Ladenbau Innenausbau Hemling GmbH/Laborbau Systeme Hemling GmbH & Co. KG: Jan Bülthoff, IT-Leiter

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3 »Durch den Einsatz des OptiPens ist es nun ein Leichtes, die papiergebundenen Prozesse sofort der IT zur Verfügung zu stellen«2g Energy AG: Jörg Frenker, IT-Leiter»Wir sind froh, einen starken Partner zu haben, der auf unsere individuellen Bedürfnisse eingeht«ladenbau Innenausbau Hemling GmbH/Laborbau Systeme Hemling GmbH & Co. KG: Jan Bülthoff, IT-Leiter»Die nervige Zettelwirtschaft gehört nun endlich vergangenen Zeiten an und wir können auf Grund der genaueren Daten auch zukünftige Projekte noch besser kalkulieren«lüllmann Baugesellschaft GmbH & Co. KG: Jörg Lüllmann, Geschäftsführer»Mit vorzüglicher Kommunikation und permanentem Dialog wurden unsere Bedürfnisse und Wünsche umgesetzt«nüsing GmbH: Axel Nüsing, Geschäftsführer»Zukunftssicherheit und Flexibilität sind uns wichtig. Durch die Lösung von OptiTime können wir unsere Projekte wesentlich effizienter abwickeln«ludwig Freytag GmbH & Co. KG: André Hannig, Personalleiter Unsere Praxisberichte zu den Firmen finden Sie unter

4 Innovation zum Nutzen unserer Kunden Das ist unsere Erfolgsformel Vielen Firmen ist es wichtig, mit geringem Aufwand von einer exakten, einfachen und zukunftssicheren Zeitwirtschaft zu profitieren und so Prozesse zu optimieren. Ein gut funktionierendes Zeitwirtschaftssystem ist in jedem Unternehmen von großer Bedeutung. Nur so können die Personal- und Gerätezeiten als Datenquelle für die Unternehmenssteuerung und für die Abrechnung exakt ermittelt werden. Die Zeiten der Stundenzettel sind vorbei. Das moderne Unternehmen benötigt zeitnah Informationen über die erbrachten Leistungen von Mitarbeitern und Maschinen beziehungsweise Geräten. Diese Anforderung lässt sich nur durch ein individuell angepasstes Zeitwirtschaftssystem mit moderner Datenerfassung und Verarbeitung sicherstellen. Die Kernkompetenzen der OptiTime GmbH liegen in den Bereichen Personalzeiterfassung, Betriebsdatenerfassung, Disposition von Personal und (Bau-)Geräten und mobiles Dokumentenmanagement. Seit 1996 erstreckt sich unser Leistungsversprechen von der einfachen mobilen und stationären Personalzeiterfassung, einschließlich Planung von Personen und Geräten bis hin zur mobilen und stationären Datenerfassung und allen benötigten Auswertungsmöglichkeiten. Und das alles in die vorhandene ERP-Welt integriert. Ein System zur Zeiterfassung darf dabei nicht schwer zu bedienen sein. Im Gegenteil, es sollte einfach in der Handhabung sein und dazu auch flexibel, um sich auf Veränderungen in den Betriebsanforderungen einstellen zu können. Unser System entstand aus einem eigenen projektbezogenen Produktionsunternehmen. Aus der Praxis für die Praxis. Durch die permanente Weiterentwicklung und Anpassung unserer Software sind Sie immer auf dem neuesten Stand. Viele kleine Änderungen und Verbesserungen fließen regelmäßig in unsere Versionen mit ein. Auch Ihre individuellen Wünsche berücksichtigen wir dabei gerne. Unser Ziel ist Kundenzufriedenheit. Innovation, Kompetenz, Partnerschaftlichkeit und Zuverlässigkeit sind für uns selbstverständlich, denn wir sind mit Herz und Seele dabei. Geschäftsführer Frank Asche Berthold Wedi 4

