Case Study. Monitoringtool für Teilprojekte bei Software-Rollouts

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1 1 Case Study Monitoringtool für Teilprojekte bei Software-Rollouts

2 Sie führen in Ihrem Unternehmen, in vielen dezentralen Einheiten, z.b. Filialen, eine neue Software ein. Zur Vorbereitung des Rollouts müssen in den dezentralen Einheiten bestimmte Aufgaben erledigt werden. Die fristgerechte Durchführung dieser dezentralen Teilprojekte ist erfolgskritisch für den gesamten Rollout. Wie erfahren Sie früh genug, wenn es Probleme und Verzögerungen in den Teilprojekten gibt, um noch steuern zu können? Wie können Sie die dezentralen Einheiten dabei unterstützen, die Arbeitspakete und den Arbeitsfortschritt immer im Blick zu haben? Für die DZ BANK und die WGZ BANK haben wir eine Antwort auf diese Fragen entwickelt: ein Tool zum Monitoring vieler gleichartiger Teilprojekte. 2

3 Die Ausgangssituation von DZ BANK/WGZ BANK Die DZ BANK und die WGZ BANK, die Zentralbanken der Volksund Raiffeisenbanken (VR Banken), führen ein neues System zur Wertpapierabwicklung ein, das in allen VR-Banken das alte System ablöst. Von dieser Systemeinführung sind die Kundenberater und das Backoffice in jeder VR-Bank betroffen. Zur Vorbereitung der Systemablösung müssen in den VR-Banken wichtige Aufgaben erledigt werden, angefangen bei der Information der Mitarbeiter, über die Schulung der Anwender bis zur Bereinigung von Daten und der technischen Begleitung des Rollouts. Wie reibungslos die Softwareumstellung in der jeweiligen Bank abläuft, hängt von den pünktlich erledigten Vorarbeiten in der einzelnen VR Bank ab. Für die einzelne Bank stehen die Wertpapiergeschäfte, Ärger auf Seiten der Kunden, Imageverlust und letztlich Abwanderung von Kunden auf dem Spiel, für die beiden Zentralbanken der Erfolg der gesamten Systemablösung. Der Monitoringbedarf Die Risiken der Systemablösung sind groß. Für beide Seiten ist es wichtig, die Erledigung der Aufgaben zu überwachen, um bei Verzögerungen rechtzeitig reagieren zu können. Die VR-Bank benötigt eine transparente Übersicht aller Aufgaben, einen Terminplan für die Aufgabenerledigung und eine Möglichkeit, die Aufgabenerledigung zu erfassen und zu verfolgen. Das zentrale Rolloutprojekt benötigt einen Überblick über den aktuellen Projektstatus der VR Banken sowie die Möglichkeit das Aufgabenpaket für die VR-Banken bei Bedarf zu verändern und zu ergänzen. 3

4 Die Lösung Standalone-Applikation Bei der großen Zahl von VR-Banken und der in die Teilprojekte involvierten Personen sind hemdsärmelige Lösungen, z.b. auf Grundlage von XLS-Tabellen ungeeignet. Deshalb entwickelt HQ im Auftrag der DZ BANK und der WGZ BANK ein datenbankgestütztes Monitoring-Tool, das auf den speziellen Bedarf eines großen Rolloutprojektes mit vielen dezentralen Teilprojekten zugeschnitten ist. Das Monitoring-Tool ist nur über ein Single Sign-On Link (SSO) im Internet-Portal der VR-Banken (VR-BankenPortal) zugänglich. Auf Grundlage einer eigenständigen Benutzerverwaltung werden die User identifiziert und die rollenbezogenen Funktionsund Zugangsberechtigungen zugewiesen. Außer dem SSO-Zugang gibt es keine weiteren Datenschnittstellen zu anderen bankinternen Systemen. Das Montoring- Tool funktioniert vollkommen unabhängig von bestehenden IT- Umgebungen der beteiligten Banken. Das ist ein großer Vorteil. Denn interne IT-Ressourcen sind bei Software Rollouts oft ausgelastet und stehen zur Implementation zusätzlicher Applikationen nicht zur Verfügung. Funktionalität Das Monitoring-Tool besteht aus einem Bereich für die dezentralen Teilprojekte und einem für das Zentralprojekt. Für das jeweilige Teilprojekt bietet das Monitoring-Tool eine Liste der zu erledigenden Aufgaben, die Möglichkeit den Erledigungsstatus einer Aufgabe (nicht begonnen, in Arbeit, erledigt) zu erfassen, die Möglichkeit die Verantwortung für einzelne Aufgaben und Aufgabengruppen an weitere Personen zu delegieren, die automatische Kennzeichnung der Aufgaben mit den Ampelstati grün, gelb, rot entsprechend ihrer fristgerechten Erledigung sowie den automatischen Versand von Warnmeldungen, sobald Aufgaben rot werden. 4

