Integration FMS in Portale

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1 Integration FMS in Portale Machbarkeitsstudie Ansprechpartner: Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) der Bundesfinanzverwaltung Wilhelm-Fay-Straße 11 D Frankfurt am Mail Materna GmbH Voßkuhle 37 D Dortmund

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Lucom-Interaction-Platform Government Site Builder Aufbau und Ziele des Dokuments Betriebsszenarien Szenario A Szenario B Anforderungen Akteure Fachliche Anforderungen Anforderungen des Formular-Erstellers Anforderungen des Redakteurs Anforderungen des Formular-Nutzers Anforderungen von Daten-Nutzern Anforderungen von Behörden Anforderungen Betrieb Integrationsvorhaben Ausgangssituation Zielsetzung Technische Umsetzung Suche und Listen von Formularen Virtuelle Formular-Dokumente Abruf per Webservice Zugriff auf den Suchindex Single Sign On Integration der Darstellungsschicht iframe HTML-Ersetzung Wrapping Ausblick und nächste Schritte MATERNA GmbH Seite: 1 von 24

3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Beteiligte Rollen FMS... 7 Abbildung 2: Virtuelles Formular-Dokument Abbildung 3: Webservice Abbildung 4: Solr-Integration Abbildung 5: Single-Sign-On Abbildung 6: iframe Abbildung 7: HTML-Ersetzung - normale Kommunikation Abbildung 8: HTML-Ersetzung - Integration Abbildung 9: Wrapping MATERNA GmbH Seite: 2 von 24

4 1 Einleitung Das Bundesministerium des Inneren (BMI) hat im September 2014 das Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020 veröffentlicht, welches das Ziel verfolgt, mit Hilfe moderner Informationstechnologien eine digitalisierte, durchgängige, medienbruchfreie und einheitliche öffentliche Leistungserbringung auf der Grundlage kollaborativer Geschäftsprozesse zu etablieren. Basis hierfür ist das E- Government-Gesetz (EGovG), welches am 1. August 2013 in Kraft getreten ist und den rechtlichen Rahmen vorgibt, der die Verwaltungen zur Digitalisierung führt. Im Programm Digitale Verwaltung 2020 werden zur Umsetzung des EGovG verschiedene Maßnahmen gebündelt. Einen Schwerpunkt dabei bildet die Weiterentwicklung von Basisdiensten, die zentral für alle Bundesressorts entwickelt und bereitgestellt werden. Zu diesen Basisdiensten gehören bspw. E-Akte, D -Gateway, eid-service sowie epaybl und ein Formular-Management-System (FMS). Im Rahmen des Vorhabens Formular-Management-System soll u.a. eine Machbarkeitsstudie Integration FMS in Portale erstellt werden, welche mit diesem Dokument vorliegt. Ziel des Vorhabens ist es, konkrete Handlungsempfehlungen und Lösungsskizzen für die Weiterentwicklung des Basisdienstes vorzulegen. 1.1 Lucom-Interaction-Platform Die Lucom Interaction Platform (LIP) ist die Formular-Management-Komponente des Bundes. Sie wurde ursprünglich im Rahmen der egovernment-initiative BundOnline als FormsForWeb (FFW) der Lucom GmbH als Basiskomponente ausgewählt und den Bundesbehörden zur Nutzung zur Verfügung gestellt. Die ursprüngliche Bezeichnung des Produktes wurde im Jahr 2008 in Lucom Interaction Platform (LIP) geändert. Heute nutzen etwa 60 Lizenznehmer die LIP im Rahmen einer Bundeslizenz. Aktuell liegt die Lucom Interaction Platform in Version vor und ist damit Gegenstand dieser Betrachtung. 1.2 Government Site Builder Der Government-Site-Builder (GSB) ist im Rahmen der E-Government-Initiative BundOnline 2005 als Basiskomponente CMS für die Webauftritte der Bundesverwaltung entwickelt worden. Ziel war und ist es, einen modularen Baukasten für die schnelle und unkomplizierte Erstellung von Internetauftritten zentral zu entwickeln, um aufwändige Eigenentwicklungen zu vermeiden, aber gleichzeitig individuelle Anpassungen jederzeit zu ermöglichen. Gleichzeitig wird so auch die Nachhaltigkeit von Entwicklungen gewährleistet ("Einer für Alle (EfA)"-Prinzip). Als technologische Basis des Government Site Builders (GSB) wurde in einer europaweiten Ausschreibung das Content Management System der CoreMedia AG ausgewählt. Hierauf aufbauend bietet der GSB fertige Bausteine zu allen Funktionen eines CMS und eines Webangebots. Content Applikationen von einfachen Websites bis zu komplexen Portalen lassen sich somit in kürzester Zeit kostengünstig umsetzen. Der GSB steht aktuell in Version 6 zur Verfügung, welche damit ebenfalls Gegenstand dieser Betrachtung ist. Die Version 7 wird im Laufe des Jahres 2015 erscheinen, wenn sinnvoll wird auf entsprechende Features verwiesen. 1.3 Aufbau und Ziele des Dokuments Zur Ermittlung von Handlungsempfehlungen und Lösungsskizzen wird in den folgenden Abschnitten ein praxisbezogener Ansatz verfolgt. Ziel ist das Aufzeigen von Umsetzungsvarianten, die mit den Komponenten in den aktuellen Versionen möglich sind. Dazu werden zunächst zwei unterschiedliche Betriebsszenarien beschrieben, in denen sich Verwaltungen bewegen, wenn sie ihr Internetportal MATERNA GmbH Seite: 3 von 24

5 mittels GSB realisiert haben und für ausgewählte Verwaltungsvorgänge entsprechende Formularanwendungen auf Basis der LIP bereitstellen. Anschließend werden Anforderungen definiert, die an Portale mit integrierten Formular-Management- Systemen gestellt werden könnten. Dabei orientieren sich die Anforderungen an den durch die Digitale Agenda 2020 und dem EGovG gesteckten Zielen hinsichtlich einer Digitalisierung und medienbruchfreien Leistungserbringung von Verwaltungsakten und berücksichtigen die unterschiedlichen Rollen der beteiligten Akteure. Darauf aufbauend wird ein konkretes Integrationsvorhaben abgeleitet. Im nächsten Kapitel werden technische Lösungsalternativen zur Umsetzung des Integrationsvorhabens vorgestellt. Grundlage dafür sind die jeweils aktuellen Versionen der eingesetzten Systeme. Abschließend wird in Kapitel sechs ein Ausblick auf die nächste Generation der Systeme gegeben und konkrete Handlungsempfehlungen für die Weiterentwicklung der Basiskomponenten formuliert. MATERNA GmbH Seite: 4 von 24

