Elektronische MWST-Abrechnung Benutzeranleitung

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV Servicedesk E-Government E-Government-Portal ESTV SuisseTax Elektronische MWST-Abrechnung Benutzeranleitung Herzlich willkommen im E-Government-Portal ESTV SuisseTax! Benutzeranleitung Die vorliegende unterstützt Sie bei der Verwendung der MWST-Applikation des ESTV SuisseTax-Portals. Bei Fragen oder Anregungen steht Ihnen das Team vom Servicedesk E-Government zur Verfügung. Ausgabe vom Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV Servicedesk E-Government Schwarztorstrasse Bern Telefon: +41 (0)

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Die zwei Wege zur elektronischen MWST-Abrechnung Persönliches Benutzerkonto Anlegen eines persönlichen Benutzerkontos Anmeldung am System Bearbeitung des persönlichen Benutzerprofils Sprachwechsel Abmeldung vom System Verwaltung der Benutzerrechte bzw. Bevollmächtigungen Beantragung einer neuen Vollmacht (Papierweg) Rechteverwaltung durch Superuser Akzeptieren der Einladungen Ausstieg aus der elektronische Deklaration Abwicklung von Geschäften Geschäftsübersicht Fristerstreckung Abrechnung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Korrekturabrechnung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Jahresabstimmung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Ausgabe vom Seite 2 von 20

3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Benutzer registrieren... 6 Abbildung 2 Anmeldung am System... 7 Abbildung 3 Mögliche Fehlermeldung nach Login-Versuch... 7 Abbildung 4 Aufruf Selbstadministration Benutzerprofil... 8 Abbildung 5 Selbstadministration Benutzerprofil... 8 Abbildung 6 Abmeldung vom System... 9 Abbildung 7 Neue Vollmacht beantragen (Einstieg) Abbildung 8 Neue Vollmacht beantragen (Firmensuche) Abbildung 9 Benutzerverwaltung (Übersicht) Abbildung 10 Einladung eines Benutzers durch Superuser Abbildung 11 Anzeige Einladung in Geschäftsübersicht Abbildung 12 Einladung akzeptieren bzw. ablehnen Abbildung 13 Geschäftsübersicht Abbildung 14 Aufruf Fristerstreckung Abbildung 15 Bestätigung Fristerstreckung Abbildung 16 Abrechnung aufrufen Abbildung 17 Abrechnung ausfüllen Abbildung 18 Abrechnung bereitstellen / einreichen Abbildung 19 Bestätigung Abrechnungseinreichung Abbildung 20 Aufruf Korrekturabrechnung (1) Abbildung 21 Aufruf Korrekturabrechnung (2) Abbildung 22 Aufruf Jahresabstimmung Ausgabe vom Seite 3 von 20

4 1. Einleitung Unseren Steuerpartnern wollen wir die Einreichung der Mehrwertsteuerabrechnungen möglichst leicht machen. Der beste Weg dazu führt über unser elektronisches Portal ESTV SuisseTax. Dieses bietet Ihnen folgende Funktionen: Elektronisches Einreichen der Mehrwertsteuerabrechnungen und Korrekturabrechnungen Elektronisches Einreichen der Jahresabstimmung Elektronische Fristverlängerung Geschäftsübersicht mit den pendenten sowie abgeschlossenen über das Portal eingereichten Abrechnungen Elektronische Benutzerverwaltung Die Ankerseite von ESTV SuisseTax auf dem ESTV-Webauftritt ist wie folgt erreichbar: Ausgabe vom Seite 4 von 20

