1 x 1 DES MESSEAUFTRITTS

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1 1 x 1 DES MESSEAUFTRITTS Leitfaden Version 1.2 / März

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3 MATERIAL BESTELLUNG Der Schweizerische Baumeisterverband stellt Module und Material für Messen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen kostenlos zur Verfügung. Die verfügbaren Materialen sind im Handbuch für Berufswerbung Teil 06. abgebildet und können unter folgenden Link aufgerufen werden: Das Messestandmaterial ist in den MLS Maurerlehrhallen Sursee eingelagert. Direkter Kontakt via Telefon: Wichtig: Frühzeitig reservieren! Sobald die Teilnahme an der Messe definitiv ist, empfiehlt sich die Standmodule zu reservieren. KONTAKTPERSON Bei allgemeinen Fragen oder Unklarheiten steht Ihnen Frau Vera Steinmann, Leiterin Berufswerbung, gerne zur Verfügung. Schweizerischer Baumeisterverband Abteilung Berufsbildungspolitik Weinbergstrasse 49 Postfach 8042 Zürich Telefon Telefax HINWEIS Dieses Dokument dient als Leitfaden für die Planung, Umsetzung und Nachbearbeitung von Messeauftritten. Es beinhaltet die wichtigsten Punkte - ist aber nicht abschliessend oder verbindlich. 3

4 MESSEVORBEREITUNG 1. Ihre Grundsatzentscheide Wer ist unsere Zielgruppe? Was ist unser Ziel für diese Messe? Verantwortlichkeit klären: Wer ist für die Projektleitung zuständig? Unterstützung: Wer hilft bei den Vorbereitungsarbeiten mit? Sind die nötigen Ressourcen (finanziell und personell) vorhanden? 2. Organisation Allgemein Standgrösse fixieren Lage des geplanten Standes mit der Messeleitung aushandeln Anmeldeformular für den Stand rechtzeitig absenden Einschreibegebühr überweisen Groben Terminplan erstellen Standinhalt definieren: Was zeigen wir? Welche Aktivitäten sind geplant? Rechtzeitig Bedarf klären: Strom, Internet (WLAN), Wasseranschluss, Montagepersonal, Abwasser (Hinweis: falls gearbeitet wird, muss ev. eine Vorreinigung des Abwassers stattfinden!) Versicherung: Sind wir über die Haftpflicht versichert oder muss eine Messeversicherung abgeschlossen werden? Standbau Der Messestand soll zum einen den Messebesucher anziehen und entsprechend attraktiv gestaltet sein. Zum anderen ist er aber auch Arbeitsbereich für das Standpersonal, daher sind Funktions- und Servicebereiche (wie Lagerplatz, Ablagesysteme) ebenso einzuplanen. Ausstellungsmaterial reservieren Transport sowie Auf- und Abbau koordinieren (mit Messeleitung absprechen, oft gibt es bestimmte Zeitfenster!) PC, Laptop, Give-Aways, Broschüren, Flyer (frühzeitig und genügend bestellen) Prototypen, Musterprodukte, Vorführgeräte organisieren Material: benötigen wir noch Utensilien für den aktiven Teil am Stand (Schau-Baustelle, Kinderbaustelle, o.ä.?) 4 1X1 DES MESSEAUFTRITTS

5 Eventuell Grünpflanzen einplanen (lockern das Standbild auf) Materialdepot am Stand einplanen Wo können wir Material zwischen lagern? Ebenfalls das Material der Mitarbeitenden: Jacken, Taschen und Wertsachen? (Hinweis: Falls der Platz vorhanden ist, könnte ein abschliessbarer Baucontainer organisiert werden.) Geräte und Maschinen reservieren (Gabelstapler, Palettroller, Hebebühne, usw.) Sitzgelegenheiten anbieten (an Messen möchten die Besucher gerne mal sitzen). Theke: falls die Empfangstheke als Standelement bestellt wird, am Standrand oder -ecken platzieren. Die Mitarbeitenden sollen sich nicht dahinter verstecken! Achtung! Weniger ist mehr! Den Messestand nicht überladen. Kommunikation Messekatalog (Eintrag, Inserat, usw.) Einladungen (Kunden, Partner, Mitglieder, Mitarbeitende, usw.) Hinweise auf Website (z.b. der Sektion) oder in der -Signatur Hinweise in Kunden- oder Mitarbeiterversänden (Newsletter) PR-Texte für vor/nach der Messe vorbereiten (für lokale Medien) Personalplanung Wählen Sie das Standpersonal sorgfältig aus, denn es repräsentiert Ihre Institution, die Berufsgattung sowie die Branche. Die Mitarbeitenden sollten freundlich, hilfsbereit, kompetent und mit den Angeboten / Informationen vertraut sein. Genügend Personen rekrutieren (Reserven einplanen!) Einsatzplan erstellen Verantwortlichkeit (Standchef, Tagesverantwortlicher, usw.) definieren Unterkunftsreservation Bekleidung, Namensschilder organisieren 5