5 Inhalt PZE BDE Durch Kommt-/Geht-Buchungen an Terminals oder direkt am PC wird die Arbeitszeit (Anwesenheit) erfasst. Diese kann auch als Berechnungsgrundlage für die Lohnabrechnung dienen, indem Mehrarbeitszuschläge, Zulagen für Wochenend- und Feiertagsarbeit, Nachtzuschläge und Schichtzulagen automatisch hinterlegt werden. Alle Schichtmodelle können auch über die 0:00 Uhr-Grenze abgebildet werden. Seite 6 Die auftrags- und tätigkeitsbezogene Zeitwirtschaft kann an einem PC oder einem Terminal vorgenommen werden, auch mit Unterstützung eines Barcodes. Die erfassten Auftrags-, Personal- und Maschinendaten stellen die Grundlage für ein aussagekräftiges Controlling dar. Die mobile Erfassung per Handy, Smartphone, Tablet-PC oder mit dem digitalen Kugelschreiber können hier leicht ergänzt werden. Seite 7-9 OptiControl Planung bietet eine hohe Sicherheit für die Auftrags-, Ressourcen- und Projektplanung: von der Projektplanung per Software, von der groben Zeit- und Kapazitätsplanung, bis hin zur Termin- und Statusüberwachung bei laufenden Projekten mit frühzeitiger Engpasserkennung. PLANUNG Seite Mit dem digitalen Kugelschreiber, dem sogenannten OptiPen, oder mit einem Tablet-PC wird aus Ihrem Formular (z. B. Stundenzettel, Wartungsprotokoll, Abliefernachweis, etc.) ganz einfach ein elektronisches Formular. Die Informationen landen automatisch in der EDV. FORMULAR Seite Mithilfe der Ortungsmöglichkeiten können Fehlbuchungen vermieden, Einsätze optimaler koordiniert und Auslöseberechnungen automatisch vorgenommen werden. Die Ortung ist per Handy oder Tablet-PC, aber auch als Kfz-Festeinbau möglich. ORTUNG Seite 14 Unser System steuert den Zutritt über ein vom Betreiber festgelegtes Regelwerk WER WANN WOHIN, damit nur berechtigte Personen Zugang zu den für sie freigegebenen Bereichen in Gebäuden oder geschützten Arealen auf einem Gelände erhalten. ZUTRITT Seite 15 Ihre Vorteile auf einen Blick Seite

6 PZE Warum OptiControl PZE? Die Rahmenarbeitszeit (Kommt/Geht) bietet praxisgerechte Zeitmodelle und geprüfte Schnittstellen zu Lohn- und Gehaltsprogrammen. Durch die Digitalisierung der Zeiterfassung entfällt der Aufwand für manuelle Zeiterfassung mit Stundenzetteln oder Stempelkarten. Durch Arbeitszeitkonten kann optimal auf schwankende Auftragslagen reagiert und somit produktiver und kosteneffizienter gearbeitet werden. Was ist OptiControl PZE? OptiControl PZE ist die Software für die Rahmenarbeitszeiterfassung für Unternehmen branchenübergreifend. Die Erfassung kann beispielsweise an einem Erfassungsterminal, einer sogenannten Stempeluhr, erfolgen oder auch einfach an einem vorhandenen PC- Arbeitsplatz. Es können jederzeit beliebige Auswertungen erfolgen, wie z. B. Anwesenheitsübersicht, Krankenstand, Urlaubslisten, etc. DS (dynamische Schichten) Eine unbegrenzte Anzahl von rotierenden Schichtmodellen oder dynamischen Schichten kann angelegt werden (bis zu 10 Wochen). Durch die Uhrzeit des Arbeitsbeginns wird das für den Tag gültige Zeitmodell automatisch erkannt. LA (Lohnanbindung) Über eine entsprechende Schnittstelle ist es möglich, Zeitdaten in genau der Form zu übergeben, wie sie Ihr Lohn- und Gehaltsprogramm oder Ihr Steuerberater erwartet. Ein manueller Eingriff ist jedoch in jedem Fall möglich. DA (digitale Anträge) Anträge für Urlaub, Zeitausgleich oder auch Nachbuchungsanträge werden am PC gestellt. Über ein mehrschichtiges Genehmigungsverfahren können die Zeiten so direkt in der Software berücksichtigt werden. Barcode-PC Terminal Mobil Unsere Terminals sind mit allen gängigen Lesern lieferbar, wie EM4102, Hitag, Legic, Mifare, Magnetkarte oder Barcode Erfassungsvarianten Barcode-Terminal Terminal Stationär Transponder PC-Erfassungs- und Auswerteplatz Mobiltelefonlizenz Module Bereitschaftskalender Lohnanbindung dynamische Schichten digitale Anträge 6

7 BDE Auftragssoftware Disponent Disposition Monteur Zeiterfassung automatische Plausibilitätsprüfung Zeitstempel korrekt? Projektleiter Kommentar Freigabe Korrektur gemäß Kommentar Buchhalter Fehlzeiten erfassen Regeln anwenden (automatisch) Arbeitszeitregeln Vergütungsregeln Regeln für Reisende Buchungsregeln Stundenzettel Arbeitszeitkonten Reisekosten, Auslöse Baustellenzeiten Auftragssoftware Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen Fon + 49 (0)

