Go4-transformation die Basis für eine erfolgreiche IT-Transformation

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1 GORDIS GMBH Go4-transformation die Basis für eine erfolgreiche IT-Transformation Mehr Transparenz, bessere Entscheidungen Bernd Schröder GORDIS GmbH Bernstorffstraße Hamburg Mobil:

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Einleitung... 2 Management Summary... 3 GORDIS liefert mehr als IT-Kartografie... 3 Innovation... 3 Mehrwert... 3 Anwendungsfälle / Use Cases... 4 Bereitstellung von Informationen für die erfolgreiche Umsetzung von IT-Projekten... 4 Due Dilligence / Inventur... 4 Regelbasierte Entscheidungshilfen für die Umsetzung Ihrer IT-Strategie... 4 Automatisierte Bereitstellung von Dokumentation für das IT-Governance, Risk management oder das IT-Controling... 4 Visualisierung von KPIs... 4 IT-Kapazitätsplanung / IT-Leistungsverrechnung / IT-Kostenoptimierung... 4 IT-Verlagerungen / IT-Transformationen steuern... 4 IT-Kartografie plus = Go4-transformation... 5 Methodik und Software Module ein Überblick... 5 Bereitstellung / Repository... 6 Datenanalyse / IT-Kartografie... 7 Business Case Modul... 9 Blueprinting...10 Migration / Transformation Planung...11 Reporting...12 Dashboard...13 Abbildung 1: Überblick Bereiche und Module der Software Go4-transformation... 5 Abbildung 2: Überblick Prozess zur Bereitstellung / Repository... 6 Abbildung 3: Eine hierarchische Drilldown Ansicht des Service SAP Finanzwesen... 7 Abbildung 4: Darstellung eines Abhängigkeitsclusters... 8 Abbildung 5: Prozess zur Berechnung des Business Cases... 9 Abbildung 6 Planungsprozess unter Einbeziehung von Blueprinting Informationen Abbildung 7 Überblick Planungsprozess Migration / Transformation Abbildung 8: Sicht auf die Reporting Funktionalität Abbildung 9: Beispiel Report Serverklassifizierung nach SLA Abbildung 10: Auswahl der Dashboard Elemente Abbildung 11: IT Controlling Dashboard Abbildung 12: Storage Reporting Dashboard Abbildung 13: Unterstützte Datei Formate für Export GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 1

3 Einleitung Die Verantwortlichen für moderne IT-Organisationen müssen sich immer stärker auf eine sich dynamisch verändernde IT einstellen. Dabei gilt es sehr unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen und in eine einheitliche Strategie für das eigene Unternehmen zu kleiden: Kosten und Qualität für Betrieb und Entwicklung müssen eingehalten, Technologietrends von außen in die eigene Planung integriert, die Anforderungen der Fachabteilungen umgesetzt und komplexe Geschäftsprozesse in der IT abgebildet werden. Darüber hinaus stehen die IT-Verantwortlichen unter einem erheblichen zeitlichen Druck, die IT-Strategie schnell an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen oder die richtigen Entscheidungen zum rechten Zeitpunkt zu treffen. Oftmals werden daher Entscheidungen auf Basis von oberflächlichen Analysen getroffen. So werden die Vielzahl von Abhängigkeiten zwischen Standorten, Hardware- und Software- Komponenten, Services und Geschäftsprozessen in der Regel nur unzureichend betrachtet, da die notwendigen Informationen in unterschiedlichen Quellen und Formaten im Unternehmen abgelegt sind. Außerdem fehlen oftmals die geeigneten Werkzeuge, die vorhandenen Informationen derart mit den Vorgaben an die IT zu verknüpfen, dass Entscheidungen einfacher und schneller getroffen werden können. Daher stellt sich die Frage, wie sich die IT in der Zukunft effizienter und effektiver steuern lässt, ohne dabei stark in die bestehenden Betriebs- und Entwicklungsprozesse eingreifen zu müssen. Ziel muss es also sein, einen ressourcenschonenden Einsatz der unternehmenseigenen IT und deren Dienstleister und Lieferanten unter Berücksichtigung von Risiken und Unternehmensrichtlinien zu erreichen GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 2

