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1 Datensicherung Das folgende Thema ist so wichtig, dass wir dafür ein neues Kapitel anfangen es geht um Datensicherung. Leider nehmen immer noch viel zu wenig Computernutzer dieses Thema ernst mit oft verhängnisvollen Folgen. Wir haben Bäckereien erlebt, die existentiell gefährdet waren, weil nach einem Festplattencrash keine aktuelle Sicherung zur Verfügung stand, sondern nur Sicherungen, die älter als 3 Monate waren. Überlegen Sie einmal, wie viel Aufwand und Kosten damit verbunden ist, wenn Sie nur die Daten einer Woche nachträglich einpflegen müssten Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften, Umbuchungen, Kassendaten etc. Marvin führt keine Sicherungen durch! Die Verantwortung für die Sicherung Ihrer Daten liegt einzig und allein bei Ihnen. Diese Aufgabe sollte kein Auszubildender durchführen, sondern entweder Mitarbeiter in verantwortlicher Stellung, ein besonderer Betreuer Ihres Computersystems oder der Inhaber der Bäckerei selber. Auf den nächsten Seiten erklären wir zunächst unterschiedliche Sicherungsmedien und Sicherungsmodelle, danach gehen wir darauf ein, Worauf Sie zu achten haben, bevor wir dann beschreiben, wie diese Systeme mit Marvin zusammen verwendet werden. Sicherungsmedien Eine Sicherung Ihres Systems kann auf unterschiedlichsten Medien erfolgen sei es auf CD/DVD, sei es als Bandsicherung auf einem Streamer-Band, sei es auf externen Festplatten. Aufgrund unserer Erfahrung empfehlen wir ausschließlich die Sicherung auf externen Festplatten aus folgenden Gründen: Gegen die Sicherung auf CD/DVD spricht schon die Dauer der Sicherung. Selbst bei einer kleinen Datenbank dauert das Brennen von CD/DVD sehr lange. Daher tendiert man schnell dazu, die Sicherung dann nicht mehr regelmäßig zu machen und irgendwann macht man sie gar nicht mehr: Bei Streamer-Bändern gibt es einige andere Probleme: Zum Einen wissen die wenigsten Benutzer, wie man überprüft, ob die Sicherung ordnungsgemäß durchgelaufen ist oder wie man Daten aus der Sicherung zurückspielt. Zum anderen ist man bei einer Bandsicherung immer vom jeweiligen Laufwerk abhängig. Wenn Ihr Rechner ausfällt, bekommen Sie die bisherigen Bänder unter Umständen nicht mehr geöffnet. Ein drittes Argument gegen die Bänder ist die geringe Haltbarkeit (in der Regel sollten sie alle 6 Monate ausgetauscht werden) und Ihre Störanfälligkeit gegen elektromagnetische Einflüsse, z.b. Handys etc. Die Anschaffung externer Festplatten ist heute kein wirklich großer Kostenfaktor mehr. Alle relevanten Daten können schnell und zuverlässig auf die Festplatten kopiert werden und ebenso schnell wieder zurückgespielt werden. Außerdem können diese Festplatten einfach transportiert werden. Sicherungsmodelle Für die regelmäßige Durchführung von Datensicherungen gibt es verschiedene Modelle. Die einfachste Lösung ist, jeden Tag der Woche eine Sicherung auf einer eigenen Festplatte durchzuführen das bedeutet, dass Sie bis zu sieben relativ aktuelle Sicherungen zur