8 Warum OptiControl BDE? BDE Gute Produkte herzustellen ist das eine, die optimale Organisation der betrieblichen Prozesse das andere. Die Betriebsdatenerfassung unterstützt Sie optimal bei der Vereinfachung Ihrer Fertigungsabläufe. Mit jederzeit aktuellen und verlässlichen Daten zu Projekt-, Arbeitsgang- und Gemeinkosten sowie Maschinenzeiten auch mit Stückzahlen und Ausschuss schafft OptiControl BDE Transparenz im Unternehmen und ermöglicht es Ihnen, die Produktivität zu optimieren. Was ist OptiControl BDE? Unsere Software OptiControl BDE setzt auf die PZE auf. Die Erfassungsmöglichkeiten reichen von der stationären PC-Erfassung oder Terminal-Erfassung bis hin zur mobilen Zeitwirtschaft per Handy, Terminal, Tablet-PC oder digitalem Kugelschreiber. Hier wird die Auftragszeiterfassung für die aktuell zu bearbeitenden Aufträge gemacht. Eine mitlaufende Kalkulation informiert Sie jederzeit über die aufgelaufenen Fertigungskosten (sowohl Personalkosten als auch Materialkosten). Durch unsere Schnittstellen erleichtern wir Ihnen die Integration in vorhandene Systeme. Positiver Erfahrungsbericht Eine BDE ist ein wichtiges Führungsinstrument für Unternehmen, die nach Zeitaufwand kalkulieren oder abrechnen. ZE IS GE Deshalb ist ein geeignetes Zeiterfassungssystem Grundlage für ein Controlling mit frühzeitigem Erkennen von (Fehl-)entwicklungen und wichtig für strategische Unternehmenssteuerungen. Eine stationäre oder mobile Zeiterfassung ist eine lohnenswerte Investition und amortisiert sich innerhalb kürzester Zeit. Reinhard Kaup Unternehmensberater Kontakt Handwerkskammer Münster 8

9 IT T LD PE (Personaleinsatzplanung) Eine bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung lässt teure Leerlaufzeiten und Überstunden sinken, gleichzeitig wird so die Servicequalität erhöht. Die Abwesenheitsinformationen (Urlaub, Krankheit, Feiertag, etc.) werden direkt berücksichtigt. BG (Baugruppenmodul) Einzelne Arbeitsschritte werden zu einer Baugruppe zusammengefasst. Diese Aufgliederung von Aufträgen in Baugruppen und Zeichnungsnummern kann separat erfasst und ausgewertet werden. PA (Projektalarm) Der Soll-/Ist-Vergleich des tatsächlichen Zeitverbrauchs über alle Projekte dient den Bau- und Projektleitern dazu, ihre Aufträge erfolgreich steuern zu können. Erfassungsvarianten Barcode-PC Barcode-Terminal Barcode Mobil Transponder Terminal Mobil Terminal Stationär PC- Erfassungs- und Auswerteplatz Mobiltelefonlizenz Module Leistungsbuch Gerätestamm Baugruppenmodul Lohnanbindung dynamische Schichten digitale Anträge Personaleinsatzplanung Personal-/Geräteeinsatzplanung Kapazitätsplanung Projektalarm Bereitschaftskalender Auftragsschnittstelle Meldungsmonitor Polierstamm Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen Fon + 49 (0)

10 PLANUNG Warum OptiControl Planung? Die Ressourcen, die bei der Terminplanung reserviert wurden, werden in diesem Planungsmodus eindeutig zugeordnet. So werden Kolonnen, Mitarbeiter und Geräte namentlich zugeordnet. Die individuellen Ausfallzeiten (Krankheit, Urlaub) sind automatisch hinterlegt. Die Qualifikationen der Mitarbeiter werden hierbei berücksichtigt und in den Auftragsfolgen angezeigt. Was ist OptiControl Planung? Die Ressourcen (hier: Personal und Geräte) sollen nach Fähigkeiten bzw. Eigenschaften in Einheiten aufgeteilt werden. Die unterschiedlichen Einheiten sind in Auftragsfolgen unterteilt. Diesen können Vorgabezeiten in Tagen oder Stunden zugeordnet werden. Der Abgleich mit der Vorgabezeit wird durchgeführt und so die Auslastung des Unternehmens angezeigt. Unter zusätzlicher Zuhilfenahme von Meilensteinen kann eine umfangreiche Projektplanung realisiert werden. Meilensteinereignisse und -symbolik können frei vergeben werden. Die Planung kann auf Erfassungsgeräte wie Handys oder Tablets übertragen werden. Wird die Kapazitätsplanung gemeinsam mit der Zeitwirtschaftssoftware OptiControl genutzt, werden Ist-Zeiten direkt zurück gemeldet und in der Planung bei Bedarf tagesaktuell dargestellt. Eine Weiterverarbeitung der Zeitdaten für die Kostenstellenrechnung und die Entlohnung findet dann ebenfalls statt. 10

