Fehlzeiten. Inhaltsverzeichnis. 1. Ziel. 2. Fehlzeiten. 3. Details. 4. Wichtige Informationen Teilweises Beschäftigungsverbot

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1 Fehlzeiten Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Fehlzeiten 3. Details 3.1. Teilweises Beschäftigungsverbot 3.2. Fehlzeiten während der Kurzarbeit 3.3. Wartezeit unterdrücken 3.4. Zusätzliche Beschäftigung während der Elternzeit 3.5. Wiedereingliederung 3.6. Wieso wird eine Lohnart nicht auf der Abrechnung ausgewiesen? 3.7. Wieso werden die Bezüge nicht gekürzt, obwohl eine Fehlzeit eingetragen ist? 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info bietet eine Übersicht über die wichtigsten Fehlzeiten und ihre Schlüsselung im Kalender von LOHN sowie die zugehörigen Meldegründe. Fehlzeiten erfassen und verwalten Sie im Kalender von Agenda LOHN. Zur Bedienung des Kalenders Nr. 164 Kalender in Agenda LOHN. Informationen zu den Meldungen Nr. 166 Meldegründe. 2. Fehlzeiten Art der Fehlzeit KS 1 Beschreibung MG 2 Beispiel Krankheit mit Lohnfortzahlung Krank ab Eintritt ohne Entgeltfortzahlung (Wartezeit) Krank in den ersten 2 Tagen, aber nicht ab dem 1. Tag Zweiterkrankung (Lohnfortzahlung länger als 42 Tage) 001 Lohnfortzahlung Der Anspruch auf Lohnfortzahlung entsteht nach 2 Kalendertagen ab Eintritt. 012 Zum Eintrittsdatum wird keine Anmeldung erzeugt. Die Anmeldung erfolgt nach Ende der Fehlzeit. Die Wartezeit kann unterdrückt werden (siehe Seite ). 002 Kalenderschlüssel 002 bis zum 2. Tag ab Eintritt. Ab dem 2. Tag den Kalenderschlüssel 001 verwenden. 042 Erfassen Sie diesen Kalenderschlüssel für die zweite Erkrankung des Mitarbeiters, wenn diese unmittelbar an eine vorhergehende Erkrankung anschließt. Im AAG-Assistenten wird ein eigener AAG-Erstattungsantrag für den Zeitraum der Zweiterkrankung erstellt. Nein 10 Eintritt: Fehlzeit: Meldung zum Eintritt: Nein Meldung zum Beschäftigungsverbot Beachten Sie die Ausführungen zum teilweisen Beschäftigungsverbot auf Seite. 7 Nein

3 Seite 3 Art der Fehlzeit KS 1 Beschreibung MG 2 Beispiel Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung 002 Fehlzeit umfasst keinen vollen Kalendermonat Nein Fehlzeit: Krankheit/Kur nach Ende Lohnfortzahlung mit Krankentagegeld bei privater Krankenversicherung 003 Falls die Fehlzeit keinen vollen Kalendermonat einschließt, erfolgt keine Sozialversicherungsmeldung. Versorgungskrankengeld 00 Übergangsgeld 00 Verletztengeld 007 Mutterschaftsgeld 006 Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung 002 Fehlzeit umfasst einen vollen Kalendermonat 51 Fehlzeit: Krankheit/Kur nach Ende Lohnfortzahlung mit Krankentagegeld bei privater Krankenversicherung Versorgungskrankengeld Übergangsgeld Nach Ablauf eines vollen Kalendermonats ohne Entgelt erfolgt eine Abmeldung zum letzten Tag mit Entgelt. Eine Anmeldung bei Wiederaufnahme hat nicht zu erfolgen. Sozialversicherung smeldung: Monatsabrechnun g Mai Verletztengeld 007 Mutterschaftsgeld 006 Elternzeit Elternzeit 013 Elternzeit im Anschluss an die Mutterschutzfrist Eine eldung wird nicht erstellt, wenn die Mutterschutzfrist im KALENDER erfasst wurde. Beachten Sie Seite. 013 Elternzeit ohne unmittelbar vorherige Mutterschutzfrist Eine Anmeldung bei Wiederaufnahme hat nicht zu erfolgen. Nein 52 Vater geht in Elternzeit zum Meldung: g Juli Pflege eines kranken Kindes mit Krankentagegeld 010 Nein