2 Verfügung haben, so dass bei einem Ausfall Ihrer Festplatte oder Ihres Rechners die Wahrscheinlichkeit, eine zeitnahe intakte Sicherung zur Verfügung zu haben, sehr groß ist. Wer wirklich sicher gehen möchte, steigt um auf das Generationenmodell auch Großvater-Vater-Sohn-Modell genannt. Diese Lösung ist etwas aufwändiger, bietet dafür jedoch ein Maß an Sicherheit, wie sie auch in Rechenzentren und Behörden verwendet wird. Für die erste Generation (Sohn) verwenden Sie fünf bis sieben Festplatten, für jeden Tag der Woche eins. Beschriften Sie diese mit Montag, Dienstag usw. In jeder weiteren Woche kommen diese Festplatten erneut zum Einsatz. Um eine zusätzliche Sicherung zu erhalten, können Sie auf einer Festplatte mehrere Sicherungen eines Wochentages aufheben (also z.b. alle Montage eines Monats). Diese Sicherungen können auch sogenannte Teilsicherungen sein, also beispielsweise nur Sicherungen der Datenbanken in Marvin. Der Freitag ist eine Ausnahme. Sie brauchen fünf Freitagsfestplatten, die Sie am Besten mit Freitag 1. Woche usw. beschriften und einen Monat lang aufheben. Diese Festplatten bilden die zweite Generation (Vater). Achten Sie darauf, dass am Freitag eine vollständige Sicherung erfolgt. Von jedem Monatsanfang wird eine Sicherung drei Monate lang oder - besser noch - für ein ganzes Jahr aufbewahrt. Dafür brauchen Sie drei oder zwölf Festplatten. Dies ist die dritte Generation (Großvater). Auch hier können immer verschiedene Monate auf einer Festplatte gespeichert werden, bei drei Festplatten als die Monate Januar, April, Juli und Oktober auf der 1., die Monate Februar, Mai, August und September auf der 2. und die Monate März, Juni, September und Dezember auf der 3. Festplatte. Vernünftigerweise bewahrt man die Sicherung mit dem Jahresabschluss noch zehn Jahre auf, das wäre die vierte Generation. Alternativ kann man diese Sicherung auch auf einer DVD speichern. Im Optimalfall arbeiten Sie also mit 13 verschiedenen Festplatten. Jedoch können Sie auch so arbeiten, dass die älteren Sicherungen auf ein Storage-System überspielt werden, so dass Sie dann mit weniger externen Festplatten arbeiten. Wie sichert man am Besten? Nun, zum Einen gibt es eine Reihe von Programmen, die auf unterschiedliche Art und Weise Backups Ihres Systems durchführen. Das Problem dieser Spezialprogramme ist, dass man immer auf das jeweilige Programm angewiesen ist und sich jemand in der Firma mit diesem Programm so gut auskennen muss, dass er die Daten ohne Probleme zurückspielen kann. Ist dies nicht gewährleistet, dann ist die Datensicherung nicht wirklich hilfreich. Einfacher ist es, die jeweils relevanten Daten auf die externe Festplatte zu kopieren dies kann über eine dafür geschriebene Batch-Datei geschehen, wie wir ihn gleich beschreiben, oder über in Windows definierte Jobs. Umgang mit den Speichermedien So, die tägliche Sicherung ist durchgeführt wohin mit den Datenträgern? Die wichtigste Regel lautet: Die aktuelle Sicherung bleibt niemals in der Firma! Stellen Sie sich vor, Ihre Backstube brennt ab und alle Ihre Sicherungen gleich mit. Daher gilt: Ein - zwei Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, die Datensicherung am Abend durchzuführen

3 und die Festplatte dann mitzunehmen. Am Sinnvollsten ist es, wenn der Inhaber, der Geschäftsführer oder ein Mitarbeiter in Führungsposition diese Aufgabe übernimmt. Diese Festplatte wird am übernächsten Tag wieder mitgebracht, um wirklich für alle Fälle abgesichert zu sein. Eine andere wichtige Aufgabe ist das Testen der Datensicherung. Sie sollten regelmäßig kontrollieren, ob Sie die Datensicherung auch zurückspielen können. Insbesondere wenn Sie eine spezielle Backup-Software verwenden, ist es notwendig, einen solchen Test monatlich durchzuführen. Die Festplatten sollten regelmäßig auf Fehler untersucht werden dies kann mit Spezialsoftware oder mit den Bordmitteln von Windows erfolgen. Werden auch nur geringe Fehler angezeigt, muss die Festplatte ausgetauscht werden. Denken Sie bitte daran: Von diesen Sicherungen kann unter Umständen der Fortbestand Ihres Betriebes abhängen! Gehen Sie daher niemals sorglos mit einer Datenbanksicherung um! Datensicherung mit einer Batch - Datei Die einfachste Form einer Datenbanksicherung erfolgt über eine Batchdatei, die abends ausgeführt wird. Eine solche Datei kann wie folgt aussehen: echo off cls Echo Sichere folgende Daten: echo 1. Marvin - Datenbank echo echo. echo 1. Sichere Marvin xcopy c:\goecom\marvin\db\marvin.ca1 u:\marvin /y /D echo echo Kopiervorgang beendet! pause Bitte beachten Sie, dass in der Zeile, die mit xcopy beginnt, die Pfade an Ihre Gegebenheiten angepasst sein müssen. Der Befehl /y bewirkt, dass keine Bestätigungen eingegeben werden müssen; der Befehl /D bewirkt, dass ältere Dateien mit demselben Namen ohne Nachfrage überschrieben werden. Eine solche Batch-Datei können Sie in Marvin so hinterlegen, dass Marvin nach dem Stapeldruck beendet und die Sicherung durchgeführt wird. Diese Batch-Datei kopiert die Marvin-Datenbank marvin.ca1 aus dem Verzeichnis C:\goecom\marvin\db\ in das Verzeichnis U:\Marvin. Dabei werden sämtliche Abfragen, die bestätigt werden müssen, unterdrückt. Eine bereits bestehende ältere Sicherung wird automatisch überschrieben. Nach dem Kopieren bleibt das Ausgabefenster zur Kontrolle der Sicherung offen. Nun müssen Sie in den Firmenparametern noch zwei Schalter setzen, damit alles reibungslos funktioniert:

