Lexware faktura+auftrag training

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1 Lexware Training Lexware faktura+auftrag training Training und Kompaktwissen in einem Band von Monika Labrenz 1. Auflage 2010 Haufe-Lexware Freiburg 2011 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Zu Inhaltsverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

2 Programmaktualisierungen und Datensicherung/-rücksicherung Für Ihr Programm gibt es neben den jährlichen Updates auch unterjährige Aktualisierungen, die Sie kostenlos über das Internet erhalten. Nutzen Sie diesen Service regelmäßig und achten Sie darauf, immer mit der aktuellen Programmversion zu arbeiten. Wie wichtig regelmäßige Datensicherungen sind, weiß man spätestens dann, wenn die Daten aufgrund irgendwelcher technischen Probleme defekt sind. Keine Festplatte, kein Server ist vor Fehlern sicher. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Daten in einem solchen Fall ohne Zeitverlust wieder herzustellen sind. Wie diese gesichert und im Notfall wieder zurückzuholen sind, erfahren Sie hier. Schritt 1: Internetaktualisierung Lexware Info Service einschalten Hat Ihr Computer keinen Internetanschluss? Schritt 2: Datensicherung und Rücksicherung Sicherung Welche Daten werden gesichert? Rücksicherung Wann ist das notwendig? 13

3 Programmaktualisierungen und Datensicherung/-rücksicherung Schritt 1: Internetaktualisierung Selbst wenn das Programm installiert ist, bzw. das neueste Update aufgespielt ist, arbeitet Lexware an der aktuellen Programmversion weiter. Sobald es Programmverbesserungen gibt oder Anpassungen aufgrund gesetzlicher Änderungen erforderlich sind, bietet Ihnen Lexware kostenlose Service Packs. Um Sie über diese Neuerungen zu informieren hat Lexware das Modul Lexware Info Service eingerichtet. Achten Sie bitte darauf, dass es eingeschaltet ist. Lexware Info Service einschalten Ist Ihr Computer am Internet angeschlossen und ist der Lexware Info Service aktiviert, finden Sie in Ihrer Taskleiste eine kleine grüne Weltkugel. Abb. 1: Lexware Info Service: Das Symbol in der Taskleiste. Mit einem Doppelklick auf diese Kugel öffnen Sie das Service Center. Fehlt das Symbol, können Sie es unter dem Menü? Lexware Info Service öffnen. Lexware Info Service bietet kostenlose Programmaktualisierungen abhängig von den auf Ihrem Rechner vorhandenen Lexware-Programmen an. So erhalten Sie innerhalb financial office die Aktualisierungen für alle Programmbestandteile in einem Arbeitsgang. 14

4 Schritt 1: Internetaktualisierung 1 2 Abb. 2: Lexware Info Service: Das Service Center öffnen im Menü?. Sie sehen die letzten Aktualisierungen 1 und die Info, ob es neue Dateien 2 gibt. Hier sehen Sie, wann das Programm zuletzt nach Aktualisierungen gesucht hat und ob es Neuigkeiten gibt. Unter Einstellungen können Sie das Service Center aktivieren. In der Regel ist das Service Center nicht nur aktiviert, sondern auch so eingestellt, dass die Aktualisierungen automatisch gesucht, heruntergeladen und installiert werden. Diese Einstellungen können Sie jederzeit ändern und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Hat Ihr Computer keinen Internetanschluss? Die Internetaktualisierung können Sie auch über einen anderen Rechner ausführen. Öffnen Sie dazu im Internet die Seite Hier wählen Sie unter Support Ihr Programm sowie die Versionsnummer aus, klicken links unter Übersicht auf den Eintrag Service-Packs und wählen dort die gewünschte Aktualisierung zum Download aus. Jetzt ist die Datei nur noch auf einer CD oder einem USB-Stick zu speichern und auf Ihrem Rechner zu installieren. 15

5 Programmaktualisierungen und Datensicherung/-rücksicherung Tipp Die Versionsnummer Ihres Programms finden Sie unter dem Menü? Info. Übung Überprüfen Sie Ihre Einstellungen im Modul Lexware Info Service und stellen Sie ein, dass das Programm die Aktualisierung herunterlädt, jedoch nicht automatisch installiert. Lösung Klicken Sie auf die grüne Weltkugel in Ihrer Taskleiste oder wählen Sie im Menü? die Funktion Lexware Info Service. Ist das Fenster geöffnet, finden Sie ganz unten den Button Einstellungen. Wenn Sie hier klicken öffnet sich folgendes Fenster: 1 Abb. 3: Lösung: Unter Einstellungen 1 gibt es vier Möglichkeiten. Sprechen Sie ggf. mit dem Administrator, um die Einstellungen auf die Arbeitsabläufe abzustimmen. Zur Installation sind Administratorrechte nötig. 16

