vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung

Transkript

1 Innovatorische Personalverwaltung in Hochschulen vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni 2006 in Hannover Elke Stratmann Dr. Yvonne Bauer

2 Die Referentinnen Dr. Yvonne Bauer Dipl.- Sozialwissenschaftlerin 0175 / / (Sekretariat) Elke Stratmann Dipl.- Ing. Architektur Psychologie, Philosophie (MA) elke.stratmann@his.de 0160 / vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

3 Anlass zur Optimierung der Personalverwaltung Profilbildung der Hochschule und Professionalisierung der Dienstleistungen Dezentralisierung von Aufgaben und Ausbau der Fakultätsverwaltungen Unklare Aufgaben und Zuständigkeiten im Dezernat Einführung neuer Steuerungsinstrumente (Zielvereinbarungen, KLR, Berichtswesen) Bericht des Landesrechnungshof Reduzierung der Haushalts- und Drittmittel vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

4 Optimierungsansätze Kennzahlen orientiertes Benchmarking Prozess orientiertes Benchmarking Organisationsentwicklung vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

5 Benchmarking ist das Durchführen von Vergleichen mit anderen Organisationen und das anschließende Lernen aus den Erkenntnissen, die aus diesen Vergleichen resultieren mit Methode über den Zaun schauen, aus dem Nähkästchen plaudern vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

6 Kennzahlenorientiertes Benchmarking Kompakter Vergleich von Kennzahlen (Input / Output) Auf der Grundlage von Aufwandschätzungen, Fallzahlen und Basiszahlen leistungsbezogene Interpretation der Kennzahlen Rote Lampe-Funktion vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

7 Aufwandschätzung Produkte / Aufgaben Personalverwaltung Produktübergreifende Aufgaben : Leitung und Sekretariat Istaufwand Soll (Planungen) Geschätzter Aufwand in VZÄ Benennung des Dezernats/ Abteilung (ggf. auch mehrere), in der die Aufgabe wahrgenommen wird Anmerkungen: Produktbereich Personalwirtschaft davon für Stellenplan, Stellenrahmen, Stellenfreigabe/Wiederbesetzung von Stellen, Personalmittelplanung, Personalmittelbewirtschaftung, Personalkostenkalkulation und -kontrolle Anmerkungen: Produktbereich Personalentwicklung (Personalplanung incl. Fachbereiche, Aus,- Fort- und Weiterbildung, Einführung neuer Mitarbeiter/Lehrenden, Begleitung von Einzelmaßnahmen z.b. Umsetzungen, Personalauswahlverfahren, Vorstellungsgespräche, Umsetzung MAG, Mitarbeiterbefragungen und andere Instrumente, Frauenförderpläne) Ausschnitt davon für das wissenschaftliche Personal davon für das nichtwissenschaftliches Personal davon für Auszubildende und PraktikantInnen Anmerkungen: vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

8 Hochschulen im Überblick Kennzahlen orientiertes Benchmarking Beschäftigte pro VZÄ Personalverwaltung Anzahl der Beschäftigten Ø U 0 U 1 U 2 U 3 U 4 U 5 U 6 U 7 U 8 vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

9 Optimierungsansätze Kennzahlen orientiertes Benchmarking Prozess orientiertes Benchmarking Organisationsentwicklung vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

10 Prozess orientiertes Benchmarking 5. Maßnahmenplanung und - umsetzung 1. Auswahl der Prozesse 4. Problem- und Ursachenanalyse 2. Visualisierung und Systematisierung der Prozesse 3. Kennzahlenbildung, Erhebung zusätzlicher Informationen vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

11 Prozessorientiertes Benchmarking Vergleich von Prozessen (Arbeitsabläufen) Ergänzt durch Aufwandschätzungen und Kennzahlen Beteiligung der MitarbeiterInnen Diskussion der unterschiedlichen Verfahren Entwicklung von konkreten Optimierungsansätzen vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