5 2. Die zwei Wege zur elektronischen MWST-Abrechnung Um für eine MWST-pflichtige Person (Unternehmung) über ESTV SuisseTax MWST-Abrechnungen einreichen und weitere Transaktionen ausführen zu können, ist aus Datenschutzgründen eine Bevollmächtigung erforderlich. Zur Erlangung einer Bevollmächtigung gilt es zwischen zwei Ausgangslagen zu unterscheiden: 1. Die betreffende Unternehmung nutzt ESTV SuisseTax Mehrwertsteuer noch nicht, möchte aber neu elektronisch deklarieren: o o o o o o Melden Sie sich am System an (siehe nachstehende Ziffer 3.2) oder eröffnen Sie vorgängig ein persönliches Benutzerkonto, falls Sie noch über keines verfügen (Funktion Benutzer registrieren auf Login-Seite, siehe nachstehende Ziffer 3.1). Pro Unternehmung (steuerpflichtige Person) ist anlässlich der erstmaligen Nutzung von ESTV SuisseTax aus Datenschutzgründen eine Autorisierung durch die betreffende(n) zeichnungsberechtigte(n) Person(en) erforderlich. Dieser Schritt ist auch für Einzelfirmen notwendig, weil die Verbindung zwischen der natürlichen Person dem Benutzer von ESTV SuisseTax - und der Einzelfirma hergestellt werden muss. Nehmen Sie (z.b. als Treuhänder / Treuhänderin) mehrere Mandate wahr, können die entsprechenden Vollmachten über Ihr (einziges) Benutzerprofil beantragt werden. Nachdem Sie im Bereich Freischaltung (siehe nachstehende Ziffer 4.1) online mit wenigen Klicks eine Vollmacht beantragt haben, sendet die ESTV das Formular in Papierform direkt an die Sitzadresse der betroffenen Firma gemäss UID-Register (im Falle von ausländischen Unternehmen an den inländischen Steuervertreter). Die unterschriebene Vollmacht muss dann wieder an die Eidgenössische Steuerverwaltung geschickt werden. Wir prüfen und bearbeiten den Antrag rasch und benachrichtigen Sie per über die Freischaltung. 2. Die betreffende Unternehmung nutzt ESTV SuisseTax Mehrwertsteuer bereits, reicht die Deklarationen also elektronisch ein: o o o In diesem Fall verfügt die Unternehmung bereits über einen sogenannten Superuser für ESTV SuisseTax Mehrwertsteuer. Dieser ist in der Lage, neue Benutzer für die betreffende Unternehmung vollelektronisch einzuladen (siehe nachstehende Ziffer 4.2). Wenden Sie sich daher bitte an diesen Superuser, um eingeladen zu werden. Das ist für Sie der weitaus einfachste und schnellste Weg, um für die Unternehmung Mehrwertsteuergeschäfte elektronisch abwickeln zu können. Sobald Sie vom Superuser eingeladen wurden, finden Sie die betreffende Einladung im Menüpunkt Pendente Einladungen. Falls dies nicht möglich ist (weil der Superuser beispielsweise das Unternehmen verlassen hat), kann eine neue Superuser-Vollmacht auf dem Papierweg beantragt werden, was entsprechend mehr Zeit beansprucht. Gehen Sie dabei bitte wie unter Punkt 1 beschrieben vor. Weitere Informationen zur vorstehenden Thematik finden Sie im Kapitel 4. Ausgabe vom Seite 5 von 20

6 3. Persönliches Benutzerkonto Jeder Benutzer von ESTV SuisseTax benötigt als Basis für alles Weitere ein persönliches Benutzerkonto. 3.1 Anlegen eines persönlichen Benutzerkontos Falls Sie noch kein persönliches Benutzerkonto haben (pro -Adresse ist nur eines möglich), gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie den Link: Klicken Sie auf Benutzer registrieren und durchlaufen Sie den Registrierungsprozess. Tipp: Das System schlägt eine Benutzer-ID vor. Wünschen Sie eine andere Benutzer-ID, können Sie diese ändern. Bitte beachten Sie, dass die Änderung nur während des Registrierungsprozesses vorgenommen werden kann. Nach Abschluss des Prozesses ist keine Änderung mehr möglich. Abbildung 1 Benutzer registrieren Ausgabe vom Seite 6 von 20

7 3.2 Anmeldung am System Falls Sie bereits über ein persönliches Benutzerkonto verfügen, können Sie sich über am System anmelden. Sie haben zwar ein Benutzerkonto, können sich aber nicht mehr an die Benutzer-ID oder ans Passwort erinnern? Mit den Funktionen Passwort vergessen oder Konto gesperrt bzw. Benutzer-ID vergessen gelangen Sie rasch wieder in den Besitz dieser Informationen. Abbildung 2 Anmeldung am System Es kann vorkommen, dass nach der Eingabe der Benutzer-ID und des Passworts eine Fehlermeldung erscheint, d.h. ESTV SuisseTax nicht geöffnet wird. Abbildung 3 Mögliche Fehlermeldung nach Login-Versuch Ausgabe vom Seite 7 von 20

8 Gehen Sie bitte in solchen Fällen wie folgt vor: 1. Schliessen Sie alle Browserfenster. 2. Starten Sie anschliessend den Browser wieder. 3. Löschen Sie den Browser-Verlauf (sog. Cache). 4. Versuchen Sie das Login in ESTV SuisseTax erneut ( 3.3 Bearbeitung des persönlichen Benutzerprofils Ihre persönlichen Angaben wie Name, Vorname, Telefonnummer, -Adresse sowie das Passwort können Sie jederzeit ändern. Wählen Sie dazu die entsprechende Funktion am rechten oberen Bildschirmrand an. Aufgrund einer Systemrestriktion kann die Benutzer-ID nicht geändert werden. Abbildung 4 Aufruf Selbstadministration Benutzerprofil Abbildung 5 Selbstadministration Benutzerprofil Ausgabe vom Seite 8 von 20