11 Erfassungsvarianten Lizenz für Tablet/Notebook (mit Prefill) PC- Erfassungs- und Auswerteplatz xml-formularerstellung für Notebook, Tablet, Pen Pen-Lizenz Mobiltelefonlizenz OptiPen digitaler Stift Module Personaleinsatzplanung Personal-/Geräteeinsatzplanung Kapazitätsplanung Gerätestamm Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen Fon + 49 (0)

12 FORMULAR Warum OptiControl FORMULAR? Auch heutzutage müssen Formulare, wie z. B. Stundenzettel, Wartungs- und Reparaturaufträge, Baustellentagebuch, etc. ausgefüllt werden. Diese können entweder mit dem OptiPen, dem digitalen Kugelschreiber oder mit einem Tablet-PC oder Notebook erfasst werden. Die Vordrucke werden per Hand oder per Tastatur ausgefüllt und können sogar vom Kunden gegengezeichnet werden. Die Übermittlung wird sofort vorgenommen und die Weiterverarbeitung und Auswertung läuft digital. Was ist OptiControl FORMULAR? Mit dem OptiPen, per Tablet-PC oder Notebook wird der Ablauf einer Formularübertragung entscheidend vereinfacht und beschleunigt. Die per USB (Dockingstation des Opti- Pen) oder per Bluetooth übermittelten Daten stehen digital in der IT zur Verfügung. Die Auswertungsmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Bei der Tablet-Variante gibt es zusätzlich den Vorteil, dass das Formular ganz einfach mit den Rahmeninformationen (wie z. B. Kundenanschrift, Projektbezeichnung, etc.) aus der kaufmännischen Softwarelösung vorausgefüllt werden kann. ZEIT BLIC Positiver Erfahrungsbericht Ziel unserer Mitgliedsunternehmen ist es, produktiv und wirtschaftlich zu bauen. Wichtig dabei ist die Projektplanung, Dokumentation und das Controlling. Die Softwarelösung von OptiTime hilft hierbei, die Arbeitsprozesse kostensparend zu organisieren und Bauprojekte sicher zu steuern. Formular auf dem Tablet-PC Die Formulare können vorausgefüllt vom Mitarbeiter ergänzt werden. Egal ob Stundenzettel, Aufmaß oder Baustellentagebuch, Ihr vorhandenes Formular wird individuell von uns erstellt. Elmar Halbach-Velken Geschäftsführer Kontakt Bundesvereinigung Mittelständischer Bauunternehmen e.v. 12

13 IM K pdf-formularerstellung Lizenz für Tablet/Notebook (mit Prefill) OptiPen digitaler Stift für OptiPen Erfassungsvarianten Pen-Lizenz xml-formularerstellung für Notebook, Tablet, Pen Mobiles Formularwesen mit dem digitalen Stift 1. Anwendungen 2. Digitaler Stift 3. Einfache Datenübertragung Sicherer Datentransfer 4. Intranet OptiPen Hinter den (Papier-) Formularen wird ein Workflow definiert. Der OptiPen speichert, digitalisiert und überträgt die Daten verschlüsselt an einen Server (pdf-/xml-format). Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen Fon + 49 (0)