4 Management Summary GORDIS liefert mehr als IT-Kartografie IT-Kartografie unterstützt Unternehmen bei der Beschreibung, der langfristigen Gestaltung und der Bewertung ihrer IT-Landschaft (Geschäftsprozesse, Services und IT-Infrastruktur). Um eine nachhaltige IT-Steuerung zu etablieren, ist es notwendig, auch die zugrundeliegende Informationsbasis ständig aktuell zu halten. Änderungen an der IT-Landschaft müssen daher umgehend in die IT-Kartografie einfließen, so dass sie jederzeit den aktuellen Zustand der IT widerspiegelt. Um diese Anforderung umsetzen zu können, sind bereits im Unternehmen vorhandene Daten über die IT-Landschaft automatisiert zu erheben und zu bewerten. Zusätzlich ist es notwendig eine konsolidierte Datenbasis (Repository) zu schaffen, die es ermöglicht Veränderungen an der IT-Landschaft zu planen, ihre Wirtschaftlichkeit zu prüfen, Optimierungspotentiale zu identifizieren und Veränderungsprojekte zu steuern. Mit unserer Software Go4-transformation erfüllen wir diese Anforderung und berücksichtigen dabei auch spezifische Kundenanforderungen. Da unsere Software einfach zu implementieren und modular aufgebaut ist, stehen Ergebnisse schnell zur Verfügung und schützen bei Erweiterung Ihrer Anforderungen die bereits getätigten Investitionen. Neben den Funktionalitäten Repository und IT-Kartografie stehen zusätzliche wichtige Module für die Berechnung und Simulation von Business Cases und zum Design von Zielarchitekturen zur Verfügung. Abgerundet wird unsere Lösung mit dem Modul Migration / Transformation, welches ein voll integriertes Planungswerkzeug für Rechenzentrumsumzüge und IT-Transformationen darstellt. Dabei berücksichtigt die Software alle Aspekte, die für die Planung, Steuerung und Umsetzung von komplexen Veränderungsprojekten erforderlich sind (technische Details, Infrastruktur-Daten, Applikationen, Geschäftsprozesse, organisatorische und kaufmännische Schnittstellen, Visualisierung der Abhängigkeiten) und führt sie zu einem einheitlichen Ganzen zusammen. Innovation Mit Go4-transformation lassen sich heterogene Datenquellen zu einem einheitlichen Bild verdichten, ohne die für die exakte Planung notwendige Detailtiefe zu verlieren. So lassen sich etwa alle Abhängigkeiten zwischen Anwendungen erfassen und mit der technischen Detailplanung und betriebswirtschaftlichen Auswertungen rückkoppeln. Der Planer behält damit auch in komplexen Umgebungen den Überblick. Mehrwert Konsolidierung aller für die IT-Steuerung und Planung relevanten Datenquellen Massive Reduzierung des Aufwandes für die Datenaufnahme Steigerung der Qualität durch Reduzierung der Fehlerrate Transparenz durch ein klares Verständnis aller Abhängigkeiten Automatische Erstellung Ihrer Dokumente (Planung, Leistungsverrechnung etc.) Berechnung und Simulation von Business Cases und Design von Zielarchitekturen (Blueprinting) Werte für KPIs werden direkt aus der Software heraus generiert Stets aktualisiertes Repository durch automatisierten Datenimport GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 3