4 Schalter Marvin beenden In den Firmenparametern finden Sie unter Basisdaten Druckvorgaben die Schaltfläche Marvin beenden. Wenn Sie diesen Schalter setzen, wird Marvin nach dem Ende des Stapeldrucks automatisch beendet. Pfad zur Batchdatei Und unter Allgemeine Parameter Seite 7 muss der Pfad für die Sicherungsdatei hinterlegt sein. Liegt Ihre Datei sicher.bat im Ordner Sicherung auf Laufwerk E, so muss als Pfad hier eingetragen sein: E:\Sicherung\sicher.bat. Wenn nun der Stapeldruck durchgelaufen ist, wird Marvin beendet und sofort die Datensicherung angestoßen. Systemabbild Als die Macher von Marvin versuchen wir, unser Produkt so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten. Dies gilt auch und vor allem für grundlegende Funktionen und Notwendigkeiten des Computers. Eine dieser Notwendigkeiten ist eine permanente Datenbanksicherung. Um für den Fall, dass Ihr Rechner ausfällt, Vorsorge zu treffen und Ihre Kundendaten ohne Probleme auf einen anderen Rechner übertragen zu können, gibt es in Marvin eine integrierte Funktion zur Sicherung Ihrer Datenbank. Bitte gehen Sie in Marvin unter Hilfsprogramme auf den Menüpunkt Datenbankabbild erstellen. Nun erhalten Sie zunächst einen wichtigen Hinweis. Warnhinweis Wenn Sie ein Mehrplatzsystem nutzen und das Datenbankabbild von Marvin über das Netzwerk kopieren, verlangsamt dies den Kopiervorgang und unter Umständen Ihr ganzes Netzwerk erheblich. Darüber hinaus kann die Datenbank irreparabel beschädigt werden, wenn während des Kopiervorganges die Netzwerkverbindung

5 abreißt. Aus diesem Grund führen Sie die folgenden Schritte bitte wirklich ausschließlich auf Ihrem Server durch. Nach dem Klick auf Ok öffnet sich das folgende Fenster: Angabe der Sicherungsparameter Im Feld Erstellungspfad geben Sie entweder den Pfad zu dem Verzeichnis ein, in das die Kopie abgelegt werden soll, oder Sie klicken auf die Schaltfläche rechts vom Eingabefeld und wählen im Windows-Explorer, der sich dann öffnet, den Ordner aus, in den die Kopie gesichert werden soll. Zusätzlich können Sie noch festlegen, dass die Kopie der Datenbank einen Zeitstempel erhält. Die Datenbank heißt dann nicht mehr einfach marvin.ca1, sondern beispielsweise marvin ca1. Das ist dann hilfreich, wenn Sie regelmäßig Datenbankkopien in dasselbe Verzeichnis ablegen so ist keine Gefahr des Überschreibens gegeben und Sie können die Datenbanken leicht nach Erstellungsdatum sortieren. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Abbild erstellen. Es kommt noch einmal eine Sicherheitsabfrage, ob das Abbild erstellt werden soll und das war es auch schon. Marvin legt nun eine Kopie Ihrer Datenbank im angegebenen Ordner an. Sicherung mit einem Backup-Programm Viele Benutzer setzen heute Backup-Programme ein eine gute Lösung, wenn vor Ort jemand ist, der sich mit dem Programm auskennt. Ist das nicht der Fall, entstehen bei jeder Rücksicherung Kosten. Wenn Sie also ein solches Programm verwenden, dann lassen Sie sich von Ihrem Hardware-Betreuer zeigen, wie man im Notfall die Dateien aus der Sicherung zurückspielt. Wichtig ist bei vielen Backup-Programmen, dass keine Dateien mehr durch andere Programme geöffnet sind eine Datei, die von einem Programm genutzt wird, kann in der Regel nicht von einem anderen Programm geöffnet oder geschrieben werden. Nun ist es in vielen Bäckereien so, dass Marvin Tag und Nacht offen ist, um beispielsweise die Kassendaten abzurufen. Eine Sicherung der Datenbank ist dann oft nur mit teuren Zusatzfunktionen der Backup-Software möglich oder? Natürlich nicht wir kennen die Bedürfnisse unserer Kunden und haben dazu eine Lösung. Sie müssen dazu nur wissen, von wann bis wann Ihre Sicherung läuft. Danach definieren Sie einen automatisierten Backup-Modus und das ist ganz simpel:

