Teams optimieren ihre Prozesse Durchführung einer kleinen Zukunftswerkstatt

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1 Teams optimieren ihre Prozesse Durchführung einer kleinen Zukunftswerkstatt Dr. Rebecca Brauchli & Dr. Désirée Füllemann / Abteilung für Public & Organizational Health Institut für Epidemiologie, Biostatistik und Prävention der Universität Zürich Lean Thinking & Teamwork Wie gelingt beides? Tagung des UniversitätsSpitals Zürich, 04. Februar 2016

2 Ziele: Sie haben einen Überblick über unseren Ansatz zur Optimierung von Teamklima und Arbeitsprozessen in Teams (Zukunftswerkstatt) Sie wissen, wie wir Gesundheit im Betrieb messen Sie reflektierten über Ihre eigene Arbeitsbelastungen und -ressourcen Sie lernen Methoden zur partizipativen Verbesserung der Arbeitssituation und des Teamklimas kennen Sie brainstormen Lösungsvorschläge zu einer vorgegebenen Belastungs- und Ressourcensituation EPBI UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 2

3 Gesundheit im Betrieb messen Motivation Stress Work-Life Balance Unfälle Arbeitszufriedenheit Krankheitsabsenzen Burnout Engagement Hohe Fluktuation Attraktiver Arbeitgeber EPBI UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 3

4 Arbeits- Belastungen ê Erschöpfung, Erkrankung Arbeits- Ressourcen ê Engagement, Energie Basis des Corporate Health (CH) Index: zwei Gesichter der Arbeit

5 Wirkmodell (Landkarte) Der Kern des Wirkmodells besteht aus Arbeitsressourcen und Arbeitsbelastungen und ihrer eigenständigen Wirkung auf die positive und negative Gesundheit. Klar definierte Rollen Handhabbare Anforderungen Handlungsspielraum Soziale Unterstützung und Wertschätzung durch KollegInnen und Vorgesetzte Transparenz & Kommunikation bei Veränderungen Qualitative & quantitative Überforderung Organisatorische Probleme (zu wenig Pausen, unerreichbare Fristen und Unvereinbarkeiten) EPBI UZH: Alice Inauen & Désirée Füllemann Seite 5

6 CH-Index! Gesundheitsindex - Zusammenhänge Corporate Health Index I Betrieblicher Gesundheitsindex! Aktuelle Ausprägung im Bereich (!) und Benchmark ( ) Belastungen sind stärker! Sind die Ressourcen stärker als die Belastungen... 1 Tag 3 T. 5 T. 7 T.! 0.75! 1.00! 1.25! 1.50! 1.75! 2.00! 2.25!!!! / +! +! + +! + + +! 2!1! 12! 14! 21! 18! 33! 0! 50! 100! Zusammenhang mit Erschöpfung Belastungen! Ressourcen! stärker! " #! stärker! Prozentuale Verteilung im Bereich (% Mitarbeitende) gering mittel stark! Zusammenhang mit Arbeitsengagement gering mittel stark! Belastungen! Ressourcen! stärker! " #! stärker! gering mittel hoch! 2.00! Zusammenhang mit Arbeitsleistung gering mittel hoch! Belastungen! Ressourcen! stärker! " #! stärker! Ressourcen sind stärker! reduiziert normal hoch! reduiziert normal hoch! Quelle: Evaluationsbericht Projekt SWiNG, Jenny et al. 2011, available at die Absenzdauer (-1.5 Tage / halbes Jahr) Abgebildet sind die Zusammenhänge bei 3'500 Personen aus dem SWiNG-Projekt! (vgl. sich die Erschöpfung bei der Arbeit...erhöht sich das Arbeitsengagement...steigt die Arbeitsleistung (+10%) Der CH-Index widerspiegelt das Kra fteverha ltnis von Ressourcen und EPBI UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Belastungen innerhalb einer Organisation. Sind die Ressourcen sta rker als die Seite 6

7 Details zum CH-Index CH-Index (Corporate Health Index) Details Arbeitsressourcen Der CH-Index wird in ihrem Betrieb anhand der folgenden, zentralen Arbeitsressourcen und -belastungen berechnet. Erläuterung Durchschnitt (auf einer Skala von 1-5) Bewertung (im Verhältnis zum Vergleichswert) Kontrolle (mehr oder weniger) selber entscheiden, wann man was Mitentscheidungsrecht. Rollenklarheit Es ist allen klar, was sie warum machen müssen. Sie wissen, wie man vorgeht und was die Erwartungen und Ziele sind Kompetenzentwicklung Bei der Arbeit kann man Neues lernen und sich weiterentwickeln. Sie schafft gute Möglichkeiten, im Beruf weiterzukommen verbesserungsfähig 4.52 aufrechterhalten 3.85 aufrechterhalten Vielfalt Die Arbeit ist abwechslungsreich und es gibt jeden Tag etwas anderes zu tun normal Unterstützung durch KollegInnen Man unterstützt sich und hört einander an, auch bei Schwierigkeiten. Grundsätzlich herrscht gegenseitiger Respekt aufrechterhalten Unterstützung durch Vorgesetzte Man wird vom Vorgesetzten ermutigt, kann über Probleme reden und erhält Hilfe und Feedback zur Arbeit. EPBI UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann 4.40 unbedingt aufrechterhalten Seite 7