14 ORTUNG Warum OptiControl ORTUNG? Die Fahrzeugortung hilft Ihnen bei der Einsparung von Arbeitszeit und Arbeitsaufwand in vielen verwaltungstechnischen Bereichen und optimiert die Arbeitsabläufe für Ihren gesamten Fuhrpark. Das Fahrzeug kann in Echtzeit verfolgt werden und Sie wissen direkt, wo sich Ihr Fahrzeug momentan befindet. Das System hilft Ihnen dabei herauszufinden, welcher Mitarbeiter sich in der Nähe des neuen Auftragsortes befindet und gibt Infos zum Fahrverhalten wie Geschwindigkeiten, Kilometerstand und Kraftstoffverbrauch. Was ist OptiControl ORTUNG? Bei unserer Ortungslösung erhalten Sie Informationen über den Aufenthaltsort Ihrer Flotte. Diese Informationen werden übersichtlich in einer Karte dargestellt, sodass Sie schnell die Position Ihrer Fahrzeuge bestimmen können. Dabei wird jedes Fahrzeug mit einer Box, einem kombinierten GPS-Empfänger mit GSM/GPRS-Modem, ausgerüstet. Der Austausch der Positionsdaten und die ggf. zusätzlich anfallenden Parameter wie Statusmeldungen erfolgt kostengünstig per GPRS/Internet an einen zentralen Rechner. Dort werden die Daten, entsprechend der Aufgabe, dargestellt und weiterverarbeitet. Erfassungsvarianten Ortungsbox Ortungslizenz 14

15 ZUTRITT Warum OptiControl ZUTRITT? In einer Zutrittskontrollanlage erhalten Mitarbeiter und Besucher einen Transponder, um Türen, Tore oder Schranken zu öffnen. Sie präsentieren ihren Transponder einfach an einem Leser und der Zutritt wird, wie von Ihnen festgelegt, gewährt oder verweigert. Und wenn jemand seinen Transponder verliert, brauchen keine Schlösser ausgetauscht zu werden. Über einen Mausklick am PC sperren Sie einfach diesen Transponder. Auch werden Sie informiert, sollte dieser gesperrte Transponder missbräuchlich verwendet werden. Dies ist bei konventionellen Schlüsseln nicht möglich! Was ist OptiControl ZUTRITT? Mit einem Zutrittskontrollsystem wird festgelegt, wer Zutritt zu Ihren Gebäuden bzw. zu einem bestimmten Bereich in einem Gebäude erhält. Anstatt der herkömmlichen Methode von Türschlössern und Schlüsseln werden Ihre Räumlichkeiten dabei elektronisch gesichert. Über Transponder und Leser anstatt von Schlössern und Schlüsseln können Sie festlegen, wer Zutritt erhält, wann der Zutritt gewährt wird und für welchen Bereich genau der Zutritt gilt. Erfassungsvarianten Durchgang OptiControl Zutritt Mit OptiControl Zutritt wird der Zugang kontrolliert und überwacht. Teure und komplizierte Schlüsselsysteme entfallen, ein Zutritt von nicht berechtigten Personen ist ausgeschlossen. Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen Fon + 49 (0)

16 Vorteile AUF einen blick Senken Sie Ihre Kosten! Einsparung von Personalkosten Vermeidung von Investitionen (mieten bzw. leasen Sie unsere Software) Für Sie als UnternehmerIn Gerade in Zeiten, wo es auf Wirtschaftlichkeit ankommt, zählt die Abrechnungssicherheit im Projektgeschäft. Wichtig hierbei ist die korrekte und präzise Erfassung der Arbeitszeiten stationär und mobil. Steuern Sie Ihre Projekte! Führen einer mitlaufenden Projektübersicht Online-Disposition durch eine digitale Personalund Geräteeinsatzplanung mit aktuellen Infos Führen eines digitalen Bautagebuches, damit Sie jederzeit auf dem Laufenden sind Für Sie als ProjektleiterIn Die komplette Verantwortung liegt bei Ihnen. Hierfür benötigen Sie aktuelle Informationen, um Ihre Projekte online steuern zu können. 16

17 Automatisieren Sie die Lohnabrechnung! Mitlaufende Übersicht der Arbeitszeiten Weiterverarbeitung der Reisekosten, Auslösen und Zulagen automatisiert möglich Schnittstelle zu Ihrem Lohnprogramm Für Sie als LohnbuchhalterIn Vorbei ist die Zeit der lästigen manuellen Verarbeitung von Stundenzetteln und Montageberichten. Vereinfachen Sie Ihren Tagesablauf! Erfassen Sie die Zeiten per Handy, Tablet- PC oder digitalem Stift direkt vor Ort Planungssicherheit durch Vorplanung der Projekte direkt auf dem Handy Übersicht Ihres Zeit- und Urlaubskontos Für Sie als MitarbeiterIn Das zeitraubende Ausfüllen der Montageberichte entfällt endlich. Keine Zeitverzögerungen mehr bei der Spesenabrechnung, keine Rückfragen bei der Erstellung der Lohnabrechnung. 17

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20 OptiTime GmbH & Co. KG Schulten Sundern Rheine fon + 49 (0) fax + 49 (0)

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