Warum DocuWare? Darum DocuWare. Modernes Dokumenten-Management

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1 Warum DocuWare?. Modernes Dokumenten-Management Sicher. Skalierbar. Flexibel. Zukunftssicher. Nicht unbedingt Worte, die normalerweise mit Enterprise Content Management in Zusammenhang gebracht werden. Mit DocuWare erhalten Sie modernste Funktionen, um Ihre Dokumente in wertvolles Kapital umzuwandeln. Kein anderes Enterprise-Content-Management-System unserer Branche bietet den gleichen Reifegrad und Entwicklungsstand. Vor allem in puncto Sicherheit, Skalierbarkeit, Flexibilität und Zukunftssicherheit ist DocuWare dem Wettbewerb nachweislich überlegen. Warum also DocuWare? Bei über Anwendern weltweit (Anzahl steigend) lautet die Frage doch eher: Warum nicht DocuWare? Darum DocuWare Höchste Sicherheit: DocuWare schützt Sie vor Datenverlust, Systemausfall und unberechtigtem Dokumentzugriff. Maximale Skalierbarkeit: Sie nutzen DocuWare auf einem Notebook, Desktop oder in einer Multiserver-Umgebung für tausende Anwender lokal, im Firmennetz, via Web, in der Cloud. Natürlich auch mit Ihrem Smartphone oder Tablet. Flexible Integration: Die Integration von DocuWare in Ihre Businessanwendung ist ganz einfach vielfältig über eine menügeführte Konfiguration oder per Software Developer Kit. Zukunftssicher: Halten Sie Schritt mit sich ständig wandelnden Technologien. Mit DocuWare sind Sie auf dem neuesten Stand der Technik im Browser, mit mobilen Apps, in der Cloud. Somit sichern Sie Ihre Investition für die Zukunft. 1

2 Was ist DocuWare? Ein System für alle wichtigen Informationen DocuWare verwandelt Ihre digitalen und Papierdokumente in geordnet abgelegte Informationen. Das integrierte System macht es kinderleicht, wichtige Informationen zu sammeln, zu suchen, zu teilen und auf sie zuzugreifen überall und jederzeit, im Browser, mit mobilen Apps, in der Cloud. Höchste Sicherheit Entspannen Sie sich Hacker, Datenverlust und Systemausfälle verlieren ihren Schrecken Denn DocuWare gewährleistet ein Maximum an Sicherheit: Vor Datenverlust, vor unberechtigtem Dokumentzugriff und vor Systemausfall. Sicher von Anfang an Zunächst sichert DocuWare die Indexbegriffe in separaten Datenbanken getrennt von Ihren Dokumenten. Dadurch können Sie vorhandene Backup-Lösungen einsetzen, um Ihre Dokumente zu sichern. Die meisten Systeme legen Dokumente direkt in der Datenbank ab dies geht zu Lasten der Geschwindigkeit. Oder sie nutzen proprietäre Systeme, von denen Sie dann abhängig sind. Nur für den Fall... Um Sie vor dem zugegebenermaßen sehr seltenen Fall eines Datenbankfehlers zu schützen, dupliziert und sichert DocuWare die Indexbegriffe, die Ihnen erst den Zugriff auf Ihre Daten erlauben, nochmals separat im Dateisystem. Im Fall von Datenverlust oder einem Systemfehler können Sie so die Datenbank wiederherstellen. Komplette Archiv-Replikation Sie können auch ein paralleles Archiv auf einem separaten Server irgendwo auf der Welt replizieren und regelmäßig mit Ihrem Hauptarchiv synchronisieren. Via Browser greifen Sie auf dieses Archiv zu jederzeit und ohne lange darauf warten zu müssen, dass Ihre Daten wiederhergestellt werden. So haben Sie nahezu uneingeschränkte Sicherheit vor Dokumentenverlust, selbst wenn Ihr gesamtes Hauptsystem beschädigt oder zerstört werden sollte. Schutz vor unautorisiertem Zugriff Legen Sie genau fest, wer Ihre Dokumente sehen und wer sie wie bearbeiten darf. Die präzise Benutzerverwaltung von DocuWare erlaubt es Ihnen, den Zugriff auf einzelne Dokumente oder Dokumentengruppen genau festzulegen abhängig von der Abteilung des Benutzers, seiner Funktion oder seiner Position in einer Organisation. Es ist wahrscheinlich die beste Lösung der Branche.Berechtigungen können sich auf ganze Archive beziehen, genauer spezifiziert werden oder auch nur für einzelne Dokumente vergeben werden. Über verschiedene Filter lässt sich auswählen, wer welche Dokumente lesen und bearbeiten darf. Arbeiten Sie so genau wie ein Chirurg das Skalpell ist das Rechte-Management von DocuWare.Sie haben auch die Möglichkeit, einen Hochsicherheits-Modus zu aktivieren. Dadurch werden alle Dokumente bei der Ablage verschlüsselt. Selbst Systemadministratoren können dann kein Passwort mehr ändern oder sich mit einem anderen Benutzer-Login einwählen.übrigens: Diese Sicherheitsebenen bietet keine andere ECM-Lösung. 2