5 Abb.: Screenshot "Aufgabenverwaltung Monitoring-Tool Funktionsbereich Zentralprojekt Für das Zentralprojekt bietet das Monitoring-Tool die Möglichkeit, die Aufgaben für die Teilprojekte zu verändern und zu ergänzen sowie jederzeit eine Übersicht über den Ampelstatus aller Teilprojekte einzusehen, die Liste der angezeigten Teilprojekte nach verschiedenen Kriterien zu filtern und die Listen (Reports) als XLS-Tabellen herunterzuladen. Abb.: Screenshot Reportverwaltung, Monitoring-Tool 5

6 Betrieb des Monitoring-Tools, Daten HQ Dienstleistungen Betriebsdaten Technische Daten Im Auftrag der DZ BANK und der WGZ BANK betreibt HQ das Monitoring Tool. HQ übernimmt dabei diese Dienstleistungen: Aufbau der Datenbank zum Betriebsbeginn, u.a. das Einspielen der Userdaten (Urladung) Hosting der Hardware regelmäßige Systemwartung Datenbankadministration Second-Level-Support sowie Pflege eines Ticketsystems Serverseitig: Programmierung: PHP, Java-Skript, AJAX Datenbank: MYSQL Internetanbindung: Erweiterbare 100 MBit-Anbindung Voraussetzungen Client: Betriebssystem: Windows XP Browser: IE ab 6.0; Mozilla Firefox ab 3.0; Javascript zugelassen und Cookies erlaubt Bildschirmauflösung: mindestens 1024 x 768 Voraussetzungen interne Securityeinstellungen: URL des Monitoring-Tools als vertrauenswürdige Seite gelistet Entwicklungszeit Das Projekt wurde in neun Monaten inkl. drei Monaten Feinkonzeptphase entwickelt. 6

7 Voraussetzungen, Erfolgskriterien Erfolgreicher Betrieb Kommunikation mit den Teilprojekten Das Monitoring-Tool ist seit August 2009 erfolgreich im Einsatz. Im Rückblick haben sich schon vor Ende der Betriebszeit einige Erfolgskriterien heraus kristallisiert. Die Einführung eines Tools zum Monitoring von Teilprojekten verlangt Fingerspitzengefühl. Ein solches Tool kann von den dezentralen Einheiten leicht als Einmischung in innere Angelegenheiten, als Misstrauensbeweis der Zentrale oder als überflüssige Kontrolle missverstanden werden. Umso wichtiger ist es, bei Einführung des Tools, die Vorteile für die dezentralen Teilprojekte herauszustellen. Das Monitoring-Tool minimiert die Risiken, die mit einem Systemwechsel verbunden sind, bietet eine verlässliche, verbindliche und strukturierte Übersicht über alle im Teilprojekt zu erledigenden Aufgaben, erleichtert die Kommunikation zwischen Teilprojekten und Zentralprojekt sowie zwischen verschiedenen Teilprojekten, erlaubt, die Verantwortung für die Erledigung einzelner Aufgaben oder Aufgabengruppen anderen Personen zu delegieren und so das Teilprojekt zu strukturieren, gibt jederzeit Auskunft über den aktuellen Erledigungsstatus der Aufgaben und stellt einen automatischen Warnmechanismus bereit, wenn Aufgaben notleidend werden. Aufgabendefinitionen Die Bedeutung des Monitoring-Tools und damit die Bereitschaft, mit ihm zu arbeiten, hängen auch von den Aufgabendefinitionen für die Teilprojekte ab. Das zentrale Rolloutprojekt sollte frühzeitig damit konfrontiert werden, diese Aufgaben festzulegen sowie die Fristen für ihre Erledigung und die Zuweisung von Ampelstati zu definieren. Diese Arbeiten sind kein üblicher Arbeitsschritt in einem Rolloutprojekt. Deshalb bedürfen sie nicht nur eines großen Vorlaufs, sondern manchmal auch eines ausdrücklichen Einforderns. 7

8 Über die HQ Gruppe HQ, der Maßschneider für Lernstoffe, unterstützt Unternehmen und Organisationen bei der innovativen Wissensvermittlung und Qualifizierung ihrer Mitarbeiter, Kunden und Partner. Dazu konzipieren und entwickeln wir individuelle und interaktive Lern- und Informationslösungen in den Bereichen Business Development, Vertrieb, IT, Personal, Marketing und Interne Kommunikation, um Veränderungsprozesse in Unternehmen wirkungsvoll zu unterstützen. HQ, gegründet 1988, ist in Wiesbaden und Basel ansässig und mit 20 Jahren einer der erfahrensten Anbieter im deutschsprachigen Wirtschaftsraum. HQ ist Ihr Spezialist für Kommunikation, Qualifizierung und Wissen! Kontakt: HQ Interaktive Mediensysteme GmbH Wilhelmstraße Wiesbaden Deutschland T F E HQ Lern- und Informationssysteme AG Bernoullistrasse Basel Schweiz T E Alle genannten Firmen- und Produktnamen sind rechtlich geschützt durch deren jeweiligen Inhaber. 8

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