5 Anwendungsfälle / Use Cases In den nachfolgenden Ausführungen sind beispielhaft Bereiche und Fragestellungen aufgeführt, die wir durch den Einsatz von Go4-transformation adressieren. Bereitstellung von Informationen für die erfolgreiche Umsetzung von IT- Projekten Im Rahmen von IT-Projekten ist in der Regel eine Vielzahl von Fragestellungen zu klären. Welche IT-Assets beeinflussen welchen Geschäftsprozess? Welche Service Levels sind betroffen? Welche Information ist richtig: die Informationen aus meiner Anlagebuchhaltung, aus der CMDB oder anderen Datenquellen? Ist eine abteilungsübergreifende Sicht vorhanden? Wie viele Systeme wurden bisher transformiert? Sind wir noch im vorgesehenen Kostenrahmen? Due Dilligence / Inventur Im Rahmen von IT-Benchmarking und alternativen Sourcing-Strategien ist es häufig notwendig, in kurzer Zeit IT-Landschaften zu dokumentieren, Abhängigkeiten transparent zu machen und mögliche IT-Transformationsszenarien durchzuspielen. Hierzu müssen viele unterschiedliche Dimensionen einfließen (z.b. SLA, IT-Assets, IT-Architektur, Kosten, Buchwerte, LifeCycle- und Vertragsinformationen). Regelbasierte Entscheidungshilfen für die Umsetzung Ihrer IT-Strategie In vielen Fällen ist die Kombination von Informationen aus mehreren unterschiedlichen operativen Datenquellen von großem Nutzen. Zum Beispiel im Rahmen des LifeCycle der IT-Infrastruktur. Hier nutzen Kunden Informationen aus ihrer Anlagebuchhaltung, CMDB und Financial Management Werkzeugen, um regelbasiert Entscheidungen zu treffen und Optimierungspotentiale aufzuzeigen Automatisierte Bereitstellung von Dokumentation für das IT-Governance, Risk management oder das IT-Controling Aufgrund der sich schnell verändernden IT-Landschaft ist die kontinuierliche Aktualisierung der Dokumente eine aufwändige und damit kostenintensive Herausforderung. Visualisierung von KPIs IT-Projektfortschritt, Qualität, Zeit und Kosten werden zielgruppengerecht in Form von Dashboards und definierbaren Reports zur Verfügung stehen. IT-Kapazitätsplanung / IT-Leistungsverrechnung / IT-Kostenoptimierung Werden die IT-Services auf angemessener IT-Infrastruktur produziert, oder können hier Kosten eingespart werden? Um IT-Investitionen optimal zu nutzen, gilt es die IT-Infrastruktur optimal auszulasten und Pufferkapazitäten möglichst gering zu halten. Dafür werden Informationen aus unterschiedlichen Monitoring-Werkzeugen gesammelt, aufbereitet und dem Demand Management entsprechende Informationen zur Verfügung gestellt. IT-Verlagerungen / IT-Transformationen steuern Neben einer qualitativ hochwertigen Bestandsaufnahme der zu verlagernden Systeme wird sichergestellt, dass alle im Zeitraum des Projektes anfallenden Änderungen an den betroffenen Systemen direkt mit in die laufende Planung einfließen und Planungsdokumente automatisch aktualisiert werden. Unter Berücksichtigung aller Abhängigkeiten werden autarke Migrationspakete zusammengestellt und die Steuerung der Transformation in "Wellen" durchgeführt. Der Projektfortschritt wird über aussagefähige Dashboards und Reports dargestellt GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 4

6 IT-Kartografie plus = Go4-transformation Methodik und Software Module ein Überblick Go4-transformation ist modular aufgebaut und liefert neben der Funktionalität Repository und IT-Kartografie zusätzliche wichtige Module für die Berechnung und Simulation von Business Cases und Design von Zielarchitekturen. Darüber hinaus steht mit dem Modul Migration / Transformation ein voll integriertes Planungswerkzeug für Rechenzentrumsumzüge und IT-Transformationen zur Verfügung. Die Software ist multiuser fähig, rollenbasiert einsetzbar und die Benutzeroberflächen zielgruppengerecht konfigurierbar. Die Software ist in vier Funktionsblöcke untergliedert. Bereitstellung Repository" hier werden die vorhandenen Datenquellen identifiziert, gewichtet und miteinander verknüpft. Das Ergebnis wird in einem Repository vorgehalten. Datenanalyse / IT-Kartografie" hier werden die Abhängigkeiten nach durch den Anwender ausgewählten Attributen dargestellt "Kosten- & Strukturanalyse" hier werden Migrationsszenarien und Ziel- Infrastrukturen berechnet "Migrationsplanung" hier werden die zur Verfügung gestellten Daten verarbeitet und in Run Books, Dashboard und Checklisten ausgegeben. Die Funktionsblöcke werden durch folgenden Software Module abgebildet: Datenerfassung / Repository Abhängigkeitsanalyse Business Case Modul Blueprinting Modul Migration / Transformation Abbildung 1: Überblick Bereiche und Module der Software Go4-transformation GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 5