6 2 Betriebsszenarien Trotz der bereits hohen Verbreitung von GSB und LIP innerhalb der Bundesbehörden, werden diese in ganz unterschiedlichen Betriebsszenarien eingesetzt. In den folgenden Abschnitten werden daher zwei typische Szenarien vorgestellt, die verdeutlichen, mit welchen unterschiedlichen Rahmenbedingungen und Ausgangssituationen hinsichtlich einer Integration umgegangen werden muss. D.h. jede Integrationsform muss insbesondere vor dem Hintergrund des jeweiligen Betriebsszenarios auf Umsetzbarkeit bewertet werden. 2.1 Szenario A Das Bundesamt A hat seinen Internetauftritt auf Basis des GSB 6 realisiert. Die Internetseite ist nicht personalisiert und bietet für alle Besucher die gleichen Informationen. Es gibt einige geschützte Bereiche, für die eine Anmeldung erforderlich ist. Auch hier gibt es aber keine personalisierten Informationen bzw. persönliche Benutzeraccounts. Als Recherchemöglichkeit bietet die Seite eine eigene Suche, welche auf Apache Solr 5.2 basiert. Einfache Formulare, wie z.b. das Kontaktformular sind mit dem GSB eigenen Formularbaukasten umgesetzt. Ein Link zum Formular-Management-System findet sich auf der Startseite. Gehostet wird die Seite mit ca Dokumenten beim Bundesverwaltungsamt (BVA). Ca. 15 Redakteure und Site-Admins beschäftigen sich mit der Inhaltspflege. Der Zugriff auf die Redaktionsoberfläche erfolgt über das IVBV (Informationsverbund der Bundesverwaltung). Durch Publikation der Inhalte werden diese aus einer Redaktionsumgebung in die Liveumgebung übertragen. Neben dem Mandanten von Bundesamt A werden auf der Hosting-Umgebung des BVA noch über 70 weitere Mandanten im Rahmen einer einzigen GSB-Installation betrieben. Um den entsprechenden Zugriffszahlen und Anforderungen an Performance und Ausfallsicherheit gerecht zu werden, wird die Anwendung über ein Cluster aus Tomcat- und Apache-Servern ausgeliefert. Ein davor geschalteter Loadbalancer übernimmt die Lastverteilung auf die verschiedenen Auslieferungsstränge. Die gesamte Plattform ist zusätzlich von einer Web Application Firewall (WAF) gesichert. Bei der Behörde A müssen Unternehmen bestimmte Pflichtmeldungen abgeben. Statt für diese Meldungen papierbasierte Anträge anzubieten, bietet die Behörde A den Unternehmen die Möglichkeit, alle Anträge elektronisch auszufüllen und einzureichen. Diese Anträge sind als elektronische Formulare mit Hilfe der LIP umgesetzt. Die Anwendung wird beim Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) gehostet. Die Formulare innerhalb des FMS sind an eine Datenbank angeschlossen, in welcher die eingegebenen Daten gespeichert werden. Diese Datenbank läuft ebenfalls auf den Systemen des ZIVIT. Von der Webseite aus gelangt man über den Link auf der Startseite zu der Weboberfläche des Formular-Management-Systems, welches sich in einem neuen Fenster im Browser öffnet. Die durch das FMS bereitgestellte Weboberfläche ist der Webseite nachempfunden, Links im Kopfbereich führen direkt auf die Webseite zurück. Das Formularcenter wird durch die Navigation abgebildet und auch diese Darstellung orientiert sich an der Webseite. Teaser auf Hilfen zu Formularen werden durch das FMS dargestellt, verlinken aber zurück auf die Webseite. Registrierte Unternehmen haben Zugriff auf die im FMS zur Verfügung stehenden Formulare. Diese können mit Daten befüllt und in der hinterlegten Datenbank gespeichert werden. Für gespeicherte Formulare kann die Bearbeitung unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden. Hierzu steht eine Übersicht der gespeicherten Datensätze eines Unternehmens zur Verfügung. Hat ein Unternehmen die Bearbeitung eines Formulars abgeschlossen, so kann es seine Daten über eine entsprechende Schaltfläche im Formular an die Behörde A übermitteln. Innerhalb der Behörde A werden die Daten dann innerhalb eines Fachverfahrens weiterverarbeitet. MATERNA GmbH Seite: 5 von 24

7 2.2 Szenario B Die Behörde B hat sowohl Inter- als auch Intranetportal auf Basis des GSB 6 realisiert und betreibt das CMS auf einer eigenen Plattform. Über die Internetseite werden Nutzer über die Leistungen und Angebote der Behörde für Bürger und Unternehmen informiert. Die Suche über Inhalte des Portals ist ebenfalls auf Basis von Solr umgesetzt. Der Benutzer hat die Möglichkeit sich einer Benutzergruppe zuzuordnen, die als Cookie im Browser abgelegt wird. Auf Basis dieses Cookies werden einige Inhalte gruppenspezifisch angepasst. Nach der Registrierung kann sich ein Benutzer auch mit seinen persönlichen Zugangsdaten an der Webseite anmelden und erhält auf diese Weise ein Benutzerprofil. Im Benutzerprofil können z.b. persönliche Daten zu Person und Unternehmen hinterlegt werden, Services abonniert oder gekündigt werden. Auch Behörde B setzt zusätzlich die Lucom Interaction Platform als FMS ein, um den Besuchern der Webseite die Möglichkeit zu geben, ausgewählte Anträge online einzureichen. Die papierbasierten Anträge werden durch die formularbasierte Lösung nach und nach abgelöst. Eine Übersicht aller verfügbaren Formulare wird auf der Webseite angezeigt. Wählt ein angemeldeter Benutzer ein Formular aus, das bereits durch das FMS umgesetzt ist, wird der Benutzer zum Formular weitergeleitet, welches dann vom FMS dargestellt wird. Dabei werden die Anmelde- und Profilinformationen vom GSB an die LIP weitergereicht und zur Vorbelegung einiger Formularfelder genutzt. Eine erneute Anmeldung am FMS ist somit nicht mehr notwendig. Ruft ein nicht angemeldeter Benutzer ein Formular oder das FMS direkt auf, bspw. durch einen gespeicherten Link, wird er zur Anmeldeseite des GSB weitergeleitet. Nach erfolgter Anmeldung ruft der GSB das vom Benutzer ursprünglich aufgerufene Formular wieder auf. Zusätzlich bietet das FMS dem Benutzer noch einen Überblick über Formulare, die sich gerade in der Bearbeitung befinden, sowie über abgeschlossene Formulare, einen A-Z Index und eine Suche über die Formulare. Das FMS orientiert sich in seiner Gestaltung und Farbgebung an der Internetseite, verzichtet aber auf eine exakte Übernahme des Layouts bzw. der Seitenaufteilung, um den teilweise umfangreichen Formularen genügend Platz auf der Webseite einzuräumen. MATERNA GmbH Seite: 6 von 24

