgesetz über das Urheberrecht und verwandte Schutzrechte vom 9. Oktober 1992 (Stand am 01. Januar 2011); SR EFV-Fachpapier Aktivierungsgrundsätze Software 7/7