7 Bereitstellung / Repository Die Planung von komplexen IT-Projekten erfordert eine Vielzahl unterschiedlicher Daten wie zum Beispiel die aktuelle technische Konfiguration der Systeme, Service Kataloge, SLAs aber auch betriebswirtschaftliche Daten etwa der Anlagebuchhaltung. Das Problem dabei ist allerdings, dass die erforderlichen Informationen einer Organisation in unterschiedlichen Quellen und Formaten abgelegt sind. Der Planer steht daher vor der Herausforderung, mit heterogenen Daten-Inseln arbeiten zu müssen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Datenbanken, XML, Excel, CSV oder Web Services handelt. Im diesem Bereich werden die unterschiedlichen Datenquellen angebunden und die relevanten Daten regelmäßig in das Repository importiert und sinnvoll miteinander verknüpft und geprüft, ob die Daten konsistent und vollständig sind. Fehlstände werden an die Verantwortlichen der operativen Datenquellen zur Korrektur zurückgemeldet. Die konsistenten Daten bilden die Grundlage für die Funktionalität der anderen Module in Go4-transformation. Abbildung 2: Überblick Prozess zur Bereitstellung / Repository GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 6

8 Datenanalyse / IT-Kartografie Eine wesentliche Herausforderung von IT-Transformationen oder Rechenzentrumsverlagerungen ist die enorme Komplexität der grundlegenden technischen, logischen und fachlichen Abhängigkeiten. Wird dieses Abhängigkeitsgefüge im Verlauf des Projektes ignoriert, führt dies zu unbeabsichtigten und mitunter drastischen Nebenwirkungen. Dazu gehören ungeplante Systemausfälle, Kostenüberschreitungen und logische Fehler im Zusammenspiel mehrerer Komponenten, die Imageschäden oder sogar Schadensersatzforderungen nach sich ziehen können. Go4-tranformation ermöglicht eine gezielte Analyse der Abhängigkeiten und die Zusammenstellung von sinnvollen Migrations- und Umzugsobjekten (d.h.: Clustern von logischen oder physikalischen Elementen, die als Einheit behandelt werden müssen). Dies ist die Voraussetzung für die Planung der einzelnen Umzugswellen und die Einbindung aller betroffenen Organisationseinheiten. Dabei werden je nach Fragestellung und Planungsaufgabe unterschiedliche Sichtweisen angeboten, wie z.b. die hierarchische Drill-Down Funktion, um z.b. die Abhängigkeiten eines Prozesses oder Services transparent darzustellen. Abbildung 3: Eine hierarchische Drilldown Ansicht des Service SAP Finanzwesen In Abbildung 3 werden beispielhaft die Abhängigkeiten eines SAP Services dargestellt. Durch intelligentes setzten von Filtern hat der Anwender die Möglichkeit sich nur die erforderlichen Informationen anzeigen zu lassen. Diese Implementierung schafft maximale Übersichtlichkeit, ohne auf wichtige Details verzichten zu müssen. Weitere hilfreiche Funktionen stellen die Benutzerfreundlichkeit sicher GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 7

9 Abbildung 4: Darstellung eines Abhängigkeitsclusters Abbildung 4 ist ein Beispiel für eine weitere Darstellungsform der Abhängigkeiten in Go4-transformation. Hier liegt der Fokus auf den vernetzten Beziehungen, wobei die unterschiedlichen Verbindungslinien die Form der Abhängigkeiten präsentieren (z.b. getrichelt = auftrennbare Beziehung). Auch hier hat der Anwender die Möglichkeit, durch intelligentes setzten von Filtern sich nur die erforderlichen Informationen anzeigen zu lassen. Weitere Detailinformationen stehen mittels Drill-Down Funktion zur Verfügung. Über die implementierten Exportfunktionen können die eingstellten Sichten direkt im PDF oder PNG Format exportiert und weiterverarbeitet werden GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 8