12 Prozessanalyse Einstellung studentischer Hilfskräfte Fachhochschule A Fachhochschule B Fachhochschule C Prozessschritte Fakultäten Hilfskräfte externe Organisationen Fakultäten Hilfskräfte externe Organisationen Fakultäten Hilfskräfte Personaldezernat Haushaltsdezernat Personaldezernat Haushaltsdezernat Personaldezernat Haushaltsdezernat externe Organisationen Einstellungsverfahren 0,15 VZÄ in der Personalverwaltung VZÄ in der Personalverwaltung VZÄ in der Personalverwaltung Mittelzuweisung vorbereiten (Haushalt oder Drittmittel) Vorabberatung bei Einstellungswunsch x x x x x x Stellenausschreibung und Auswahl der Hilfskraft x x x Vorbereitung der Unterlagen x x x Antrag auf Einstellung x x x Antrag auf Vollständigkeit prüfen Übereinstimmung mit Bewillungsbescheid (Drittmittel) oder Mittelüberwachung Haushalt x x x x x = abschließende Prüfung x Unterlagen nachfordern x x x vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

13 Kosten der Produkte 160 Kosten für die Sachbearbeitung einer studentischen Hilfskraft 154 (stichtagsbezogen) Verwaltungskosten pro Hilfskraft in Hochschule A Hochschule B Hochschule C Hochschulen vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

14 Optimierungsansätze Kennzahlen orientiertes Benchmarking Prozess orientiertes Benchmarking Organisationsentwicklung vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

15 Organisationsentwicklung ist eine Methode zur Entwicklung von Optimierungsmaßnahmen mit aktiver Beteiligung der MitarbeiterInnen ein gemeinsamer Prozess mit dem Engagement und den Widerständen der MitarbeiterInnen vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

16 Diagnoseinstrumente Auswertung von Dokumenten Aufwandschätzung Prozessanalyse Hospitation Einzel- und Gruppengespräche Workshops Vergleich mit Daten und Erfahrungen aus anderen Hochschulen vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

17 Betrachtung der Organisationsstruktur Personalverwaltung Personalwirtschaft Personalsachbearbeitung Personalentwicklung Personalplanung wissenschaftl. Mitarbeiter Strategien & Konzepte Drittmittelbeschäftigte Personalkostenkalkulation nichtwissenschaftl. Mitarbeiter Fort- und Weiterbildung vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

18 Verteilung der Personalressourcen Produktbereiche der Personalverwaltung an der Fachhochschule A Sonstige Standardaufgaben 16% Dienstreisen 9% Leitung 8% Personalentw icklung 13% Personalsachbearbeitung 40% Personalw irtschaft 14% vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

19 den Veränderungsprozess begleiten Wahrnehmung der eigenen Kompetenz Widerstand Überraschung Entsetzen Rationale Einsicht Emotionale Akzeptanz ausprobieren Integration von Veränderungen Phasen-Modell der Veränderung nach Schmidt-Tanger Zeit vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

20 Reorganisationsvorschläge Organisationsstrukturen anpassen Aufgabenprofil der Personalverwaltung schärfen Zuständigkeiten klären Arbeitsabläufe optimieren Schnittstellen definieren Arbeitsorganisation verbessern Führung und Zusammenarbeit Prinzip: Aufgabe / Kompetenz / Verantwortung Qualifikationsprofil der PV verbessern vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

21 Ablauf einer Organisationsentwicklung Erarbeitung eines Projektkonzepts Bildung von Projektteam und Lenkungsgruppe Erheben der Daten in der Hochschule und Auswerten der Daten durch HIS Durchführung von Workshops, Prozessanalysen und Gespräche Moderierte Arbeitsgruppen zu vereinbarten Themen Dokumentation und Präsentation der Arbeitsergebnisse vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni

22 Verfahren Kennzahlenorientiertes Benchmarking Anforderung der Bögen bei HIS und Datenerhebung in der Hochschule gemeinsame Plausibilisierung der Daten Prozessorientiertes Benchmarking Zusammenschluss von drei, vier oder mehr Hochschulen Kennzahlen erheben, auswerten und plausibilisieren Prozessanalysen und Workshops durchführen Organisationsentwicklungsprozess Entwicklung eines individuellen Projektkonzept für eine Hochschule und anschl. Reorganisationsprozess vom Benchmarking zur Organisationsentwicklung 28. Juni