Das Sitzungsmanagement der Stadt Erfurt Moderne und innovative Gremienarbeit

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1 Das Sitzungsmanagement der Stadt Erfurt Moderne und innovative Gremienarbeit Sven Unbehauen Fischmarkt Erfurt Tel.: (0361) Fax: (0361) sven.unbehauen@erfurt.de KomCom Leipzig Seite 1

2 Erfurt Die Stadt in Zahlen Landeshauptstadt von Thüringen ca Einwohner Fläche: ha 44 Ortsteile Finanzen: (Haushaltsplan 2009) Verwaltungshaushalt 548,6 Mio. EUR Vermögenshaushalt 126,5 Mio. EUR KomCom Leipzig Seite 2

3 Erfurt / Stadtrat Landeshauptstadt Erfurt : Beschäftigte in: 2800 Beschäftigte und Beamte 6 Dezernate und 26 Fachämter, davon 4 Eigenbetriebe Anzahl PC-Büroarbeitsplätze 2160 Stadtrat: Mitglieder 50 Fraktionen 6 (1 Mitglied fraktionslos) Ausschüsse 14 Ortsteile 44 jeweils Ortsteilrat und Ortsteilbürgermeister KomCom Leipzig Seite 3

4 Problemdarstellung beträchtlicher zeitlicher Aufwand für das Finden und Bereitstellen von Dokumenten papierintensive Ausschuss- und Stadtratsarbeit verschiedene Teillösungen für den Sitzungsdienst, die nicht miteinander verknüpft sind (z.b. verschiedene Access- Datenbanken für Beschlusskontrolle, Sitzungsdienst, Vorlagenbuch etc.) keine externen Zugriffsmöglichkeiten (z.b. über Internet) lange Durchlaufzeiten von Vorlagen in der Verwaltung KomCom Leipzig Seite 4

5 Projektinitiierung Beschluss des Oberbürgermeisters im April 2007 mit dem Ziel Einführung eines Ratsinformationssystems in der Erfurt für die Verwaltung und die Stadträte Bildung einer Lenkungsgruppe unter Beteiligung aller Fraktionen des Stadtrates (April 2007) Bildung einer Projektgruppe (April 2007) KomCom Leipzig Seite 5

6 Zielstellung 1. Reduzierung des zeitlichen Aufwandes der Ratsarbeit für die Stadtratsmitglieder 2. Prozessoptimierung für die Vor- und Nachbereitung der Stadtrats- und Ausschusssitzungen 3. Verbesserung der Qualität der kommunalpolitischen Entscheidungen 4. Verbesserung der Verwaltungseffizienz bei den Mitarbeitern der 5. Erhöhung der Transparenz der politischen Tätigkeit der Stadtratsmitglieder 6. Reduzierung der Sachkosten durch Umstellung aller Dokumente auf elektronischer Basis KomCom Leipzig Seite 6

7 Umsetzungsschritte Landeshauptstadt Erfurt Einführung des Produkts Session in der Erfurt Dez Einführung des Moduls Sitzungsgeldabrechnung Einführung des Ratsinformationssystems (im 1. Schritt nur für Fraktionsgeschäftsstellen und Beigeordnete) März 2009 Einführung des Moduls Beschlusskontrolle Einführung des Amtsinformationssystems als Intranetlösung Einführung des Führungskräfteinformationssystems als Sonderfall des Amtsinformationssystem KomCom Leipzig Seite 7

8 Weitere geplante Umsetzungsschritte Landeshauptstadt Erfurt IV / 2009 Ausstattung aller Stadträte mit Laptops für die Ratsarbeit IV / 2009 Einführung des Ratsinformationssystems in einem 2. Schritt für alle Stadtratsmitglieder II / 2010 Einführung des Bürgerinformationssystems KomCom Leipzig Seite 8

9 Erfurt Daten des Sitzungsdienstes Landeshauptstadt Erfurt Verfahrensteilnehmer 504 (Stand: ) Gremien 60 (davon 44 Ortsteile) Vorlagen ( bis ) Sitzungen 556 ( bis ) davon Stadtratssitzungen 13 Ausschusssitzungen 192 übrige Gremien 351 KomCom Leipzig Seite 9

10 KomCom Leipzig Seite 10 Landeshauptstadt Erfurt

11 Sitzungsmanagement für Erfurt Dezentrale Vorlagenerstellung in den Ämtern bzw. Dezernaten Elektronische Mitzeichnung durch zuständigen Amtsleiter und Beigeordneten Weitere elektronische Mitzeichnungen durch andere zu beteiligende Dezernate und Ämter erfolgen parallel sinternes Gremium Dienstberatung OB, danach Vorlagenfreigabe für die Informationssysteme Eigene Workflows für Anfragen, Beantwortung durch Beigeordnete diese können Teilaufgaben an zuständige Amtsleiter versenden Zentrale Sitzungsbearbeitung im Bereich OB bzw. Ortsteilbetreuung KomCom Leipzig Seite 11

12 Amtsinformationssystem Zugriff für alle Mitarbeiter/innen der Erfurt Zugriff auf alle öffentlichen Vorlagen und Sitzungsdokumente Zugriff auf nichtöffentliche Vorlagen und Sitzungsdokumente nur bei entsprechender Berechtigung (Windows-Authentifizierung bei Session-Teilnehmern) Zugriff in Echtzeit Führungskräfteinformationssystem als besondere Ausprägung Zugriff für Beigeordnete und Referenten Einsichtnahme in Dokumente möglich, die noch nicht im Amtsinformationssystem freigeschaltet sind KomCom Leipzig Seite 12

13 KomCom Leipzig Seite 13 Landeshauptstadt Erfurt

14 Ratsinformationssystem Zugriff für Fraktionsgeschäftsstellen, Ausschussvorsitzende und Beigeordnete geplant für alle Stadträte, bislang Fraktionsgeschäftsstellen und Beigeordnete Zugriff auf alle öffentlichen und nichtöffentlichen Vorlagen und Sitzungsdokumente Rechte entsprechend der Gremienzugehörigkeit Kennwortgeschützter Zugriff https-verschlüsselung Synchronisation der Dokumente erfolgt zweimal täglich KomCom Leipzig Seite 14

15 KomCom Leipzig Seite 15 Landeshauptstadt Erfurt

16 Praxistipps Einbindung der Beigeordneten und Amtsleiter vor der Einführung Schrittweise Einführung von Session und SessionNet Fraktionen können über Session selbst Vorlagen für Sitzungen anlegen Besonderes Augenmerk auf die Sicherstellung der Vertreterregelungen bei Beigeordneten, Amtsleitern etc. legen Möglichkeit der -Weiterleitung und -Bestätigung bei Mitzeichnungsaufgaben verwenden Stammdaten und Gremienzugehörigkeit stets aktuell halten KomCom Leipzig Seite 16

17 Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit! Sven Unbehauen Fischmarkt 1, Erfurt, Tel.: (0361) Fax: (0361) sven.unbehauen@erfurt.de KomCom Leipzig Seite 17