10 Business Case Modul Go4-transformation bietet die Funktionalität, den Business Case oder die betriebswirtschaftlichen Kosten und Aufwände eines Transformations-Projektes auf Basis festgelegter Regeln zu berechnen. So lassen sich die folgenden Aufgabenbereiche in Go4-transformation abbilden: Die Grobplanung des Transformationsprojektes lässt sich auf Basis vordefinierter Regeln wie z.b. dem Hardware oder Software LifeCycle oder vereinbarter Policies für die Virtualisierung des Server Portfolios durchführen. Migrationsverfahren werden automatisiert berechnet und müssen vom Planungsteam lediglich bestätigt werden. Die gewünschte Zielkonfiguration (FMO) des Transformations-Projektes lässt sich planen und wird parallel zur aktuellen Konfiguration (CMO) dokumentiert. Die Kosten und Aufwände der Transformation werden für jeden einzelnen Server automatisiert ausgewiesen und lassen sich nach den unterschiedlichsten Dimensionen aggregieren: Kunde Derivat Migrationsszenario Gesamtansicht etc. Die Vorplanung kann in die Detailplanung des Projektes auf Knopfdruck übernommen werden. Abbildung 5: Prozess zur Berechnung des Business Cases GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 9

11 Blueprinting Wenn wir von Blueprinting sprechen, reden wir im Wesentlichen über die Planung und das Design von Zielarchitekturen (Blaupausen/Blueprints). Diese Blueprints werden in der Regel unter Zuhilfenahme von Tools der IT-Infrastrukturlieferanten erstellt. Die daraus resultierenden Vorgaben und Rahmenparameter aus den Lieferanten- Tools werden mit den Daten aus dem Repository und dem Regelwerk kombiniert und in Zielarchitekturvorschläge überführt. Nach Bewertung der Ergebnisse durch den Kunden können Korrekturen einfließen, die sich im Ergebnis direkt wiederspiegeln. In Kombination mit unserem Business Case Modul werden Kosten und mögliche Einsparungen kalkuliert. Abbildung 6 Planungsprozess unter Einbeziehung von Blueprinting Informationen Das Blueprinting Modul nutzt ähnliche Verfahren wie das Business Case Modul. Diese werden neben den Daten aus dem Repository, um Informationen aus Blueprinting Tools (z.b. VMware) ergänzt, um dann auf Grundlage des kundenspezifischen Regelwerkes ausgewertet zu werden. Entscheidungs- und Planungsunterlagen können daraufhin automatisiert erstellt werden. Kunden nutzen diese Funktionalität unter anderem um die Effizienz ihre IT- Infrastruktur zu messen und anhand von Kennzahlen einen Leistungsvergleich (Benchmark) durchzuführen GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 10

12 Migration / Transformation Planung Zur Vorbereitung einer Transformation müssen eine Vielzahl von Aktivitäten an den betroffenen Configuration Items durchgeführt werden (Health Checks, Patchen, Dokumentation der Infrastrukturanforderungen etc.). Diese Aktivitäten können in Go4-transformation dokumentiert und vom Projektleiter zentral gesteuert werden. Die logische Gliederung der Transformation in sinnvolle und handhabbare Migrationswellen erfolgt dabei ebenfalls mittels Go4-transformation. Alle für das Projekt und die Teammitglieder erforderlichen Informationen werden in Go4- transformation vorgehalten und iterativ verfeinert. Anpassungen durch ein Teilprojekt stehen sofort allen anderen Teilprojekten zur operativen Verfügung. Go4-tranformation generiert alle erforderlichen Planungsdokumente wie detaillierte Drehbücher, Abnahmedokumente, die unterschiedlichsten Reports auf Basis des aktuellen Datenbestandes im Repository, die den jeweiligen Stand aller operativen Datenquellen wiederspiegeln. Zur weiteren Automatisierung des Transformationsworkflows besteht die Möglichkeit Go4-transformation an vorhandene ITSM Werkzeuge zu koppeln. Zum Beispiel Change Requests aus der Migration / Transformations Planung heraus direkt zu erstellen und nach Abarbeitung des Prozesses das Ergebnis direkt zurück zu erhalten (bidirektionale Kommunikation). Abbildung 7 Überblick Planungsprozess Migration / Transformation GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 11