6 Schritt 2: Datensicherung und Rücksicherung Schritt 2: Datensicherung und Rücksicherung Wie sicher ist Ihr Computer? Eine Datensicherung ist eigentlich nur erforderlich für den Notfall. Und wann kann der Notfall, wie zum Beispiel ein Festplattendefekt, Diebstahl oder Brand eintreffen? Diese Antwort kann Ihnen niemand geben. Zu Ihrer eigenen Sicherheit empfehlen wir Ihnen, die Datensicherung täglich, bzw. nach jedem Arbeitstag im Programm durchzuführen und auf einem externen Datenträger zu speichern. Seit der Version 2011 des Programms bietet Lexware die Möglichkeit, die Daten direkt aus dem Programm heraus online zu sichern. Das hat den Vorteil, dass Sie Ihre Datenträger mit den Sicherungsdaten nicht hausintern verwalten müssen und die Daten in jedem Fall wieder verfügbar sind. Tipp Lassen Sie sich vom Programm an die Datensicherung erinnern. Unter Extras Optionen können Sie das entsprechend einstellen. Sicherung Welche Daten werden gesichert? Mit dem Programm können Sie mehrere Firmen verwalten. Außerdem können Sie eigene Formulare gestalten und an vielen Stellen im Programm Dokumente hinterlegen. Hier stellt sich die Frage, wie oft die Datensicherung durchzuführen ist bis alle Daten gesichert sind. Nur einmal, lautet die Antwort. Eine Datensicherung sichert alle Firmen und optional auch alle Formulare und Dokumente in einem Schritt. Unter Datei Datensicherung starten Sie die Sicherung. Auf der zweiten Seite geben Sie an, ob die Formulare oder Dokumente ebenfalls gesichert werden sollen. Mit einem Klick auf Durchsuchen können Sie den Speicherort wählen. Beim Anwählen des Menüpunktes Datei Datensicherung Sicherung öffnet sich der Assistent zunächst mit einer Hinweisseite. Blättern Sie weiter, können Sie auf der Folgeseite das Zielverzeichnis für die Sicherungsdatei angeben. Das Programm greift auf das zuletzt verwendete Verzeichnis zu. Wenn Sie in diesem Laufwerk keinen Datenträger haben, werden Sie aufgefordert, die erste Sicherungsdiskette einzulegen. 17

7 Programmaktualisierungen und Datensicherung/-rücksicherung Abb. 4: Aufruf der Datensicherung: Festlegen, wohin die Daten gesichert werden 1, ob auch Formulare und Dokumente gesichert werden sollen 2 und Angabe einer Bemerkung 3, auch Onlinesicherung 4 ist möglich. Tipp Da Sie keinen Einfluss auf den Dateinamen haben, bietet sich das Feld Bemerkungen an. Hier können Sie persönliche Notizen eintragen, um bei einer späteren Rücksicherung die Datei besser wieder zu erkennen. Haben Sie zuletzt Formulare geändert, denken Sie daran, auch diese mitzusichern. Kennzeichnen Sie Sicherungen mit Formulardaten, damit Sie diese im Notfall schnell wieder finden. Die eigentliche Sicherung erfolgt auf der nächsten Seite, wo die Grundinformationen zusammengefasst sind. 18

8 Schritt 2: Datensicherung und Rücksicherung 1 Abb. 5: Durchführen der Datensicherung: Der Name der erzeugten Sicherungsdatei 1 beinhaltet Programmversion, Datum und Zeit der Sicherung. Lexware vergibt den Dateinamen selbst, der aus dem Programmkürzel, dem Sicherungsdatum und der Uhrzeit mit Sekundenangabe besteht. Nach dem Klick auf Sicherung startet die Sicherung automatisch. Arbeiten Sie mit Lexware financial office, finden Sie die Datensicherung übergeordnet im Programmbereich Zentrale ebenfalls unter Datei Datensicherung, nicht in den einzelnen Teilprogrammen. Eine Datensicherung von dieser Stelle umfasst alle Daten aus allen Programmbestandteilen für alle im Programm hinterlegten Firmen. Sie haben also in einem Arbeitsgang sämtliche Daten gesichert. Rücksicherung Wann ist das notwendig? Die Datenrücksicherung soll Ihren Datenbestand wieder herstellen, falls die Daten defekt sind. In diesem Fall werden alle defekten Daten Ihres Programms mit den Daten der Sicherung überschrieben. Das gilt genauso für financial office. Bei einer Rücksicherung werden sämtliche Firmen in allen Programmbestandteilen mit den Sicherungsdaten überschrieben. 19

9 Programmaktualisierungen und Datensicherung/-rücksicherung Die Datenrücksicherung starten Sie über das Menü Datei Datensicherung Rücksicherung. Innerhalb financial office ist dieser Menüpunkt wieder im Bereich Zentrale zu finden. Sie können entweder die Rücksicherung der gesamten Daten oder aber nur der Formulare durchführen. Beides gemeinsam ist technisch nicht möglich. Tipp Haben Sie einen Rechnerwechsel vorgenommen und müssen nun Programm und letzten Datenstand auf den neuen Rechner transportieren, dann sichern Sie zuerst die Daten auf Ihrem bisherigen Rechner. Installieren Sie dann das Programm auf dem neuen Computer und führen eine Datenrücksicherung dort mit den vorigen Daten durch. Haben Sie Formulare geändert, dann folgt daraufhin die Rücksicherung der Formulare. Damit haben Sie den bisherigen Datenstand wieder zur Verfügung. Übung Nehmen Sie eine Datensicherung des gesamten Datenbestandes vor und speichern Sie diese auf einem anderen Laufwerk oder einer anderen Festplatte/CD. Lösung Erst wenn außer Ihnen niemand mehr im Programm arbeitet, ist eine Datensicherung möglich. Wählen Sie den Menüpunkt Datei Datensicherung Sicherung. Achten Sie darauf, wohin die Daten gesichert werden und merken Sie sich den Datenpfad. Durchlaufen Sie den Assistenten und geben Sie eine Bemerkung zu Ihrer Datensicherung ein. Kopieren Sie die erzeugte Sicherungsdatei ggf. auf eine CD oder auf eine andere Festplatte. Weitere Informationen Im Service-Center innerhalb des Programms finden Sie Unterstützung bei Ihrer Arbeit. Aufgeteilt in die Bereiche Aktuell, Support und Wissen sind viele nützliche Informationen für Sie bereit gestellt. 20

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