Die Bedeutung von integrierten - digitalen Belegen in Zollsystemen. roland.schumacher@sisa.ch

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1 Die Bedeutung von integrierten - digitalen Belegen in Zollsystemen roland.schumacher@sisa.ch

2 Agenda Ausgangslage Digitalisierung der Zollabwicklung in der Schweiz Digitalisierung von zollspezifischen Belegen in der Schweiz Belege, Archive und Digitalisierung als IT Herausforderung Implementierungsvorgehen und Nutzen 2

3 SISA das Unternehmen Name Gründung 1972 Rechtsform Aktionäre Geschäftsstellen SISA Studio Informatica SA Aktiengesellschaft Management Anzahl Mitarbeiter über 50 Anzahl Kunden über 200 Software-Lösungen für Lugano - Taverne (Hauptsitz) Basel - Reinach Cloud- und Lizenz SW für Exporteure Importeure Spediteure Verzollungsdienstleister Basel Lugano 3

4 SISA Lösungen und Kompetenz software for customs clearance software for freight forwarding software for (bonded) warehouse software for reporting 4

5 SISA Kunden Logistik 5

6 SISA Kunden Industrie / Handel 6

7 Digitalisierung im Zoll Zollverfahren Zoll Digitalisierung Douane Belege Zollbelege Steuerbelege Eigene Belege Belegspezifische Daten 7

8 Digitalisierte Zollverfahren in der Schweiz Zoll Transit Lager IMPORT EXPORT Export NCTS Import NCTS Export InTV OZL e-dec Import e-dec Export Ausfuhr Dekl. Transit Import Transit Export Transit National Offenes Zolllager 8

9 Mio. Stk Anzahl Zollabwicklungen Schweiz 40 Anzahl Zollabwicklungen Einfuhr Ausfuhr Transit Quelle: Fakten und Zahlen der EZV

10 Agenda Ausgangslage Digitalisierung der Zollabwicklung in der Schweiz Digitalisierung von zollspezifischen Belegen in der Schweiz Belege, Archive und Digitalisierung als IT Herausforderung Implementierungsvorgehen und Nutzen 10

11 Zollbelege Schweiz Anzahl Zollabwicklungen 2015 Ø Anzahl Dig. Dokumente pro Anmeldung Total dig. Zolldokumente > 15.6 Mio. > 13.2 Mio. > 63 Mio Transit Ausfuhr Einfuhr Total Zollanmeldungen pro Jahr > 35 Mio. Total digitale Zolldokumente pro Jahr ca. > 90 Mio. 11

12 Digital anstatt Papier jährl. Papiermenge der Zolldokumente Burj Khalifa Dubai ca. 10 x Matterhorn ca. 2 x 12

13 Modulares Zollsystem declareit Zoll Transit Lager Realisierte Projekte evv evv Dutax Zollkonto (ZaZ) IMPORT e-dec Import EXPORT e-dec Export Export Ausfuhr Dekl. NCTS Import Transit Import NCTS Export Transit Export InTV InTV Transit Transit National National OZL Offenes Zolllager Projekte der eidg. Zollverwaltung mit Ausrichtung auf digitale Dokumente Elektronische Verzollung Ablösung Papierverzollung InTv Nationaler Transit Ablösung Geleitschein E-Bewilligungen Ablösung Papierbewilligungen evv Import ezavv El. Freipass Ablösung Freipass E-Korrekturen E-dec zweistufig (Export analog NCTS-Ausfuhr) Elektronische Begleitdokumente EZV Projekt ZVP E-dec Export - Kommunikation Zollveranlagungsprozesse Zoll-Spediteur-Exporteur Elektronischer Laufzettel 13

14 Digitalisierung VV evv Import el. Zollquittung Schweizer Importeure > 20 Mio. Importdeklarationen./Jahr Zollkontos VV VVVV VV in Papier Zollquittung evv alsdaten EVV per Post Zustellung Web Abholung imweb Papier Archiv 10 Jahre Daten 14

15 evv Import Belege und Archivierung 15

16 Ausgangslage evv Archivierung Elektronische Veranlagungsverfügungen (evv) werden von der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) mit einer elektronischen Signatur versehen. Sie können daher nicht verändert werden, ohne dass sich dies feststellen lässt. Bei gedruckten evv ist diese Eigenschaft nicht mehr vorhanden. Die evv ist - insbesondere wenn sie die Beweiskraft eines Originals behalten soll - elektronisch zu archivieren. Bei einer Archivierung ausschliesslich in ausgedruckter Form, einem anderen Dateiformat oder auf Mikrofiche verliert die evv ihren Original-Charakter. Quelle: Eidg. Zollverwaltung 16

17 Agenda Ausgangslage Digitalisierung der Zollabwicklung in der Schweiz Digitalisierung von zollspezifischen Belegen in der Schweiz Belege, Archive und Digitalisierung als IT Herausforderung Implementierungsvorgehen und Nutzen 17