3 Unbegrenzte Skalierbarkeit DocuWare wächst und passt sich Ihrem Unternehmen an Sie können DocuWare auf einem Notebook, Desktop oder in einer Multiserver-Umgebung für tausende Anwender nutzen lokal, im Firmennetz, via Web, in der Cloud. Natürlich auch mit Ihrem Smartphone oder Tablet. Weitgehend alle Browser und Mobilgeräte unterstützen DocuWare. Keine andere Technologie bietet diese Bandbreite. DocuWare erlaubt es Ihnen, mit wenigen Usern zu starten und das System langsam auszubauen, oder gleich mit einer umfassenden Lösung alle Bereiche abzudecken. Es gibt keine Grenzen verschiedene Mitarbeiter beziehungsweise verschiedene Abteilungen in Ihrem Unternehmen können DocuWare unterschiedlich einsetzen. Oder Sie starten mit DocuWare in einer Abteilung und rollen das DMS-Projekt sukzessive in weiteren Abteilungen aus. Unabhängig davon wie Ihr Unternehmen wächst oder sich Einsatzgebiete ändern. DocuWare wächst mit, und das ohne zusätzlichen Schulungsaufwand. Die Software ist immer dieselbe, egal, ob Sie eine kleine Bäckerei oder ein Fortune-500-Unternehmen betreiben. Flexible Integration Universell anpassbar Die Integration von DocuWare mit anderen Anwendungen ist extrem einfach und doch sehr anspruchsvoll Sie können sie entweder menügesteuert selbst konfigurieren oder mit dem Software-Entwickler-Kit anpassen. Intelligente Möglichkeiten, Ihre Informationen zu verbinden Die Integration von DocuWare ist so einfach wie das Anklicken des Druck-Befehls. Denn wir bieten einen Druckertreiber, der Dokumente automatisch archiviert. Einzigartig und ebenfalls sehr einfach ist die Art und Weise, wie sich DocuWare in andere Geschäftsanwendungen einer IT-Landschaft integrieren lässt. Sie erstellen als erstes mit Hilfe eines Assistenten eine Konfiguration und platzieren einen Button innerhalb Ihrer führenden Business-Applikation: seine Beschriftung und Position auf der Benutzeroberfläche bestimmen Sie selbst Sie müssen keine einzige Zeile Code eingeben. Mit nur einem Mausklick können Sie sich alle im Dokumenten-Pool archivierten Unterlagen zu einem aktuellen Vorgang anzeigen lassen. Wirklich: Die Integration lässt sich auch vom IT-affinen Anwender konfigurieren ohne Programmierung. Manche nennen es Zauberei. Wir nennen es Smart Connect. Die IT wird es lieben Natürlich bieten wir auch ein umfangreiches Software Developer Kit (SDK) für individuelle Integrationen an. Damit kann jedes Programm nahtlos mit DocuWare integriert werden. Erfüllen Sie jeden Wunsch Ihrer Abteilung und ermöglichen Sie die Zusammenarbeit in Echtzeit sowie Top-Effizienz in allen Bereichen Ihres Unternehmens. Die einfachste und auch sehr beliebte Option ist die URL-Integration. Die führende Anwendung sendet eine URL- 3

4 Verknüpfung mit einer Suchanfrage. DocuWare zeigt dann entweder eine Trefferliste oder das Dokument selbst im Browser an. Darüber hinaus gibt es Net Libraries und Web Services als mögliche Integrationstechnologien. Zukunftssicher Richte es ein und vergesse es Halten Sie Schritt mit sich ständig wandelnden Technologien. Mit DocuWare sind Sie auf dem neuesten Stand der Technik im Browser, mit mobilen Apps, in der Cloud. Somit sichern Sie Ihre Investition für die Zukunft Sie müssen sich weder um die Abwärtskompatibilität sorgen, noch müssen Sie sich darum kümmern, welche Versionen Ihre Mitarbeiter nutzen, um ihre Dateien zu bearbeiten. Unabhängigkeit vom Endgerät Die Hardware ist unwichtig. Öffnen Sie einfach einen Browser auf einem beliebigen PC oder mobilen Gerät und Sie haben sofortig Zugriff auf kritische Daten. Sie sind also jederzeit produktiv, unabhängig Ihrer Hardware und Ihrem Standort. Sie haben Ihr Notebook oder Smartphone verloren, es wurde gestohlen oder zerstört? Nicht unbedingt eine Katastrophe. Anwender sind nicht mehr auf spezielle Geräte angewiesen; ebenso gehören zeitaufwändige Datensicherungen und die Angst vor Festplattenfehlern der Vergangenheit an. Und der Web Client gehört zu unserem Basisprodukt, es entstehen keine zusätzlichen Kosten. 4

5 DocuWare. Jetzt. Ihre Unternehmenslösung Durch eine Vielzahl an Tools, um das DMS in Ihre IT-Landschaft zu integrieren, einfache Möglichkeiten zur Datenmigration und zum Backup sowie den Zugriff von unterschiedlichen Endgeräten auf einen zentralen Dokumenten-Pool erhalten Sie mit DocuWare eine professionelle Dokumentmanagement-Plattform für Ihr Unternehmen. Für Ihr Unternehmen ergeben sich durch DocuWare zahlreiche Vorteile, die keine andere ECM-Lösung bietet vor allem bezüglich Sicherheit, Skalierbarkeit, flexible Integration und Zukunftssicherheit. Starten Sie jetzt, um den nächsten Schritt in Richtung modernen Dokumenten-Managements zu machen. Dieses Dokument finden Sie auch unter Sigma-IT GmbH Siemensstr Korntal-Münchingen Ihr persönlicher Ansprechpartner Pascal Schmelzle +49(0) ps@sigma-it.de 5