4 Seite 4 Art der Fehlzeit KS 1 Beschreibung MG 2 Beispiel Pflege eines kranken Kindes ohne Krankentagegeld 011 Fehlzeit kleiner als Nein Fehlzeit: Ende der Lohnfortzahlung bei geringfügiger Beschäftigung 005 Ende der Lohnfortzahlung bei privater Krankenversicherung ohne Krankentagegeld 004 Einstellung Krankengeld wegen voller Erwerbsminderungsrente 01 Pflege eines kranken Kindes ohne Krankentagegeld 011 Fehlzeit größer als 34 Fehlzeit: Ende der Lohnfortzahlung bei geringfügiger Beschäftigung Ende der Lohnfortzahlung bei privater Krankenversicherung ohne Krankentagegeld Einstellung Krankengeld wegen voller Erwerbsminderungsrente Sozialversicherungstage werden nach 30 Tagen gekürzt. Anmeldung bei Wiederaufnahme mit Grund 13 erfolgt automatisch. Bis-Datum auf der eldung: Meldung: g Mai (Das Bis-Datum der Abmeldung wird automatisch um einen Monat erhöht). Unbezahlter Urlaub Unbezahlte Fehlzeit (unentschuldigtes Fehlen, Arbeitsbummelei) Fehlzeit kleiner als Nein Fehlzeit: Unrechtmäßiger Streik 024 Unbezahlter Urlaub Unbezahlte Fehlzeit (unentschuldigtes Fehlen, Arbeitsbummelei) Unrechtmäßiger Streik Fehlzeit größer als Sozialversicherungstage werden nach 30 Tagen gekürzt. Anmeldung bei Wiederaufnahme mit Grund 13 wird automatisch erstellt. 34 Fehlzeit: Bis-Datum auf der eldung: (Das Bis-Datum der Abmeldung wird automatisch um einen Monat erhöht). Meldung: g Mai

5 Seite 5 Art der Fehlzeit KS 1 Beschreibung MG 2 Beispiel Rechtmäßiger Streik Aussperrung Fehlzeit kleiner als Nein Fehlzeit: Rechtmäßiger Streik Aussperrung Fehlzeit größer als Sozialversicherungstage werden nach 30 Tagen gekürzt. 35 Fehlzeit: Bis-Datum auf der Meldung: Anmeldung bei Wiederaufnahme mit Grund 13 erfolgt automatisch. (Das Bis-Datum der Abmeldung wird automatisch um einen Monat erhöht). Meldung: g Mai Kurzzeitpflege (max. 10 Arbeitstage) 020 Nein Pflegezeit 021 Abmeldung am ersten Tag des Kalenderschlüssels Anmeldung bei Wiederaufnahme mit Grund 10 erfolgt automatisch. 30 Freistellung OHNE Fortzahlung des Arbeitsentgelts 02 Abmeldung am ersten Tag des Kalenderschlüssels Anmeldung mit Grund 10 nach Ende der Fehlzeit erfolgt automatisch. Wehrdienst Zivildienst Wehrübung Eignungsübung Fehlzeit umfasst keinen vollen Kalendermonat Falls die Fehlzeit keinen vollen Kalendermonat einschließt, erfolgt keine Meldung. Nein Wehrdienst Wehrdienst Zivildienst Wehrübung Eignungsübung Fehlzeit umfasst einen vollen Kalendermonat Nach Ablauf eines vollen Kalendermonats ohne Entgelt erfolgt eine Abmeldung zum letzten Tag mit Entgelt. Eine Anmeldung bei Wiederaufnahme hat nicht zu erfolgen. 53 Wehrdienst Bis-Datum der eldung: eldung: g Februar