6 Der automatisierte Start erlaubt Ihnen, für jeden Tag ein oder mehrere Backup-Termine zu definieren, in denen die Marvin-Datenbank sich im Backup-Modus befindet, also eine Sicherung auf Bandlaufwerk, CD-ROM oder externe Festplatte im laufenden Betrieb zulässt. Bitte starten Sie Ihren Internet-Browser und geben Sie in der Adresszeile die Adresse ein. Es kommt eine Abfrage von Benutzer und Kennwort. Standardmäßig sind hier für Benutzername und Passwort admin/admin hinterlegt. Es öffnet sich das sogenannte Webinterface. Sie sehen hier alle in Ihrem System hinterlegten Datenbanken mit einigen grundlegenden Informationen, die in erster Linie für unseren Support von Interesse sind. Klicken Sie im Menü oben auf den Punkt Backup. Die Maske ändert sich und sieht nun so aus: Backup - Modus - Timer Sie können hier die Startuhrzeit und die Dauer des Backup-Modus angeben. Außerdem legen Sie fest, an welchen Wochentagen die Datenbank für den gewählten Zeitraum in den Backup-Modus versetzt wird. Mit dem Mülleimer-Symbol am Ende einer Zeile können Sie den jeweiligen Eintrag komfortabel löschen. Was passiert im Backup - Modus? Nun, grundsätzlich werden alle Marvin-Daten in der Marvin-Datenbank gespeichert. Diese befindet sich normalerweise im Ordner Goecom\Marvin\DB; ihr Name ist in der Regel marvin.ca1. Wenn Sie als Nutzer Daten eingeben oder diese im Datenaustausch übergeben werden, so werden die Daten zunächst in die drei Dateien marvin.tl1 marvin.tl3 geschrieben und von da aus in die Datenbank das geschieht normalerweise im Bruchteil von Sekunden. Auf diese Weise können viele User gleichzeitig auf Marvin zugreifen. Im Backup-Modus nun werden alle Daten, die an Marvin übergeben werden sollen, in diesen drei Dateien gespeichert daher können diese Dateien auch nicht mitgesichert werden. Ist der Backup-Modus beendet, werden alle Daten, die in diesen Zwischenspeichern gelagert waren, in die Datenbank geschrieben. Datensicherung wiederherstellen Wenn Sie nicht eine besondere Backup-Software verwenden, reicht es aus, die bestehende Datei marvin.ca1 umzubenennen in marvin.ca1.alt (oder ähnliches) und die gesicherte

7 Datenbank in das Verzeichnis Goecom\Marvin\db als marvin.ca1 zurückzukopieren. Bevor Sie das tun, halten Sie bitte Rücksprache mit unserer Hotline manchmal ist es nicht notwendig, eine Sicherung zurückzuspielen. Wenn Sie beispielsweise die Fehlermeldung Datenbank inkonsistent Rollback läuft erhalten, gibt es keine andere Möglichkeit, als diese Zeit abzuwarten Marvin versucht, sich selber zu reparieren. Jeder Versuch, das Rollback abzubrechen, zerstört die Datenbank unwiderruflich.

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