8 3 Anforderungen Mit der Digitalisierung und medienbruchfreien Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen, soll nicht nur dem Bürger eine komfortable Service-Schnittstelle zur öffentlichen Verwaltung angeboten werden, letztlich sollen auch die Verwaltungen selbst entlastet und Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden. 3.1 Akteure Anforderungen an ein FMS sind daher aus Sicht verschiedener Rollen zu betrachten. Die direkt am Prozess beteiligten Akteure sind in der folgenden Abbildung dargestellt. Abbildung 1: Beteiligte Rollen FMS Weitere Akteure innerhalb einer integrierten FMS-Lösung sind z.b. die Redakteure des Portals, die Behörde, die ihre Leistungen digital anbieten möchte, sowie der Betrieb, der für die zuverlässige Bereitstellung der Software zuständig ist. Die folgende Tabelle gibt einen kurzen Überblick. MATERNA GmbH Seite: 7 von 24

9 Akteur Formular- Ersteller Formular- Nutzer Daten-Nutzer Redakteur Behörde Betrieb Beschreibung Erzeugt eine Formular-Vorlage und stellt sie den Formular-Nutzern zur Verfügung. Greift auf vordefinierte Formular-Vorlagen zu, um Daten zu lesen, zu erfassen, zu ändern oder zu löschen. Besitzt keinen Zugriff auf die Formular-Vorlagen des FMS. Greift über fachspezifische Anwendung auf die erfassten Daten zu. Erstellt Informationen und Portalinhalte. Stellt den Formular-Nutzern Verwaltungsvorgänge elektronisch bereit. Stellt sicher, dass eine Anwendung den Nutzern zuverlässig zur Verfügung steht. 3.2 Fachliche Anforderungen Die beteiligten Akteure innerhalb eines integrierten FMS haben unterschiedliche Motivationen mit dem System zu arbeiten und daher auch unterschiedliche Anforderungen an das Gesamtsystem. Im Folgenden werden die fachlichen Anforderungen der Akteure beschrieben Anforderungen des Formular-Erstellers Der Ersteller eines Formulars ist daran interessiert, alle für einen Verwaltungsvorgang notwendigen Informationen auf übersichtliche Art und Weise abzufragen und den Benutzer bestmöglich beim Ausfüllen des Formulars zu unterstützen. In Bezug auf eine Portal-Integration wird er daher daran interessiert sein, dass dem Formular genügend Anzeigefläche zur Darstellung zur Verfügung steht. Darüber hinaus wird er u.u. Zusatzinformationen zum Verwaltungsvorgang oder Hilfe-Seiten zum Ausfüllen des Formulars anbieten wollen. Vor diesem Hintergrund sollte eine Verknüpfungsmöglichkeit zwischen Formular und Portalinhalten möglich sein. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass Verknüpfungen auch bei Änderungen erhalten bleiben. Dies bedeutet, dass eine direkte Verknüpfung zwischen Portal und GSB-Dokument erzeugt werden muss, ein redaktionell gepflegter Hyperlink ist hier nicht gemeint. Folgende Anforderungen lassen sich festhalten: - Ausreichend Darstellungsfläche für das Formular im Portal - Verknüpfungsmöglichkeit von Portalinhalten und Anzeige beim Formular - Linksicherheit zu verknüpften Portalinhalten Anforderungen des Redakteurs Die Redakteure des Portals stellen Bürgen, Unternehmen und Organisationen Informationen rund um die Behörde über das Internetportal zur Verfügung. Alternativ bereiten sie Informationen über interne Abläufe und zur Unterstützung der täglichen Arbeit auf und stellen diese in einem Mitarbeiterportal o.ä. bereit. In Bezug auf eine Portal-Integration des FMS, wird ein Redakteur vor allem daran interessiert sein, das Formular an beliebigen Stellen zu verlinken. Darüber hinaus möchte er u.u. Übersichtslisten von verfügbaren Formularen erstellen. Damit diese Listen möglichst individuell zusammengestellt werden können, müssen dem Formular Metainformationen zugeordnet werden können oder zugeordnete Metainformationen für Redakteure sichtbar gemacht werden. MATERNA GmbH Seite: 8 von 24

10 Folgende Anforderungen lassen sich festhalten: - Verknüpfungsmöglichkeit von Formularen und Anzeige beim Portalinhalt - Kriterienbasierte Listen von Formularen erstellen Anforderungen des Formular-Nutzers Formular-Nutzer interagieren in der Regel entweder in ihrer Rolle als Bürger oder als Mitarbeiter eines Unternehmens mit dem FMS. Entweder haben sie die Verpflichtung bestimmte Informationen an die Behörde zu melden, oder beantragen über das Formular eine Leistung. Verwendet ein Nutzer ein Formular regelmäßig, wird er wissen, wo es zu finden ist und wie es ausgefüllt wird. Dies kann aber nicht für alle Nutzer vorausgesetzt werden. Viele Nutzer wissen vielleicht gar nicht, welches Formular zu verwenden ist oder wo dieses im Internetauftritt der Behörde zu finden ist. Im schlimmsten Fall weiß er nicht genau, welche Behörde das Formular überhaupt bereitstellt und ob es elektronisch verfügbar ist. D.h. die Auffindbarkeit und der Zugang zum richtigen Formular sollten in jedem Fall berücksichtigt werden. Das Formular sollte daher sowohl zu einem gerade betrachteten Fachinhalt angezeigt werden können, als auch über einen Formularkatalog gefunden werden. Zusätzlich sollte es über die interne Portalsuche, wie über Internetsuchmaschinen gefunden werden. Hat der Nutzer das richtige Formular gefunden, möchte er es einfach und komfortabel ausfüllen können. Bei evtl. auftretenden Fragen erwartet er Hilfestellungen und weitere Informationen, die beim korrekten Ausfüllen des Formulars unterstützen. Wird das gleiche Formular in einem Prozess von mehreren Benutzern verwendet, die unterschiedliche Rollen einnehmen, sollten sich die angezeigten Informationen an der jeweiligen Rolle des Benutzers orientieren. Bei umfangreichen Formularen erwarten die Nutzer, dass sie die bisher eingegebenen Daten zwischenspeichern und laden können, um später mit der Bearbeitung fortzufahren. Sofern eine Anmeldung an der Webseite oder zum Ausfüllen des Formulars notwendig ist, sollte dies nur einmal pro Internetangebot einer Behörde notwendig sein. Wenn der Benutzer sich anmelden muss, wird in der Regel ein Benutzerprofil gepflegt. Über dieses Benutzerprofil sollten die bisher ausgefüllten Formulare eingesehen werden können. Ggf. ist dann sogar der Bearbeitungsstatus des Vorgangs erkennbar. Zusätzlich könnten dem Benutzer die Möglichkeit zum Bearbeiten oder Löschen eines Vorgangs geboten werden. Darüber hinaus könnten beim Aufruf einer neuen Formularvorlage Profilinformationen (z.b. Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse etc.) vorbelegt werden. Nutzt die Behörde das Portal auch zur weiteren Kommunikation mit dem Benutzer, werden im Profil neue Informationen hinterlegt oder abgefragt. In einigen Fällen müsste das Portal oder das FMS zusätzlich mit weiteren Backendsystemen, z.b. einem Workflow-Management-System (WMS), gekoppelt werden. Diese Betrachtung kann im Rahmen dieses Dokuments nicht durchgeführt werden. Eine einheitliche Darstellung von Portal und FMS ist für den Benutzer nur von untergeordneter Bedeutung. Design sollte in diesem Fall hinter der Funktionalität und Bedienbarkeit zurückstehen. Gleichwohl sollte für den Benutzer erkennbar sein, dass der Anbieter der Portalinformationen auch der Anbieter des FMS ist. Für Benutzer mit eingeschränkter Motorik, Sehfähigkeit oder anderen Behinderungen, sollte die gesamte Anwendung barrierefrei sein. Darüber hinaus nutzen immer mehr Bürger Tablets und Smartphones statt der klassischen Desktop- PCs. Diese Nutzergruppe erwartet, dass sämtliche Internetangebote auch für die mobile Nutzung geeignet sind. Dieser Aspekt wird in einer anderen Machbarkeitsstudie: Mobiles FMS beleuchtet. MATERNA GmbH Seite: 9 von 24