18 Modulares Zollsystem declareit mit Archiv ERP System Schnittstellen evv Dutax Zollkonto (ZaZ) Zoll IMPORT e-dec Import EXPORT e-dec Export NCTS Import Transit Import Transit Digitale Belege - Archiv Export Ausfuhr Dekl. NCTS Export Transit Export InTV Transit National Lager OZL Offenes Zolllager EZV Eidg. Zollverwaltung Nutzen eines ganzheitlichen Document Management Systems (DMS) Basierend auf einem im Markt sehr erfolgreichem System Compliant mit der GeBüV (Geschäftsbücher Verordnung) der Schweiz 18

19 Digitalisierte Belege im Umfeld der Zollabwicklung Digitale zollrelevante Belege können folgenden Ursprung haben El. Zollverfahren (z.b. Einfuhrliste, Ausfuhrliste, Versandbegleitschein, ) Dokumente, Prints aus eigener Zollapplikation Zu erstellende pdf Nachweise XML Daten als Basis für erstellte Belege (evv, Bordereau) Eingescannte Dokumente (ebeschwerden, deklarationsspezifische Dokumente), Austausch mit Partnern, Zollbehörden usw. Office Dokumente. 19

20 Datenimport, Optimierung, Ergänzung ERP System Behörden Belege Belege Belege... Belege Belege Belege... Belege... Belege Digitale Belege - Archiv 20

21 Beispiel Lösung Dutax Integrierte Importdaten / Belege Basierend auf Belegen Integration der Daten Integriert in DMS System - Elektronisches Archiv Rechtskonform Cloud oder lokal beim Kunden Nutzen der Daten Ausgerichtet auf zukunftsorientierte Beleg- und Datenintegration 21

22 declareit Dutax Konzept Zoll Importbelege und evv Kunden-ERP z.b. SAP, andere. declareit Safe Archiv evv-, Bordereau-, Zoll-, MwSt.- Daten Belege Indexwerte declareit Dutax ZAZ-Konto + = + evv + Bordereau Zolldossier Deklarationen evv Bordereau Deklarationsdaten Dokumente Übernahme von Dokumenten ab Scanner oder Daten Zollbordereau evv OZD/EZV 22

23 Dutax Beispiel Lösung Integrierte Importdaten / Belege Abbildung: Deklarationsdaten mit Auswahl der Belege (PDF & XML von VVM und VVZ) 23

24 Dutax Beispiel Lösung Integrierte Importdaten / Belege Abbildung: Deklarationsdaten mit Beleganzeige 24

25 Dutax Beispiel Lösung Integrierte Importdaten / Belege Abbildung: Bordereaudaten mit Beleganzeige 25

26 Belege und Daten ermöglichen Management Analysen Neues Dashboard 26

27 Agenda Ausgangslage Digitalisierung der Zollabwicklung in der Schweiz Digitalisierung von zollspezifischen Belegen in der Schweiz Belege, Archive und Digitalisierung als IT Herausforderung Implementierungsvorgehen und Nutzen 27

28 Vorgehen für Digitale Belegintegration Analysieren der bestehenden Belege Zoll- und steuerrelevante Belege Inhouse Belege (inklusive eingehende Belege) Wie können Belege nahtlos integriert werden In Zollsystem (Export, Import) In bestehendes ERP System übergeordnet in DMS System Lösungsansätze definieren und prüfen bezüglich Ganzheitlichkeit Rechtskonformität Effizienz und Offenheit Zukunftsorientierung Schrittweise Implementierung 28

29 Einige Gedanken über das Operationelle hinaus Digitale Belege werden weiter zunehmen Belegarchiv Inhouse oder in der Cloud? Cloud Daten vorzugsweise in der Schweiz halten Anmerkung aktuell besteht ein weltweiter Trend zu Datenhaltung in der Schweiz Gehört Zollabwicklung zu den Kernkompetenzen unseres Unternehmens? Trotzdem muss es ganzheitlich angepackt werden Wann ist der optimale Moment für eine Umsetzung? Entsprechend aktiv angehen oder abwarten Kann unser Unternehmen schnell reagieren wenn es muss? Definieren des strategischen Vorgehens VOR dem Operationellen 29

30 Zusammenfassung und Nutzen Die Digitalisierung der Belege wird immer mehr eine Voraussetzung für eine rechtskonforme und sichere Zollabwicklung Dies ist heute erst teilweise verpflichtend, wird jedoch schrittweise bedeutender werden Ausnahmen für die Archivpflicht können Sinn machen werden aber tendenziell immer mehr abnehmen Nutzen der rechtskonformen (GeBüV) IT- basierten Archivierung sind Rechtskonformität sicherstellen Transparenz, Effizienz, Sicherheit und Durchgängigkeit erhöhen Systemübergreifend Belege zentral ablegen Einfache Suche und Beweisfähigkeit Beginnen Sie heute die Zukunft zu gestalten damit Ihr Unternehmen vorbereitet ist Nutzen aus den digitalen Veränderungen zu ziehen 30

31 Digitalisierung ist sinnvoll, hat aber auch Grenzen 31

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 32