6 Seite 6 Art der Fehlzeit KS 1 Beschreibung MG 2 Beispiel Tod des Arbeitnehmers Krankengeldende (Aussteuerung) 052 Kalenderschlüssel nur am Todestag und zusätzlich den Todestag als Austrittsdatum eintragen. Folgt der Tod auf eine Krankheit (Kalenderschlüssel für Krankheit) muss der Kalenderschlüssel 052 zusätzlich zur Krankheit eingetragen werden (Tag markieren, über rechte Maustaste Kontextmenü öffnen und wählen). Muss die Meldung storniert werden, dann löschen Sie den Kalenderschlüssel. 01 Versicherungsverhältnis endet nach Ablauf eines Zeitmonats (30 Sozialversicherungstage) nach dem Ende des Krankengeldbezuges. Den letzten Tag des Krankengeldbezugs erfahren Sie in der Regel von der zuständigen Krankenkasse Hinweis zum Kalender: Kalenderschlüssel 01 ab Krankengeldende bis zum letzten Tag des Folgemonats erfassen. + als Austrittsdatum den letzten Tag des Folgemonats erfassen Krankengeldende Aussteuerung zum Bis-Datum der eldung: Ausgabe der eldung: g September (Kalenderschlüssel 01 von bis Austrittsdatum 30.0.) Versorgungsausgleich Rentenantrag Gesonderte Meldung nach 14 Abs. 1 SGB VI Auf Anfrage der Rentenkasse oder Auskunftsersuchen des Familiengerichts im Versorgungsausgleichsverfahren Hinweis zum Kalender: 57 Die Rentenversicherun g fordert eine Meldung 57 zum (Kalenderschlüssel 50/51 am eintragen) Der Kalenderschlüssel wird nur am Tag eingetragen, für den die Meldung erzeugt werden muss. KS 1 = Kalenderschlüssel MG 2 = Meldegrund

7 Seite 7 3. Details Überblick 1. Teilweises Beschäftigungsverbot 7 2. Fehlzeiten während der Kurzarbeit 3. Wartezeit unterdrücken 4. Zusätzliche Beschäftigung während der Elternzeit 5. Wiedereingliederung 6. Wieso wird eine Lohnart nicht auf der Abrechnung ausgewiesen? 7. Wieso werden die Bezüge nicht gekürzt, obwohl eine Fehlzeit eingetragen ist? Teilweises Beschäftigungsverbot 1. Fehlzeit erfassen Erfassen Sie im Kalender die Fehlzeit mit einem dieser Kalenderschlüssel: 027»Beschäftigungsverbot individuell (ärztlich verordnet)«02»beschäftigungsverbot generell (betriebs-/arbeitsbedingt)«durch die Erfassung dieses Kalenderschlüssels wird im anschließenden AAG-Antrag die Option»teilweise Beschäftigungsverbot«aktiv (siehe ). 2. Gehaltsabrechnung a) Ausfallzeit Die Ausfallzeit wird von der Krankenkasse erstattet. Erfassen Sie die Ausfallzeit mit der gewohnten Lohnart. Passen Sie die Höhe der gewohnten Lohnart auf die Ausfallzeit an. Diese Lohnart wird im AAG-Antrag zur Berechnung der Erstattung herangezogen. b) Gearbeitete Arbeitszeit Die gearbeitete Arbeitszeit soll nicht von der Krankenkasse erstattet werden. Deshalb muss diese mit einer individuell angelegten Lohnart abgerechnet werden, die wie folgt geschlüsselt ist: 1. Lohnart 005 auf eine neue Lohnartennummer kopieren. 2. Eintrag»SV-pflichtige Lohnart bei AAG-Erstattung nicht berücksichtigen«im Feld»VWL/ Direktversicherung«.'

8 Seite 3. AAG-Erstattungsantrag Option <Teilweise generelles Beschäftigungsverbot> aktivieren Fehlzeiten während der Kurzarbeit Folgende Kalenderschlüssel stehen Ihnen für die Erfassung zur Verfügung: Kalenderschlüssel 200 Kurzarbeit, Ausfallstunden 201 Kurzarbeit, Ausfallstunden während LFZ bei Beginn LFZ vor KUG-Zeitraum 202 Kurzarbeit, Feiertagsvergütung in Höhe KUG Beschreibung Erfassen Sie mit diesem Kalenderschlüssel die durch Kurzarbeit ausgefallenen Stunden. Mit diesem Kalenderschlüssel erfassen Sie die Lohnfortzahlung des Arbeitnehmers während der Kurzarbeit, wenn die Arbeitsunfähigkeit bereits vor Beginn der Kurzarbeit eingetreten ist. Erfassen Sie im Kalender für den entsprechenden Feiertag diesen Kalenderschlüssel, ermittelt LOHN anhand des tatsächlich gezahlten Kurzarbeitergeldes den KUG-Stundensatz und setzt diesen für die Anzahl der erfassten Feiertagsstunden an. Die Sozialversicherungsbeiträge für KUG-Feiertag werden vom Arbeitgeber alleine getragen. Nr Zusatzmodul: Kurzarbeit 3.3. Wartezeit unterdrücken Die Wartezeit kann unterdrückt werden. Gehen Sie wie folgt vor: Wartezeit unterdrücken Kalender öffnen und einmal in den Kalender klicken, um diesen zu aktivieren. Tastenkombination + +. Haken <Keine Wartezeit>.