13 Reporting Es gibt eine Vielzahl von Reporting Anforderungen die abhängig von der Sicht (z.b. eher technisch oder Service basierend) und der Zielgruppe (Management, Fachabteilungen, IT etc.) sehr unterschiedlich gestaltet sein können. In der Regel müssen diese Reports manuell unter Zuhilfenahme der unterschiedlichsten Datenquellen des Kunden erstellt werden. Dieser Vorgang ist mühselig, zeitaufwendig und fehleranfällig. Go4-transformation verfügt deswegen über eine eigene Reporting Funktion, die es dem Nutzer ermöglicht, auf Basis des bereits konsolidierten und täglich aktualisierten Datenbestandes Reports zu erzeugen. Dabei können sowohl ad hoc Reports erzeugt und nach bestimmten Merkmalen gefiltert oder Profile definiert werden, die dann im Rahmen des regelmäßigen Projekt-Reporting nur noch auf Knopfdruck abgerufen werden müssen. Dabei lassen sich auch komplexe Reports, die sowohl technische, mit serviceseitigen Informationen kombinieren, mühelos erstellen. Dabei ist der enorme Vorteil, dass es keine Trennung zwischen Datenhaltung, Datenaktualisierung, Planung und Reporting mehr gibt, da alle diese Aspekte innerhalb eines Tools abgebildet und gesteuert werden. Abbildung 8: Sicht auf die Reporting Funktionalität Eine Sicht auf das Reporting-Modul. Für Standartreports lassen sich Templates hinterlegen und an das Lay-Out der Organisation anpassen, die dann auf Knopfdruck z. B. als Excel-Dokumente erzeugt werden können GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 12

14 Abbildung 9: Beispiel Report Serverklassifizierung nach SLA Dashboard Der Bereich Dashboard in Go4-transformation bietet die Funktionalität für die Visualisierung der im Repository gespeicherten Daten. Damit werden aussagekräftige, aktuelle Informationen in verdichteter graphischer Form zielgruppengerecht dargestellt. Hierbei werden folgende Aspekte berücksichtigt: Strategische Ausrichtung und Ziele Steuerungsprinzipien Individuelle Ableitung von Kennzahlen Thematische Strukturierung von Kennzahlen Kombination technischen und ökonomischer Kennzahlen (Effektivität und Effizienz) Einfache Handhabung Flexibilität Die Kunst besteht darin einen Kompromiss zwischen einfacher automatischer Bedienbarkeit und hoher Flexibilität in der Darstellung zu ermöglichen. Go4-transformation bietet hierfür eine Reihe von vordefinierten Elementen. Diese Elemente kann der Benutzer individuell in Dasboards flexibel einfügen und anordnen. Zusätzliche Dashboard Elemente stellt die GORDIS GmbH auf Anforderung als Dienstleistung zur Verfügung GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 13

15 Abbildung 10: Auswahl der Dashboard Elemente Dies ermöglicht die Gestaltung zielgruppengerechter Dashboards. Hier das Beispiel für ein IT Controlling Dashboard. Abbildung 11: IT Controlling Dashboard GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 14

16 Nachfolgend ein Beispiel für das Storage Reporting. Abbildung 12: Storage Reporting Dashboard Darüber hinaus bietet das Dashboard Modul von Go4-transformation die Möglichkeit unterschiedliche Graphen und Diagramme miteinander zu kombinieren und die Elemente direkt aus der Ansicht heraus zu exportieren. Dies ermöglicht die automatisierte Erstellung von Dokumenten. Zurzeit unterstützen wir folgende Formate: PDF, MS Word, MS PowerPoint und MS Excel. Abbildung 13: Unterstützte Datei Formate für Export GORDIS whitepaper IT-Transformation DE Rev3.docx Seite 15