8 Unterstützung durch KollegInnen Man unterstützt sich und hört einander an, auch bei Schwierigkeiten. Grundsätzlich herrscht gegenseitiger Respekt.! CH-Index (Corporate Health Index) Details Arbeitsbelastungen 4.19 aufrechterhalten $ Unterstützung durch Vorgesetzte Man wird vom Vorgesetzten ermutigt, kann über Probleme reden und erhält Hilfe und Feedback zur Arbeit.! 4.16 aufrechterhalten $ Überlastung Die Arbeit wird unter grossem Zeitdruck erledigt. Die Menge und das Tempo ist zu hoch, und man muss andere Sachen vernachlässigen.! 3.49 verbesserungsfähig & Überforderung Die Arbeit ist zu schwierig und kompliziert, und man muss Dinge tun, für die man zu wenig ausgebildet ist.! 2.06 normal % Organisatorische Probleme Die Fristen sind nicht einhaltbar, Pausen werden vernachlässigt und verschiedene Gruppen verlangen Dinge, die sich nicht miteinander vereinbaren lassen.! 2.37 normal % Zeitlicher Verlauf! Bereichsvergleich! ! 1.80! ! -/ !! ! 2.00! 2.01! EPBI UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann 1.79! 1.97! 1.70! 2.00! Seite ! -/ !

9 Übung 1: Reflexion über eigene Ressourcen und Belastungen bei der Arbeit Denken Sie an Ihre aktuelle Arbeitssituation: Was ist Ihre aktuell wichtigste Ressource? Was hilft Ihnen bei Ihrer Arbeit? Was bereichert Sie bei der Arbeit? à Notieren Sie diese auf einem grünen Post-It Was ist Ihre aktuell grösste Belastung? Für was verbrauchen Sie viel Energie? à Notieren Sie diese auf einem roten Post-It Ihre Ressource Ihre Belastung EPBI UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 9

10 Arbeitssituation partizipativ verbessern EPBI UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 10

11 Rolle von Führung und Team für Arbeit + Gesundheit Einflussmöglichkeiten Teamleitende Einfluss der Teammitglieder Führung Team Arbeitsressourcen Arbeitsbelastungen

12 Teamoptimierungs-Ansatz Ziel: Kompetenzaufbau im Team für nachhaltige Selbstoptimierung zum Thema Arbeit und Gesundheit 3 Grundprinzipien der Teamoptimierung: 1. Ressourcen- & Lösungsorientierung 2. Partizipation & Perspektivenübernahme 3. Gemeinsames Verständnis & Legitimität Seite 12

13 1. Ressourcen- & Lösungsorientierung Wo sind unsere Stärken? Was läuft gut? Worin sind wir gut? Was sind unsere Möglichkeiten? Keine Problemtrance neue Spuren suchen! Wo wollen wir hin? Wie wäre es perfekt? Wie kommen wir dorthin? Wenn nicht bald eine Weiche kommt, sind wir verloren Seite 13

14 Wie sehen es die Anderen? Wieso sehen sie es so? Wie bereichert uns das? Wie gestalten wir gemeinsam Lösungswege? 2. Partizipation & Perspektivenübernahme Seite 14

15 3. Gemeinsames Verständnis & Legitimität Was muss man sehen? Wie hängt es zusammen? (Wie) Spricht man darüber? Was passiert, wenn man darüber spricht? Warum sollen wir darüber sprechen? Seite 15

16 Ablauf Team-Workshop Zukunftswerkstatt 1. Ausgangspunkt: Belastungen und Ressourcen aus der Mitarbeitendenbefragung 2. Team-Vision (Wunderfrage) 3. Belastungen und Ressourcen ergänzen und priorisieren 4. Belastungen umformulieren 5. Ressourcen konkretisieren 6. Brainstorming zu Lösungsvorschlägen 7. Massnahmen erarbeiten 8. Massnahmen priorisieren

17 Wie weiter nach dem Team-Workshop? Massnahmen-Umsetzungsphase Nach ca. 6 Monaten: Qualitative Evaluation Verbesserungen seit dem Team-Workshop? Wirksamkeit der Massnahmen beurteilen à Allenfalls neue Massnahmen formulieren Verbesserungen seit dem Team- Workshop EPBI UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 17

18 Wrap up Teams optimieren ihre Prozesse Grundprinzipien unseres Ansatzes Ressourcenorientierung und Lösungsorientierung: Fokus auf Belastungen UND RESSOURCEN, Probleme werden umformuliert Partizipation und Perspektivenübernahme: Fördern von Eigenverantwortung und Selbstständigkeit, Perspektivenabgleich für besseres Verständnis Gemeinsames Verständnis und Legitimität: Gesundheit als legitimes Thema à Nachhaltigkeit durch Kompetenzentwicklung EPBI UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 18

19 Danke für Ihre Mitarbeit! Bei Fragen und Interesse melden Sie sich bei: EPBI UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 19

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