11 Folgende Anforderungen lassen sich festhalten: - Zentraler Einstieg in die Internetangebote einer Behörde - Gute Auffindbarkeit der gesuchten Formulare über externe Suchmaschinen - Recherchemöglichkeit über Formulare innerhalb des Portals - Gute Bedienbarkeit der Formulare - Unterstützung, Hilfsangebote beim Ausfüllen der Formulare - Keine Mehrfach-Anmeldung - Zusätzliche Self-Service-Angebote: o Lesen (Liste, Status Bearbeitung, Rückmeldungen) o Ändern (Weiterarbeiten, Wiederverwenden, Zurückrufen) o Löschen o Übernahme von Benutzerdaten in Formularfelder - Einhaltung der BITV - Mobile Nutzungsmöglichkeit Anforderungen von Daten-Nutzern Die Daten-Nutzer arbeiten backendseitig mit dem FMS. Sie sind an korrekt und vollständig ausgefüllten Formulardaten interessiert, zu denen sie keine Rückfragen mehr stellen müssen. Daher werden sie ebenfalls die Anforderung haben, dass die Formulare leicht zu bedienen sind und das Ausfüllen durch Hilfetexte, die zu jedem Feld angegeben werden können, oder Informationen, die das Portal zum Formular anbietet, unterstützt wird. Falls sich dennoch Rückfragen ergeben sollten, benötigt der Daten-Nutzer eine Kontaktinformation, z.b. -Adresse oder Telefonnummer, die im Benutzerprofil hinterlegt sein kann. Bei einem Workflows-gestützten System kann alternativ die Kommunikation über das Portal erfolgen. Bewegt sich der Daten-Nutzer, bspw. in einem Intranet, immer noch im Portal und bearbeitet das Formular in einem Prozess weiter, so teilt er sich einige Anforderungen mit dem Formular-Nutzer hinsichtlich der Bedienbarkeit der Formulare und den angebotenen Zusatzinformationen, die er benötigt, um seine Arbeit zu erledigen. Folgende Anforderungen lassen sich festhalten: - Verknüpfungsmöglichkeit von Portalinhalten und Anzeige beim Formular - Kommunikationsmöglichkeit für Rückfragen o Z.B. Kontaktdaten aus Benutzerprofil - Gute Bedienbarkeit der Formulare - Unterstützung, Hilfsangebote beim Ausfüllen der Formulare Anforderungen von Behörden Nach 3 EGovG müssen Behörden Informationen über ihre Aufgaben, ihre Anschrift, ihre Geschäftszeiten sowie postalische, telefonische und elektronische Erreichbarkeiten zur Verfügung stellen. Darüber hinaus sollten Behörden über ihre nach außen wirkende öffentlich-rechtliche Tätigkeit damit verbundene Gebühren, beizubringende Unterlagen und die zuständige Ansprechstelle und ihre Erreichbarkeit informieren sowie erforderliche Formulare über öffentlich zugängliche Netze bereitstellen. Hierzu setzen viele Behörden schon länger Content-Management-Systeme (CMS) oder Portale ein. MATERNA GmbH Seite: 10 von 24

12 Mit zunehmender Förderung und Verbreitung von elektronischen Geschäftsprozessen in Behörden, steigt auch der Anteil an elektronischen Formularen, die über ein FMS bereitgestellt werden. Dazu kommen weitere Systeme, die Daten liefern, auswerten oder steuern. Diese Systeme effizient zu verwenden, weiterzuentwickeln und innerhalb eines Gesamtprozesses nutzbar zu machen, ist ein Ziel der Digitalen Agenda. Die Integrationsfähigkeit von IT-Systemen bietet daher einen strategischen Nutzen für Behörden. Von der Integration verschiedener Softwaresysteme versprechen sich Behörden weitere positive Nutzeffekte. So sollen sich die verschiedenen Softwaresysteme in einem einheitlichen Look & Feel präsentieren und Änderungen in der Darstellung nur noch einmal notwendig sein. Rolle: Behörde - Gleiche Darstellung bei reduziertem Pflegeaufwand - Einheitliche Benutzerverwaltung - Geringe einmalige Kosten - Geringere wiederkehrende Kosten Anforderungen Betrieb Für den Betrieb stellen nicht-funktionale Anforderungen üblicherweise eine sehr hohe Priorität dar. Dabei stehen nicht die Funktionen einer Software im Vordergrund, sondern dass die Software innerhalb vereinbarter Parameter läuft und zur Verfügung steht. Dazu muss der Betrieb u.a. wissen, wie eine Anwendung installiert und aktualisiert wird, wie sie sich auf evtl. Fehlverhalten überwachen und prüfen lässt und welche Schritte im Fehlerfall zu unternehmen sind. Hierzu ist in der Regel eine Installationsanleitung und/oder eine Betriebsdokumentation zu erstellen. Bei einer hohen Nutzeranzahl hat der Betrieb ein Interesse daran, dass das System effizient arbeitet und skalierbar ist, ohne dass die Wartung des Systems zusätzlichen Aufwand erzeugt. Idealerweise können Wartungsarbeiten durchgeführt werden, ohne dass der produktive Betrieb der Software vollständig unterbrochen werden muss. Darüber hinaus ist der Betrieb für die Sicherheit der betreuten Plattform zuständig. Unnötige Zugriffe in oder aus der Netzwerkzone werden daher häufig unterbunden. Dies ist bzgl. der Kommunikation von mehreren System zu berücksichtigen. Schließlich gehört zu den Aufgaben des Betriebs noch die Datensicherung und Wiederherstellung. Gerade weil GSB und LIP in ganz unterschiedlichen Betriebs-Szenarios eingesetzt werden können, sollte eine konkrete Integrations-Umsetzung immer auch die Anforderungen des jeweiligen Betriebs berücksichtigt werden. Änderungswünsche seitens der Entwicklung an der Betriebsumgebung sind ebenfalls im Vorfeld zu vereinbaren. MATERNA GmbH Seite: 11 von 24

