Einführung von Campusmanagement- Systemen - Chance oder lästige Pflicht?

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Hajo Lichtenberg
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1 Einführung von Campusmanagement- Systemen - Chance oder lästige Pflicht? Oktober Campusmanagement Ein ganzheitliches Projekt der Hochschulleitung Westfälische Wilhelms Universität Münster ARBEITSKREIS DATENVERARBEITUNG im Sprecherkreis der Kanzlerinnen und Kanzler der Universitäten Deutschlands 1

Hochschulleitung Westfälische Wilhelms Universität Münster ARBEITSKREIS

2 Die meisten Menschen leben in den Ruinen ihrer Gewohnheiten. Jean Cocteau Dichter, Regisseur und Grafiker 2

3 AGENDA Bewusstsein für die Projektdimension Chancen nutzen Lästige Pflicht vermeiden Resümee 3

4 AGENDA Bewusstsein für die Projektdimension Chancen nutzen Lästige Pflicht vermeiden Resümee 4

5 Bewusstsein schaffen! Die Einführung komplexer Softwaresysteme bindet Finanzmittel und Personalressourcen über einen langen Zeitraum! Projekte bedeuten (zeit-)intensive Arbeit neben dem weiterlaufenden Tagesgeschäft. neben den parallel dazu kommenden neuen Herausforderungen. Gewachsene Abläufe sind oft unbekannt. Der Treiber zur Einführung von Softwaresystemen resultiert aus organisatorischen Erfordernissen. Es wird Konflikte geben. 5

Zeitraum! Projekte bedeuten (zeit-)intensive Arbeit neben dem weiterlaufenden Tagesgeschäft.

6 Quelle: Dr. Ingo Zank, Institit für kreatives Management und Training, Standish Group Chaos Report 6

Training, Standish Group Chaos Report http://www.

7 Woran scheitern (IT-)Projekte? Fehlende oder unklare Ziele Fehlende Akzeptanz Fehlende Veränderungsbereitschaft Überlagerung von organisatorischen Veränderungen mit Softwareeigenheiten/-restriktionen Nicht passende Auswahl von Partnern und Software Fehlende Ressourcen Budgetrisiken 7

Veränderungsbereitschaft Überlagerung von organisatorischen

8 Grundsatzfrage! Warum planen wir ein Campusmanagementprojekt? Weil wir etwas Neues wollen? Weil alle es machen? Weil die bestehende Softwarelösung abgekündigt ist? Weil wir die Chance nutzen wollen unsere Abläufe zu verbessern und bestehende, unbewusste Schwächen beseitigen? Weil wir uns zukunftsorientiert aufstellen müssen? 8

Weil die bestehende Softwarelösung abgekündigt ist?

9 Das Biotop Hochschule Viele Königreiche Gewachsene (funktionsfähige) dezentrale Strukturen Bisher begrenzten Bedarf für Effizienz bei organisatorischen Abläufen 9

10 Beharrungsvermögen und Ängste Veränderungen rufen Ängste und Hemmungen hervor Sorge vor Überlasten während der Projektphase Begrenztes Verständnis für den gesamten und komplexen Kernprozess Die Expertenorganisation mit der Freiheit von Forschung und Lehre 10

Begrenztes Verständnis für den gesamten und komplexen

11 AGENDA Bewusstsein für die Projektdimension Chancen nutzen Lästige Pflicht vermeiden Resümee 11

12 Herausforderungen Benennen und kommunizieren der eigenen Ziele Transparenz über bestehende Abläufe/Prozesse Identifikation der eigenen Schwächen Realistische Vorstellung über die Dimension des Projekts. Bewusster Umgang mit zu erwartenden Veränderungen und Konflikten umgehen? Wie sage ich es der Organisation? 12

Realistische Vorstellung über die Dimension des Projekts.

13 Feststellung und Chance Die Prozesse an meiner Hochschule sind evolutionär gewachsen nach bestem Gewissen. Die Effizienzfrage hat sich bisher nicht gestellt. Spätestens auf den zweiten Blick werden Kommunikations- und Informationsdefizite deutlich. Gelegenheit nutzen sich neu zu erfinden Eine Softwarelösung kann einen Veränderungsprozess zusätzlich unterstützen, ggf. erst möglich machen. 13

Spätestens auf den zweiten Blick werden Kommunikations- und Informationsdefizite deutlich.

14 AGENDA Bewusstsein für die Projektdimension Chancen nutzen Lästige Pflicht vermeiden Resümee 14

15 Risiko und lästige Pflicht Mit steigender Projektlaufzeit wächst das Risiko, das Individualinteressen in den Vordergrund treten. Die Suche nach Schuldigen beginnt. Rechtfertigungen für getätigte Investitionen und geleistete Aufwendungen. Nachträgliche Zielvereinbarungen und -anpassungen. 15

16 AGENDA Bewusstsein für die Projektdimension Chancen nutzen Lästige Pflicht vermeiden Resümee 16

17 Resümee Definition und Kommunikation der eigenen Ziele. Identifikation bestehender Schwächen. Bewertung der Wertschöpfung, Kosten/Nutzen. Bewusste und nachhaltige Breitstellung der Ressourcen. Nur durch Nutzung der Chancen sind die erforderlichen (lästigen) Pflichten zu bewältigen. 17

Bewertung der Wertschöpfung, Kosten/Nutzen.

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Fragen?? 18

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