6 Diverses Situationsplan / Anfahrtsplan erstellen (für Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende, etc.) Kontaktformular erstellen (um Fragen oder Anregungen vor Ort aufzunehmen) Infrastruktur: Kühlschrank, Abfalleimer, Abfallsäcke, Besen, Schaufel, ev. Staubsauber, Lappen, Reinigungsmittel, Geschirrtücher, Servietten, usw. Sicherheitsdienst: Gibt es eine Bewachung des Standes? Wohin verstauen wir über Nacht wertvolles Material? Standreinigung: wird dies intern oder extern gemacht? Wer ist verantwortlich? Lagerraum: Können weitere Give-Aways / Verpackungsmaterial irgendwo zwischen gelagert werden? 3. Kurz vor der Messe Schulung des Standpersonals (mündlich und schriftlich) Eckpunkte bekannt geben (Ort, Öffnungszeiten, Anfahrt, etc.) Standkonzept kommunizieren Braucht es noch spezifisches Wissen für Auskünfte? Spesenregelung klären (Anreise, Eintrittskarten, Verpflegung, Unterkunft) Bekleidung / Dresscode bekannt geben Präsenz / Ablösung Diverses Werkzeugkasten organisieren Büromaterial (Notizpapier, Stifte, Büroklammern, Bostich, Kleber, Schere, etc.) Sanitätskasten / örtliche Notfallnummern Genügend Visitenkarten Kleinverpflegung Standpersonal organisieren (Wasser, Schokolade, Bonbons) Plätze für Mittagessen reservieren (falls eine grössere Gruppe gemeinsam zum Mittagessen geht) Hinweis: am besten ausserhalb der Messehalle! Vor der Eröffnung Standabnahme Test von Geräten und Leitungen Vollständigkeit Material prüfen Einweisung Personal am Stand 6 1X1 DES MESSEAUFTRITTS

7 IDEEN Streuartikel & Werbegeschenke (z.b. Leuchtstifte, Massstäbe, Broschüren und Flyer) dienen als Magnet und erleichtern dem Standpersonal den Zugang zu den Besuchern Wettbewerbe / Gewinnspiele o Talons, Preise und Wettbewerbs-Urne o Bewerbung (gross anschreiben) Glücksrad mit Sofortgewinnen Bildschirm mit Informationsfilm: z.b. DVD Berufswerbung mit Kinospots und Informationsfilmen (Hinweis: Aufmerksamkeit bei bewegtem Bild ist viel höher) Aktiver Teil Schau-Baustelle Da-Vinci Brücke Nagelspiel Tast-Boxen Kinderbaustelle Pflästerer-Memory Figuren betonieren Hinweis: Die genauen Ausführungen dieser Aktivitäten finden Sie im Handbuch Berufswerbung. WÄHREND DER MESSE Instruktion der neuen Standmitarbeiter (In- und Ausserbetriebnahme Geräte, Material-Lager, Spezialitäten, Was ist wo?, usw.) Kontaktadressen der Lieferanten am Stand haben (falls etwas defekt ist oder plötzlich Support benötigt wird) Kurzes Debriefing am Abend mit den Mitarbeitenden Zwischenreinigungen vornehmen Verhalten Standpersonal so wird die Messe zum Erfolg Genaue Kenntnisse der Standmitarbeiter über die verschiedenen Angebote Aktiv am Stand bewegen (nicht sitzen oder verstecken) Korrekte Kleidung (Ersatzkleidung für Zwischenfälle einplanen) Jeder Mitarbeiter trägt sein Namensschild 7

8 Den Besucher nicht überrennen - zunächst Zeit zum Umschauen lassen Lächeln stellt den ersten positiven Kontakt dar Kontaktsätze ausdenken / Antworten abklären o Willkommen am Stand der Bauberufe o Kennen Sie den Maurer-Beruf? o Haben Sie gewusst wie schwer ein Backstein ist? o Wissen Sie wie viele Leute in der Baubranche tätig sind? Blickkontakt in den Gesprächen halten Nicht rauchen, trinken oder essen am Stand Handy bei den persönlichen Gegenständen deponieren Material auffüllen für jeden Besucher soll der Auftritt einladend wirken Kein Vorzeitiges Abbauen des Standes während den Öffnungszeiten NACHBEARBEITUNG Die Nacharbeit entscheidet ebenfalls über den Erfolg einer Messebeteiligung. Reagieren Sie umgehend auf Wünsche der Messebesucher, z.b. schicken Sie die gewünschten Informationen via Post nach. Generell gilt die Nachbearbeitung möglichst zeitnah nach der Messe einzuplanen. So sind die Punkte noch präsent und gehen nicht durch die Alltagsarbeit in Vergessenheit. Abtransport Material (Verpackungsmaterial für Rücktransport vorsehen) Kennzeichnung des Materials (falls verschiedene Rückführungsorte) Internes Debriefing (Mitarbeitende befragen: Was war gut? Was war nicht so optimal? Was könnten wir nächstes Mal besser machen? schriftlich festhalten, dient nächstes Mal als Hilfe bei der Planung) Feedback an die Messeleitung Abrechnung / Budgetkontrolle Auswertung der Kontaktformulare Auswertung allfälliger Wettbewerbe / Gewinnerbekanntgabe Dankesschreiben 8 1X1 DES MESSEAUFTRITTS

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