13 4 Integrationsvorhaben Im Rahmen dieser Machbarkeitsstudie können nicht alle Anforderungen im Detail betrachtet werden. Stattdessen soll in diesem Abschnitt ein exemplarisches Integrationsvorhaben beschrieben werden, welches die wichtigsten Anforderungen abdeckt und so möglichst reproduzierbare Ergebnisse liefert. 4.1 Ausgangssituation Die Behörde C setzt ein FMS ein, um Kunden beim Stellen von formularbasierten Anträgen zu unterstützen und den GSB, um allgemeine Informationen zu publizieren. Auf der Startseite des Webauftritts findet sich ein Link zum FMS. Das FMS ist optisch an den Internetauftritt angelehnt, d.h. der Kopfbereich enthält das Behördenlogo und die Farbgestaltung entspricht der Webseite. Für die Benutzung des FMS ist eine Anmeldung erforderlich. Hierzu haben sich die Kunden im Vorfeld bei der Behörde registriert und es wurde für sie ein Benutzerkonto eingerichtet. Auf der Webseite ist ebenfalls ein Login möglich. Meldet der Benutzer sich an, erhält er Zugang zu einem geschützten Bereich, indem er weitere Informationen abrufen kann. 4.2 Zielsetzung Ziel ist es, den Benutzer bei der Arbeit mit dem FMS besser zu unterstützen und ihm ein komfortableres Arbeiten zu ermöglichen. Dazu soll zunächst die Auffindbarkeit der Formulare verbessert werden. Statt immer nur von der Startseite in den Formularbereich zu gelangen, sollen dem Benutzer, an den jeweils relevanten Stellen, Links zu den richtigen Formularen angeboten werden. Die Suche soll so erweitert werden, dass die Formulare auch als Suchergebnisse gefunden werden können. Auf einer Übersichtsseite soll zusätzlich eine Liste aller verfügbaren Formulare abrufbar sein. Darüber hinaus soll ein einmaliger Login genügen, um an alle Informationen und Formulare innerhalb der Webangebote der Behörde zu gelangen. In einem zweiten Schritt möchte die Behörde C die Darstellung des FMS stärker in das Portal einbinden und beide Systeme in einem einheitlichen Look & Feel präsentieren. Dazu soll die Darstellung des Formulars in die Webseite integriert werden. Dadurch erhofft sich die Behörde auch Einsparungen im Bereich der Pflege und Weiterentwicklung der Darstellung. MATERNA GmbH Seite: 12 von 24

14 5 Technische Umsetzung Im Folgenden wird dargestellt, wie sich die im vorangegangen Kapitel beschriebenen Zielsetzungen realisieren lassen. Dabei wird von dem aktuellen Stand der verwendeten Systeme ausgegangen, d.h. es werden keine zusätzlichen generellen Anforderungen an die Systeme formuliert. Es bietet sich an die Zielsetzungen in mehrere Umsetzungspakete aufzuteilen, da sie aus technischer Sicht nicht unmittelbar in Zusammenhang stehen. 5.1 Suche und Listen von Formularen Im ersten Schritt soll der Benutzer von der Webseite besser zu den benötigten Formularen hingeführt werden. Der Zugang zu Informationen auf einer Webseite erfolgt immer auf mehreren Ebenen: Navigation, Content und Suche. Über die Navigation wird ein zentraler Einstiegspunkt in die Formulare angeboten. Statt direkt in das FMS zu verlinken, wird hier eine durch den GSB bereitgestellte Übersichtsseite mit allen verfügbaren Formularen angezeigt. Diese Liste kann ggf. auch echte Online-Formulare und alte, PDF-basierte Formulare mischen (z.b. wenn noch nicht alle Formulare als Online-Formular zur Verfügung stehen). Zugang über den Content, also Inhaltsbereich der Seite, bedeutet, dem Benutzer innerhalb von Artikeln oder im Rahmen von weiteren Informationen zu einem Artikel kontextbezogene Informationen anzubieten, die ein Thema vertiefen oder ähnliche Themen behandeln. So könnte zu einem Text, der Richtlinien zu einem Fachverfahren beschreibt, das entsprechende Formular, das dieses Fachverfahren anstößt, als Link angeboten werden. Eine dritte Zugangsmöglichkeit besteht schließlich über die Suche. Insbesondere Benutzer, die sich nicht durch die Seite klicken möchten, nutzen die Suche, um schnell die benötigten Informationen zu finden, bzw. das gesuchte Formular aufzurufen. Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, wie Formulare bzw. Formularlinks im GSB angezeigt und gesucht werden könnten: - Verwaltung von Virtuellen Formular-Dokumenten im GSB - Abruf per Webservice - Zugriff auf den Suchindex Virtuelle Formular-Dokumente Das Dokumentenmodell des GSB wird so angepasst, dass den Redakteuren Virtuelle Formular- Dokumente (VFD) als Coremedia-Dokumente zur Verfügung stehen. Diese Dokumente enthalten als wichtigstes Kriterium eine eindeutige ID, welche als Referenz auf das jeweilige LIP-Formular enthält. Zusätzlich kann das VFD bspw. einen Titel, eine Beschreibung, ein Bild und Schlagworte enthalten. Auf diese Dokumente kann innerhalb des GSB mit allen verfügbaren Methoden und Funktionalitäten zugegriffen werden, d.h. es können vorhandene Methoden zur Darstellung, Auflistung und Suche verwendet werden. Es ist eine komfortable Verlinkung und Nachbearbeitung der Dokumente möglich. Über die Kategorisierungsmöglichkeiten des GSB könnten auch die kontextspezifischen Formulare zu einem Fachinhalt angezeigt werden. Die VFD können je nach Umfang der angebotenen Formulare manuell angelegt oder importiert werden. Der GSB verfügt dazu über eine Import-Schnittstelle, über die Coremedia valides XML importiert werden kann. Der Importer erzeugt auf Basis des XML Dokumente im Content-Repository. Eine weitere Komponente kann das benötigte Coremedia valide XML aus wohlgeformten, strukturierten Daten (z.b. CSV oder XML) erzeugen. Zur Bereitstellung der strukturierten Daten kann z.b. der durch die LIP zur Verfügung gestellte generische Webservice genutzt werden. MATERNA GmbH Seite: 13 von 24