9 3.4 Sprachwechsel Das System ermittelt die Sprache beim Login anhand der im Browser konfigurierten Sprache. Wenn Sie die Sprache für die laufende Session wechseln wollen, so können Sie dies durch Anklicken des entsprechenden Symbols am rechten oberen Rand des Bildschirms tun. Im Zusammenhang mit der Sprachauswahl gilt es zudem Folgendes zu beachten: s: Die in den von ESTV SuisseTax erstellten s verwendete Sprache richtet sich nach der Einstellung im Benutzerprofil. Bei Bedarf kann diese dort geändert werden (siehe dazu vorstehende Ziffer 3.3). PDF der Abrechnungen, Korrekturabrechnungen und Jahresabstimmungen: Die in diesem Kontext zur Anwendung gelangende Sprache richtet sich nach der dem Unternehmen im UID-Register ( zugeordneten Sprache. 3.5 Abmeldung vom System Nachdem Sie Ihre Aktivitäten in ESTV SuisseTax durchgeführt haben, können Sie sich durch Anklicken des entsprechenden Symbols am rechten oberen Rand des Bildschirms vom System abmelden. Abbildung 6 Abmeldung vom System Ausgabe vom Seite 9 von 20

10 4. Verwaltung der Benutzerrechte bzw. Bevollmächtigungen 4.1 Beantragung einer neuen Vollmacht (Papierweg) Pro Unternehmung (steuerpflichtige Person) ist anlässlich der erstmaligen Nutzung von ESTV SuisseTax aus Datenschutzgründen eine Autorisierung durch die betreffende(n) zeichnungsberechtigte(n) Person(en) erforderlich. Nachdem Sie im Bereich Freischaltung online mit wenigen Klicks eine Vollmacht beantragt haben, sendet die ESTV das Formular direkt an die Sitzadresse der betroffenen Firma gemäss UID-Register (im Falle von ausländischen Unternehmen an den inländischen Steuervertreter). Die unterschriebene Vollmacht muss dann wieder an die Eidgenössische Steuerverwaltung zurück geschickt werden. Wir prüfen und bearbeiten den Antrag rasch und benachrichtigen Sie per über die Freischaltung. Auch bei einer Unternehmung, die ESTV SuisseTax bereits nutzt, ist in bestimmten Konstellationen das Beantragen einer neuen Vollmacht auf dem Papierweg notwendig (weil der bisherige Superuser beispielsweise das Unternehmen verlassen hat und deshalb ein neuer aktiviert werden muss). Abbildung 7 Neue Vollmacht beantragen (Einstieg) Ausgabe vom Seite 10 von 20

11 Abbildung 8 Neue Vollmacht beantragen (Firmensuche) 4.2 Rechteverwaltung durch Superuser Um Benutzer verwalten (erstellen, bearbeiten, löschen) zu können, müssen Sie über die gleichnamigen Rechte Benutzer verwalten (Rolle Superuser) verfügen. Um in die Benutzerverwaltung zu gelangen, müssen Sie in der vertikalen Navigation den entsprechenden Punkt wählen. ESTV SuisseTax Mehrwertsteuer unterstützt die folgenden Berechtigungsarten, um die unterschiedlichen Bedürfnisse der Steuerpartner abzudecken: Ausfüller: Kann MWST-Abrechnung ausfüllen, aber nicht selber elektronisch einreichen Diese Rolle wird stets durch den Superuser in der Benutzerverwaltung auf elektronischem Weg zugewiesen. Einreicher: Kann MWST-Abrechnung ausfüllen und elektronisch einreichen. Kann zudem die von Dritten (Ausfüller) bereitgestellte Abrechnung elektronisch einreichen Diese Rolle wird stets durch den Superuser in der Benutzerverwaltung auf elektronischem Weg zugewiesen. Superuser: Besitzt die gleichen Rechte wie der Einreicher und führt zusätzlich die Benutzerverwaltung (vollelektronisches Neuanlegen, Mutieren sowie Löschen von Benutzerrechten) Diese Rolle wird entweder durch einen bestehenden Superuser in der Benutzerverwaltung auf elektronischem Weg zugewiesen oder auf dem Papierweg, ausgelöst durch die Funktion Freischaltung (siehe vorstehendes Kapitel 4.1). Als Superuser können Sie andere Benutzer (sogenannt) einladen, für eine Firma (steuerpflichtige Person) in ESTV SuisseTax Mehrwertsteuer tätig zu werden. Die -Adresse ist in diesem Kontext das entscheidende Zuordnungskriterium. Vergewissern Sie sich deshalb stets, dass Sie korrekte -Adressen verwenden. Ausgabe vom Seite 11 von 20