9 Seite 3.4. Zusätzliche Beschäftigung während der Elternzeit Nr Ein Arbeitnehmer auf zwei Personalnummern?; Kapitel:»Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber (Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber)«3.5. Wiedereingliederung Wiedereingliederung Wird ein Arbeitnehmer nach längerer Krankheit wieder eingegliedert, so gilt er nach wie vor als»arbeitsunfähig«. Das heißt, er hat Anspruch auf Ersatzleistungen (Krankengeld usw.). Der Kalenderschlüssel 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung«muss für die Zeit der Wiedereingliederung weiterhin erfasst werden. Hinweis Zahlt der Arbeitgeber freiwillig Gehalt für die geleisteten Stunden, werden die Entgeltersatzleistungen anteilig gekürzt. Der Kalenderschlüssel 2 muss trotzdem erfasst werden Wieso wird eine Lohnart nicht auf der Abrechnung ausgewiesen? Wieso wird eine Lohnart nicht auf der Abrechnung ausgewiesen? Überprüfen Sie folgende Option in der Lohnart:»Stammdaten Lohnarten«+ Lohnart öffnen. Option <Teillohnberechnung> deaktiviert. Option <Erzeugen, wenn Mitarbeiter in Fehlzeit> aktiviert. Weitere Merkmale, die den Ausdruck auf der Abrechnung unterdrücken: Eintrag im Feld»LSt-Karte«ist <Kein Ausdruck auf der Abrechnung> gewählt. Option <Erzeugen im Austrittsmonat> ist deaktiviert. Hinweis Wenn die zu verwendende Lohnart bereits bei einem anderen Mitarbeiter oder Mandanten mit anderen Optionen verwendet wird, muss die gewünschte Lohnart für den Bezug in Fehlzeit vorab kopiert und entsprechend geschlüsselt werden. Hinweis Prüfen Sie bei der Zahlung von Bezügen während einer Fehlzeit die Sozialversicherungspflicht: Nr Sozialversicherungsfreiheit 23c SGB IV.

10 Seite Wieso werden die Bezüge nicht gekürzt, obwohl eine Fehlzeit eingetragen ist? Wieso werden die Bezüge nicht gekürzt, obwohl eine Fehlzeit eingetragen ist? Unter»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«haben Sie zur Berechnung von Teillohn»Dreißigstel«gewählt: Beachten Sie Folgendes für diese Teillohnberechnung: Der Monatslohn wird stets durch 30 Tage geteilt (ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Kalendertage). Anschließend wird mit den tatsächlich verbleibenden Kalendertagen multipliziert. Beispiel 1 Fehlzeit: 4 Tage im Januar Monatslohn: Euro Berechnung / 30 Tage = 66,67 66,67 x 27 Tage = 1.00 Der Faktor»27 Tage«ergibt sich aus den tatsächlichen Monatstagen (Januar = 31) abzüglich den tatsächlichen Ausfalltagen: 31-4=27 Tage Beispiel 2 Fehlzeit: 1 Tag im Januar Monatslohn: Euro Berechnung / 30 Tage (Dreißigstel-Methode) = 66,67 66,67 x 30 Tage = Der Faktor»30 Tage«ergibt sich aus den tatsächlichen Monatstagen (Januar = 31) abzüglich den ausgefallenen Arbeitstagen: 31-1=30 Tage In diesem Fall findet keine Kürzung statt. 4. Wichtige Informationen Nr Zusatzmodul: Kurzarbeit Nr. 164 Kalender in Agenda LOHN Nr. 166 Meldegründe