15 Abbildung 2: Virtuelles Formular-Dokument Abruf per Webservice Bei diesem Lösungsansatz stellt das FMS einen Webservice (Server) bereit, den der GSB nutzt (Client). Der Webservice bietet alle Funktionalitäten, die für die Darstellung und Suche von Formularen genutzt werden sollen. Der GSB bedient sich dieser definierten Schnittstelle, indem er sie parametrisiert aufruft bzw. eine geeignete Anfrage in XML stellt, das Ergebnis entgegennimmt, verarbeitet, aufbereitet und anzeigt. Abbildung 3: Webservice So kann der Webservice zum Beispiel eine Liste von Formularen zurückliefern, die auf Basis von übergebenen Kriterien zusammengestellt wird. Alternativ kann auch eine Suchanfrage an den Webservice gestellt und ein entsprechendes Suchergebnis zurückgeliefert werden. Zur Umsetzung kann wiederum der generische Webservice der LIP als Basis verwendet werden. Der Webservice nimmt dazu XML-Anfragen entgegen und liefert entsprechende XML-Antworten zurück. MATERNA GmbH Seite: 14 von 24

16 Alle gewünschten Funktionalitäten müssen innerhalb eines abgestimmten XML-Formats umgesetzt werden. Auf diese Weise ist allerdings ein hohes Maß an Kommunikation zwischen GSB und FMS notwendig, was die Geschwindigkeit der Gesamtapplikation negativ beeinflussen kann. Neue Funktionen, die das FMS in Zukunft bieten könnte, müssen zusätzlich über den Webservice abgebildet und im GSB-Client umgesetzt werden. Ein weiterer Nachteil ist, dass die Suche über Inhalte des GSB und die Suche über Formulare getrennt sein müssen bzw. mind. die Ergebnismengen nicht gemischt werden können. Der GSB sortiert die Ergebnisse auf Basis einer Relevanzberechnung. Diese Berechnung unterscheidet sich allerdings von der Berechnung, die das FMS durchführt. Das Zusammenfassen und Sortieren der Ergebnismengen wäre nur nach einem einheitlichen, aber nicht pragmatischen Kriterium, wie z.b. Titel (alphabetisch) oder Datum, möglich. Eine mögliche Lösung besteht darin, über ein einzelnes Suchformular sowohl die GSB-Suche, als auch den Webservice anzufragen. Die Ergebnisse werden gleichzeitig in jeweils eigenen Listen dargestellt. Diese Listen könnten z.b. als Tabreiter organisiert werden, so dass das schnelle Umschalten zwischen beiden Ergebnismengen möglich ist Zugriff auf den Suchindex Die dritte Lösungsidee sieht vor, auf den vom FMS bereitgestellten Suchindex zuzugreifen. Zur Indizierung und Suche verwendet das FMS Apache Lucene. Lucene ist eine freie Programmbibliothek, auf deren Basis Suchmaschinen entwickelt werden können. Zur Umsetzung der Suche auf einer Webseite steht im GSB die freie Enterprise-Suchmaschine Solr zur Verfügung, die ihrerseits ebenfalls auf Basis von Lucene umgesetzt wurde. Da beide Suchen im Kern bereits auf der gleichen Technik aufsetzen, ist es relativ einfach der GSB- Suche die Inhalte des FMS-Index zugänglich zu machen. Hier treffen die unter beschriebenen Einschränkungen nicht mehr zu, da alle Inhalte einer gemeinsamen Relevanzberechnung unterliegen und daher gemischt werden können. Wird sowohl im FMS als auch im GSB eine einheitliche oder zumindest abgestimmte Kategorisierung von Inhalten und Formularen vorgenommen, können über diese Technik auch relevante Formulare zu einem Fachinhalt angezeigt werden. Hierzu wird geprüft, welcher Inhalt gerade angezeigt wird und die ihm zugewiesenen Kategorien ermittelt. Mit dieser Information wird eine Suche nach Formularen, die ebenfalls einer oder mehreren dieser Kategorien angehören, durchgeführt. Darüber hinaus stellt der GSB Dokumente vom Typ Suchergebnisliste zur Verfügung, die es ermöglichen, eine Liste von Dokumenten zusammenzustellen, die den im Dokumenttyp Suchergebnisliste konfigurierten Kriterien entsprechen. Durch eine Erweiterung dieser Technik könnte die Suchergebnisliste auch auf die, durch das FMS bereitgestellten, Indizes zugreifen und auf diese Weise Listen von Formularen z.b. zu einem bestimmten Thema, A-Z o.ä. anzeigen. MATERNA GmbH Seite: 15 von 24

17 Abbildung 4: Solr-Integration 5.2 Single Sign On Eine sehr häufig aufkommende Anforderung an die Integration mehrerer Systeme ist die Einführung von Single-Sign-On (SSO). Single-Sign-On bedeutet, dass nur eine einmalige Authentifizierung des Benutzers notwendig ist. Anschließend übernimmt der SSO-Mechanismus die Aufgabe, den Anwender zu authentifizieren. Die konkrete Umsetzung ist abhängig von der vorhandenen Systemlandschaft, der Netzwerktopologie, den verwendeten Benutzerverzeichnissen usw. Daher kann hier nur eine exemplarische Umsetzung beschrieben werden. Das Beispiel geht davon aus, dass die Anzeige des FMS entweder vollständig in die Darstellung des Portals integriert ist, oder alternativ dafür gesorgt wurde, dass jeder Zugriff auf das FMS nur über den GSB möglich ist. Letzteres lässt sich z.b. dadurch realisieren, dass ein anonymer Zugriff auf das FMS verhindert wird und eine Weiterleitung auf die Anmeldemaske des GSB erfolgt. Umgekehrt wird auf Seiten des Portals dafür gesorgt, dass für die Sichtbarkeit von Links in das FMS grundsätzlich eine vorherige Anmeldung erforderlich ist. MATERNA GmbH Seite: 16 von 24

18 Abbildung 5: Single-Sign-On Dieser Prämisse entsprechend finden alle Zugriffe zuerst immer über das durch den GSB bereitgestellte Portal statt. Dabei wird sichergestellt, dass der Benutzer sich erfolgreich gegen das Portal authentifiziert. Hierzu stellt der GSB eine entsprechende Login-Maske bereit, in die der Benutzer seinen Benutzernamen und sein Passwort einträgt. Der GSB prüft die Eingaben auf Richtigkeit gegen ein Benutzerverzeichnis. Sind die Daten korrekt wird eine Session-ID erzeugt, die dem Benutzer zugewiesen wird. Alle Aufrufe des FMS aus dem GSB heraus werden nun mit einem eindeutigen, einmal nutzbaren Token versehen. Mit Hilfe dieser Token-ID kann das FMS die zum Benutzer gehörenden Informationen, wie z.b. Gruppen des Benutzers, vom GSB abfragen. Hierzu sollte eine gesicherte Verbindung zw. den beiden Systemen etabliert werden. Mit den so erlangten Informationen kann das FMS die Rollen und Rechte des aktuellen Benutzers ermitteln und eine korrekte Darstellung erzeugen. 5.3 Integration der Darstellungsschicht In diesem Abschnitt sollen Möglichkeiten der Oberflächenintegration vorgestellt und erörtert werden. Grundsätzlich könnten die hier vorgestellten Methoden auch verwendet werden, um die im Kapitel 4.1 beschriebenen Listendarstellungen einzubinden. Kapitel 4.1 setzt dabei aber auf eine stärkere Integration der FMS-Informationen. Der Fokus in diesem Kapitel liegt in der Darstellung der einzelnen Formulare. Die größte Schwierigkeit bei der Darstellung der Formulare ist deren Größe auf dem Bildschirm. Häufiger Wunsch ist die 1:1-Darstellung von papierbasierten Formularen im Web. Könnte diese Forderung aufgegeben werden, ist die Darstellung des Formulars deutlich flexibler und leichter in einen Gesamt- MATERNA GmbH Seite: 17 von 24