12 Abbildung 9 Benutzerverwaltung (Übersicht) Ausgabe vom Seite 12 von 20

13 Abbildung 10 Einladung eines Benutzers durch Superuser Ausgabe vom Seite 13 von 20

14 4.3 Akzeptieren der Einladungen Lädt ein Superuser einen anderen bestehenden oder neuen Benutzer dazu ein, für eine MWST-pflichtige Person tätig zu werden, wird die Vollmacht erst aktiv, nachdem sie vom Eingeladenen akzeptiert wurde. Abbildung 11 Anzeige Einladung in Geschäftsübersicht Abbildung 12 Einladung akzeptieren bzw. ablehnen 4.4 Ausstieg aus der elektronische Deklaration Falls eine steuerpflichtige Person ESTV SuisseTax MWST nicht mehr nutzen und somit wieder konventionell deklarieren will (Papierformulare), ist eine Kündigung auf dem Postweg an folgende Adresse erforderlich: Eidgenössische Steuerverwaltung Servicedesk E-Government Schwarztorstrasse Bern Ausgabe vom Seite 14 von 20

15 5. Abwicklung von Geschäften 5.1 Geschäftsübersicht In der Geschäftsübersicht sind die pendenten sowie abgeschlossenen, über das Portal eingereichten Abrechnungen ersichtlich. Je nach Status des betreffenden Geschäfts stehen die entsprechenden Optionen / Aktionen zur Wahl. Neue Abrechnungsperioden werden per avisiert. Der Versand dieser erfolgt am 1. Tag nach dem Ende der Abrechnungsperiode (Beispiel: Abrechnungsperiode 1. Quartal dauert vom 1. Januar bis 31. März Versand der erfolgt am 1. April). Abbildung 13 Geschäftsübersicht Ausgabe vom Seite 15 von 20

16 5.2 Fristerstreckung Bei offenen Abrechnungen ist es je nach terminlicher Situation möglich, automatisch eine Fristerstreckung zu tätigen. Wählen Sie hierzu die entsprechende Funktion in der Geschäftsübersicht an und bestätigen Sie die Fristverlängerung in der Bestätigungsbox. Abbildung 14 Aufruf Fristerstreckung Abbildung 15 Bestätigung Fristerstreckung Ausgabe vom Seite 16 von 20

17 5.3 Abrechnung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Wählen Sie die gewünschte steuerpflichtige Person sowie die entsprechende Funktion in der Geschäftsübersicht aus. Abbildung 16 Abrechnung aufrufen Geben Sie die Abrechnungsdaten ein. Im Falle der Abrechnungsmethoden Saldosteuer- und Pauschalsteuersatz stehen Ihnen Subformulare zur Verfügung, welche die Dateneingabe erleichtern (Formular 1050, Formular 1055 sowie Berechnungsblatt für Pauschalsteuer-Durchschnittssatz). Abbildung 17 Abrechnung ausfüllen Ausgabe vom Seite 17 von 20

18 Überprüfen Sie die Eckdaten der Abrechnung und lassen Sie sich die Vorschau der Abrechnung im PDF- Format anzeigen. Stellen Sie anschliessend die Abrechnung den anderen für die betreffende Firma bevollmächtigten Benutzern zur Einreichung bereit (was eine automatische -Information auslöst) oder reichen Sie die Abrechnung selbst ein. Klicken Sie dementsprechend auf Bereitstellen oder Einreichen ; um eine Abrechnung einreichen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Einreichen verfügen. Abbildung 18 Abrechnung bereitstellen / einreichen Ausgabe vom Seite 18 von 20

19 Abbildung 19 Bestätigung Abrechnungseinreichung 5.4 Korrekturabrechnung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Um die nachfolgend erklärten Schritte ausführen zu können, müssen Sie eine bereits eingereichte Abrechnung oder Korrekturabrechnung aufrufen. Klicken Sie hierzu die entsprechende Funktion in der Geschäftsübersicht an. Beachten Sie bitte, dass für eine Jahresabstimmung (Berichtigungsabrechnung nach Art. 72 MWSTG) keine Korrektur erstellt werden kann. Abbildung 20 Aufruf Korrekturabrechnung (1) Ausgabe vom Seite 19 von 20

20 Abbildung 21 Aufruf Korrekturabrechnung (2) Die weiteren Schritte entsprechen denjenigen einer normalen Abrechnung (vgl. Ziffer 5.3) 5.5 Jahresabstimmung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Für die Erstellung einer Jahresabstimmung (Berichtigungsabrechnung nach Art. 72 MWSTG) klicken Sie den gleichnamigen Bereich in der vertikalen Navigation an. Abbildung 22 Aufruf Jahresabstimmung Die weiteren Schritte entsprechen denjenigen einer normalen Abrechnung (vgl. Ziffer 5.3). Ausgabe vom Seite 20 von 20