19 kontext zu integrieren. Allerdings soll diese Variante nicht Gegenstand der Betrachtung sein, sondern die üblicherweise praktizierte Darstellung von Formularen im DIN A4-Format betrachtet werden. Dies bringt die Herausforderung mit sich, relativ großflächige Informationen in einen ohnehin schon begrenzten Darstellungsbereich zu integrieren. Zwei grundsätzliche Möglichkeiten bieten sich an: Darstellung des Formulars in einem eigenen Fenster / Tab-Reiter Darstellung des Formulars im gleichen Fenster Bei der Darstellung des Formulars in einem eigenen Fenster wird der Kopfbereich der Seite an die Portaldarstellung angelehnt. Vorhandene Links zeigen, sofern sinnvoll, ebenfalls direkt in das Portal. Bei der Darstellung des Formulars im gleichen Fenster wird das Formular in den Kontext des Portals integriert. Die technischen Lösungsmöglichkeiten werden in den folgenden Abschnitten beschrieben. Um dem Formular den notwendigen Platz einzuräumen, könnte man den integrierten Bereich mit einer Zoom-Funktion ausstatten. Dabei wird das dargestellte Formular in einem modalen Dialog (auch Lightbox genannt) über die Webseite gelegt und schafft so den erforderlichen Platz iframe Über das HTML-Konstrukt iframe kann eine vollständige externe Seite in einen internen Frame (iframe) eingebunden werden. Den iframe kann man sich wie ein Fenster in der Webseite vorstellen, in dem die externe Seite angezeigt wird. In diesem Fall ist die externe Seite das vom FMS bereitgestellte Frontend. Die Integration der Systeme findet erst im Browser, also im Client statt. Die integrierende Seite enthält das iframe-tag, diese wird im Browser des Users dargestellt. Die im iframe-tag angegebene Quelle wird erst im nächsten Schritt abgerufen. Der Browser sorgt für eine integrierte Darstellung. Abbildung 6: iframe MATERNA GmbH Seite: 18 von 24

20 Der größte Vorteil dieser Lösung liegt in der extrem einfachen Integration. Aber auch darüber hinaus bieten iframes einige Vorteile. So gibt es keine JavaScript-Konflikte und die Sicherheit der Benutzer bleibt gewahrt. Einer der Nachteile des iframes ist, dass von anderen GSB-Seiten nur eine einzige Seite diejenige, die den iframe beinhaltet, verlinkt werden kann. Das Verlinken oder Bookmarken einer bestimmten iframe-seite innerhalb der GSB-Seite ist nicht möglich. Dies bedeutet auch, dass der durch den GSB dargestellte Kontext statisch bleibt, solange der Benutzer sich innerhalb des iframes bewegt. Ändert die eingebettete Seite ihre Größe, bekommt die einbettende Seite dies nicht mit. Da die Größe des iframes in der Regel statisch angegeben wird, kommt es bei zu großen oder kleinen Inhalten zu Darstellungen, in denen der Benutzer deutlich erkennen kann, dass es sich um zwei unterschiedliche Seiten handelt. Aus Sicht der Barrierefreiheit ist die iframe-lösung ebenfalls nicht optimal, da die Steuerung und Bedienung erschwert wird. Ferner wird in der Regel das CSS in der externen Seite gepflegt, so dass Änderungen im GSB ggf. in der Formularsoftware nachgezogen werden müssten. Natürlich wäre es über eine geeignete Konfiguration auch möglich, das CSS aus dem GSB zu laden und zu verwenden. Hinsichtlich der Umsetzung ist es wichtig, dass die per iframe integrierte Seite entsprechend daraufhin optimiert ist, d.h. nicht mit Funktionen arbeitet, die innerhalb eines iframes nicht funktionieren. Das Verlinken von Seiten des Portals aus dem iframe heraus ist über die Angabe des _parent Parameters möglich. Außerdem muss das System bei dieser Lösung in der Lage sein, mehrere Frontends (pro GSB- Mandant) bereitzustellen. Diese Frontends müssen sich sowohl im Design als auch in den vorhandenen Funktionen voneinander unterscheiden können. Letzteres lässt sich im FMS über geeignete Rollen abbilden. Das mit HTML5 eingeführte seamless Attribut soll dafür sorgen, dass der eingebettete Frame als Teil des Containers erscheint, also z.b. keine Scrollleisten oder Ränder angezeigt werden. Leider wird dieses Attribut bisher von keiner stabilen Browserversion unterstützt HTML-Ersetzung Bei dieser Lösung werden Teile des HTMLs, das der GSB generiert, durch das FMS ersetzt. Diese Lösung setzt voraus, dass ein gemeinsamer Apache für FMS und den GSB genutzt wird. Abbildung 7 zeigt den normalen Kommunikationsweg für Seitenaufrufe im GSB, während Abbildung 8 die HTML- Ersetzung durch das FMS darstellt. MATERNA GmbH Seite: 19 von 24

21 Abbildung 7: HTML-Ersetzung - normale Kommunikation Für bestimmte definierte URLs (z.b. wird per Apache-Konfiguration dafür gesorgt, dass diese Anfragen nicht an den GSB, sondern an das FMS weitergeleitet werden (2). Die Software ruft dann im Hintergrund eine bestimmte URL im GSB ab (3). Im GSB ist an dieser Stelle der Seitenrahmen, CSS, JavaScript etc. hinterlegt und wird ausgeliefert (4). Im Contentbereich wird ein vorher abgestimmtes HTML-Element (z.b.: <div id= fms ></div>) gerendert. Die FMS-Software ersetzt das HTML-Element durch eigenes HTML zur Darstellung der FMS-Inhalte (zw. 4 und 5). Anschließend wird die auf diese Weise generierte Seite wieder an den Benutzer ausgeliefert (6). MATERNA GmbH Seite: 20 von 24

22 Abbildung 8: HTML-Ersetzung - Integration Wichtig hierbei ist, dass das FMS in der Lage ist, nur Teile des benötigten HTMLs zu generieren, alle internen Links wieder auf zeigen können und es im GSB keine anderweitige Verwendung dieses Pfades gibt. Vorteil dieser Lösung ist, dass alle Änderungen an der GSB-Seite direkt auch im Seitenrahmen - der geladen wird - wirksam sind. Das FMS muss nur HTML erzeugen, das benötigte CSS kann direkt im GSB gepflegt werden. Alternativ kann die, durch das FMS bereitstellte, CSS-Datei im Kopfbereich der speziellen GSB-Seite verlinkt werden. Aus Nutzersicht ist die Zweiteilung des Systems nur bei genauerer Analyse bemerkbar. Das Bookmarken von Seiten funktioniert und die Lösung kann barrierefrei umgesetzt werden Wrapping Als dritte Lösungsalternative soll hier noch das sog. Wrapping vorgestellt werden. Über den Wrapping- Mechanismus lassen sich Inhalte von externen Seiten in eine durch den GSB erzeugte Seite integrieren. Ruft ein Benutzer eine Seite auf, in die ein Formular eingebettet werden soll (z.b. ruft der Tomcat dieses Formular im Hintergrund auf. Die hierfür benötigten Informationen sind in der Konfiguration an dieser Stelle hinterlegt. Das FMS liefert entweder nur den gewünschten Teilbereich der Seite (Kachel) zurück oder der GSB nimmt die komplette Seite entgegen und entfernt z.b. den Head-Bereich und andere, unnötige weitere HTML-Bereiche dieser Seite. In beiden Fällen muss eine genaue Abstimmung zwischen den beiden Systemen erfolgen, damit das HTML zusammenpasst. Bei zukünftigen Änderungen an der HTML- Struktur des FMS muss dieser Umstand ebenfalls berücksichtigt werden. MATERNA GmbH Seite: 21 von 24

23 Abbildung 9: Wrapping Die Pflege des CSS kann dann direkt im GSB erfolgen, da sich dieses auch auf die integrierten HTML-Bestandteile auswirkt. Sofern in den integrierten Seiten Links enthalten sind, müssen diese gesondert behandelt werden. D.h., dass alle internen Links so umgeschrieben werden müssen, dass sie wieder auf die vom GSB verwendete URL zeigen. Der eigentliche Ziellink wird samt Parametern an die URL angehangen. Ein zurückgelieferter Link in der Form <a href=www.fms.de/formular1?id=4711&action=3> würde bspw. in folgenden Link umgewandelt: <a href= Eine zusätzliche Herausforderung stellt sich, wenn mehrere Formulare auf einer Seite dargestellt werden sollen. Das FMS benötigt für jedes Formular-Feld eine eindeutige ID. Wenn zwei Formulare in das Portal eingebettet werden, wissen diese beiden Formulare nichts voneinander und das FMS würde nicht automatisch dafür sorgen, dass die geforderte Eindeutigkeit gegeben ist. Dies muss also beim Integrieren der Formulare ebenfalls noch durch den GSB berücksichtigt werden. MATERNA GmbH Seite: 22 von 24

24 6 Ausblick und nächste Schritte Der klassische Portalbegriff sieht neben der Darstellung von Content auch den Einsatz von sog. Portlets vor. Ein Portlet ist eine Erweiterung des Servlets, entsprechend ist der Portlet-Container (z.b. Pluto, JBoss, Liferay) eine Erweiterung des Servlet-Containers (z.b. Tomcat). Ein Portlet-Container integriert ein oder mehrere Portlets in einer gemeinsamen Oberfläche. Die Vorteile liegen in der einheitlichen Darstellung und Benutzerführung. Mit dem Portlet-Standard JSR 286 ist auch die Kommunikation zwischen verschiedenen Portlets möglich. In der aktuellen Version der LIP ist die Umsetzung von Portlets noch nicht vorgesehen. Allerdings plant der Hersteller zurzeit eine Version, die das eingesetzte Struts ablöst und so die Erstellung von Portlets einfacher wird. Beispielsweise könnten auf Basis einer neuen Version ein Formular-Center- Portlet und ein Formular-Portlet entstehen. Ein Beispiel für ein solches Portal ist der WebSphere Portal Server von IBM. WebSphere Portal Server bietet Funktionalitäten, um maßgeschneiderte Portale über mehrere Kanäle bereitzustellen. Die Portale können dabei flexibel angepasst und personalisiert werden. Es dient dazu, ein einheitliches Frontend mit flexibler Anbindung von verschiedensten Backend-Systemen schnell und einfach herzustellen (Serviceorientierte Architektur [SOA]). Auch wenn derzeit eine Darstellung von Formular- Inhalten als Portlet nicht realisierbar ist, so sind eine dynamische Linkliste wie auch die Suchfunktion in Form von Portlets realisierbar, da Portlets eigenständige Komponenten sind, die im Portal-Server laufen und über den GenericDataService mit der LIP interagieren, um Katalogdaten und Suchergebnisse abzubilden. Mit der nächsten GSB-Version wird darüber hinaus ein Portlet-Container integriert und ein Proxy- Portlet zur Verfügung gestellt, das beliebige Content-Elemente des GSBs als Portlet im Portal anzeigen kann. Auch eine Integration mittels Webservice gestaltet sich heute noch schwierig. Hier bietet das FMS einen generischen Webservice, der in der Lage ist, Anfragen in XML entgegenzunehmen und entsprechend zu beantworten. Eine Unterstützung etablierter Maschine-zu-Maschine-Austauschformaten wie Soap oder REST ist noch nicht gegeben. Der GSB unterstützt bereits in der aktuellen Version alle üblichen Austauschformate. Da die Bereitstellung einer entsprechenden Version der LIP noch eine Zeit lang dauern wird, sollten sich die kurz- und mittelfristigen Handlungen auf die heute umsetzbaren Möglichkeiten stützen. Das im Kapitel 4 beschriebene Integrationsszenario wurde in Kapitel 5 mit technischen Lösungsvorschlägen unterlegt. Um die Machbarkeitsstudie erfolgreich abzuschließen, sollte der Nachweis der Machbarkeit im Rahmen eines Proof of Concept (PoC) erwiesen werden. Hierzu bietet sich eine prototypische Umsetzung des Integrationsszenarios an. Aufgrund der oben genannten Einschränkungen hinsichtlich Einsatz des Webservices und der größeren Erfahrungen im Bereich des Wrappings, empfehlen wir die Integration per Wrapping, mind. für das Formularcenter, den Zugriff auf den Such-Index und das Single-Sign-On umzusetzen. Dabei sollen die beschriebenen Schnittstellen bereits genutzt bzw. entwickelt, frühzeitig Probleme, die im Rahmen der Konzeption noch nicht berücksichtigt werden konnten, identifiziert, aber auch die Anforderungen an die Integration der Systeme weiter geschärft werden. Um die Integrationsfähigkeit des FMS grundsätzlich zu erhöhen, empfiehlt sich die Schaffung einer Webschnittstelle, die aktuelle Standards unterstützt. Hier scheint das größte Optimierungspotential im Webservice-Angebot und den eingesetzten Transferprotokollen zu liegen. MATERNA GmbH Seite: 23 von 24

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